Mit jelent dékánnak lenni

Egy héttel azután, hogy Rene Van Acker a Guelphi Egyetem növénytermesztési tanszékének vezetője lett, egy olyan pozícióban, amely végül 2016-ban az egyetem Ontario Mezőgazdasági Főiskolájának jelenlegi dékáni posztjára vezette, Rene Van Acker egy rövid e-mailt küldött saját korábbi tanszékvezetőjének, Murray Ballance-nek a Manitobai Egyetemen. A szöveg így szólt: “Szia Murray. Bocsánatot kérek. Rene.”

“Csak bocsánatot kértem, amiért tipikus oktató voltam, talán nem mindig voltam olyan segítőkész, mint amilyen lehetett volna az adminisztráció számára, és nem fogtam fel, hogy mivel jár a munka” – mondja. És ez még csak az akadémiai vezetésbe való első lépése után volt. Később rájött, hogy a következő szint, a dékáné, sajátos kihívásokkal és jutalmakkal jár. Hogy többet megtudjunk arról, mivel jár ez a munka, és hogy segítsünk eldönteni, hogy ez a munka megfelelő lehet-e az Ön számára, megkérdeztünk több jelenlegi dékánt a tapasztalataikról és tanácsaikról.

Mit csinálnak a dékánok

Bár egyetemenként eltérő, a dékáni pozíció általában egyrészt a hallgatók és az oktatók irányításával, másrészt a felső vezetéssel való kapcsolattartással jár. Rebecca Taylor Duclos, aki 2015 óta a Concordia Egyetem képzőművészeti karának dékánja, és korábban a School of the Art Institute of Chicago posztgraduális tanulmányok dékánja volt, ezt a felelősséget “dékáni szendvicsnek” nevezi. A dékánok, mondja, “pontosan középen vannak – mi vagyunk az egyetem víziójának kommunikátorai a felsővezetői oldalról, és a kar igényeinek közvetítői a másik oldalon, folyamatosan egyensúlyozva e két világ között.”

Az ennyi különböző érdek között való közvetítés sok személyes időt is jelent. “Általában napi kilenc-tíz órányi találkozóm van, minden nap” – mondja Dr. Duclos. “Minden egyes ilyen találkozón … valaki, aki velem szemben ül, talán egy hónapot várt arra, hogy találkozhasson velem. Nagyon jelen kell lenni minden egyes emberrel” – mondja, hozzátéve, hogy ez a szerep időnként érzelmileg kimerítő lehet. “Mentális tornát igényel, hogy lépést tartsunk a rengeteg információval és döntéssel.”

“Mi vagyunk az egyetem jövőképének közvetítői a felsővezetői oldalról, és a kar igényeinek közvetítői a másik oldalon, folyamatosan egyensúlyozva e két világ között.”

Chris Andersen, akit tavaly neveztek ki az Albertai Egyetem őslakosok karának dékánjává, miután ideiglenes dékánként dolgozott, négy zsebre osztja fő feladatait: vezetés, koordináció, mentorálás és kommunikáció. Az irányítási oldalon ott van a költségvetés, a személyzet és az adománygyűjtés. A koordináció mind belső, az irányelvek és eljárások tekintetében, mind pedig külső, a kérések kezelése tekintetében. A mentorálás annak biztosítását jelenti, hogy a fiatalabb ösztöndíjasok előrehaladjanak, és hogy a támogató személyzet megbecsültnek érezze magát. A kommunikáció a “küldetés és a jövőkép területe” – mondja -, a stratégiai célok kialakítása és megvalósítása, valamint ezek közvetítése a kar, a szélesebb campus és a nagyközönség felé.

Dr. Andersen szerint a professzorból dékánná válás “megrázó” volt, és reggeli emberré változtatta. “Most már 5:30-kor kelek, mert ez az egyetlen alkalom, amikor van néhány szabad órám, hogy ténylegesen dolgozzak, mielőtt az emberek elkezdenek bejönni a karra” – mondja.

A kihívások

Amikor Isabelle Dionne 2014-ben először érkezett az Université de Sherbrooke sport- és testnevelési karának dékánjaként, “fogalmam sem volt róla, hogy mennyi kis tüzet kell majd folyamatosan eloltanom. … Mindig azt gondoljuk, hogy minden rendben lesz, hogy mindenki az óráit tartja és a kutatásait végzi, és hogy nem lesznek vészhelyzetek, amelyekkel foglalkozni kell, de én minden nap foglalkozom ilyesmivel, amire nem számítottam.”

