A kisvállalkozások útmutatója a prioritási mátrixhoz

A projektmenedzser feladatai sokféleképpen jelentkeznek: a változáskezelés elősegítése, a frissítések kommunikálása, a folyamatok feltérképezése, az érdekeltek kezelése, a projektintegráció kezelése – a lista folytatható.

A feladatok és projektek rangsorolása pedig létfontosságú vezetői készség, mivel a szervezeti prioritások gyakran változnak az ügyfelek változó elvárásainak, a piaci változásoknak és más tényezőknek megfelelően. Ráadásul a projekt erőforrásai, függetlenül a projekt méretétől vagy típusától, szinte mindig szűkösek.

Szerencsére van egy eszköz, amelyet az egyének és a csapatok egyaránt használhatnak annak a folyamatnak az egyszerűsítésére, hogy melyik projektekre összpontosítsanak – a prioritási mátrix.

Áttekintés: Mi az a prioritási mátrix?

A projektek sikeréhez elengedhetetlenek az eszközök. A projektmenedzsment-szoftverek a csoportos együttműködéshez és a Gantt- vagy burndown-diagram a projektek ütemezésének betartásához csak néhány példa. A prioritási mátrix egy másik ilyen. Néha kritérium- vagy prioritási mátrixnak is nevezik, ez egy olyan üzleti elemzési eszköz, amely meghatározott kritériumok segítségével lehetővé teszi az egyének és a projektcsapatok számára, hogy objektíven összehasonlítsák a választási lehetőségeket, és így meghatározzák:

• melyik projekt sürgős és kritikus
• melyik hozza a legnagyobb értéket a szervezet számára
• melyiknek van a legnagyobb esélye a sikerre

A projektprioritási mátrixot az egyszemélyes csapatoktól a nagyvállalatokig bárki használhatja bármilyen feladat vagy projekt esetében, legyen az egyszerű vagy bonyolult. Megfelelő használata esetén megbízható konfliktuskezelési és -megoldási technikát jelent, és hatékonyabb módot biztosít a csapatok számára a projektek kiválasztására, amelyekre összpontosítaniuk kell.

A prioritási mátrixoknak több típusa létezik, többek között:

2×2 mátrix

Az Eisenhower-mátrixként is ismert, egyszerű prioritási mátrix sablon két tengelyt és négy kvadrátot tartalmaz, az alábbi ábrán látható módon. Az X-tengely (vízszintes tengely) a sürgősséget, míg az Y-tengely (függőleges tengely) a fontosságot jelöli.

A prioritási Eisenhower-mátrix két tengelyen négy kvadránst tartalmaz. Segít az egyéneknek és a vezetőknek meghatározni, hogy mely feladatok fontosak, sürgősek és szükségesek. Appfluence.com

Ha a feladatokat a megfelelő kvadránsokba helyezi, már nagyjából tudja, hogy mit kell priorizálni:

• 1. kvadráns (fontos és sürgős): Ezek kötelezően elvégzendő feladatok, és azonnal meg kell oldani őket. Ideális esetben semmit sem akarsz ezen a területen. Ilyenek például a válsághelyzetek, a vészhelyzetek és a kemény határidőkkel rendelkező projektek.
• 2. kvadráns (fontos, de nem sürgős): Ezek azok a feladatok, amelyeknek nincsenek sürgető határidői, de kritikusak az Ön sikere szempontjából. Ne feledje azonban, hogy ha nem vigyáz, a 2. kvadráns feladatai könnyen az 1. kvadránsba kerülhetnek. Ilyen például a kutatás, a projekttervezés, a folyamatfejlesztés stb.
• 3. kvadráns (sürgős, de nem fontos): Ezek a feladatok nem járulnak hozzá a végeredményhez, mégis sürgősséggel kell kezelni őket. Ha és amennyiben lehetséges, utasítsa el vagy delegálja őket. Ilyenek például valakinek a segítése egy feladat elvégzésében, bizonyos e-mailek és telefonhívások, valamint a megszakítás vagy figyelemelterelés egyéb formái.
• 4. kvadráns (nem sürgős és nem fontos): Ezek a tipikus időpazarlások, mint például a hosszú szünetek tartása, a közösségi média böngészése vagy az interneten való böngészés az adott feladathoz nem kapcsolódó információkért – lényegében a halogató tevékenységek minden formája.

Six Sigma prioritási mátrix

A Six Sigma megközelítés lényege a folyamatos folyamatfejlesztés, a hiányelemzés és a pazarlás megszüntetése. Mint ilyen, a Hat Szigma prioritási mátrix nélkülözhetetlen eszköz az azonnali figyelmet igénylő kritikus problémák azonosításához.

