“A változás elkerülhetetlen” – tartja a régi mondás. Az építési projektek esetében talán helyesebb lenne az a kijelentés, hogy “a módosítási megbízások elkerülhetetlenek”. Ha a módosítási megbízás puszta gondolatától is összerezzen, lehet, hogy itt az ideje, hogy megvizsgálja a módosítási megbízások folyamatának finomhangolását.
A módosítási megbízásoktól nem kell félni, ha sikeresen kezelik őket. A módosítási megbízások folyamatának megléte lehetővé teszi, hogy hatékonyan azonosítsa a módosítási megbízások szükségességét, és kezelje azokat, amint azok a projekt során felmerülnek.
Figyeljen arra, hogy a módosítási megbízások folyamatát megossza az ügyfelekkel és az alvállalkozókkal, hogy mindenki egy oldalon álljon a módosítási megbízások kezdeményezésének és feldolgozásának módjával kapcsolatban.
Itt van néhány tipp a hatékony módosítási megbízási folyamat kialakításához:
Kezdje a szerződéssel
A módosítási megbízás egyszerűen az eredeti építési szerződés és a munkaterület kiegészítése vagy módosítása, amelyet a tulajdonos vagy a vállalkozó kezdeményezhet. A módosítási megbízások jellemzően többletmunkák elvégzését foglalják magukban, amelyek számos okból, például az eredeti munkaköri leírás kihagyásaiból vagy hibáiból, illetve félreérthető építési rajzokból adódnak. A munkaterület körülményeiben bekövetkezett változások, anyagcserék, szabályozási kérdések és biztonsági aggályok lehetnek további okok, amelyek miatt szükség lehet módosítási megbízásokra.
Gondosan olvassa el és értse meg az építési szerződést, különös figyelmet fordítva a módosítási megbízásokra vonatkozó záradékokra. Ezek tartalmazhatnak követelményeket a módosítási megbízás kezdeményezésének időkeretére, a szükséges konkrét információkra és dokumentációra, valamint a vállalkozó által kezdeményezett módosítások esetén a módosítási megbízás jóváhagyására jogosult képviselőre vonatkozóan.
Egyes szerződések ellentmondásos nyelvezetet vagy záradékokat tartalmazhatnak a módosítási megbízásokra vonatkozóan. Előfordulhat, hogy egy záradék kimondja, hogy a változtatási munkálatok nem kezdhetők meg írásbeli és jóváhagyott változtatási megbízás nélkül, miközben a szerződésben olyan nyelvezet is szerepel, amely lehetővé teszi a tulajdonos számára, hogy további munkálatokat kérjen, anélkül, hogy erről megállapodás lenne érvényben. Feltétlenül foglalkozzon ezekkel a kérdésekkel, mielőtt szerződést köt a tulajdonossal.
Tervek és specifikációk felülvizsgálata
A módosítási megbízási folyamat ezen részének egybe kell esnie az építési szerződés felülvizsgálatával. A rajzokban lévő bármilyen félreérthetőséget vagy a hatókörben lévő hibákat vagy kihagyásokat meg kell beszélni a tulajdonossal és az építésszel, hogy ezeket kijavítsák, és csökkentsék a projekt további szakaszában a módosítási megbízások szükségességét.
A munkaterület, a tervek és az előírások felülvizsgálatának és azonosításának elmulasztása a későbbiekben szükségtelen módosítási megbízásokhoz vezet. A kellő körültekintés elmulasztása nagy hiba. Ez magában foglalja az aktuális helyszíni körülmények megértését, valamint az útközben felmerülő problémák, például az anyag- vagy munkaerőhiány, előrejelzését és kezelését, ami fontos lépés az építés előtti szakaszban és a módosítási megrendelések folyamatában.
Ne hagyja figyelmen kívül vagy késleltesse a módosítási megrendeléseket
Függetlenül attól, hogy a módosítást a tulajdonos vagy a vállalkozó kezdeményezte, azokat a lehető leggyorsabban kell kezelni. A módosítási utasítás figyelmen kívül hagyása vagy késleltetése katasztrofális hatással lehet az építési projektre. A módosítási megbízás késői időpontra történő halasztása a projekt végéig túlburjánzó ütemtervet és hatalmas költségtúllépést eredményezhet.
Amikor a módosítási megbízást kezdeményezik, gyorsan tárgyalni kell a költségekről, írásban engedélyt kell szerezni a munka megkezdésére, módosítani kell az ütemtervet, és el kell kezdeni a módosított munkálatokat. A kérések késleltetése a módosítási utasítással kapcsolatos munkák elmaradásához vezethet, vagy költséges utómunka elvégzését teheti szükségessé a változtatásoknak való megfelelés érdekében.
Amikor módosítási utasítást kérnek, előfordulhat, hogy a módosítási utasítás megtárgyalása során a jelenlegi ütemtervet és munkát is módosítani kell, hogy elkerülje a jelenleg érvényes szerződéses határidőkkel való lemaradást.