Ali Dastmalchian, aki 2016 januárja óta a Simon Fraser Egyetem Beedie School of Business dékánja, korábban pedig a University of Victoria Gustavson School of Business és a University of Lethbridge menedzsment karának dékánja volt, egyetért azzal, hogy a munka mindent felemésztő lehet. “Rendszeresen 15 órás napról van szó. És a napi tűzoltás mellett a hosszabb távú stratégiát is szem előtt kell tartanod.”

A hosszú munkaórákon és a belső problémák kezelésén túl más kihívások is várnak rád. Dr. Dastmalchian szerint az egyetem képviselete a közösségben, különösen egy olyan üzleti iskola dékánjaként, ahol a tandíjak magasak és az adománygyűjtés kulcsfontosságú, igazi erőfeszítést jelent. “Vastagabb bőrrel kell rendelkezni, el kell tudni viselni a kritikát, meg kell tudni hallgatni az embereket”. Szerinte a saját képességeibe vetett bizalom, a kar és a hallgatók bevonása, valamint a jó tanácsadó testületek kialakítása mind-mind segít. De végső soron ön az iskola arca a külvilág felé egy olyan időszakban, amikor a külső kapcsolatok a munka nagy részévé váltak.

“Időt kell töltenie azzal, hogy bemutatja, beszél, megosztja a közösséggel, amit csinál – az iskola kutatási erejét, az önök által kibocsátott diplomások minőségét. Másrészt ki kell alakítanod és el kell nyerned a saját érdekelt feleid bizalmát az egyetemen belül” – mondja Dr. Dastmalchian. “Az emberek mindenre odafigyelnek, amit teszel és mondasz, ezért minden feljegyzést alaposan át kell gondolni. Amit küld, azt jelzi, hogy mit értékelünk itt, és milyen irányba haladunk. Ez minden sarkon reakciót vált ki.”

“Ez rendszeresen 15 órás nap. És a napi tűzoltás mellett a hosszabb távú stratégiát is szem előtt kell tartanod.”

Dr. Dionne mindeközben rassambleurnek tartja magát. “Olyan embernek kell lenned, aki összefogja az embereket” – mondja. “Vannak időszakok, amikor morális lökést kell adnod a csapataidnak, és a rugalmasság mintaképeként kell viselkedned, mosolyogva kell szembenézned ezekkel a dolgokkal.”

A dékánnak lenni azt is jelenti, hogy összetett döntéseket kell hoznod, gyakran szűkös költségvetéssel. “Azt hiszem, a pénzügyek jelentik talán a legnagyobb kihívást” – mondja Margaret Steele, aki 2016-ban lett a Memorial University orvosi karának első női dékánja, és aki korábban a Western University Schulich School of Medicine and Dentistry kórházi és kari kapcsolatokért felelős dékánhelyettese volt. Azt ajánlja mindenkinek, aki vezetői pozícióba kerül, hogy tanuljon meg megérteni egy táblázatot.

A jó oldal

Hosszú napok, elszigeteltség, táblázatok olvasása – miért csinálják ezek a dékánok? “A jó oldala az, hogy ez egy csodálatos munka: csodálatos dolgokról hall az ember, amiket a kar, a diákok és a munkatársak csinálnak” – mondja Dr. Steele. “Fejleszteni az iskolát, előrelépni, találkozni a közösségben élő emberekkel arról, hogy milyen nagyszerű dolgokat csinálnak az emberek, és megpróbálni összekapcsolni a dolgokat, szerintem mindez nagyon izgalmas.” Hozzáteszi: “Nagyon élvezem a facilitálást és a mentorálást. Szeretek segíteni az embereknek, hogy kapcsolatokat teremtsenek a munkájuk előmozdítása érdekében, legyen szó oktatásról, kutatásról vagy vezetői lehetőségekről. Jó meglátni a lehetőségeket és előremozdítani őket.”

“Olyan embernek kell lenni, aki összefogja az embereket. Vannak idők, amikor morális lökést kell adnod a csapatodnak, és a rugalmasság mintaképeként kell viselkedned, mosolyogva kell szembenézned ezekkel a dolgokkal.”

Dr. Andersen az U of A-n egyetért azzal, hogy a mentorálás kifizetődő lehet. “Szeretem a legtöbbet kihozni a rangidős professzorokból oly módon, hogy segítsen nekik mentorálni a fiatal oktatóinkat. Azt is élvezem, hogy stratégiailag gondolkodom arról, hogy a kari szintű céljaink és lehetőségeink hogyan illeszkednek az egyetem tágabb értelemben vett céljaihoz és lehetőségeihez” – mondja. Hozzáteszi, hogy az őshonos tanulmányok karának dékánjaként az is kifizetődő, hogy segíthetek egy viszonylag új tudományág felépítésében. “Úgy tekintettem erre, mint egy lehetőségre, hogy szerepet játszhatok a tudományág szélesebb körű kiépítésében, mind az őslakos tanulmányok tanszékeinek regionális hálózata, mind pedig nemzetközi szinten.”

