Was ist Abwärtskommunikation? Probleme? Wie man sie einsetzt?

Nach 15 Jahren als Führungskraft und Kommunikator bin ich immer mehr von der Kommunikation fasziniert. Dieser Artikel beschreibt das Konzept der Abwärtskommunikation sowie einige meiner Erfahrungen damit in der Geschäftswelt.

In den meisten größeren Organisationen fließt die Abwärtskommunikation von der Spitze der Organisation zur Basis der Organisation. Die Art der Informationen variiert, es kann sich um Aufträge, Anweisungen, Direktiven, Informationen, Anfragen, Richtlinien und viele andere Dinge handeln. Normalerweise geschieht dies über die Organisationshierarchie oder die Befehlskette, aber in der heutigen digitalen Zeit ist es nicht ungewöhnlich, dass die Kommunikation nach unten eine oder mehrere Ebenen der Hierarchie überspringt. Wie die Kommunikation erfolgt, hängt natürlich davon ab, um welche Art von Information es sich handelt.

Definition von Abwärtskommunikation

Laut Oxfordreference.com kann Abwärtskommunikation definiert werden als „Nachrichtenübermittlung und Informationsfluss innerhalb von Organisationshierarchien von Vorgesetzten zu Untergebenen, oft in sehr direktiver Form wie Anweisungen und Befehle. Eine solche Kommunikation verstärkt den hierarchischen Charakter von Organisationen. Sie ist charakteristisch für eine als ‚mechanistisch‘ bezeichnete Organisationsstruktur, in der die Rollen klar definiert sind.“

Ich denke, die meisten Organisationen haben irgendeine Art von Hierarchie, ohne dass sie notwendigerweise als „mechanistisch“ bezeichnet werden müssen, aber das ist eine andere Geschichte. Ich würde eher sagen, dass die Abwärtskommunikation ein Merkmal des bürokratischen Führungsstils ist.

Was ist Abwärtskommunikation?
Abwärtskommunikation ist die Weitergabe von Informationen durch eine Organisationshierarchie von den Führungskräften an die Gefolgsleute. Sie ist charakteristisch für Organisationen, in denen Hierarchien streng eingehalten werden, oft auch für die Aufwärtskommunikation. Sie kann oft zu Informationsverlusten führen, da jede Ebene die Nachricht weiterleitet, ist aber in großen Organisationen oft eine Notwendigkeit.

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Wie funktioniert Kommunikation nach unten?

Kommunikation nach unten kann natürlich auf viele Arten erfolgen, besonders heutzutage. Es kann mündliche Kommunikation, E-Mails, Präsentationen, Videos oder eine andere Form sein.

Wenn eine Organisation wächst, wird es für die oberste Führungskraft irgendwann unmöglich sein, gut, effektiv und häufig mit der gesamten Organisation zu kommunizieren. Stellen Sie sich ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitern an drei verschiedenen Standorten vor – in einer solchen Situation kann und soll der Geschäftsführer nicht mit jedem einzelnen Mitarbeiter kommunizieren. Stattdessen wird normalerweise die Organisationsstruktur verwendet.

Stellen Sie sich vor, dieses Unternehmen mit zweihundert Mitarbeitern ist in folgende Abteilungen unterteilt: Um eine Nachricht an alle Mitarbeiter des Unternehmens zu übermitteln, könnte der Geschäftsführer die traditionelle Kommunikation von unten nach oben nutzen und die Leiter dieser Abteilungen informieren, die dies dann an ihre direkt unterstellten Manager der mittleren Ebene weitergeben, die schließlich die Mitarbeiter am unteren Ende der Organisationshierarchie informieren. So einfach ist das.

Welche Probleme gibt es bei der Kommunikation nach unten?

Es gibt mehrere Probleme bei der Kommunikation nach unten, und ich habe viele davon persönlich erlebt.

