A timesheet egy fizikai vagy virtuális eszköz, amely lehetővé teszi a munkaidő nyilvántartását és nyomon követését. Ez azt jelenti, hogy munkáltatóként pontosan láthatja, hogy az egyes alkalmazottak hány órát dolgoztak.
A munkaidő-nyomtatványokat korábban munkaidő-könyveknek nevezték. Először a 19. században használták őket egy papírlap formájában, amelyre ráírták a feladatokat, a munkanapokat és a munkaórákat. Az alkalmazottak minden egyes alkalommal, amikor megérkeztek vagy távoztak a munkahelyükről, lepecsételték ezeket a munkaidő-számláló gépeken. Ezek nélkülözhetetlenek voltak a dolgozók bérének meghatározásához.
Milyen egy munkaidőkönyv, Metcalfe “Systems of cost accounting”, 1885.
Mire szolgál az időnapló?
Munkahelyi környezetben a fő felhasználásuk a bérszámfejtés, a humánerőforrás-gazdálkodás és a könyvelés. A munkaidő-nyomtatványok úgy működnek, mint egy adatbázis, amely tartalmazza az összes szükséges időbejegyzést, hogy a munkáltatók tisztességesen ki tudják fizetni a munkavállalókat. Ezek egyben a munka igazolására is szolgálnak, ha még nincs más hasonló megoldás a helyén.
Az időnaplókat a projektmenedzsmentben is használhatja. Ha tudja, hogy csapata mennyi időt fordít a feladatokra, segíthet az időgazdálkodási problémák felismerésében és a munkamódszer javításában.
Más módszerekkel és eszközökkel párosítva az időnaplók növelik az átláthatóságot. Több ember láthatja, hogy mennyi ideig dolgozott, hány szünetet tartott, és mikor vett ki szabadnapot. A virtuális időnaplók, például a projektmenedzsmenteszközök vagy az időkövető szoftverek esetében a projektvezetők láthatják, hogy a többiek min és mennyi ideig dolgoztak.
A feladatokra fordított órák pontos számbavételével kiszámíthatja a projekt költségeit, a munkatársak elkötelezettségi arányát és azt is, hogy hány erőforrásra lesz szüksége.
Az online eszközök lehetővé tehetik az idő hozzáadását egy adott projekt vagy feladat szerint:
Az idő tömeges hozzáadása a Paymo-ban
Kezdje el a munkaidő-nyilvántartás nyomon követését. Regisztráljon az ingyenes Paymo próbaverzióra.
A munkavállalók akár a termelékenységük javítására is használhatják. Pontosan láthatják, hogy hány órát töltöttek egy-egy feladattal, és megjeleníthetik, hogyan töltötték az idejüket napi szinten.
A fokozott átláthatóság és az objektív adatok segíthetnek abban, hogy elnyerje alkalmazottai bizalmát. Többé nem fogják megkérdőjelezni, hogy a többiek ugyanannyit dolgoznak-e, mint ők, vagy hogy a vezetők kevesebbet fizetnek-e nekik, mint amennyit megérdemelnek.
A munkaidő-nyilvántartás egyik legfontosabb előnye és széles körű használatának oka az, hogy minden munkavállaló számára lehetővé teszi az egyenlő munkaidő-beosztást.
A tipikus 8 órás beosztás esetén minden munkavállaló számára kötelező lesz az ennek megfelelő napi óraszámok hozzáadása. Ideális esetben mindenki pontosan ugyanannyi ideig fog dolgozni, mint a csapat többi tagja.
A vállalatok számára előnyös lehet, mert a vezetők rálátást kapnak arra, hogy hova megy a pénzük, és hogyan osztják el a kiadásokat. Ennek eredményeképpen csökkenthetik a költségeket, vagy abbahagyhatják a pénzbefektetést olyan területeken, ahol annak nincs gazdasági értelme, és átirányíthatják ezeket a pénzeszközöket jövedelmezőbb tevékenységekre.
Az idő fontosságára térve a bérszámfejtés és a könyvelés szempontjából. Ha számlázható órák alapján kapja a fizetését, akkor a munkaidő-nyilvántartás lesz az első bizonyíték, amelyet fel tud mutatni, hogy igazolja a jövedelmét. A szabadúszók és az órabéresek ezeket az időnaplókat arra használhatják, hogy összehasonlítsák korábbi időbejegyzéseiket egymás között, vagy hogy reális becsléseket készítsenek a jövőbeli projektekhez.
