Wie man eine Kanzlei gründet: Checkliste für die Kanzleigründung

Sie möchten eine Kanzlei eröffnen? Im Folgenden finden Sie eine einfache, grundlegende Checkliste für die Einrichtung Ihrer Kanzlei, die jedoch je nach Ihren individuellen Bedürfnissen, der Art des von Ihnen praktizierten Rechts, dem Personalbedarf und verschiedenen anderen Faktoren variieren kann.

Name Ihrer Kanzlei

In gewisser Hinsicht ist dies eine der wichtigsten Entscheidungen, die Sie treffen müssen, da Ihre Kanzlei mit dem von Ihnen gewählten Namen identifiziert und in Erinnerung behalten wird. Traditionell waren die Namen der Anwälte, die an der Gründung einer Kanzlei beteiligt waren, ein sicherer Weg, um eine Kanzlei zu gründen. Manche sind jedoch der Meinung, dass diese Namensgebung nicht ausreicht, um ihre Kanzlei zu profilieren und sie für potenzielle Mandanten attraktiv zu machen, und wählen stattdessen einen Namen, der sich auf ihr Fachgebiet bezieht. Vergessen Sie nicht, die gleichen Überlegungen auch bei der Wahl des Domänennamens für Ihre Kanzleihomepage anzustellen.

Standort, Standort, Standort!

Auch wenn die Bedeutung des Standorts für ein kleines Unternehmen im Zusammenhang mit einer Anwaltskanzlei bis zu einem gewissen Grad abnimmt, ist er doch immer noch ein wichtiger Faktor. Einige Anwälte, vor allem in der Anfangsphase, entscheiden sich aus finanziellen Gründen für die Arbeit von zu Hause aus. Andererseits sind Besprechungen mit Mandanten und die Führung einer Kanzlei von zu Hause aus in der Regel keine langfristige Option, so dass es sich lohnen kann, von Anfang an einen Bürostandort zu wählen. Auch die gemeinsame Nutzung von Büroräumen kann die finanziellen Auswirkungen für den Anwalt oder die Kanzlei, die gerade erst anfangen, verringern. Virtuelle Kanzleien werden jedoch immer mehr zu einer guten Wahl für Einzelanwälte.

Genehmigungen, Lizenzen und Identifikationsnummern.

Ihre Kanzlei wird mit Sicherheit eine bundesweite Arbeitgeber-ID-Nummer (EIN) benötigen, und es kann zusätzliche staatliche oder lokale Lizenzanforderungen geben, die je nach Ort variieren.

Büroausstattung

Sie werden Möbel und Elektronik benötigen:

• Telefonanlage und erforderliche Dienstleistungen;
• Computer, Software, Drucker, Scanner
• Fotokopiergerät
• Faxgerät (falls Sie eines benötigen)

Personal

Wenn Sie ein wirklich praktischer Anwalt sind, können Sie die alltäglichen Aufgaben einer Einzelkanzlei selbst erledigen und die Kosten wirklich senken. Aber ist es wirklich sinnvoll, die Hälfte Ihrer Zeit damit zu verbringen, Akten abzulegen, Rechnungen zu bezahlen und die Telefone zu besetzen? Wenn eine Praxis erst einmal läuft, werden diese Art von Verwaltungs- und Büroaufgaben sehr zeitaufwendig, und Sie werden wahrscheinlich Hilfe brauchen, um sie zu erledigen.

Bibliothek

Ein Anwalt braucht eine anständige Bibliothek, um richtig arbeiten zu können, aber eine anständige Bibliothek ist nicht nur teuer, sondern aufgrund der sich ständig weiterentwickelnden Gesetzgebung auch eine ständige Ausgabe. Die meisten Leitfäden für die Praxis und natürlich die gesamte Rechtsprechung werden ständig aktualisiert, und es ist ein teures Unterfangen, eine aktuelle Bibliothek zu haben. Durch die Wahl eines Standorts in der Nähe einer zugänglichen juristischen Bibliothek können diese Kosten jedoch vermieden werden, und auch die Nutzung von Online-Ressourcen kann in Betracht gezogen werden.