Kommunikáció az összes érintett féllel
A módosítási utasítási folyamat része kell legyen a projektben érintett összes féllel való kommunikáció. A megbeszélést azzal kell kezdeni, hogy meghatározza a kért változtatás okát, és azt, hogy hogyan fogják kezelni. A módosítási megbízásokkal kapcsolatos viták felnagyíthatók, ha nem megfelelően kezelik őket.
Munkálkodjon együtt a tulajdonos meghatalmazottjával, hogy gondosan meghatározzák az új munkaterületet, és megvitassák, hogy az hogyan befolyásolja a jelenlegi építési ütemtervet és teljesítményt. Győződjön meg róla, hogy a tulajdonossal egy oldalon áll a munka menetével kapcsolatos elvárások tekintetében, amikor módosítási utasításokra van szükség.
Az alvállalkozókkal is le kell ülnie, hogy kiigazítsa az ütemterveiket és az ütemtervüket. Beszélje meg, hogy a munkaterület változása közvetlenül vagy közvetve hogyan befolyásolhatja az általuk végzett munkát, és hogy szükség van-e módosítási utasításra a munkaterületben, amelynek elvégzésére szerződést kötöttek velük. Győződjön meg róla, hogy a munkafolyamatok világosan meg vannak határozva, hogy minden érintett megértse a megváltozott munkában betöltött szerepét, és hogy ezt beépítse az ütemtervébe.
Mivel mindenkit naprakészen tájékoztat a módosítási megbízás folyamatáról és a megváltozott munkáról, a módosítási megbízás munkáját be tudja építeni a projekt ütemtervébe, és minimalizálhatja annak a projekt befejezésére gyakorolt esetleges hatását.
A módosítási megbízás megtárgyalása
A módosítási megbízás folyamatának utolsó lépése az új munka megkezdése előtt a módosítási megbízás megtárgyalása. Ez egy trükkös folyamat lehet, mert viták merülhetnek fel azzal kapcsolatban, hogy a szerződés hatályának tényleges megváltoztatásáról van-e szó. Problémák merülhetnek fel a költségekkel kapcsolatos megállapodással kapcsolatban is, valamint azzal kapcsolatban, hogy az eredeti ütemterv meghosszabbításait ki kell-e igazítani.
Az első dolog, amit tennie kell, hogy a tulajdonossal együttműködve meghatározza, hogy a többletmunkákat hogyan becsüljék meg, és megállapodjon a költségekben. Ez történhet egységáras, idő- és anyagáras vagy egyösszegű költségként. Lehet, hogy ez már szerepel a szerződéses dokumentumokban, de az is lehet, hogy a tulajdonossal közösen kell kidolgoznia egy kölcsönösen elfogadható megoldást.
A következő dolog, amit ki kell dolgoznia, hogy a módosítási megbízás eredményeként szükség van-e az ütemterv meghosszabbítására vagy sem. Ne féljen visszavágni, különösen a tulajdonos által kezdeményezett módosítási megbízások esetében, ha a kért további munkák elvégzése az eredeti szerződésben meghatározott határidőn túl további időt igényel.
Dokumentáljon mindent
A módosítási megbízás folyamatának minden lépését dokumentálva kerülje el a vitákat és követeléseket. Ennek jó módja, ha sablonokat készít a módosítási megbízások kezdeményezéséhez és kéréséhez. Tartson írásos feljegyzéseket az Ön és a tulajdonos közötti, a módosítási megbízással kapcsolatos minden kommunikációról. Ne kezdjen el semmilyen módosítási megrendeléssel kapcsolatos munkát a tulajdonos által felhatalmazott, aláírt és végrehajtott dokumentum nélkül, amely tartalmazza a költségeket és minden egyéb tárgyalásos feltételt.
Amikor elkezdi a munkát egy módosítási megrendeléssel kapcsolatban, dokumentálja az elvégzett munkát, beleértve az idő- és anyagköltségeket is. Feltétlenül ossza meg ezeket a dokumentumokat a tulajdonossal, és beszélje meg az útközben felmerülő problémákat.
A jó módosítási megbízási folyamat kialakított egy módszert a módosítási megbízások projekteken keresztüli kezelésére. Függetlenül a módosítási megbízások összetettségétől vagy számától, mindegyiket következetes és egységes módon kezelik.
Amikor a folyamat kialakult, értékelheti és módosíthatja azt, hogy a lehető legáramvonalasabbá tegye.
A módosítási megbízások kezelésével kapcsolatos további információkért tekintse meg az A Quick Guide to Managing Change Orders című dokumentumot.
Noed more project leads? A ConstructConnect megtalálja Önnek a legjobb építési projekteket, amelyekre ajánlatot tehet, és több munkát nyerhet.