Wie man eine E-Mail zur Bestätigung eines Termins beantwortet

Als Berufstätiger, Unternehmer, Freiberufler oder Manager erhalten Sie wahrscheinlich regelmäßig E-Mails mit der Bitte, Ihr Interesse oder Ihre Verfügbarkeit für ein Treffen, eine Veranstaltung oder eine Aktivität zu bestätigen. Dies geschieht, um die Frustration zu vermeiden, einen Termin mit Ihnen zu vereinbaren und dann eine schockierende Enttäuschung zu erleben.

Warum ist das so?

Ist es möglich, dass Ihr Gastgeber denkt, Sie könnten sich nicht an einen Termin erinnern; er/sie denkt, Sie könnten den Termin nicht ernst nehmen; oder er/sie ist sich Ihrer Verfügbarkeit nicht sicher? Dafür kann es viele Gründe geben. Was auch immer der Fall ist, wenn Sie Enttäuschungen vermeiden wollen, müssen Sie Termine per E-Mail bestätigen, entweder als Empfänger oder als Absender.

Terminbestätigung per E-Mail

Eine E-Mail ist eine der besten Möglichkeiten, Termine zu bestätigen. Sie nimmt weder Ihre Zeit noch die des Empfängers in Anspruch wie ein Telefonanruf. Wenn der Empfänger ein versierter Internetnutzer ist, kann er Ihre E-Mail sogar als Teil seiner E-Mail-To-Do-Liste einrichten, um sich daran zu erinnern.

Hier sind zehn Tipps zur Bestätigung von Terminen per E-Mail:

1 – Machen Sie sich klar

Machen Sie sich klar, um Ihren Termin auf die bestmögliche Weise zu bestätigen. Klarheit ist eine gute Möglichkeit, dem Empfänger Ihrer E-Mail zu versichern, dass Sie sich zu einer bestimmten Zeit mit ihm treffen werden. Klarheit macht Ihre Terminbestätigung auch effektiv.

Beispiel I: Bestätigung von Terminen per E-Mail

RE: Bestätigung eines Termins mit FRANK WALES

Sehr geehrte Frau Allen,

Ich möchte Ihren Termin mit Frank Wales morgen, am 25. August um 13 Uhr bestätigen. Bitte kontaktieren Sie mich bei Fragen und halten Sie mich auf dem Laufenden, falls sich etwas ändern sollte.

Genehmigt,

Linda Brown,

Sekretärin, Lester Wester Limited

2 – Fassen Sie sich kurz und präzise

Fassen Sie sich kurz, wenn Sie einen Termin per E-Mail bestätigen. Fassen Sie sich kurz und einfach. Geben Sie insbesondere die Uhrzeit und das Datum des Termins an.

Beispiel II: Bestätigung von Terminen per E-Mail

RE: Shawn Williams – Terminbestätigung

Sehr geehrter Clinton,

Dies ist eine besondere Erinnerung, um Ihr Treffen mit Shawn Williams morgen, am 18. Juni, bis 10 Uhr zu bestätigen.

Ihr Treffen ist in Lintel Scraps, Büro 12 im Erdgeschoss in der Lanceman Street, geplant. Der Ort ist mit dem Taxi erreichbar.

Hier ist Shawns Handynummer, nur für den Fall, dass Sie Fragen haben: +98157479837.

Bitte kontaktieren Sie mich, wenn Sie Fragen haben. Ich bin bereit, die notwendige Unterstützung zu geben.

Vielen Dank und ein tolles Treffen.

Mit freundlichen Grüßen,

Alice Maxwell

Verwaltungsassistentin von Shawn Williams, Lintel Scraps Limited

[email protected]

3 – Machen Sie es zu einem Erinnerungsauftrag

Genauso wie im obigen Beispiel ist es offensichtlich, dass die Terminbestätigung im Grunde ein Auftrag ist, Clinton an sein Treffen mit Shawn Williams zu erinnern. Sie ist klar formuliert und enthält Angaben zu Uhrzeit, Datum und Ort. Eine gute Art, einen Termin per E-Mail zu bestätigen, ist es, daraus eine Erinnerung zu machen.

4 – Seien Sie detailliert

Eine gute Art, einen Termin zu bestätigen, ist es, detaillierte Informationen zu geben. Clinton hat alle Informationen, die er braucht, um pünktlich bei Shawn Williams zu sein. Er kann sich telefonisch an Shawn Williams oder die Verwaltungsassistentin wenden, wenn es Probleme bei der Suche nach dem Ort des Treffens gibt.

Siehe E-Mail-Beispiele für das Annehmen und Ablehnen von Einladungen hier.

Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihrem Gesprächspartner keinen Grund geben, den Termin zu versäumen. Es ist ärgerlich, wenn man nach dem Verpassen des Termins erfährt, dass man den Veranstaltungsort nicht finden konnte.

5 – Machen Sie die E-Mail nicht zu lang

Wenn Sie Ihre E-Mail zu lang machen, verliert der Empfänger das Interesse und die Nachricht geht verloren. Halten Sie das Interesse des Empfängers aufrecht, indem Sie sie kurz und interessant halten.

Beispiel III: Bestätigung von Terminen per E-Mail

Sehr geehrte Frau Roberts,

ich freue mich, dass Sie morgen, am 21. Januar, um 9 Uhr in unserem Regionalbüro für das Treffen mit unserem Team zur Verfügung stehen.

Sie können mich unter dieser Handynummer erreichen, falls Sie Fragen haben oder Ihre Pläne ändern.

Danke und ich freue mich darauf, Sie morgen zu treffen.

Gemütlich,

Evelyn Coker

Produktionsdirektorin, Micara Productions

6 – Kommen Sie auf den Punkt

Sie brauchen keine Gelegenheit zu vergeuden, um Ihrem Empfänger klar zu machen, dass Sie einen Termin bestätigen wollen. Kommen Sie sofort auf den Punkt, damit Ihr Leser nicht unnötig nach unten scrollt.

Sehen Sie hier Beispiele für Einladungs-E-Mails.

7 – Halten Sie sich an ein professionelles Format

Eine professionelle E-Mail muss das Datum, die Begrüßung, die Referenz, den Text und den Schluss enthalten. Geben Sie Ihren Kunden keinen Schrott im Namen einer Terminbestätigung. Hier ist ein gutes Beispiel für eine professionelle E-Mail.

Beispiel IV: Bestätigung eines Termins per E-Mail

Datum: 23. September 2012.

RE: Bestätigung eines Termins

Sehr geehrter Herr Robinson,

ich schreibe Ihnen, um einen Termin mit Ihnen am 24. September 2015 in der Learned Hall, Winter Road zu bestätigen. Ich würde mich sehr über eine schnelle Antwort Ihrerseits freuen.

Mit freundlichen Grüßen,

Andrew Paul

Geschäftsführer, Adrepal Photos

8 – Verwenden Sie eine förmliche Sprache

Vermeiden Sie die Verwendung von Slangs. Verwenden Sie eine förmliche Sprache ohne grammatikalische Fehler, die das Interesse des Empfängers abschwächen können

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