Digitális kontra papír időnaplók
A papír alapú időnaplókkal összehasonlítva a felhőalapú online eszközökkel kisebb a valószínűsége az adatok elvesztésének.
Minden papírral takarózik? Ezek többsége hosszú évekig biztonságosan tárolja az adatait szervereken vagy a felhőben, és még a rendetlenségben való keresést is megkönnyítheti.
Hiszi vagy sem, néhány vállalat még mindig papír alapú munkaidő-nyilvántartást használ. Ennek oka, hogy a fizikai munkaidő-nyomtatványoknak megvannak az előnyei, például a költségmegtakarítás és az egész folyamat egyszerűsége.
Itt egy ingyenes munkaidő-nyomtatvány sablon, amelyet most azonnal használhat. PDF formátumban is elérhető.
A hátránya azonban az, hogy a munkavállalók valószínűleg elveszítik ezeket az időnaplókat, és így a végén nincs bizonyítékuk a munkájukról, amit megmutathatnának a feletteseiknek. Emellett az archivált munkalapok között sokkal nehezebb keresni, mint egy szoftveren keresztül. Ez utóbbi az összes dokumentumot az Ön preferenciái szerint rendezi, így gyorsabban megtalálja, amire szüksége van.
Az elektronikus munkalapok fejlett projektmenedzsment- vagy számlázási eszközökkel való párosítása megkönnyítheti a vezetők munkáját. Ezek az automatizált eszközök és folyamatok révén megkönnyítik az archiválást, a jelentéstételt és a számlázást.
Az online munkaidő-nyilvántartások segítségével Ön is valós időben láthatja a dolgozói munkaórákat, anélkül, hogy meg kellene várnia, hogy a papírdokumentumok átmenjenek a HR-osztályon, amíg végre eljutnak Önhöz. Így rengeteg feleslegesen elvesztegetett időt spórolhat meg, amikor az egyik részlegről a másikra vándorolnak.
A digitális munkaidő-nyilvántartások legfontosabb előnye, hogy általában egy munkaidő-nyilvántartási megoldással együtt járnak. Ez lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy pontosan nyomon kövessék az egyes feladatokra vagy projektekre fordított órákat, megkönnyítve ezzel az egész munkaidő-nyilvántartási folyamatot.
Egyes eszközök automatikusan átalakítják a ledolgozott órákat munkaidő-nyilvántartásokká és jelentésekké. Így időt takaríthat meg a szervezési feladatokkal, és hosszabb távon több figyelmet szentelhet a projekt szempontjából fontos dolgokra.
Hasonlóképpen, a legjobb időkövető eszközök azonnal hozzáadják a stopperórával követett időnaplókat a munkaidő-nyilvántartásához. Abban az esetben, ha attól tart, hogy elfelejti elindítani és leállítani az időmérőt, kézzel vagy tömegesen is hozzáadhatja az időt. Ez a két időszámítási megoldás azonban nem olyan pontos a ledolgozott órák becslésében, mint a stopperórával történő valós idejű időkövetés.
Az egyik lehetőség kiválasztása attól függ, hogy mennyire hajlandó beruházni egy digitális rendszerbe, vagy csak a klasszikus papír alapú eljárásnál szeretne maradni. Vegye figyelembe a csapatának igényeit és a meglévő HR-rendszereket. A pontos eredmények érdekében egy hónapig tesztelje mindkét lehetőséget, hogy kiderüljön, melyik felel meg az Ön szervezetének.
Figyelje át, hogy egy egyszerű munkaidő-nyilvántartást szeretne-e a fizetések kiszámításához, vagy egy teljes körű megoldást az idő nyilvántartására és nyomon követésére. Mielőtt bármelyiket bevezetné, gondolja át, hogy belső használatra fogja-e használni, vagy arra, hogy időnaplókat küldjön az ügyfeleinek.
A csapatának jellemzői is fontosak. Egyes alkalmazottai távolról dolgozhatnak. Az irodán kívüli munkavégzés azt jelenti, hogy nem férnek hozzá olyan könnyen a papírjaihoz. Ha nem használ virtuális munkaidő-nyilvántartást, akkor postai úton kell elküldenie őket, vagy külön megoldást kell kitalálnia ezeknek a munkavállalóknak.
Másrészt, ha a csapata kicsi, lehet, hogy nincs is szüksége sok funkcióval rendelkező megoldásra. Egy egyszerű eszköz is elvégezheti a munkát az Ön számára. Vállalatának növekedésével azonban újra át kell gondolnia a munkaidő-nyilvántartás és más eszközök használatát. Ezek segítségével hatékonyabban dolgozhat, és megbirkózhat a megnövekedett munkaterheléssel.
