Was ist ein Stundenzettel?

Ein Stundenzettel ist ein physisches oder virtuelles Hilfsmittel, mit dem Sie die geleistete Arbeitszeit erfassen und im Auge behalten können. Das bedeutet, dass Sie als Arbeitgeber genau sehen können, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter gearbeitet hat.

Stundenzettel waren früher als Zeitbücher bekannt. Sie wurden erstmals im 19. Jahrhundert in Form eines Papierbogens verwendet, auf dem Aufgaben, Arbeitstage und Arbeitsstunden eingetragen waren. Die Angestellten stempelten sie mit Hilfe von Stechuhren, wenn sie zur Arbeit kamen oder sie verließen. Sie waren wichtig für die Festlegung des Lohns eines Arbeiters.

Wie ein Zeitbuch aussah, Metcalfe’s „Systems of cost accounting“, 1885.

Was ist der Zweck eines Stundenzettels?

In einer Arbeitsumgebung wird er hauptsächlich für die Lohnabrechnung, das Personalmanagement und die Buchhaltung verwendet. Stundenzettel funktionieren wie eine Datenbank, die alle erforderlichen Zeiteinträge enthält, damit der Arbeitgeber die Arbeitnehmer angemessen bezahlen kann. Sie dienen auch als Nachweis für Ihre Arbeit, wenn Sie noch keine ähnliche Lösung haben.

Sie können Stundenzettel auch im Projektmanagement verwenden. Wenn Sie wissen, wie viel Zeit Ihr Team für Aufgaben aufwendet, können Sie Probleme im Zeitmanagement erkennen und Ihre Arbeitsweise verbessern.

Im Zusammenspiel mit anderen Methoden und Instrumenten erhöhen Zeiterfassungsbögen die Transparenz. Mehr Menschen sehen, wie lange Sie gearbeitet haben, wie viele Pausen Sie gemacht haben und wann Sie einen Tag frei genommen haben. Bei virtuellen Stundenzetteln, wie z. B. Projektmanagement-Tools oder Zeiterfassungssoftware, können Projektleiter sehen, woran die anderen gearbeitet haben und wie lange.

Indem Sie die genauen Stunden zählen, die Sie für Aufgaben aufgewendet haben, können Sie auch die Kosten des Projekts, die Engagementquote Ihrer Mitarbeiter und die Anzahl der benötigten Ressourcen berechnen.

Online-Tools ermöglichen es Ihnen, Zeit für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Aufgabe hinzuzufügen:

Zeit in großen Mengen in Paymo hinzufügen

Mitarbeiter können damit sogar ihre Produktivität steigern. Sie können genau sehen, wie viele Stunden sie für eine Aufgabe aufgewendet haben, und sich ein Bild davon machen, wie sie ihre Zeit täglich verbracht haben.

Mit mehr Transparenz und objektiven Daten können Sie das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter gewinnen. Sie werden nicht mehr in Frage stellen, ob die anderen genauso viel arbeiten wie sie oder ob die Vorgesetzten ihnen weniger zahlen, als sie verdienen.

Einer der wichtigsten Vorteile von Stundenzetteln und der Grund für ihre weite Verbreitung ist die Tatsache, dass sie es allen Arbeitnehmern ermöglichen, die gleichen Stunden zu arbeiten.

Bei typischen 8-Stunden-Zeitplänen wird es für alle Arbeitnehmer obligatorisch sein, tägliche Stunden hinzuzufügen, die dieser Schwelle entsprechen. Im Idealfall arbeitet jeder genau so lange wie die anderen Teammitglieder.

Unternehmen können davon profitieren, weil die Manager einen Überblick darüber bekommen, wohin ihr Geld fließt und wie sie die Ausgaben aufteilen. Infolgedessen können sie die Kosten senken oder aufhören, Geld in Bereiche zu investieren, in denen es keinen wirtschaftlichen Sinn macht, und diese Mittel für rentablere Aktivitäten umleiten.

Weiter geht es mit der Bedeutung der Zeit für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Wenn Sie auf der Grundlage von abrechenbaren Stunden bezahlt werden, ist ein Stundenzettel der erste Nachweis, den Sie vorlegen können, um Ihren Verdienst zu rechtfertigen. Freiberufler und Stundenlöhner können diese Stundenzettel nutzen, um ihre bisherigen Zeiteinträge untereinander zu vergleichen oder um realistische Schätzungen für künftige Projekte vorzunehmen.

Digitale gegenüber papiernen Stundenzetteln

Im Vergleich zu papiernen Stundenzetteln ist es bei cloudbasierten Online-Tools weniger wahrscheinlich, dass Daten verloren gehen.

