Mi az a lefelé irányuló kommunikáció? Problémák? Hogyan használjuk?

15 év vezetői és kommunikációs munkásság után egyre inkább lenyűgöz a kommunikáció. Ez a cikk a lefelé irányuló kommunikáció fogalmát, valamint az üzleti világban ezzel kapcsolatos néhány tapasztalatomat ismerteti.

A legtöbb nagyobb szervezetben a lefelé irányuló kommunikáció a szervezet tetejétől a szervezet alja felé áramlik. Az információk típusa változó, lehetnek parancsok, utasítások, direktívák, információk, kérések, irányelvek és sok más dolog. Normális esetben ez a szervezeti hierarchián vagy parancsnoki láncon keresztül történik, de a mai digitális korban nem ritka, hogy a lefelé irányuló kommunikáció a hierarchia egy vagy több rétegét átugorja. A kommunikáció módja természetesen gyakran attól függ, hogy milyen típusú információról van szó.

A lefelé irányuló kommunikáció definíciója

Az Oxfordreference.com szerint a lefelé irányuló kommunikáció a következőképpen definiálható: “Az üzenetküldés és az információáramlás a szervezeti hierarchián belül a felettesektől az alárendeltek felé, gyakran erősen direktív formában, például utasítások és parancsok formájában. Az ilyen kommunikáció megerősíti a szervezetek hierarchikus jellegét. Jellemző a “mechanisztikusnak” nevezett szervezeti struktúrára, amelyben a szerepek világosan meghatározottak.”

A legtöbb szervezetben van valamilyen hierarchia, anélkül, hogy feltétlenül “mechanisztikusnak” kellene nevezni, de ez egy másik történet. Én inkább azt mondanám, hogy a lefelé irányuló kommunikáció a bürokratikus vezetési stílus egyik jellemzője.

Mi az a lefelé irányuló kommunikáció?
A lefelé irányuló kommunikáció az információk lefelé történő továbbítása a szervezeti hierarchián keresztül a vezetőktől a követők felé. Olyan szervezetekre jellemző, ahol szigorúan követik a hierarchiát, gyakran a felfelé irányuló kommunikációra is. Gyakran vezethet információvesztéshez, mivel minden egyes réteg továbbítja az üzenetet, de nagy szervezeteknél gyakran szükségszerű.

Felső vezetőként jól kell ismernie a nyilvános beszédet. Ha szeretné fejleszteni nyilvános beszédkészségét, fontolja meg a Dynamic Public Speaking online kurzus elvégzését a Coursera segítségével, amelyet a Washingtoni Egyetem kínál. Továbbá, ha érdekli, olvassa el cikkünket arról, hogyan fejlesztheti a kommunikációját: 17 módja annak, hogy javítsa a kommunikációját.

Hogyan működik a lefelé irányuló kommunikáció?

A lefelé irányuló kommunikáció sokféleképpen átadható, különösen manapság. Ez lehet szóbeli kommunikáció, e-mail,prezentációk, videók vagy más formában.

Amikor egy szervezet növekszik, végül lehetetlen lesz a legfelső vezető számára, hogy jó, hatékony és gyakori módon kommunikáljon az egész szervezettel. Képzeljünk el egy vállalatot, amelynek 200 alkalmazottja van 3 különböző helyszínen – ilyen helyzetben a vezérigazgató nem tud és nem is várható el tőle, hogy minden egyes alkalmazottal külön-külön kommunikáljon. Ehelyett általában a szervezeti struktúrát használják.

Képzeljük el, hogy ez a kétszáz alkalmazottat foglalkoztató vállalat a következő részlegekre oszlik: Annak érdekében, hogy a vállalaton belül mindenkihez eljuttassa az üzenetet, a vezérigazgató használhatná a hagyományos, lefelé irányuló kommunikációt, és tájékoztathatná ezen osztályok vezetőit, akik aztán továbbítanák ezt a közvetlenül alárendelt középszintű vezetőiknek, akik végül tájékoztatják a szervezeti hierarchiában leghátrébb elhelyezkedő alkalmazottakat. Ez tényleg ilyen egyszerű.

