Mi az a számviteli információs rendszer (AIS)?
A számviteli információs rendszer (AIS) magában foglalja a pénzügyi és számviteli adatok gyűjtését, tárolását és feldolgozását, amelyeket a belső felhasználók a befektetők, hitelezők és adóhatóságok felé történő jelentéshez használnak. Ez általában egy számítógép-alapú módszer a számviteli tevékenység nyomon követésére az informatikai erőforrásokkal együtt. Az AIS egyesíti a hagyományos számviteli gyakorlatokat, például az általánosan elfogadott számviteli elvek (GAAP) használatát a modern informatikai erőforrásokkal.
Hogyan használják a számviteli információs rendszert (AIS)
A számviteli információs rendszer a számviteli ciklusban fontos különböző elemeket tartalmaz. Bár a rendszerben szereplő információk iparáganként és vállalati méretenként eltérőek, egy tipikus AIS a bevételekre, kiadásokra, ügyfélinformációkra, munkavállalói információkra és adóinformációkra vonatkozó adatokat tartalmaz. A konkrét adatok közé tartoznak az értékesítési megrendelések és az elemzési jelentések, a beszerzési igénylések, a számlák, a csekknyilvántartások, a leltár, a bérszámfejtés, a főkönyv, a próbamérleg és a pénzügyi kimutatások információi.
A számviteli információs rendszernek rendelkeznie kell egy adatbázis-struktúrával az információk tárolásához. Ezt az adatbázis-struktúrát jellemzően olyan lekérdezési nyelvvel programozzák, amely lehetővé teszi a táblázatok és az adatok manipulálását. Egy AIS számos mezővel rendelkezik az adatok bevitelére, valamint a korábban tárolt adatok szerkesztésére. Ezen túlmenően a számviteli információs rendszerek gyakran erősen védett platformok, amelyek megelőző intézkedéseket tesznek a vírusok, hackerek és egyéb, információgyűjtésre törekvő külső források ellen. A kiberbiztonság egyre fontosabbá válik, mivel egyre több vállalat tárolja adatait elektronikusan.
A számviteli információs rendszer különböző kimenetei jól példázzák az adatmanipulációs képességek sokoldalúságát. Az AIS olyan jelentéseket készít, mint a vevői információkon alapuló követelés-időzítési jelentések, a befektetett eszközök értékcsökkenési ütemtervei és a pénzügyi beszámolóhoz szükséges próbaegyenlegek. Az ügyféllisták, az adózási számítások és a készletszintek is reprodukálhatók. A levelezések, feljegyzések vagy prezentációk azonban nem szerepelnek az AIS-ben, mivel ezek a tételek nem kapcsolódnak közvetlenül a vállalat pénzügyi beszámolójához vagy könyveléséhez.
A számviteli információs rendszerek előnyei
Osztályközi kapcsolódás
A számviteli információs rendszer arra törekszik, hogy több osztályon keresztül kapcsolódjon. A rendszeren belül az értékesítési osztály feltöltheti az értékesítési költségvetést. Ezt az információt a készletgazdálkodási csoport használja fel a leltárszámláláshoz és az anyagbeszerzéshez. A készletbeszerzéskor a rendszer értesíteni tudja a könyvelési osztályt az új számláról. Az AIS megoszthatja az új megrendelésre vonatkozó információkat is, hogy a gyártási, szállítási és ügyfélszolgálati részlegek értesüljenek az eladásról.
Belső ellenőrzések
A számviteli információs rendszerek szerves része a belső ellenőrzésekhez kapcsolódik. A rendszerben irányelvek és eljárások helyezhetők el annak biztosítására, hogy az érzékeny ügyfél-, szállítói és üzleti információk a vállalaton belül maradjanak. A fizikai hozzáférési engedélyek, bejelentkezési követelmények, hozzáférési naplók, jogosultságok és a feladatok elkülönítése révén a felhasználók csak az üzleti funkciójuk ellátásához szükséges releváns információkra korlátozhatók.