Az egyik leggyakoribb kérdés, amely az induló vállalkozásoktól érkezik, az, hogy milyen vállalatirányítási dokumentumokra van szükség az alapításkor. Akár korlátolt felelősségű társaságként (“LLC”), akár társaságként alapít, időt kell szánnia arra, hogy összeállítsa és megértse a társasága kezdeti vállalatirányítási szabályait, hogy biztosítsa a megfelelő védelmet és a vonatkozó állami törvényeknek való megfelelést.
Az LLC-k és a társaságok számára 2 fő dokumentum fontos az alapításkor. Az első az alapító okirat, vagy az alapító okirat (társaság esetében), vagy az alapító okirat (LLC esetében). A második fontos dokumentum a vállalat belső irányítási dokumentuma, vagy az alapszabály (társaságok esetében), vagy a működési megállapodás (LLC-k esetében), amely meghatározza a vállalat alapvető működési eljárásait.
Alapító okiratok
Nem számít, hogy milyen típusú szervezetet hoz létre, valamilyen alapító okiratot kell létrehoznia és benyújtania. Ezt a dokumentumot társaság esetében alapító okiratnak, LLC esetében pedig alapító okiratnak (vagy egyes államokban alapító okiratnak) nevezik, ez a dokumentum a kezdeti bejelentés, általában az Ön által alapított állam államtitkárságán, amely a kormány általi elfogadáskor megalakítja a vállalatot. Az Ön alapítási államától függően az alapító okiratot online is ki lehet tölteni és be lehet nyújtani. Ha nem, akkor a benyújtás előtt gondosan fel kell kutatnia az alapító okirat követelményeit a választott alapító államban, mert ha a követelmények nem teljesülnek, akkor az alapító okiratot elutasítják.
Az alapító okirat benyújtása után a következő lépés a belső dokumentum létrehozása és végrehajtása, amely szabályozza, hogyan fog működni a cége. Ezek a dokumentumok azért “belső” dokumentumok, mert nem az államhoz nyújtják be őket; ezért az alapító okirattal ellentétben ezek a dokumentumok nem nyilvánosak (kivéve, ha a vállalat nyilvánosságra hozza őket). Az LLC-k esetében ez a dokumentum a működési megállapodás. Társaságok, társadalmi célú társaságok, jótékonysági társaságok és nonprofit társaságok esetében ez a dokumentum az Ön alapszabálya.
A LLC működési szerződése
A LLC működési szerződése az LLC összes tagja (más néven tulajdonosa) között létrejött szerződés. Az LLC tagjai általában széles mozgásteret kapnak annak meghatározására, hogy miként szeretnék, hogy a vállalatuk működjön. Az LLC működési megállapodás lehet olyan egyszerű vagy olyan összetett, amilyennek Ön szeretné. Ez lehet egy keret arra vonatkozóan, hogy hogyan kell irányítani a társaságot – meghatározva a kezdeti tagi hozzájárulásokat (készpénzben vagy természetben), az irányítási felelősségeket, a számviteli elveket és egyéb alapvető megértéseket a társaság működésével kapcsolatban. Alternatívaként egy nagyon összetett dokumentum is lehet, amely részletezi, hogyan kezelik a tagok tőkeszámláit, hogyan készítik el az LLC adóbevallását (és ki a felelős ezért), és milyen korlátozások vannak érvényben a tagsági részesedések megvásárlására vagy eladására vonatkozóan (pl. elővásárlási jogok).
Az LLC működési megállapodás egyik fő bérlője a rugalmasság. Bár vannak nyilvánvaló szerződéses korlátozások (pl. egy működési megállapodás nem köthet valami illegálisra vonatkozó szerződést), a legtöbb esetben az LLC tagjai szabadon meghatározhatják, hogy hogyan szeretnék, hogy a vállalatukat vezessék, és ezt a vállalat működési megállapodásában rögzíthetik.
A működési megállapodással kapcsolatban fontos megjegyezni, hogy az a tagok közötti szerződés, és a tagokat kötik a szerződés feltételei. A működési megállapodás rendelkezései bíróság előtt végrehajthatóak.
Társasági alapszabály
Az LLC működési megállapodásához hasonlóan a Corporation alapszabálya határozza meg, hogy az igazgatótanács hogyan fogja irányítani a vállalatot. Általában vannak törvényi előírások arra vonatkozóan, hogy milyen információkat kell tartalmaznia az alapszabálynak, például az igazgatók mindenkori minimális és maximális számát, vagy a részvényesi gyűlések és rendkívüli gyűlések összehívásának módját (Washington államban például az RCW 23B.02.060 határozza meg az alapszabály követelményeit), de a törvény által előírt rendelkezéseken túlmenően a társaság számos egyéb iránymutatást is tartalmazhat a társaság irányítására vonatkozóan. Ismétlem – a vállalkozás összetettségétől függően, vagy attól függően, hogy a társaság számol-e azzal, hogy számos részvényese lesz vagy sem, az alapszabály lehet meglehetősen egyszerű vagy rendkívül összetett.