• Informationsverlust und veränderte Inhalte: Das ist wie das alte Kinderspiel… Wenn der CEO in unserem Beispiel die Abteilungsleiter informiert, werden diese ihrerseits die Botschaft entweder freiwillig oder unfreiwillig leicht anpassen, wenn sie sie an ihre mittleren Führungskräfte weitergeben. Sobald die Nachricht den Mitarbeiter auf der untersten Ebene erreicht, könnten einige Informationen fehlen oder sogar auf dem Weg verändert worden sein.
• Mangel an Feedback: Als Führungskraft ist es unerlässlich zu verstehen, wie die Informationen aufgenommen wurden, wie die Reaktion darauf war, wie das Feedback ausfiel, ob man bereit war, mögliche Anweisungen zu befolgen usw. Dies geht bei der Kommunikation nach innen in hohem Maße verloren. Die verschiedenen Ebenen des Managements können diese Informationen natürlich nach oben weitergeben, aber es wird nie dasselbe sein wie für die oberste Führungskraft selbst, um wirklich zu verstehen, wie die Informationen angekommen sind.
• Verlängerung des Kommunikationszeitplans: Die oben beschriebenen Schritte brauchen Zeit. Manchmal sogar eine lange Zeit. Stellen Sie sich vor, der CEO kommuniziert in einer Managementteam-Sitzung. Die nächste Ebene erhält die Information vielleicht erst eine Woche später. Diese wiederum könnten auf verschiedene bereits vereinbarte Abteilungsbesprechungen warten, und ehe man sich versieht, vergehen mehrere Wochen, bis die Nachricht alle erreicht hat
• Unbekannte Auswirkungen: Es ist für die oberste Führungsebene buchstäblich unmöglich zu beurteilen, ob die unteren Ebenen die Information ignoriert oder eine abgeschwächte oder veränderte Version der Nachricht akzeptiert haben. Die Führungskraft kann nicht einschätzen, ob und wann die Informationen wirklich alle erreicht haben.

Wie lassen sich die Nachteile der Kommunikation nach unten vermeiden?

Wie können Sie als Kommunikator und als Führungskraft also einige dieser Nachteile abmildern? Einige Tipps finden Sie in diesem Artikel, aber ich empfehle Ihnen auch dringend, unseren Artikel über 17 Tipps für eine bessere Kommunikation zu lesen. Indem Sie anderen Managern und Führungskräften mitteilen, dass Rückmeldungen über den Erhalt von Informationen von entscheidender Bedeutung sind, können Sie ein besseres Verständnis für die Wirkung der Informationen gewinnen. Außerdem können Sie über verschiedene Kanäle informieren, z. B. über Briefe, E-Mails, Plakate an der Wand usw., und vor allem können Sie dafür sorgen, dass die Botschaft wiederholt wird. Ob dies machbar oder notwendig ist, hängt natürlich davon ab, was mitgeteilt werden soll. Wenn die Information wirklich wichtig ist, könnte man am Ende eine Art Umfrage in Erwägung ziehen, um zu messen, wie „klebrig“ die Information und die Kommunikationsmethode waren.

In meinem Fall versuche ich immer, wichtige Nachrichten nach unten mit persönlicher Kommunikation in Gemeindeversammlungen, Online-Meetings oder E-Mails zu verbinden. Ich tue dies zusätzlich zum normalen Informationsfluss der „Befehlskette“, der eine klassische Abwärtskommunikation ist. Wenn dies geschieht, sprechen wir nicht mehr von traditioneller Abwärtskommunikation, da mehrere Kanäle und Methoden verwendet werden.

Wenn Sie als oberste Führungskraft Ihren Kommunikationsfluss ausschließlich auf die Abwärtskommunikation durch mehrere Ebenen stützen, ergeben sich noch weitere Nachteile. Die Leute werden sich irgendwann fragen, wo Sie sind, sie werden sich unwichtig fühlen usw. Sie werden auch von sehr wichtigem Feedback durch die Ebenen abgekoppelt sein, also stellen Sie bitte sicher, dass Sie persönliche Beteiligung in Betracht ziehen, wenn die Zeit reif ist und die Wichtigkeit hoch genug ist.

