Was ist HCFA in der medizinischen Abrechnung?

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Es gibt bestimmte Protokolle bei der Abrechnung mit Versicherungsgesellschaften. Eines dieser Protokolle ist das Ausfüllen des HCFA-Formulars. Hier erfahren Sie, was Sie über dieses Formular wissen sollten.

Das Formular der Health Care Finance Administration (HCFA) ist ein Antragsformular, das bei der Abrechnung von staatlichen Versicherungsprogrammen wie Medicare und Medicaid mit medizinischen Anbietern verwendet wird. Es wurde vom Center of Medicaid and Medicare (CMS) entwickelt, aber von allen Versicherungsplänen als Standardformular übernommen.

Klinische Praktiker und Ärzte verwenden das HCFA-Formular, um Forderungen für professionelle Dienstleistungen einzureichen. Bundesvorschriften schreiben vor, dass alle Leistungserbringer im Gesundheitswesen das HCFA- oder UB-04-Formular für die Einreichung von Ansprüchen verwenden müssen.

Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren!

Das HCFA/CMS-1500

Dieses Formular ist universell, und alle Leistungserbringer im Gesundheitswesen verwenden es für die Abrechnung mit den Krankenkassen. Sowohl Medicaid- als auch Medicare-Leistungen, Teil B, werden mit diesem Formular abgerechnet. Das National Uniform Claim Committee (NUCC) verwaltet dieses Formular.

Das HCFA-Formular enthält alle wesentlichen Informationen, die für die Einreichung eines präzisen Antrags erforderlich sind. In diesem Formular sollte der Leistungserbringer Folgendes angeben:

• Demografische Daten des Patienten
• Versicherungsdaten des Patienten
• Medizinische Codes
• Daten der Leistung

Die Angaben in diesem Formular sollten genau und sachlich sein. Um Streitigkeiten zu vermeiden, sollten die Leistungserbringer beim Ausfüllen des Formulars wahrheitsgetreu sein. Stellt die Versicherung Unregelmäßigkeiten fest, kann sie die Ansprüche nicht anerkennen.

Es gibt ein spezielles Feld, das für jeden Gesundheitsdienstleister gilt. Der Kostenträger kann unterschiedliche Angaben machen, wie einige Felder auszufüllen sind. Der medizinische Kodierer und der Rechnungssteller müssen mit einigen spezifischen Anforderungen des Kostenträgers vertraut sein.

Wie funktioniert das HCFA-Formular?

Zunächst behandelt der Gesundheitsdienstleister einen Patienten und schickt dann die Rechnung für die Leistungen an den vorgesehenen Kostenträger. In der Regel ist der benannte Kostenträger der Versicherungsträger. Der Versicherungsträger prüft die Anträge und bestimmt die zu erstattenden Leistungen.

Wenn die Leistungserbringer den Patienten ihre Dienste anbieten, erfassen sie die Leistungen mit den entsprechenden medizinischen Codes. CPT-Codes gelten für verschiedene Behandlungen, während ICD-Codes für Diagnosen gelten. Diese Codes bieten eine Zusammenfassung der vom Leistungserbringer angebotenen Leistungen.

Auch die Versicherungsinformationen des Patienten und demografische Daten werden der Rechnung hinzugefügt. Erst danach werden die Anträge bearbeitet.

Wer kann mit dem HCFA-Formular Versicherungsanträge ausfüllen?

Einzelne Ärzte im Gesundheitswesen und nicht Institutionen können dieses Formular nur ausfüllen. Im Folgenden sind einige der Personen aufgeführt, die das Formular ausfüllen können;

• Klinische Psychologen
• Krankenschwestern und -pfleger
• Ärzte
• Ambulanzdienste
• Labordiagnostik Dienstleistungen
• Hebammenschwestern
• Arzthelferinnen
• Zertifizierte Anästhesieschwestern
• Klinische Sozialarbeiter

Nur nicht-institutionelleinstitutionelle Leistungserbringer sollten Versicherungsanträge unter Verwendung des HCFA-Formulars einreichen. Institutionelle Anbieter sollten Anträge mit dem UB-04-Formular einreichen.