Sie haben die Nase voll von all den Papieren? Die meisten von ihnen speichern Ihre Daten sicher auf Servern oder in der Cloud für viele Jahre und können sogar die Suche durch all das Durcheinander erleichtern.

Ob Sie es glauben oder nicht, einige Unternehmen verwenden immer noch papierbasierte Stundenzettel. Das liegt daran, dass physische Zeiterfassungsbögen ihre Vorteile haben, wie z.B. Kostenersparnis und Einfachheit des gesamten Prozesses.

Die Nachteile sind jedoch, dass die Mitarbeiter diese Zeiterfassungsbögen wahrscheinlich verlieren und somit keine Nachweise für ihre Arbeit haben, die sie ihren Vorgesetzten vorlegen können. Außerdem ist es viel schwieriger, archivierte Stundenzettel zu durchsuchen als mit einer Software. Letztere sortiert alle Dokumente nach Ihren Präferenzen, so dass Sie schneller finden, was Sie brauchen.

Die Kombination elektronischer Zeiterfassungsbögen mit fortschrittlichen Projektmanagement- oder Fakturierungstools kann die Arbeit der Manager erleichtern. Diese erleichtern die Archivierung, Berichterstattung und Rechnungsstellung durch automatisierte Tools und Prozesse.

Mit Online-Stundenzetteln können Sie auch die Stunden Ihrer Mitarbeiter in Echtzeit einsehen, ohne darauf warten zu müssen, dass die Papierdokumente die Personalabteilung durchlaufen, bis sie endlich bei Ihnen eintreffen. Auf diese Weise sparen Sie viel Zeit, die auf dem Weg von einer Abteilung zur anderen vergeudet wird.

Der wichtigste Vorteil digitaler Zeiterfassungsbögen ist, dass sie in der Regel mit einer Zeiterfassungslösung geliefert werden. Dadurch können die Mitarbeiter die genauen Stunden, die sie für bestimmte Aufgaben oder Projekte aufwenden, überwachen, was den gesamten Zeiterfassungsprozess vereinfacht.

Einige Tools wandeln Ihre Arbeitsstunden automatisch in Stundenzettel und Berichte um. Das hilft Ihnen, Zeit für organisatorische Aufgaben zu sparen und mehr Aufmerksamkeit auf das zu verwenden, was langfristig für Ihr Projekt wichtig ist.

Auch die besten Zeiterfassungstools fügen die mit ihrer Stoppuhr erfassten Zeiten sofort in Ihre Zeiterfassung ein. Falls Sie Angst haben, dass Sie vergessen, die Stoppuhr zu starten und zu stoppen, können Sie die Zeit manuell oder in großen Mengen hinzufügen. Diese beiden Lösungen für die Zeiterfassung sind jedoch nicht so genau, wenn es um die Schätzung der geleisteten Stunden geht, wie die Zeiterfassung in Echtzeit mit einer Stoppuhr.

Die Entscheidung für eine Option hängt davon ab, ob Sie bereit sind, in ein digitales System zu investieren, oder ob Sie beim klassischen papiergestützten Verfahren bleiben wollen. Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse Ihres Teams und die vorhandenen HR-Systeme. Um genaue Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie beide Optionen einen Monat lang testen, um festzustellen, welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Überlegen Sie, ob Sie einen einfachen Stundenzettel für die Gehaltsberechnung oder eine Komplettlösung für die Zeiterfassung und -überwachung wünschen. Überlegen Sie vor der Implementierung einer dieser Lösungen, ob Sie sie intern verwenden oder Stundenzettel an Ihre Kunden senden wollen.

Die Eigenschaften Ihres Teams sind ebenfalls wichtig. Einige Ihrer Mitarbeiter könnten aus der Ferne arbeiten. Wenn sie außerhalb des Büros arbeiten, haben sie nicht so leicht Zugang zu Ihren Unterlagen. Wenn Sie keine virtuellen Zeiterfassungsbögen verwenden, müssen Sie sie per Post verschicken oder eine separate Lösung für diese Mitarbeiter entwickeln.

Andererseits brauchen Sie bei einem kleinen Team vielleicht nicht einmal eine Lösung mit vielen Funktionen. Ein einfaches Tool könnte die Aufgabe für Sie erledigen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst, müssen Sie den Einsatz von Stundenzetteln und anderen Tools überdenken. Diese werden Ihnen helfen, effizienter zu arbeiten und das erhöhte Arbeitsaufkommen zu bewältigen.

Wie funktioniert ein Stundenzettel?