A Hat Szigma prioritási mátrixok több – legalább két – adathalmazt hasonlítanak össze súlyozott kritériumok alapján. Ezek összetettebbek, mint a 2×2-es rácsmátrix, és alaposabb tervezési és alkalmazási folyamatot követnek.

Ez az ok-okozati prioritási mátrix példa több adatkészletet hasonlít össze. Forrás: Forrás: CIToolkit.com

Mikor érdemes prioritási mátrixot használni?

A prioritási mátrixot akkor használjuk, amikor választási lehetőségeket szeretnénk összehasonlítani, azzal a céllal, hogy előre meghatározott kiválasztási kritériumok alapján rangsoroljuk a lehetőségeket.

A projektek rangsorolásához

Nem minden projekt egyenlő. A projektmenedzserek és a csapatok számos megkötéssel küzdenek, hogy a projekt befejezésekor megállapodás szerinti eredményeket nyújtsanak. Annak érdekében, hogy ne pazarolják el az értékes időt és erőforrásokat, a szervezeteknek olyan projekteket kell rangsorolniuk, amelyek a legnagyobb hasznot hozzák a szervezet számára, és a legjobb esélyük van a megvalósítás sikerére.

Az idő jobb kezeléséhez

Ha úgy érzi, hogy a szokásos teendőlista már nem elég a termelékenységéhez, a prioritási mátrix egy alternatív eszköz az időgazdálkodáshoz. Egy egyszerű prioritási diagram segítségével (lásd a fenti 2×2-es mátrix ábrát) meghatározhatja:

• Melyek azok a feladatok, amelyek kritikusak és sürgősek, például a ma esedékes projektek, és amelyeket azonnal el kell végezni
• Melyek azok a feladatok, amelyeket el kell kerülnie, vagy amelyekre idejének kevesebb mint 5%-át kell fordítania, mint például az elhúzódó játék vagy az esztelen internetböngészés

A konszenzus elősegítése

Ha Ön a marketingvezető, és az osztályán hét különböző projekt verseng a finanszírozásért és a figyelemért, akkor egy tényeken alapuló, logikus folyamatra van szüksége annak meghatározásához, hogy mely projekteket kell rangsorolni. Attól függően, hogy kit kérdezel, a prioritások különböznek. A márkafelelős érthető módon a szervezet márkázási stratégiáját szeretné prioritásként kezelni, míg a termékfelelős a kutatást és fejlesztést szeretné az osztály prioritási listájának élén látni.

Még egy egyszerű prioritási táblázat is segíthet a konfliktusok megoldásában. Ha jól csinálják, lehetővé teszi a csapatok számára, hogy elsimítsák a nézeteltéréseket, és végül konszenzusra jussanak.

Hogyan használjuk a prioritási mátrixot

Hogyan kezdjük el használni a prioritási mátrixokat? Íme néhány általános iránymutatás.

1. lépés: Határozza meg a kritériumokat

Minden projekt egy céllal kezdődik. Minden termék, szolgáltatás vagy megoldás egy problémával kezdődik, amelyet meg akar oldani. És minden prioritási mátrix egy kritériumrendszerrel kezdődik, amely alapján a megoldásokat vagy elemeket értékelheti.

Tippek a kritériumok meghatározásához

• A kritériumoknak összhangban kell lenniük a projekt általános céljaival: Az Ön üzletfejlesztési céljaitól vagy a minősítendő lehetőségek jellegétől függően a kritériumok közé tartozhat a befolyásolhatóság, a probléma elterjedtsége és a felmérési pontszámok javításának valószínűsége. Az alábbi táblázat egy példát mutat arra, ha arról kellene döntenie, hogy mely munkavállalói motivációs problémákat vizsgálja meg.

Ebben a példában a rangsorolásra szánt elemek, a “motivációs problémák”, az 1. oszlopban sorelemként szerepelnek, míg az egyes rangsorolási kritériumok az egymást követő oszlopok címét adják. Forrás: Syque.com

• Pontozási értékek megállapítása: Az Ön pontozási értékei adják majd az összehasonlítás vagy a rangsorolás alapját. A pontszámok kiosztásának nincs egyetlen módja, ezért válassza ki a céljának legmegfelelőbb modellt vagy skálát.