Ausfüllen der Anträge

Für die Abrechnung der Versicherungsansprüche müssen bestimmte Industriestandards und -protokolle eingehalten werden. Die medizinischen Rechnungssteller verwenden Software, um die Patientendaten zu erfassen, die Anträge vorzubereiten und an den entsprechenden Versicherungsträger zu übermitteln. Es gibt jedoch keine allgemeingültige Software, die der Rechnungssteller verwenden muss.

Alle Abrechnungssoftware für Versicherungen verwendet eine Reihe von Standards, die durch den HIPAA und die Code Set Rule (TCS) festgelegt sind. Die Versicherungsanträge können manuell auf Papier oder elektronisch ausgefüllt werden. Viele Gesundheitsdienstleister ziehen das elektronische System dem manuellen vor.

Das elektronische System ist schneller und genauer als das manuelle. Der Leistungserbringer sollte jedoch mit beiden Methoden vertraut sein.

Regeln für das Ausfüllen des HCFA-Formulars

Das HCFA-Formular sollte gemäß den gesetzlichen Bestimmungen ausgefüllt werden. Die Anträge können abgelehnt werden, wenn das Formular nicht korrekt ausgefüllt ist. Sie können die Ablehnung der Anträge vermeiden, indem Sie Folgendes tun:

• Füllen Sie alle Daten in den spezifischen Feldern genau und präzise aus
• Verwenden Sie die Adresse der Dienstleistungseinrichtung
• Fügen Sie die NPI-Informationen ein, wo dies erforderlich ist
• Verwenden Sie die korrekten Verfahrens- und Diagnoseschlüssel
• Geben Sie die Versicherungsdaten des Patienten ein

Die Versicherungsträger benötigen genaue Daten.

Wie das HCFA-Formular auszufüllen ist

Die Art und Weise, wie der Rechnungssteller das HCFA-Formular ausfüllt, entscheidet darüber, ob der Versicherungsträger eine Entschädigung anbietet oder nicht. Das HCFA-Formular enthält 33 Felder, die Sie ausfüllen müssen. Nachstehend finden Sie eine ausführliche Anleitung zum Ausfüllen der einzelnen Felder

Art des Kostenträgers

In diesem Teil geben Sie die Art des Krankenversicherungsschutzes an, d. h. Medicare oder Medicaid. Geben Sie auch die Versicherungsnummer des Patienten ein.

Name und Geschlecht des Patienten

Geben Sie den vollständigen Namen des Patienten ein, wie er auf der Medicare-Karte angegeben ist. In diesem Abschnitt können bis zu 28 Zeichen eingegeben werden.

Geburtsdatum

In diesem Feld sollte der medizinische Dienstleister das Geburtsdatum und das Geschlecht des Patienten angeben. Verwenden Sie das 6- oder 8-stellige Format.

Name des Versicherten

Geben Sie den Namen des Versicherten ein, wenn es sich nicht um den Patienten handelt. Es kann sich um den Ehegatten, den Arbeitgeber oder eine andere Hauptperson handeln. Leer lassen, wenn der Patient der einzige Versicherte ist.

Physische Adresse

Geben Sie die Adresse des Patienten und die Postleitzahl ein. Die erste Zeile ist für die Straßenanschrift, die zweite Zeile für die Stadt und das Bundesland und die dritte Zeile für die Postleitzahl.

Verhältnis des Patienten zum Versicherten

Kreuzen Sie ein Kästchen an, das das Verhältnis des Versicherten angibt, z. B. Ehepartner, Kind usw.

