11 tipp a sikeres boncoláshoz

Frissítés: Ezt a cikket 2015-ben írtam, de úgy gondoltam, hogy az új évvel a hátam mögött frissítenem kellene a boncolással kapcsolatban szerzett tapasztalataimmal. Utólag rájöttem, hogy kihagytam egy kulcsfontosságú tippet, amelyet minden boncolásomban szerepeltetni szoktam. Szóval, mi lenne jobb, mint a 10 tipp a sikeres boncoláshoz? Bemutatom az új és továbbfejlesztett 11 tippet a sikeres boncoláshoz. (Spoiler: az 5. számú új.)

Imádom a megbeszéléseket. Igazából, hadd tisztázzam. Szeretem a kreatív, stratégiára összpontosító megbeszéléseket, mint a brainstorm vagy annak emós unokatestvére, a Post-Mortem.

Mi az a post-mortem? Egyesek szerint egy holttest vizsgálata annak érdekében, hogy megállapítsák a halál helyes okát. Más, kiegyensúlyozottabb emberek számára (nem sértésként Dana Scully) egy megbeszélés (általában a projekt végén), amelynek célja a projekt sikeres vagy sikertelen elemeinek azonosítása és elemzése. Választ ad arra a kérdésre, hogy “Hogyan teljesítettünk?”

Néhányan túl macerásnak találják a “post-mortem” elnevezést. Inkább “visszatekintésnek” nevezik, amit én unalmasnak és fantáziátlannak tartok. Még ha egy projekt az elejétől a végéig nevetségesen sikeres öröm volt is, a post-mortem egy munka (vagy fázis) végét jelzi, és a csapata valószínűleg örül, hogy maga mögött tudhatja. Ha rajtam múlna, úgy hívnám, hogy “Szuper utóvizsgálati extravaganza!”. Most ne mondja nekem, hogy nem szívesebben menne el erre, mint a ” Retrospektívre.”

Nem csak egyszeri projektekhez

Sokan azt feltételezik, hogy a post-mortem csak egyszeri projektekhez való. Bár rendkívül fontosak a világosan meghatározott kezdő- és befejezési dátummal rendelkező projektek esetében – gondoljunk csak az alkalmazásokra, weboldalakra, infografikákra stb. – ugyanolyan hasznosak a folyamatos marketingtevékenységek esetében is. A havi, negyedéves vagy éves felülvizsgálatokkal a post-mortemek az átfogó képet is szem előtt tarthatják. Nyilvánvaló, hogy a havonkénti értékelés időigényes, de negyedévente néhány óra jól eltöltött idő.

Nem csak ügynökségeknek

A post-mortemek nem csak az ügyfelek megtartására vagy új ügyfelek megnyerésére törekvő ügynökségeknek szólnak. Ugyanilyen hasznosak a márka oldalán is. A marketingigazgatók ugyanúgy profitálhatnak abból, ha bármilyen kampány vagy projekt befejezése után utóvizsgálatot tartanak. Megjegyzendő, hogy egy tökéletes világban az utóvizsgálatba az ügyfél és az ügynökség csapata együttesen is bevonható. Ne feledje, ez a “Hogy sikerült?”

Szóval, most, hogy meggyőződött a post-mortem nagyszerűségéről, és valószínűleg már be is ütemezett egyet, íme 10 tippem, hogyan hozhatja ki a legtöbbet a post-mortemből:

(Megjegyzés: A tippek alkalmazásában nem egy folyamatban lévő projektre, hanem egy egyszeri, befejezési célú kampányra fogok utalni.)

Minden projektről készítsen utóvizsgálatot, legyen az bármilyen kicsi vagy nagy, és legyen bármilyen az eredménye.

Még ha egy projekt kicsi is, mindig felbukkannak olyan dolgok, amelyek segítenek tanulni a nagyobb projektekhez. Tegyük fel például, hogy a projekt kommunikációs problémák miatt késett. Ez egy kis projekt esetében néhány napos késedelemhez vezethet. De egy hatalmas projektnél ez akár hónapokat is késleltethet, és ami még fontosabb, kétszeresére növelheti a költségeket. Mindig szórakoztató beszélgetés a pénzügyi igazgatóval.

Fontos, hogy utóvizsgálatot kell tartani, függetlenül attól, hogy mennyire jól sikerült a projekt. Egyesek hajlamosak azt gondolni, hogy az utóvizsgálat csak arról szól, hogy mi ment rosszul. Én inkább úgy gondolok rá, hogy “hogyan sikerült és miért?”. Soha nem dolgoztam olyan projekten, amely tökéletesen ment volna. Hasonlóképpen, soha nem dolgoztam olyan projekten, amely teljes katasztrófa lett volna. Mindig van valami értékes tanulnivaló.”