Abwärtskommunikation – schlechtes Beispiel

Ich habe Fälle erlebt, in denen die Nachteile der Abwärtskommunikation völlig überzogen waren. Ich habe auch die milderen und, so leid es mir tut, ziemlich normalen Probleme der Abwärtskommunikation mit Informationslücken, Missverständnissen bei der Zustimmung und unterschiedlichen Erwartungen bei der Ausführung erlebt. Lassen Sie mich ein Szenario beschreiben, bei dem die Dinge wirklich schief gelaufen sind.

Schreckliche Nebenwirkungen in diesem Fall der Abwärtskommunikation

Dieses Beispiel basiert auf realen Ereignissen, aber es wurde etwas aufgepeppt, um ein Beispiel zu geben, bei dem die Dinge wirklich schief laufen.
Eine Organisation, mit der ich in Kontakt war, hat vor einigen Jahren mehrere große Veränderungen vorgenommen, die von der obersten Ebene des Unternehmens initiiert wurden. Dies wurde in einer sehr altmodischen und sehr direktiven Kommunikationsweise mitgeteilt, im Wesentlichen nach dem Motto „mein Weg oder der Highway“. Der zweiten Führungsebene wurde einfach gesagt, dass es so sein wird, und wenn es Ihnen nicht gefällt, freuen wir uns auf Ihren baldigen Rücktritt.

Was hat diese unvorteilhafte Kommunikation nach unten bewirkt?

Da ein Dialog offensichtlich nicht in Frage kam, tat die zweite Führungsebene genau das, was ihr gesagt wurde, nicht mehr und nicht weniger. Darüber hinaus gab es für einige der geforderten Änderungen keine bestimmte Frist, so dass das lokale Management beschloss, sie zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen. Dies ging so weit, dass in jeder nachfolgenden Kommunikationsebene zusätzlicher Unglaube und eine Agenda des Widerstands durch den kommunizierenden Manager auf dieser Ebene zementiert wurden. Nach einer Weile war eine große Kluft entstanden. Als die Informationen von der obersten Ebene an ein breites Publikum, einschließlich der untersten Ebenen der Hierarchie, weitergegeben wurden, gab es eine beträchtliche Lücke in Bezug auf Motivation, Anweisungen und Informationen im Vergleich zu dem, was der direkte Vorgesetzte eines jeden Mitarbeiters gesagt hatte.
Abgesehen davon, dass man nicht wirklich in der Lage war, das Projekt auszuführen, war das Endergebnis in dieser Situation, dass die oberste Führungsebene völlig davon überzeugt war, dass die Ausführung im Gange war, während sie in Wirklichkeit bei den meisten Aktionspunkten kaum begonnen hatte. Es dauerte viele Monate, bis man diese Wissenslücke erkannte und verstand, und es dauerte noch länger, bis man das Problem in den Griff bekam und Fortschritte machte. Etwa ein Jahr später wurden die meisten Änderungen rückgängig gemacht, und ob Sie es glauben oder nicht, die Rücknahme erfolgte mit unglaublicher Geschwindigkeit und Entschlossenheit.

In diesem Fall war die Kommunikation ein Problem von vielen. Die angeordneten Änderungen und die Art und Weise der Umsetzung wurden von der großen Mehrheit dieser Organisation sehr missbilligt. Die strikte Kommunikation nach unten machte es leider unmöglich, diesen großen Unterschied zwischen der Einstellung der obersten Führungsebene und dem größten Teil der Organisation zu verstehen und abzumildern.

Haben Sie Beispiele dafür, wie Kommunikation nach unten funktioniert? Gibt es Geschichten, in denen sie für Sie gut oder schlecht funktioniert hat? Bitte teilen Sie diese im Kommentarbereich mit.

Wenn Sie sich dafür interessieren, wie Sie als Führungskraft kommunizieren können, lesen Sie diesen Blogbeitrag über die Haltung von Führungskräften oder 17 Tipps zur Verbesserung Ihrer Kommunikation. Wenn Sie sich speziell für das Sprechen in der Öffentlichkeit interessieren, sollten Sie den Online-Kurs Dynamic Public Speaking via Coursera besuchen, der von der University of Washington angeboten wird.