Adresse des Versicherten

Geben Sie die Stadt, das Bundesland, die Postleitzahl, die Telefonnummer und die Adresse des Versicherten an. Wenn die Adresse unbekannt ist, lassen Sie die Angaben zur physischen Adresse leer. Verwenden Sie die Adresse des Arbeitgebers für die Arbeiterunfallversicherung.

Patientenstatus

Geben Sie den allgemeinen Status des Patienten an. Der Status umfasst: Arbeiter, Student, Angestellter und Familienstand.

Angaben zu anderen Versicherten

Wenn eine zusätzliche Krankenversicherung für den Versicherten besteht, ist diese Spalte auszufüllen. Dazu gehören Angaben zur zusätzlichen Krankenversicherung, zur Person, zum Arbeitgeber, zur Schule usw.

Reserved for Local Use

Dieser Teil ist für Medicaid-Informationen vorgesehen. Geben Sie die Medicaid-Nummer des Patienten ein, falls vorhanden.

FECA-Nummer/Versicherungsgruppe des Versicherten

Geben Sie die Gruppennummer oder die Police des Versicherten ein, wie sie auf dem Ausweis vermerkt ist. Dies beweist, dass der Arzt sich bemüht hat, festzustellen, ob es sich um primäres oder sekundäres Medicare handelt.

Unterschrift des Patienten

Der Patient sollte auf der Akte unterschreiben. Wenn der Patient entmündigt ist, sollte ein bevollmächtigter Vertreter unterschreiben oder ein 6- bzw. 8-stelliges alphanumerisches Datum eingeben. Wenn ein Vertreter unterschreibt, sollten die Gründe in der Zeile angegeben werden, gefolgt von der Beziehung und den persönlichen Daten des Vertreters.

Unterschrift des Versicherten

Wenn die Medigap-Information in Abschnitt 9 enthalten ist, sollte der Versicherte die Zahlung durch seine Unterschrift in diesem Abschnitt genehmigen. Eine Unterschrift in den Akten ist für diesen Abschnitt am besten geeignet.

Datum der Erkrankung

Wann ist der Patient erkrankt? Der Rechnungssteller sollte das genaue Datum der Krankheit, Schwangerschaft oder Erkrankung angeben.

Sonstige Daten

Füllen Sie diese Information aus, wenn die Felder 10b und 10c angekreuzt sind. Verwenden Sie eine 6- oder 8-stellige Zahl, um das Datum eines verwandten Patientenzustandes anzugeben.

Datum der Arbeitsunfähigkeit

In diesem Abschnitt geben Sie das Datum an, an dem der Patient nicht in der Lage war, in seinem derzeitigen Beruf zu arbeiten.

Name des überweisenden Arztes

Dieser Abschnitt gilt, wenn ein anderer Arzt den Patienten überwiesen hat. Geben Sie den vollständigen Namen, die ID-Nummer und die NPI-Nummer des einweisenden Arztes an.

Daten des Krankenhausaufenthalts

Wenn der Patient im Krankenhaus behandelt wurde, geben Sie das Datum des Krankenhausaufenthalts an.

Zusätzliche Angaben zur Forderung

Der Rechnungssteller sollte das Datum eingeben, an dem der Patient von der NPI des Arztes behandelt wurde. Der Zahler weist die Kennung zu, um den Leistungserbringer eindeutig zu identifizieren.

Fremdlaborgebühren

Der Rechnungssteller sollte diesen Abschnitt ausfüllen, wenn er diagnostische Tests in Rechnung stellt. Kreuzen Sie „ja“ an, wenn eine andere Partei als der Leistungserbringer die Leistung anbietet.

Diagnose des Patienten

Alle Leistungserbringer, mit Ausnahme von Rettungsdiensten, sollten die Diagnosespezifität eines Patienten unter Verwendung spezieller Codes angeben. Die Codes müssen genau und korrekt sein.

