A nyugtázó levél, más néven átvételi elismervény meglehetősen gyakori az üzleti kapcsolatokban, és a professzionalizmus jele.
Ez nem csak áruk vagy termékek átvételét jelentheti. Lehet a dokumentumok átvételének igazolása is. Megvan az önéletrajz visszaigazoló levél, amely egy pályázó önéletrajzának átvételét igazolja. Hasonlóképpen, a felmondás visszaigazolása megerősíti, hogy a cég megkapta a munkavállaló levelét, amelyet a felmondás előtt nyújtott be. Végül a levél, amely az áruk és egyéb vonatkozó dokumentumok átvételéről szól, az Üzleti visszaigazoló levél. Az anyagok és dokumentumok visszaigazolásán kívül a visszaigazoló levél utalhat egy korábbi telefonbeszélgetésre vagy találkozóra is.
Most azon tűnődhet, hogy mi a felhasználása ennek a levélnek. A legkézenfekvőbb, ha eddig megértette, hogy “megerősít” valamit, amit korábban megbeszéltek, és így megalapozza a jövőbeni teendőket. Emellett jogi dokumentumként is szolgál arról, hogy az egyik fél teljesítette a szerződésben foglalt kötelezettségeit, és így segít a felek közötti bizalom és jóindulat kialakításában. Gyakorlatilag megadja a dokumentumok/termékek átvételének dátumát és időpontját, amelyek szintén fontosak.
A visszaigazoló levél elemei:
Miből áll össze tehát egy visszaigazoló levél? A következő elemekből áll:
- Egy levélpapír: Ha személyes levelet írsz, erre nincs szükség. De ha ez egy cég nevében történik, akkor fontos feltüntetni a cég és a címzett nevét és címét, valamint a levél írásának/küldésének dátumát.
- Fejléc: Ezek alatt megemlíti a dátumot. Ez lehet, hogy a fejléc része, de az is lehet, hogy nem. Kezdheti a következő bekezdéssel, némi helyet hagyva, vagy a következő sorral.
- Tárgy: A tárgyban szó lesz arról, hogy mit nyugtáztak, és helyettesíthető egy korábbi ügyre vagy számlaszámra való “hivatkozással”.
- Törzs: A levél törzse kezdődhet “Kedves ……….” kezdetűvel. Az első sorban közölni fogja a nyilvánvalót. A bevezetőben a következő mondatok gyakoriak:
- A cég a következő dokumentum(ok) átvételét igazolja…
- Én, személyesen igazolom az alábbi dokumentum(ok) átvételét….
- Én, személy, a cég nevében írok, hogy megerősítem a…
- Mi, a cég, szeretnénk megköszönni a címzettnek, hogy elküldte nekünk…
- Én, személy, a címzett és a személy/ cég közötti telefonbeszélgetésre hivatkozva írok, hogy megerősítsem a…
- …. vagy valami hasonló megfogalmazással.
- Ez után a bevezető sor után következnek a részletek, hogy mi érkezett vagy mi lesz a következő lépés, és ha az áru sérült, itt kell jelezni.
- Zárás: A záró sor arról szól, hogy a cég hogyan kíván a továbbiakban is üzletet kötni a címzettel, vagy bármilyen, a jóindulatot elősegítő nyilatkozat. Megállapíthatja azt is, hogy hogyan lehet a továbbiakban kapcsolatba lépni, vagy hogy a cég/személy a továbbiakban is felveszi-e a kapcsolatot a címzettel, ha erre szükség van. Vége lehet egy köszönetnyilvánítás is, amelyet a cég nevében történő személyes aláírás követ. Ne feledje, hogy az automatizált visszaigazoló levél nem tartalmaz semmiféle személyes aláírást.
Tippek Önnek:
Még néhány dolog, amire emlékeznie kell: először is, az időzítés. A visszaigazolást akkor kell megadni, amikor az anyagok a kezedben vannak, a késlekedés csak zavart és szorongást okoz. Más szempontból a késlekedés megint csak jobb, mintha soha nem is nyugtáznád. A késedelemért ugyanis elnézést lehet kérni. A vissza nem nyugtázás nem javítható. Másodszor, a körvonalazás. Ellenőrizze a dátumokat, a specifikációkat, készítsen egy listát a pontokról, és tervezze meg az információk elhelyezését. Itt szánj rá időt. Fontolja meg, hogy a címzett szemszögéből olvassa fel, és hangozzon őszintén. Harmadszor, legyen rövid és udvarias.
Ezzel megvan a tökéletes recept a tökéletes köszönőlevélhez. Csak jól keverje össze a dolgokat, ugye?