A Concordia Dr. Duclos-nak tetszik, amit ő “30 000 láb magas kilátásnak” nevez, ahol tanúja és irányítója lehet annak, hogy képzőművészeti kara hogyan illeszkedik mind az egyetemhez, mind pedig Montreal egészének kulturális színteréhez. “Fenomenális kiváltság, hogy egy egész iskolát érzékelhetek, és láthatom, hogyan hatnak egymásra a különböző tanszékek” – mondja. “Gyakran azon kapom magam, hogy olyan embereket mutatok be egymásnak, akik valójában évek óta egymás mellett dolgoznak, és még sosem találkoztak. Ez nagyszerű olyasvalakinek, aki igazán szereti ezt a fajta áttekintő pozíciót, és szereti az együttműködéseket megvalósítani.”

Ez önnek való?

Szóval, ezek a dékánok úgy tűnik, szeretik a munkájukat. De vajon neked is tetszeni fog? A döntés meghozatalához azt tanácsolják, hogy mérd fel az erősségeidet, és mérlegeld, hogy tetszik-e neked ez a nagy ívű szemlélet.

A másik kérdés, hogy hajlandó vagy-e jelentősen visszavenni a kutatásból és az oktatásból, mivel ezek szükségszerűen háttérbe szorulnak, ha ennyi adminisztratív feladattal kell szembenézned. Arra a kérdésre, hogy mit mondana azoknak, akik a dékánságot fontolgatják, Dr. Andersen így válaszol: “Legyenek biztosak abban, hogy nem hazudnak maguknak arról, hogy mennyire hajlandóak háttérbe szorítani a kutatást, különösen, ha szakmai önérzetük a szenvedélyből és a kutatói munkába fektetett évekből ered.”

A Sherbrooke-i egyetem dr. Dionne-jának nincs meg ez a luxusa, mivel továbbra is Tier 1 kanadai kutatási tanszéket tölt be, “így nem hagyhatom figyelmen kívül a dolgok ezen oldalát”. Hozzáteszi: “határozottan vannak pillanatok, amikor szeretnék leülni három szabad órával, hogy megírjak egy pályázatot vagy cikket, vagy csak gondolkodjak.”

Dr. Van Acker másképp fogalmaz: el kell gondolkodni azon, hogy a szolgálatot legalább annyira értékeljük-e, mint a kutatást. “Szerintem szükség van a szolgáltatási gondolkodásmódra. Egyre inkább rájöttem, hogy amit szeretek csinálni, és amivel hozzájárulhatok, az az, hogy segítek a kollégáimnak elvégezni azokat a dolgokat, amiket ők nem akarnak, hogy megkönnyítsem azt, amit ők akarnak csinálni”.” Hozzáteszi, hogy egy átmeneti lépés megtétele egy másik vezetői szerepben segíthet a potenciális dékánoknak eldönteni, hogy az adminisztráció a megfelelő lépés-e. Visszagondolva arra az időre, amikor tanszékvezetőként dolgozott az U of Guelph-en, azt mondja: “Azt hiszem, sok fontos tanulsággal szolgált ez a szerep a költségvetések, a HR-feladatok, a tantervfejlesztés és az egyetem működésének megértése szempontjából.”

Az állás iránt érdeklődőknek őszintén fel kell mérniük saját emberi készségeiket és vezetői képességeiket is. Amikor elkezdett a dékánságon gondolkodni, a Memorialban dolgozó Dr. Steele azt mondja, önértékelést végzett arról, hogy milyen készségeket kell fejlesztenie, és mentorálási lehetőségeket, képzési programokat és vezetői pozíciókat keresett. “Szándékosan vettem fel olyan kurzusokat, amelyek segítettek azokon a területeken, amelyeken fejlődnöm kellett, ha dékán akarok lenni. Ha gondolkodik rajta, kezdje el átgondolni, hogy milyen erősségei vannak, milyen tapasztalatai vannak, beszélgessen dékánokkal és vegyen részt vezetői tanfolyamokon.”