Medicare-Wiedervorlage-Code

Bei Wiedervorlage von Ansprüchen ist die ursprüngliche Referenznummer anzugeben. Dieser Abschnitt gilt nicht für die Einreichung von Originalansprüchen. Lassen Sie diesen Abschnitt für Medicare leer

Vorabgenehmigungsnummer

Wenn die medizinischen Verfahren eine QIO-Genehmigung erfordern, geben Sie die QIO-Vorabgenehmigungsnummer ein. Wenn es sich um ein Prüfpräparat handelt, geben Sie die 7-stellige IDE-Nummer an. Bei Ambulanzdiensten ist die 5-stellige Postleitzahl des Abholortes anzugeben.

Details der Leistung

In diesem Abschnitt sollte der Rechnungssteller Folgendes angeben;

• Daten der Leistung
• Ort der Leistung
• Dienstleistungen oder Verfahren
• Gebührenbetrag
• Diagnose Zeiger
• Einheiten/Tage der Leistung

Die obigen Abschnitte gelten nicht für Pneumokokken- oder Grippeimpfstoff.

Bundessteueridentifikationsnummer

Geben Sie die Daten des Leistungserbringers ein (EIN oder SSN). Dies ist die eindeutige Nummer, die für die Steuererklärung verwendet wird.

Patientenkontonummer

Geben Sie die vom Leistungserbringer angegebene Patientennummer ein. Dieser Teil ist nicht obligatorisch, da er dem Leistungserbringer hilft, den Patienten zu identifizieren.

27. Zuweisung akzeptieren

Kreuzen Sie das entsprechende Feld an, um den Zuweisungsleistungen zuzustimmen. Zu den Zuweisungsleistungen gehören folgende Leistungen:

• Lieferanten-/Arztleistungen
• Laborleistungen
• Chirurgische Leistungen
• Ambulanzleistungen

Wählen Sie unbedingt die Optionen aus, die nur auf Ihren Fall zutreffen.

Gesamtkosten der Leistungen

Der Rechnungssteller sollte die Kosten der Leistungen eingeben. Die Versicherungsträger verlangen realistische und nicht übertriebene Gebühren.

Bezahlter Betrag

Der Rechnungssteller sollte den für die abgedeckten Leistungen bezahlten Betrag eingeben. Dies schließt keine Rabatte ein.

Fälliger Restbetrag

Lassen Sie diesen Abschnitt leer. Medicare braucht diesen Abschnitt nicht auszufüllen.

Unterschrift des Leistungserbringers

Der Arzt oder Nichtarzt, der die Leistung erbringt, sollte eine Unterschriftsdatei eingeben. Nach der Unterschrift des Leistungserbringers sollten die aktuellen Daten folgen.

Postleitzahl der Einrichtung

Geben Sie die Postleitzahl des Ortes ein, an dem sich die Einrichtung des Arztes befindet. Dies gilt für Leistungen, die nach der Gebührenordnung des Anbieters zu zahlen sind.

NPI und Taxonomie des Anbieters

Der Rechnungssteller sollte die NPI der Einrichtung eingeben. In diesem Abschnitt sollte der Rechnungssteller seinen Namen, seine Adresse, seine Postleitzahl und seine Telefonnummer angeben. Dies ist der letzte Abschnitt, der angibt, dass der Leistungserbringer die Zahlung für die erbrachten Leistungen beantragt.

Das Fazit

Wie aus den obigen Ausführungen ersichtlich, ist das Ausfüllen des HCFA-Formulars keine leichte Aufgabe. Unerfahrene Leistungserbringer im Gesundheitswesen sollten professionelle Hilfe bei der medizinischen Abrechnung in Anspruch nehmen, um zu vermeiden, dass sie Fehler machen und Ansprüche verlieren.

Wenn Sie auf der Suche nach medizinischen Abrechnungsdiensten sind, sollten Sie für einen besseren Vergleich Angebote einholen.

Mike Cynar über / HCFA, Medical Billing Outsourcing