Melyek a problémák a lefelé irányuló kommunikációval?

A lefelé irányuló kommunikációval számos probléma van, és én személyesen is számosat tapasztaltam közülük.

• Információvesztés és megváltozott tartalom: Ez pont olyan, mint a régi gyerekjáték… Ha példánkban a vezérigazgató tájékoztatja az osztályvezetőket, azok viszont akarva-akaratlanul vagy akaratlanul kissé átalakítják az üzenetet, amikor továbbadják azt a középszintű vezetőiknek. Amint az üzenet eljut a legalsó beosztású dolgozóhoz, előfordulhat, hogy néhány információ hiányzik, vagy akár meg is változott útközben.
• A visszajelzés hiánya: Vezetőként feltétlenül meg kell érteni, hogyan fogadták az információt, az arra adott reakciót, a visszajelzést, a hajlandóságot az esetleges utasítások végrehajtására stb. Ez a lefelé irányuló kommunikációban nagymértékben elvész. A vezetés különböző rétegei természetesen visszacsatolhatják ezt az információt felfelé, de ez soha nem lesz olyan, mintha a legfelső vezető maga értené meg igazán, hogyan érkezett meg az információ.
• A kommunikációs idővonal meghosszabbítása: A fent leírt lépések időigényesek. Néha hosszú időt is. Képzeljük el a vezérigazgatót, aki egy vezetői csapat megbeszélésén kommunikál. A következő szint talán egy héttel később kapja meg az információt. Ők viszont várhatnak a különböző, már megbeszélt osztálytalálkozókra, és mielőtt észrevenné, több hét telik el, mire az üzenet mindenkihez eljut
• Nem ismert hatás: A felső vezetőnek szó szerint lehetetlen felmérni, hogy az alsóbb szintek úgy döntöttek-e, hogy figyelmen kívül hagyják az információt, vagy az üzenet felhígított vagy módosított változatát fogadják el. A vezető nem tudja feltételezni, hogy mikor és valóban mindenkit elért-e az információ.

Hogyan lehet elkerülni a lefelé irányuló kommunikáció hátrányait?

Hogyan lehet tehát kommunikátorként és vezetőként enyhíteni e hátrányok némelyikét? Ebben a cikkben van néhány tipp, de erősen ajánlom, hogy olvassa el a 17 tipp a jobb kommunikációhoz című cikkünket is. Azzal, hogy tájékoztatja a többi vezetőt és menedzsert arról, hogy az információk fogadására vonatkozó visszajelzések kulcsfontosságúak, jobban megértheti az információk hatását. Továbbá több csatornán keresztül is tájékoztathat, például levélben, e-mailben, falra kifüggesztett plakátokon stb. és legfőképpen biztosíthatja az üzenet ismétlődését. Az, hogy ez megvalósítható vagy szükséges-e, gyakran természetesen attól függ, hogy mit kommunikálnak. Ha az információ valóban fontos, a végén megfontolhat valamilyen felmérést, hogy felmérhesse, mennyire volt “ragadós” az információ és a kommunikációs módszer.

Az én esetemben mindig igyekszem a fontos lefelé irányuló üzeneteket személyes kommunikációval párosítani a városházi gyűléseken, online találkozókon vagy e-mailben. Ezt a szokásos “parancsnoki lánc” típusú információáramláson felül teszem, ami klasszikus lefelé irányuló kommunikáció. Ha ez megtörténik, akkor már nem a hagyományos lefelé irányuló kommunikációról beszélünk, mivel több csatornát és módszert használunk.

Továbbá, ha felső vezetőként kizárólag a több rétegen keresztül történő lefelé irányuló kommunikációra alapozza a kommunikációs folyamatot, akkor más hátrányai is lesznek. Az emberek előbb-utóbb elkezdenek csodálkozni, hogy hol vagy, jelentéktelennek fogják érezni magukat stb. Önt a rétegeken keresztül a nagyon fontos visszajelzésektől is el fogják szakítani, ezért kérjük, hogy fontolja meg a személyes bevonást, ha eljön az ideje, és a fontosság elég nagy.

