Elköszönő levél példa egy új ügyfélnek.
Mit kell még figyelembe venni, amikor üdvözlő levelet írunk az ügyfeleknek
Az üdvözlő levél
Az üdvözlő levél olyan levél, amelyet mások udvarias üdvözlésére és bemutatására írnak egy szervezetnek. Ezeket küldhetik egy iskola új diákjainak, egy vállalat új alkalmazottainak, egy konferencia résztvevőinek stb. Az üdvözlő levelek elsődleges célja, hogy növeljék a címzettek morálját, és tudassák velük, hogy mostantól fontos részei a csapatnak. A leveleket udvariassági gesztusnak tekintik, és a legkedvesebb módja annak, hogy megmutassák a címzettnek, hogy értékelik a jelenlétét, erőfeszítéseit vagy érdeklődését valamilyen tevékenység iránt. Az üdvözlő levelek olyan fontos információkat is tartalmazhatnak, amelyekkel a címzettek még nem biztos, hogy tisztában vannak.
A köszöntő levelek írásakor az a cél, hogy a címzettek “otthonosan” érezzék magukat. Ezért a lehető legbarátságosabbnak kell lennie. Kezdje azzal, hogy hivatalosan bemutatja a szervezetet a címzettnek. Udvariasan köszönje meg és gratuláljon neki, hogy a csapat tagja lett. Biztosítsa a címzettet, hogy jó döntést hozott, amikor az Ön szervezetét választotta. Ügyeljen arra, hogy a címzettet a nevén szólítsa meg. Legyen rövid, és csak a szükséges információkat tartalmazza. Zárja a levelet azzal, hogy ismét köszönetet mond a címzettnek, és írja alá a nevével és a címével.
Az ügyfeleknek szóló levelek
Az ügyfeleknek szóló levelek olyan levelek, amelyeket egy személy vagy szervezet ír más személyeknek és/vagy szervezeteknek, akik a feladó termékeiből vagy szakmai szolgáltatásaiból hasznot húznak. Ezek lehetnek üdvözlő levelek, amelyekben üdvözlik az ügyfeleket a szervezetben, bemutatkozó levelek, amelyekben bemutatnak egy terméket vagy szolgáltatást az ügyfeleknek, vagy köszönőlevelek, amelyekben megbecsülik az ügyfeleket a folyamatos támogatásukért. Ezek lehetnek válaszlevelek is, amelyekkel az ügyfelek kérdéseire válaszolnak, vagy tájékoztató levelek, amelyekkel értesítik az ügyfeleket olyan fontos ügyekről, mint a termékekre és szolgáltatásokra vonatkozó kedvezmények, irodák áthelyezése stb. Alapvetően egy ügyfélnek szóló levél szinte bármi lehet, feltéve, hogy bármit is közöl, az üzleti vonatkozású.
Az ügyfeleknek szóló levelek üzleti levelek, ezért hivatalosnak és szakszerűnek kell lenniük. A levelet megfelelő üdvözléssel kezdje. Világosan fogalmazza meg a levél célját. Ha az ügyfélnek egy bizonyos sürgős intézkedést kell megtennie, mindenképpen adja meg pontosan, hogy mit kell tennie. Legyen rövid és egyenes, és kerülje a lényegtelen részletek hozzáadását. Zárja a levelet azzal, hogy melegen felkéri a címzettet a válaszadásra vagy a szükséges intézkedés megtételére. Írja alá a levelet, és adja meg elérhetőségét. Nyomtassa ki a levelet a vállalat levélpapírjára.