Az alapszabályt az eredeti igazgatótanács hajtja végre, és akkor módosítható vagy módosítható, ha az igazgatók vagy bizonyos esetekben a részvényesek elegendő százaléka a módosítás mellett szavaz.
Egy fontos különbség a társaság alapszabálya és egy LLC működési szerződése között az, hogy a társaság igazgatótanácsa nem részese az alapszabálynak. Az alapszabály szabályozza a Társaságot, de az igazgatótanács egyes tagjai nem nevesített érdekelt felek az alapszabályban.
Az irányítási dokumentumok megértésének fontossága
Az egyik leggyakoribb hiba, amit látunk, a csináld magad működési megállapodások és alapszabályok. Ami a csináld magad hibákat gyakoribbá teszi, az az online sablonok megjelenése, amelyek vagy ingyenesen letölthetők, vagy megvásárolhatók olyan cégektől, mint a LegalZoom. Ezek a cégek a jogi dokumentumokat “egyméretű” modellben hirdetik, de a valóság az, hogy a legtöbb cég nem egyforma, mivel a tulajdonosok és a vezetőség eltérő elvárásokat támasztanak a szerepükkel és felelősségeikkel kapcsolatban.
A probléma ezekkel a dokumentumokkal az, hogy ritkán átfogóak, és gyakran előfordul, hogy az ezeket a dokumentumokat beszerző személyek nem olvassák el figyelmesen vagy nem értik meg őket, mielőtt aláírják és továbblépnek. Zavarba ejtő látni egy kezdő vállalkozást, amely nagy energiával és szilárd üzleti tervvel rendelkezik, de olyan tulajdonosokkal is, akik nincsenek teljesen tisztában azzal, hogyan kell a saját cégüknek működnie. Ez egyike azoknak a dolgoknak, amelyek nagyrészt észrevétlenek maradnak mindaddig, amíg nincs céges vita, vagy az egyik tag/részvényes ki akar lépni a cégből. Csak akkor, amikor valami rosszul sül el, veszik elő ezeket a dokumentumokat, és vizsgálják meg, hogyan fog működni a vitarendezési folyamat. Gyakran nincs eljárás (és ha van is útmutatás, az csak egy szabványos joghatósági és helyszínre vonatkozó záradék, amely a bíróságokhoz irányít), és az ellentétes felek kibogozásának módszere minden érintett számára megterhelővé és költségessé válik. Sok olyan vállalat, amely nem vesz fel jogi tanácsadót, hogy segítsen összeállítani ezeket a kezdeti dokumentumokat, később ügyvédeket vesz fel, hogy segítsenek pereskedni az e dokumentumok hiányosságaiból és következetlenségeiből eredő vitákban. A jogtanácsos felbérlése e dokumentumok elkészítésére sokkal olcsóbb, mint az elhúzódó polgári peres eljárások.
Sok bánat és felesleges jogi huzavona elkerülhető, ha már a kezdetektől fogva időt szánunk a működési megállapodás vagy az alapszabály testreszabására és megértésére. Mi történik például holtpontra jutott szavazás esetén? Mi történik, ha a többségi tulajdonos cselekvőképtelenné válik, vagy – ne adj’ isten – meghal? Ha házasok, a házastársuk örökölni fogja a kft-ben vagy a társaságban lévő érdekeltséget? Szeretne valaki házastársával társulni? Mindezekre a kérdésekre, és még sok másra is, a működési megállapodások és az alapszabályok adhatnak választ.
Az induláskor és a kezdeti működési megállapodás vagy alapszabály felülvizsgálata során győződjön meg arról, hogy azok értelmesek a vállalat számára, és hogy az ezekben a dokumentumokban meghatározott folyamatok és eljárások világosak és tömörek. Győződjön meg arról, hogy az olyan fontos kérdések, mint a kártalanítás és az irányítási hatáskörök köre, le vannak-e fektetve. Végül – győződjön meg arról, hogy az igazgatótanács minden alapítója, tagja vagy tagja szakított időt arra, hogy ezeket a dokumentumokat is elolvassa és megértse. Ez lehetővé teszi, hogy a vállalatban mindenki jobban megértse a vállalkozás szerkezetét, és kedvezőbb környezetet teremt ahhoz, hogy a vállalkozás a nyereségesség útjára lépjen.
A témával kapcsolatos további információkért kattintson ide.
A fenti cikk csak általános tájékoztató jellegű, és nem tekinthető konkrét jogi tanácsadásnak. Ez a cikk nem képez ügyvéd-ügyfél kapcsolatot. Ha bármilyen kérdése van ezzel a cikkel kapcsolatban, forduljon bátran Eric Cammhoz a [email protected]
címen.