Tanácsok új dékánoknak

Az új dékánoknak, miután beleugrottak ebbe a gyors tempójú szerepbe, gyorsan kell dolgozniuk, hogy felmérjék a környezetet és támogatást keressenek. Dr. Duclos azt javasolja, hogy azonnal építsenek közösséget. “Különösen az első évben, csak ki kell mozdulni az irodából. Menjen el mindenhová, találkozzon annyi emberrel, amennyivel csak tud, és figyeljen. Mutassa be az embereket – a legegyszerűbb dolog, amit tettem, hogy több társadalmi alkalmat teremtettem az oktatók és a hallgatók számára, hogy találkozhassanak egymással” – mondja.”

Keresd fel a többi dékánt is, mondja Dr. Andersen, akit meglepett, milyen szívélyes fogadtatásban részesült a dékántársaitól az U of A-n. “Azt hiszem, a kollegialitás kiterjed arra is, hogy olyan kérdéseket is feltehetsz, amelyekről azt gondolhatod, hogy buták vagy szuper naivak. Az, hogy nem félsz kérdezni, fontos elem” – mondja. Hozzáteszi, hogy a saját készségeit is fel kell mérnie. “Az én szemszögemből nézve én egy nagyon kusza gondolkodó vagyok. Hajlamos vagyok nem feketén-fehéren látni a dolgokat, így a legnagyobb kihívást az jelenti, hogy megpróbálok szervezett maradni és egyszerre számos labdát a levegőben tartani anélkül, hogy kiégnék” – mondja.

“Különösen az első évben, csak menj ki az irodádból. Menjen el mindenhová, találkozzon annyi emberrel, amennyivel csak tud, és figyeljen.”

A vezetéssel járó dinamikai váltáshoz is alkalmazkodnia kell. “Készülj fel a vezetői szereppel járó elszigeteltségre. Az, ahogyan megközelíti a kérdéseket, nagy szerepet játszik abban, hogy milyen hangot ad az Ön által vezetett karnak” – mondja Dr. Andersen. Saját természete ellenére azt mondja, hogy felfogadott egy vezetői coachot, hogy segítsen az átmenetben, és most már ajánlja is. “Mielőtt dékán lettem volna, megforgattam volna a szemem az ilyesmin, de most már látom. Ez fontos része annak a képességemnek, hogy ne érezzem magam elszigeteltnek, mert olyasvalakiből, aki az egész tanári karral barátkozik, átmegy valaki, aki még mindig barátságos, de különálló, akár be akarja vallani, akár nem” – tanácsolja.

Ez a “különállás” Dr. Dionne-t is foglalkoztatja, aki szerint az első tanácsa az, hogy “tényleg gondolja át, hogy készen áll-e arra, hogy olyan döntéseket kell hoznia, amelyek nem mindenkinek fognak tetszeni”. A második, ami némileg kapcsolódik az elsőhöz, az lenne: szánjon időt arra, hogy felkeresse azokat az embereket, akiket a tettei esetleg megbántanak. Nyilván soha nem szándékosan, de attól még időt kell szakítanod arra, hogy beszélj velük. … Néha ez csak annyit jelent, hogy elküldesz egy e-mailt, amiben az áll: “Nézd, ilyen vagy olyan irányba kell mennem, és nagyon sajnálom, de az adott ok miatt ezt kell tennem.””

“Készülj fel az elszigeteltségre, ami a vezetői szereppel jár. Az, ahogyan a kérdéseket megközelíted, nagy szerepet játszik abban, hogy milyen hangot adsz az általad vezetett karnak.”

Az utolsó tanácsa: “Vigyázzon magára, hiszen könnyű elveszni a munkában, és nem marad ideje másra. Három gyermekem van, így családi életet élek. Megfogadtam magamnak, hogy nem hagyom, hogy a dékánság befolyásolja az egészségemet és a családommal töltött időt. … Természetesen segít, ha van egy társam, aki jelen van, és képes átvállalni a munka jó részét.”

Végeredményben a legtöbb dékán szeretné hangsúlyozni, hogy a jutalmak mennyire felülmúlják a stresszt a munkájukban, különösen annak tudatában, hogy sok oktatót megfélemlít az adminisztráció. “Általában arra kell bátorítanunk az embereket, hogy gondolkodjanak el azon, hogy adminisztratív szerepkörbe lépjenek. Általában nem árasztanak el minket jelentkezésekkel” – mondja Dr. Van Acker. “Azt hiszem, részben azért, mert olyan oktatókat választunk, akik nagyon szenvedélyes tanárok és kutatók, és nem olyanokat keresünk, akik szenvedélyes adminisztrátorok. Ugyanakkor úgy gondolom, hogy nem feltétlenül bátorítjuk eléggé az embereket arra, hogy erre gondoljanak.”

Pascale Castonguay fájljával.