Hogyan válaszoljon egy találkozót megerősítő e-mailre

Szakemberként, vállalkozóként, szabadúszóként vagy menedzserként valószínűleg rendszeresen kap e-maileket, amelyekben arra kérik, hogy erősítse meg érdeklődését vagy elérhetőségét egy találkozóra, eseményre vagy tevékenységre. Ez azért történik, hogy elkerülje azt a frusztrációt, hogy megbeszéljen Önnel egy találkozót, majd megdöbbentő csalódással találkozzon.

Mi a nagy MIÉRT van ez?

Ez lehetséges, hogy a vendéglátója úgy gondolja, hogy Ön esetleg nem emlékszik arra, hogy találkozója van; úgy gondolja, hogy esetleg nem veszi komolyan a találkozót; vagy nem biztos abban, hogy Ön elérhető? Ennek több oka is lehet. Bármi legyen is a helyzet, ha el akarja kerülni a csalódásokat, akkor akár címzettként, akár feladóként e-mailben kell megerősítenie a találkozókat.

Hogyan erősítse meg a találkozókat e-mailben

Az e-mail az egyik legjobb módja a találkozók megerősítésének. Nem zavarja sem az Ön, sem a címzett idejét, mint a telefonhívások. Ha a címzett hozzáértő internet-felhasználó, akkor még az Ön e-mailjét is beállíthatja a saját e-mailes tennivalólistájának részeként, hogy emlékezzen rá.

Itt van tíz tipp a találkozók e-mailben történő megerősítéséhez:

1 – Jöjjön ki tisztán

Jöjjön ki tisztán, hogy a lehető legjobb módon erősítse meg a találkozót. Az egyértelműség nagyszerű módja annak, hogy biztosítsa az e-mail címzettjét arról, hogy egy adott időpontban találkozni fog vele. Az egyértelműség a találkozó megerősítését is hatékonnyá teszi.

Példa I: Időpontok megerősítése e-mailben

RE: FRANK WALES-szel való találkozó megerősítése

Dear Mrs. Allen,

Itt szeretném megerősíteni a holnapi, augusztus 25-én 13 órakor esedékes találkozóját Frank Wales-szel. Kérem, bármilyen kérdéssel forduljon hozzám, és tájékoztasson, ha bármilyen változás történne.

Cordially,

Linda Brown,

Secretary, Lester Wester Limited

2 – Legyen rövid és pontos

Legyen rövid, amikor e-mailben megerősít egy időpontot. Mondja röviden és egyszerűen. Konkrétan adja meg a találkozó időpontját és dátumát.

Példa II: Időpontok megerősítése e-mailben

RE: Shawn Williams – Időpont-megerősítés

Dear Clinton,

Ez egy különleges emlékeztető, hogy június 18-án, holnap délelőtt 10 óráig erősítse meg a Shawn Williamsszel való találkozóját.

A találkozót a Lintel Scraps, 12-es iroda földszintjén, a Lanceman utcában tartjuk. A hely taxival megközelíthető.

Ez Shawn mobilszáma, a biztonság kedvéért: +98157479837.

Kérlek, ha bármilyen kérdésed van, keress bátran. Készen állok arra, hogy megadjam a szükséges segítséget.

Köszönöm és jó találkozást kívánok.

Köszönettel,

Alice Maxwell

Adminisztratív asszisztens Shawn Williams, Lintel Scraps Limited

[email protected]

3 – Legyen emlékeztető küldetés

A fenti mintához hasonlóan nyilvánvaló, hogy a találkozó megerősítése alapvetően egy küldetés, hogy emlékeztesse Clintont a Shawn Williamsszel való találkozójára. Világosan meg van írva, konkrét időponttal, dátummal és helyszínnel. A találkozó e-mailben történő megerősítésének jó módja, ha emlékeztetőnek tesszük.

4 – Legyen részletes

A találkozó megerősítésének egyik jó módja a részletes tájékoztatás. Clintonnak minden információja megvan ahhoz, hogy időben odaérjen Shawn Williamshez. Telefonon kapcsolatba tud lépni Shawn Williamsszel vagy az adminisztratív asszisztenssel, ha gondot okoz a találkozó helyszínének megtalálása.

A meghívások elfogadására és visszautasítására vonatkozó e-mail példákat itt találja.

Gondoskodjon arról, hogy ne adjon okot a megbeszélt időpont elmulasztására. Bosszantó lesz, ha a találkozó elmulasztása után arról tájékoztatják, hogy a helyszín megtalálásának képtelensége miatt.

5 – Ne legyen túl hosszú

Ha túl hosszú az e-mailje, a címzett elveszíti az érdeklődését, és ennek következtében elveszíti az üzenetet. Tartsa fenn a címzett érdeklődését azzal, hogy rövid és érdekes.

Példa III: Időpontok megerősítése e-mailben

Kedves Roberts asszony,

Örülök, hogy holnap január 21-én reggel 9 órára rendelkezésre áll a csapatunkkal való találkozóra a zónai irodánkban.

Az alábbi mobiltelefonszámon hívhat, ha bármilyen kérdése van, vagy változik a terve.

Köszönöm és alig várom, hogy holnap találkozzunk.

Cordially,

Evelyn Coker

Productions Director, Micara Productions

6 – Get to The Point

Nem kell elvesztegetni a lehetőséget, hogy egyértelművé tegye a címzett számára, hogy meg akarja erősíteni a találkozót. Rögtön a lényegre térj, hogy az olvasó ne görgessen lefelé feleslegesen.

Emailek példáit meghívókhoz lásd itt.

7 – Kövesd a professzionális formátumot

Egy professzionális e-mailben meg kell adni a dátumot, a köszöntést, a hivatkozást, a szövegtestet és a befejezést. Ne adjon szemetet az ügyfeleinek egy találkozó megerősítésének nevében. Íme egy jó példa egy professzionális e-mailre.

IV. példa: Időpontok megerősítése e-mailben

Dátum: 2012. szeptember 23.

RE: Robinson úr,

Azért írok, hogy megerősítsek egy találkozót Önnel 2015. szeptember 24-én a Learned Hallban, a téli úton. Őszintén értékelem a gyors választ az Ön részéről.

Jó kívánságait,

Andrew Paul

Ügyvezető igazgató, Adrepal Photos

8 – Használjon hivatalos nyelvet

Kerülje a szleng használatát. Használjon hivatalos nyelvet, amely mentes a nyelvtani hibáktól, amelyek csökkenthetik a címzett érdeklődését.