Ein altbewährtes Hilfsmittel im Bereich der Produktivität ist die Laufmappe, ein Erinnerungssystem, das als Ergänzung zu Ihrem normalen Kalender- und Terminplanungssystem dienen soll. Obwohl es verschiedene Arten von Laufzetteln gibt, ist das bekannteste (vor allem dank David Allens Getting Things Done und Merlin Manns 43 Folders) das 43-Ordner-System mit 31 nummerierten „Tages“-Ordnern und 12 mit den Monaten des Jahres beschrifteten Ordnern.
Die Idee ist ganz einfach: Alles, woran Sie an einem zukünftigen Datum erinnert werden müssen, kommt in Ihren Laufzettel. Jeden Morgen wird der Ordner dieses Tages herausgezogen und der Inhalt in Ihren Posteingang gelegt, und was immer Sie dort Tage, Wochen oder Monate zuvor abgelegt haben, ist sofort zur Hand, wenn Sie es brauchen.
Die Einrichtung mit 43 Ordnern macht es möglich – ja sogar einfach -, Erinnerungen für bis zu einem Jahr im Voraus festzulegen. Jeder nummerierte Ordner steht für einen Tag des Monats. Dahinter sind alle mit den Monaten beschrifteten Ordner angeordnet, wobei der Ordner des nächsten Monats im Vordergrund steht. Da heute also der 5. September ist, steht vorne der Ordner 5, gefolgt von 6-31, dann Oktober bis zum nächsten September. Wenn ich den heutigen Ordner leere, lege ich ihn am Ende der nummerierten Ordner ab, so dass „6“ bereitsteht, um morgen herausgezogen zu werden.
Am Ende des Monats wird der Oktober-Ordner geöffnet und sein Inhalt in die entsprechenden nummerierten Tage gelegt, und der geleerte Ordner wird am Ende der Monate abgelegt. Auf diese Weise entsteht ein fortlaufender Zyklus von Ordnern, der jeden Morgen den Ordner mit dem Inhalt des jeweiligen Tages präsentiert.
Was in die Ordner kommt, bleibt Ihnen überlassen, aber alles, was datiert ist, ist ein guter Kandidat: Rechnungen, Rechnungen, datiertes Material, das verschickt werden soll, Konzert- und Showtickets, Reisedokumente und so weiter. Andere Dinge, von denen Sie wissen, dass Sie sie an einem bestimmten Tag brauchen, können ebenfalls hinzugefügt werden, z. B. Ihr Reisepass an dem Tag, an dem Sie das Land verlassen, oder Ihr Scheckbuch für den Tag, an dem Sie die Rechnung bezahlen müssen.
Wiederkehrende Ereignisse, an die Sie sich erinnern wollen – wie das Gießen der Pflanzen alle drei Tage – können auf Karteikarten geschrieben werden. Man leert die Mappe in den Posteingang, bearbeitet den Posteingang, sieht die Erinnerung, gießt die Pflanzen und legt die Karte in den Termin, der drei Tage später ansteht.
Einige Leute benutzen die Karteikarte als „Ausstieg“ aus ihrem Posteingang. Das heißt, wenn sie am Ende des Tages ihren Posteingang noch nicht geleert haben, wandert alles in den morgigen Ticker. Ich bin kein großer Befürworter dieser Vorgehensweise, aber ich nehme an, es verschafft ihnen eine gewisse psychologische Befriedigung, wenn sie am Ende des Tages mit einem leeren Posteingang nach Hause gehen.
Das Schwierigste an der Verwendung einer Laufmappe ist, sie tatsächlich zu benutzen. Es kann eine Weile dauern, bis man sich angewöhnt hat, Dinge in die Kartei zu legen und sie dann jeden Tag zu überprüfen, um sie wieder herauszuholen. Vielleicht müssen Sie sogar das tun, was ich getan habe, als ich anfing, eine Kartei zu benutzen: Setzen Sie eine Erinnerung für Ihre Erinnerungen! Das heißt, ich habe in Outlook eine Aufgabe „Laufzettel prüfen“ angelegt und sie so eingestellt, dass sie jeden Morgen wiederkehrt. Natürlich habe ich es jeden Morgen vergessen, bis die Benachrichtigung kam, die mich daran erinnerte.
Mit der Zeit wird die Verwendung der Kartei zur Gewohnheit. Je mehr Dinge Sie hineinlegen, desto wahrscheinlicher wird es, dass Sie sie überprüfen, und je öfter Sie sie überprüfen, desto wahrscheinlicher wird es, dass Sie Dinge hineinlegen. Die beiden Gewohnheiten verstärken sich gegenseitig, so dass Sie nach einer Weile eine „kritische Masse“ erreichen und die Vergesslichkeit kein Problem mehr darstellt.
Um dieses Ziel zu erreichen, ist es sehr hilfreich, wenn Sie Ihre Laufzettel irgendwo gut sichtbar aufbewahren (ohne im Weg zu sein). Tischablagekästen sind dafür perfekt geeignet – sie sind in der Regel weniger als 30 cm tief, nehmen nicht viel Platz weg, es gibt sie in einer Vielzahl attraktiver (und, wie ich zugeben muss, auch weniger attraktiver) Designs, und ihre offene Oberseite bedeutet, dass es nicht das geringste Hindernis für die Entnahme der heutigen Datei gibt.
Konsequent eingesetzt, kann eine Schnellhefterdatei zu einem wichtigen Teil Ihres „Außenbordgehirns“ werden, das Dinge für Sie hervorholt, wenn Sie sie brauchen, und sie aus dem Weg hält, wenn Sie sie nicht brauchen. In der heutigen hochtechnisierten Welt ist das sogar ein wenig beruhigend: einfach, dezidiert low-tech und effektiv.
Bonustipp: Auf diesen Tipp bin ich hier gestoßen, und er ist so gut, dass ich ihn aufnehmen musste. In den 43 Standardordnern stehen zwar die Daten, aber nicht die Namen der Tage, was verwirrend sein kann. Verwenden Sie Heftklammern, die mit den Wochentagen beschriftet sind und oben an den vorderen 7 Ordnern befestigt werden, um die Tage zu kennzeichnen. Wenn Sie die einzelnen Ordner herausnehmen und nach hinten legen, befestigen Sie die Klammer an dem Ordner, der nach dem letzten Ordner mit einer Büroklammer liegt. Genial!