Entwurf und Einrichtung der erforderlichen Bürosysteme

Der tägliche Betrieb einer Kanzlei erfordert die Einführung verschiedener Methoden. Nachfolgend einige der wichtigsten Systeme:

1. Registratur- und Kalendersysteme – Eine Kanzlei muss unbedingt über ein elektronisches oder anderes System für die Registrierung von Fällen und die Erstellung von Kalendern verfügen. Ein Anwalt sollte von vornherein wissen, dass er sich bei seiner Arbeit nicht auf sein Gedächtnis verlassen kann.
2. Buchhaltung – Für die Buchhaltung gibt es zahlreiche Software-Optionen, und natürlich ist es immer eine gute Idee, einen Buchhalter zu engagieren oder sich mit ihm anzufreunden.
3. Zeiterfassung und Abrechnung – Die Zufriedenheit der Mandanten und das Geldverdienen gehen Hand in Hand, wenn ein gutes Zeiterfassungs- und Abrechnungssystem eingerichtet wird. Wenn den Mandanten die geleistete Arbeit regelmäßig und rechtzeitig in Rechnung gestellt wird, kann eines der häufigsten Kopfschmerzen von Anwälten – der verärgerte Mandant, der wegen der Abrechnung anruft – häufiger vermieden werden.
4. Ablage – Für einen Anwalt ist es wichtig, leicht auf Akten zugreifen zu können und Dokumente kurzfristig zu finden, und die Einrichtung eines zuverlässigen Ablagesystems ist von entscheidender Bedeutung. Obwohl es zahllose Methoden gibt, ist es für den organisierten Anwalt von größter Bedeutung, sich für eine zu entscheiden und diese konsequent anzuwenden.
5. Konflikte – Die Einrichtung eines Systems zur Überprüfung von Konflikten ist ein wichtiges Thema für den Anwalt. Für einen Solo-Anwalt, der gerade sein Jurastudium beendet hat, ist dies in der Regel weniger ein Problem, aber es ist gut, das System frühzeitig zu etablieren.

Vorräte

Eine Anwaltskanzlei benötigt in der Regel die übliche Büroausstattung, einschließlich Papier, Umschläge, einen großen Vorrat an Haftnotizen, Stifte, Bleistifte, Hefter, 2- und 3-Loch-Locher, einen chronologischen Datumsstempel, Aktenordner, Gummibänder, Klebeband, Ordner, Klammerentferner, Büroklammern, farbige Haftnotizen und mehr. Am besten gehen Sie in den nächsten Bürobedarfsladen und räumen die entsprechenden Gänge aus.

Weitere wichtige Überlegungen

Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie bei der Eröffnung einer Anwaltskanzlei beachten sollten.

1. Eröffnen Sie die notwendigen Konten für Ihre Kanzlei, wie z.B. ein Treuhandkonto, und erstellen Sie ein Budget für die Kanzlei.
2. Schließen Sie die notwendigen Versicherungen ab, wie z.B. eine Berufshaftpflichtversicherung. Der Abschluss und die Aufrechterhaltung von Berufshaftpflicht- und Zusatzversicherungen sind von entscheidender Bedeutung.
3. Bestimmen Sie, welche Art von Marketing und Werbung Sie einsetzen werden. Da eine Anwaltskanzlei im wahrsten Sinne des Wortes ein Unternehmen ist, sollten Marketing und Werbung ein wichtiger Aspekt sein. Online-Werbung, Newsletter, Broschüren, Beschilderung und Visitenkarten sind verschiedene Möglichkeiten, die Sie in Betracht ziehen sollten.

Das Fazit

Die Eröffnung einer Anwaltskanzlei kann eine Herausforderung sein, die sich jedoch äußerst lohnen kann. Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten zur Berufshaftpflichtversicherung und zum Kanzleimarketing im FindLaw’s Law Practice Management Center.