Itt egy másik prioritási mátrix példa a Western Region Public Health Training Center-től. Vegye észre a jobb oldalon használt értékelési skálát. Forrás: V: YouTube

• Rendeljen súlyt minden egyes kritériumhoz: Minden egyes prioritási kritérium fontossági szintjét a kritérium súlya jelöli. A legtöbb modell egy bizonyos pontszámot oszt szét a kritériumok között – 100-at, mint a fenti “motivációs problémák” példában -, vagy egy számértéket rendel hozzá, mint az alábbi példában.

Meghatározza a mátrix kritériumsúlyát és pontszámértékeit. Forrás: Process.st

2. lépés: Értékelje a tételeket/megoldásokat

Ezzel a ponttal készen áll arra, hogy elkezdje a lehetőségek értékelését.

Tippek a megoldások értékeléséhez

• Értékelje a lehetőségeket együtt, csapatban, nem pedig egyedül: Azt szeretné, ha az értékelés releváns és objektív lenne. Nem akarja, hogy bárki elfogultsága egy kedvenc projektet részesítsen előnyben. Ha lehetséges, kérjen meg két különböző csapatot az egyes lehetőségek értékelésére, majd számítsa ki az átlagot.
• Hozzon össze olyan embereket, akik értik a problémát: Vonjon be szakértőket vagy a helyzetet alaposan ismerő embereket. Gondoskodjon arról is, hogy tájékozódjanak az értékelés céljáról, és adott esetben adjon át nekik olyan anyagokat, mint például a vállalati irányelvek és stratégiai tervek.

3. lépés: Számítsa ki a súlyozott pontszámokat

Ha már értékelte a lehetőségeket, elkezdheti kiszámítani az egyes lehetőségek súlyozott pontszámait. A súlyozott pontszámok kiszámításának módja attól függ, hogy milyen típusú prioritási mátrix használata mellett döntött.

Tippek a súlyozott pontszámok kiszámításához

• A súlyozott pontszám kiszámításához szorozza meg az egyes lehetőségek pontszámát a kritériumok súlyával: Ha ezzel megvagyunk, adjuk össze az összes súlyozott pontszámot, hogy megkapjuk az egyes lehetőségek összesített pontszámát. A legmagasabb kumulatív értékkel rendelkező opció a legmagasabb prioritású.

Ebben a példában a kumulatív pontszámok alapján (lásd az “összesített pontszám” sort) a B opció élvez elsőbbséget az A opcióval szemben. forrás: Process.st

• A nyers végeredményt, majd a relatív tizedes értéket kapja meg: A nyers végösszeg kiszámításához adjuk össze az egyes sorok tizedesértékeit. Ha ezzel megvagyunk, számítsuk ki a végösszeget. Ezután ossza el az egyes sorok összegét a főösszeggel, hogy megkapja a relatív tizedesértéket. Minél magasabb a relatív tizedesérték, annál magasabb a prioritás.

A lehetőségek relatív tizedesértékei alapján ebben a példában a diabéteszmegelőzési projektben a táplálkozás és a testmozgásórák élvezik a legmagasabb prioritást. Forrás: Nyugati Régió Közegészségügyi Képzési Központ YouTube-csatornája

4. lépés: Az eredmények összehasonlítása

Az értékelésnek objektívnek és elfogultságtól mentesnek kell lennie, ezért van értelme összehasonlítani az eredményeket a csapat többi tagjával. Így az esetleges nézeteltéréseket addig lehet megvitatni, amíg olyan megoldáshoz nem jutunk, amellyel mindenki egyetért.

Tippek az eredmények összehasonlításához

• Hasonlítsa össze és egységesítse az eredményeket: Most, hogy mindenki pontozta a lehetőségeket, itt az ideje, hogy az eredményeket összevonva összeállítson egy fő prioritási listát.
• Beszélje meg és tárgyaljon: A csapatoknál normálisak a nézeteltérések, ezért készüljön fel a kiigazításokra. Emellett jó gyakorlat, ha nyíltan megvitatjuk a prioritási pontszámokat, hogy kiszűrjük a rejtett szándékokat.

Fókuszáljon a megfelelő projektekre és gazdálkodjon jobban az idejével a megfelelő eszközökkel

Akár egyedül, akár egy csapattal dolgozik, az idő, a pénz és az energia véges erőforrások. A projektcsapatok esetében kritikus fontosságú, hogy a projektvezető biztos kézben tartsa a különböző érintett projektmenedzsment-folyamatcsoportokat – lényegében a projekt életciklusát – a projekt befejezésének elérése érdekében. Ezért van értelme a feladatokat és a projekteket aszerint rangsorolni, hogy melyik nyújtja a legnagyobb hasznot. Egy prioritási mátrix mindenképpen segíthet ebben.