“Abban a percben, amikor nem tanulsz, azt hiszem, halott vagy.”
Jack Nicholson

Tervezd be az utóvizsgálatot közvetlenül a projekt befejezése után.

Ha olyan vagy, mint én, a projekt részletei elpárolognak az emlékezetedből, amikor a nagy dobás befejeződik. Ha egy projekt jól megy, a jól végzett munka fényében szem elől tévesztjük a problémákat. Ha egy projekt rosszul megy, szem elől tévesztjük a sikereket, miközben próbáljuk kitalálni, mi volt a hiba. Végezze el a boncolást, amíg a részletek még frissek. Bónuszpontokat kap, ha előre beütemezi őket.

“A leghalványabb tinta is jobb, mint a legjobb emlékezet.”
Kínai közmondás

Állítson fel konstruktív gondolkodásmódot.

Ez messze a legfontosabb tipp ezen a listán. A boncolás nem a hibák kiemeléséről szól, azzal a céllal, hogy hibáztassuk őket. Nem az alkalmazottak teljesítményének felülvizsgálatáról szól. Hanem a munka és az eredmény felülvizsgálatáról a csapat és a személyes fejlődés érdekében. Konstruktívnak kell lennie.

Ezért fontos, hogy a csapata a megfelelő gondolkodásmódban legyen: pozitív és tanulásra összpontosító, nem pedig védekező vagy túlkritikus. Ennek legjobb módja, ha a beszélgetést valami pozitív dologgal kezdjük. Általában minél erősebbnek vagy büszkébbnek érzik magukat, annál hatékonyabban tudják feldolgozni az építő jellegű kritikát.

Mint az egyik csapattagom mindig szereti mondani, amikor a dolgok rosszul mennek: “Nos, senki sem halt meg, szóval…”. Emlékeztessen mindenkit, hogy bármilyen kínos is egy baklövés, lehet belőle tanulni. Nyilvánvaló, hogy ez nem működik, ha valaki meghalt, de eddig még egyetlen Portent projekt sem ölt meg senkit… ezt mondták nekem.

“Én az a fajta ember vagyok, aki szereti megteremteni azt a környezetet és gondolkodásmódot – nem azért, mert szándékosan csinálom, hanem mert így szeretek élni -, ahol a cateringtől kezdve a sminkeseken át a fodrászokig, a ruhatárosokig, a villanyszerelőktől, az operatőrökig, a világosítókig, a hangosítókig, tudod, ez a mi filmünk; együtt vagyunk, és megvan ez a bajtársiasság és ez a közelség.”
Steve McQueen

Készítsünk napirendet.

Még egy laza megbeszélésnek is szüksége van napirendre. Az utolsó dolog, amit akarunk, az egy teljesen rendezetlen zűrzavar, ami egy órával később úgy hagyja el az embert, hogy fogalma sincs arról, mit is tanult valójában. Egy napirend tulajdonképpen segít az összes tippben, amiről eddig beszéltem.

Itt egy minta napirend egy hatékony utólagos megbeszéléshez:

1. Tónus meghatározása / formátum magyarázata (5 perc) – Ez talán a legkritikusabb, sarkalatos 5 perc a megbeszélésen. Itt emlékezteti a csoportot, hogy ez a boncolás a konstruktív elemzésről szól. Itt az esélye, hogy irányítsa a csoport gondolkodásmódját, és remélhetőleg elérje, hogy ellazuljanak, és elég biztonságban érezzék magukat egy igazán produktív üléshez.
2. A projekt összefoglalása (2 perc) – Ennyi. Összefoglalót adsz arról, hogy miről szólt a projekt, és mik voltak a kezdeti elvárások. Ez lehetővé teszi, hogy a mérhető célokra összpontosítson, így objektíven értékelheti, hogy a projekt sikeres volt-e.
3. Az eredmény összefoglalása (3 perc) – Bár előfordulhat, hogy megoszlanak a vélemények arról, hogy mindenki szerint hogyan ment a folyamat, általában elég egyértelmű elképzelés van arról, hogy a célt sikerült-e elérni. Elégedett volt az ügyfél? (Ez lehet a szó szoros értelmében vett ügyfél, de lehet a saját céged CMO-ja is.) A költségek meghaladták a költségvetést? A terméket időben leszállították?
4. Csapattagok kérdései (40 perc) – Ez az utólagos vizsgálat lényege. Ahol ez az egész előkészítés kifizetődik. Itt indul be igazán a beszélgetés, és a csapattagok lehetőséget kapnak arra, hogy megszólaljanak. Segít, ha egy személynek felteszünk egy kérdést, és lehetővé tesszük, hogy az emberek egymásról beszélgessenek. A lényeg az, hogy mindenki lehetőséget kapjon arra, hogy hozzászóljon. Az alábbi kérdéseket szoktam feltenni:
   1. Büszke vagy az elkészült eredményeinkre? Ha igen, mitől lettek nagyszerűek? Ha nem, mi volt rossz vagy hiányzott?
   2. Megkaptuk a kívánt eredményeket, és volt-e hatása?
   3. Melyik módszerünk vagy folyamatunk működött különösen jól?
   4. Melyik módszerünk vagy folyamatunk használata volt nehéz vagy frusztráló?
   5. Hogyan csinálná másképp legközelebb, hogy elkerülje ezt a frusztrációt?
   6. Mit tehetnénk még jobban legközelebb?
   7. Mi volt a projekt legelégedettebb vagy szakmailag legjobban kielégítő része?
5. Összefoglaló (10 perc) – Itt megköszöni mindenkinek a részvételt, és tudatja velük, hogy hamarosan érkeznek a jegyzetek.

Kétségtelenül nagy kihívás lehet menet közben tartani ezt a napirendet, de az utolsó dolog, amit tenni akar, hogy megakadályozza a beszélgetés szerves folyását. A legtöbbször a beszélgetés természetesen ugrik egyik kérdésről a másikra. A fontos az, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden egyes válasz egy-egy beszélgetés, és mindenki tudjon rájuk reagálni.”

“Ha nem készülsz fel, akkor a kudarcra készülsz.”
Benjamin Franklin

Küldjön ki egy kérdőívet minden résztvevőnek a megbeszélés előtt.

A napirend rendkívül fontos, de nehéz lesz betartani a menetrendet, ha a résztvevők maguk sem készülnek fel úgy, hogy átgondolták az összes tervezett kérdést. Ha még nem gondolták végig a kérdéseket, garantálom, hogy ha megkérdezi tőlük, milyen módszerek vagy folyamatok működtek jól, legalább 10-20 másodpercig üres tekinteteket fog kapni.

Ez két okból is eredményes. Először is, nagyobb valószínűséggel kapsz jobb válaszokat. Nehéz helyben kitalálni valamit, aminek van tartalma. Másodszor, amikor valaki végre úgy érzi, hogy van egy jó válasza, senki más nem fogja meghallgatni, mert azzal van elfoglalva, hogy maga is kitaláljon egy jó választ.

Az egyszerű napirend mellett tehát gondoskodjon arról, hogy minden résztvevőnek küldjön egy listát a kérdésekről, amelyeken a megbeszélés előtt gondolkodniuk kell. A legjobb, ha elegendő időt ad nekik erre, hogy ne az utolsó pillanatban, közvetlenül az utólagos megbeszélés előtt rohanjanak.”

“Ki kell nyitnunk a lehetőségek kapuit. De fel kell készítenünk az embereinket arra is, hogy be tudjanak lépni ezeken az ajtókon.”
Lyndon B. Johnson

Kijelölni a moderátort.

A napirend mellett kell lennie egy személynek, aki felelős a megbeszélés moderálásáért. Ez általában ugyanaz a személy, aki a napirendet összeállította és az utólagos megbeszélést ütemezte. Ha van egy moderátor, az nemcsak a beszélgetésnek teremt ütközősíneket, hanem a csapat többi tagjának is megadja a szabadságot, hogy elmondhassák a véleményüket anélkül, hogy túlzottan aggódnának a struktúra vagy a folyamat miatt.

A jó moderátor megfelelő mennyiségű mozgásteret ad a beszélgetésnek ahhoz, hogy egy érintőleges témával foglalkozzon, mielőtt visszaszabályozná azt.

A moderátornak kell lennie annak is, aki jegyzeteket készít. Javaslom, hogy használjon fehér táblát. Ez lehetővé teszi a csapattagok számára, hogy ahelyett, hogy eszeveszetten firkálgatnák a jegyzeteket, továbbra is elkötelezettek maradjanak.

“Megismételnéd azt a részt, ahol mindent elmondtál a dolgokról?”
Homer Simpson

Maradjon laza.