Hogyan működik a munkaidő-nyilvántartás?
A vállalatok megkérik a munkavállalókat, hogy munkaidő-nyilvántartást használjanak a munkában és a munkán kívül töltött idő nyomon követésére. A munkaadók jóváhagyhatják a munkaidő-nyilvántartásokat, vagy igazolást kérhetnek arról, hogy a munkavállaló produktívan töltötte-e a hozzáadott időt.
A teljes eljárás nagyon egyszerű. A munkavállalók a hét minden napjának megfelelően hozzáadják a pontos munkaidejüket, a szüneteket vagy a szabadságnapokat. Az adatokat ezután elküldik a HR-menedzsereknek, vagy szoftveres eszközök esetén regisztrálják a rendszerbe. Végül az archívumba kerül, vagy a tárolás előtt megkapja a munkavállalók vezetőinek jóváhagyását.
A legtöbb vállalat pontosan megmondja, hogy mikor és hogyan kell kitölteni a munkaidő-nyilvántartást. Ebből a célból létrehozzák a munkaidő-nyilvántartási szabályzatokat. Ezek a dokumentumok tartalmazzák a szükséges információkat, többek között azt, hogy milyen eszközt kell használnia, hogyan ellenőrzik az idejét, és mikor kell elküldenie a munkaidő-nyilvántartásokat. Lehet, hogy a vállalat például azt szeretné, hogy minden nap végén vagy egy teljes munkahét végén töltse ki a munkaidő-nyilvántartást.
A munkaidő rendszeres hozzáadásának kötelezettsége növeli a munka elszámoltathatóságát. A munkavállalók lesznek azok, akik felelősek a saját idejük hozzáadásáért és ellenőrzéséért. Ez megakadályozza, hogy az emberek időt pazaroljanak, mivel megkérheti őket, hogy igazolják az állítólag elvégzett munkát. Így kisebb valószínűséggel pazarolnak majd időt nem produktív tevékenységekre.
Íme, így nézhet ki egy digitális marketingcsapat tagjának heti munkaidő-nyilvántartása:
Példánkban a csapattag három különböző projekt rövid és hosszú távú feladatain dolgozik. Az általános 9-től 6-ig tartó munkanap klasszikus esetét vettük alapul, egyórás szünettel. Vegye észre, hogy néhány napot egyetlen projektnek szentel, míg a többi nap során a tevékenységek a prioritás vagy az ügyfél igényei szerint oszlanak meg.”
Most már tudom, hogy mik azok a munkaidő-nyilvántartások és milyen előnyökkel járnak, de mikor érdemes használni őket?
Ha nem tudja, milyen gyakran kellene munkaidő-nyilvántartást használnia, gondolja végig a vállalata igényeit. Általában a szervezetek a munkaidő-nyilvántartásokat bérszámfejtéshez használják. Ez azt jelenti, hogy valójában csak havonta egyszer van szükségük az időnaplóra. De az alkalmazottak nem tudnának emlékezni arra, hogy mit csináltak minden nap, miután ilyen hosszú idő eltelt. Emiatt nagyjából ötféle időnaplótípus közül választhat:
- Napi munkalapok – a munkavállalók minden munkanap elején és végén naplózzák az idejüket
- Heti munkalapok – a munkavállalók minden hét végén mind az öt munkanapra naplózzák az idejüket
- Kétheti munkalapok – a munkavállalók kéthetente egy adott napon küldik be a munkaidejüket
- Havi munkalapok – a munkavállalók minden hónapban egy általad választott időpontban küldik be a munkalapjaikat
- Félévi munkalapok
- Félévi munkalapok.havi munkalapok – a munkavállalók havonta kétszer küldhetik el a munkalapjaikat
Ha tétovázik a munkalapok bevezetésétől a szervezetében, ne feledje, hogy ezek használatának nem kell bonyolultnak lennie. Az online alkalmazások még könnyebbé teszik a munkaidő felvételét, ha a felületük egyszerű, és használati útmutatókkal vagy videókkal rendelkeznek. A papír alapú munkaidő-nyilvántartásról a virtuálisra való áttérés nem lehet nehéz, ha kipróbálja az összes, az igényeinek megfelelő eszközt.
Fund this article useful? Kérjük, terjessze a tudást, és ossza meg csapattársaival és követőivel.