A lefelé irányuló kommunikáció – rossz példa

Láttam már olyan eseteket, amikor a lefelé irányuló kommunikáció hátrányai teljesen túllőttek a célon. Tapasztaltam a lefelé irányuló kommunikáció enyhébb és – sajnálom, hogy ezt kell mondanom – eléggé normális szintű problémáit is, az információ hiányosságaival, félreértésekkel az átvételben és a végrehajtással kapcsolatos elvárások eltéréseivel. Hadd írjak le egy forgatókönyvet, amikor a dolgok igazán rosszul sültek el..

A lefelé irányuló kommunikáció szörnyű mellékhatásai ebben az esetben

Ez a példa valós eseményeken alapul, de némi fűszerezést kapott, hogy egy olyan példát mutasson, ahol a dolgok valóban rosszul mennek.
Egy szervezet, amellyel kapcsolatban álltam, néhány évvel ezelőtt több nagy változást kezdeményezett a vállalat legfelsőbb szintjéről. Ezt egy nagyon régimódi, lefelé irányuló és nagyon direktív kommunikációs módon közölték, lényegében az “én utam vagy az országút” típusú megközelítéssel. A második vezetői rétegnek egyszerűen azt mondták, hogy ez így lesz, és ha nem tetszik, akkor várjuk a mielőbbi felmondását.

Mihez vezetett ez a hátrányos lefelé irányuló kommunikáció?

Mivel nyilvánvalóan szóba sem jöhetett a párbeszéd, a második réteg vezetése pontosan azt tette, amit mondtak neki, se többet, se kevesebbet. Ráadásul néhány szükséges változtatásnak nem volt konkrét időkorlátja, így a helyi vezetés úgy döntött, hogy később hajtja végre. Valójában egy sokkal, de sokkal későbbi szakaszban.
Ez annyira rosszul ment, hogy a kommunikáció minden egyes következő rétegében további hitetlenséget és az ellenállás napirendjét betonozta be az adott szinten kommunikáló menedzser. Egy idő után széles szakadék keletkezett. Amikor az információk a legfelső szintről kezdtek el eljutni a széles közönséghez, beleértve a hierarchia legalsó szintjeit is, jelentős különbség mutatkozott a motiváció, az utasítások és az információk terén ahhoz képest, amit mindenki közvetlen vezetője mondott nekik.
Amellett, hogy nem igazán tudták végrehajtani, a végeredmény ebben a helyzetben az volt, hogy a legfelső szintű vezetés teljesen meg volt győződve arról, hogy a végrehajtás folyamatban van, holott valójában a legtöbb intézkedési pont esetében alig kezdődött el. Sok hónapba telt, mire felismerték és megértették ezt a tudásbeli hiányosságot, és még hosszabb időbe telt, mire megkezdték a probléma enyhítését és az előrelépést. Valójában körülbelül egy évvel később a legtöbb változtatást visszavonták, és hihetetlen gyorsasággal és határozottsággal hajtották végre a visszavont intézkedéseket.

Ebben az esetben a kommunikáció volt az egyik probléma a sok közül. Az elrendelt változtatásokat és a bevezetés módját a szervezet túlnyomó többsége nagyon nem szerette. A szigorú lefelé irányuló kommunikáció sajnos lehetetlenné tette, hogy megértsék és enyhítsék ezt a nagy különbséget a felső vezetés és a szervezet nagy része hozzáállása között.

Vannak példái arra, hogyan működik a lefelé irányuló kommunikáció? Van olyan történet, amikor ez jól vagy rosszul működött nálatok? Kérjük, ossza meg a megjegyzés rovatban.

Ha érdekli, hogyan kommunikáljon vezetőként, nézze meg ezt a blogbejegyzést a Vezetői tartásról vagy a 17 tipp a kommunikáció javítására. Ha kifejezetten a nyilvános beszéd érdekli, fontolja meg a Dynamic Public Speaking című online kurzus elvégzését a Coursera segítségével, amelyet a Washingtoni Egyetem kínál.