Amint már említettem, szeretem a kreatív stratégiai megbeszéléseket. Ezek általában lazábbak és ezért szórakoztatóbbak. A rettegett, nagy feszültséggel járó utólagos megbeszélések megölik a kreativitást, és a csapatodat a személyes burokba zárják. Az ilyen megbeszélések olyan produktívak, mint egy csapatszintű szunyókálás.

Az idő nagy részében kényelmetlen dolgokat fedezel fel. Szándékosan segítse elő a nyugodt környezetet. Ha kora reggel van, hozzon kávét és fánkot. Ha később van a nap folyamán, hozz sört és nos… fánkot. Mindig hozzon fánkot.

“A vidám lelkiállapot, amelyet a lazítás erősít… az a gyógyszer, amely a félelem minden szellemét elűzi.”
George Matthew Adams

Bátorítsa a részvételt.

Az utóvizsgálat célja a projektbe való elmélyülés és a csapatként való tanulás. Azáltal, hogy a csoportban mindenki nézőpontját felszínre hozzák – akik közül sokan gyakran inkább a gyomorban vannak -, lehetővé teszik, hogy olyan mikroszintű problémákat fedezzünk fel, amelyek komoly makrohatást adnak össze. Ha csak néhány csapattag szólal meg, mindenképpen kérdezzük meg a többieket, hogy milyen gondolataik vannak. Néha csak egy kis bátorítás kell ahhoz, hogy az emberek szívesen beszéljenek.”

“A csapatmunkában a csend nem arany, hanem halálos.”
Mark Sanborn

Hagyja hátra a laptopokat.

A kreatív brainstormokhoz hasonlóan én is jobban szeretem, ha a post-mortemek képernyő nélküli ügyek. Az embereket bátorítjuk, hogy hozzanak magukkal jegyzeteket, de a számítógépek gyakran jobban elvonják a figyelmet, mint amennyit érnek. Azok számára, akik amúgy is haboznak megosztani a gondolataikat, semmi sem rosszabb, mint megnyílni és rájönni, hogy az emberek nem figyelnek. Az utólagos megbeszélésnek párbeszédet kell teremtenie, és ide-oda kell pattogtatnia a gondolatokat és ötleteket. Ebben a folyamatban nincs helye a számítógépnek – még a jegyzetelésnek sem. (Később elmagyarázom, miért.)

“A sikeres harcos az átlagember, lézeres fókusszal.”
Bruce Lee

Developable takeaways.

A legtermékenyebb post-mortem sem jó, ha nincsenek egyértelmű, megvalósítható tanulságok. A “csináld jobban” valóban nemes tanulság, de hogyan cselekszünk legközelebb? Konkrét tennivalókra van szükség, amelyekre a csapat a következő projekt hevében is emlékezni tud.

Az előző példánkban, ha a kommunikáció volt a probléma, talán az lenne a megvalósítható tanulság, ha rendszeresebb, személyes ellenőrzéseket tartanánk.

A megvalósítható tanulságok egyértelmű elvárásokat támasztanak. A csapat felelősségre vonhatja egymást ezek megvalósításáért a következő projektben.

“Egy szervezet képessége a tanulásra, és a tanultak gyors cselekvésre való átültetése a végső versenyelőny.”
Jack Welch

Megosztani a tanulságokat a munka után.

Nincs itt semmi úttörő. Az utolsó fontos tipp, hogy ossza meg a boncolás utáni tanulságokat bárkivel, akinek hasznára válhat az újonnan felfedezett bölcsesség gyöngyszemei. Ebbe mindenképpen beletartoznak a boncolás utáni résztvevők is. De szánjon időt arra is, hogy megkeressen másokat a vállalatában, akik ugyanezekkel a kihívásokkal küzdenek.”

“Ossza meg a tudását. Ez egy módja a halhatatlanság elérésének.”
Őszentsége a Dalai Láma

Míg e tippek közül néhány kicsit merevebb, mint mások, a legfontosabb dolog, amit nem szabad elfelejteni, hogy a post-mortem jellegét könnyedén, de mégis produktívan és hatásosan tartsa meg. Ha sikerrel jársz, végignézheted, ahogy a csapatod mérhetetlenül értékes felismerésekkel gazdagodik, amelyek a következő projektet még jobbá teszik.

Vagy ha ez az egész túl sok, akkor mindenképpen nevezd el Szuper Post-Mortem Extravaganzának. És hozzon fánkot.