Unternehmen verlangen von ihren Mitarbeitern die Verwendung von Stundenzetteln, um die Zeit zu überwachen, die sie während und außerhalb der Arbeit verbringen. Arbeitgeber können Stundenzettel genehmigen oder einen Nachweis verlangen, um zu sehen, ob ein Arbeitnehmer die hinzugefügte Zeit produktiv genutzt hat.

Das gesamte Verfahren ist sehr einfach. Die Arbeitnehmer tragen ihre genaue Arbeitszeit, Pausen oder Urlaubstage für jeden Tag der Woche ein. Die Daten werden dann an die Personalverantwortlichen übermittelt oder im Falle von Software-Tools in das System eingegeben. Schließlich werden sie dem Archiv hinzugefügt oder von den Vorgesetzten der Mitarbeiter genehmigt, bevor sie gespeichert werden.

Die meisten Unternehmen schreiben Ihnen genau vor, wann und wie Sie Ihren Stundenzettel ausfüllen sollen. Zu diesem Zweck erstellen sie Zeiterfassungsrichtlinien. Diese Dokumente enthalten die Informationen, die Sie benötigen, z. B. welches Tool Sie verwenden sollen, wie Ihre Zeit überprüft wird und wann Sie die Stundenzettel abschicken sollen. So kann Ihr Unternehmen beispielsweise verlangen, dass Sie Ihren Stundenzettel am Ende eines jeden Tages oder am Ende einer vollen Arbeitswoche ausfüllen.

Die Pflicht, die Arbeitszeit regelmäßig zu erfassen, erhöht die Verantwortung für die Arbeit. Die Mitarbeiter sind selbst dafür verantwortlich, ihre Zeit zu erfassen und zu überwachen. Dies verhindert Zeitverschwendung, da man sie bitten kann, die Arbeit, die sie angeblich erledigt haben, zu bestätigen. Auf diese Weise ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie Zeit für unproduktive Tätigkeiten verschwenden.

So könnte die wöchentliche Zeiterfassung eines Teammitglieds für digitales Marketing aussehen:

In unserem Beispiel arbeitet das Teammitglied sowohl an kurz- als auch an langfristigen Aufgaben aus drei verschiedenen Projekten. Wir haben den klassischen Fall eines allgemeinen 9-bis-6-Arbeitstages mit einer einstündigen Pause angenommen. Beachten Sie, dass einige Tage einem einzigen Projekt gewidmet sind, während an den anderen Tagen die Aktivitäten je nach Priorität oder Kundenanforderungen aufgeteilt werden.

Ich weiß jetzt, was Zeiterfassungsbögen sind und wie ich von ihnen profitieren kann, aber wann sollte ich sie verwenden?

Wenn Sie nicht sicher sind, wie oft Sie einen Zeiterfassungsbogen verwenden sollten, denken Sie an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Normalerweise verwenden Unternehmen Stundenzettel für die Gehaltsabrechnung. Das bedeutet, dass sie den Stundenzettel eigentlich nur einmal im Monat benötigen. Aber die Mitarbeiter könnten sich nach einer so langen Zeit nicht mehr daran erinnern, was sie jeden Tag getan haben. Aus diesem Grund gibt es ungefähr fünf Arten von Stundenzetteln, aus denen Sie wählen können:

• Tägliche Stundenzettel – die Mitarbeiter erfassen ihre Zeit zu Beginn und am Ende jedes Arbeitstages
• Wöchentliche Stundenzettel – die Mitarbeiter erfassen ihre Zeit für alle fünf Arbeitstage am Ende jeder Woche
• Zweiwöchentliche Stundenzettel – die Mitarbeiter senden ihre Arbeitsstunden alle zwei Wochen an einem bestimmten Tag ein
• Monatliche Stundenzettel – die Mitarbeiter senden ihre Stundenzettel jeden Monat zu einem von Ihnen gewählten Datum ein
• Halb-monatliche Zeiterfassungsbögen – die Mitarbeiter können ihre Zeiterfassungsbögen zweimal im Monat senden

Wenn Sie zögern, Zeiterfassungsbögen in Ihrem Unternehmen einzuführen, denken Sie daran, dass deren Verwendung nicht kompliziert sein muss. Online-Apps machen das Eintragen von Arbeitszeiten sogar noch einfacher, wenn ihre Oberfläche einfach ist und sie Anleitungen oder Videos enthalten. Die Umstellung von papiergestützten Stundenzetteln auf virtuelle Zeiterfassungssysteme sollte nicht schwer sein, wenn Sie alle Tools testen, die Ihren Anforderungen entsprechen.

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