Was ist eine Mitarbeiterakte?
Arbeitgeber sollten eine Mitarbeiterakte verwenden, um alle Dokumente aus den Bereichen Personalwesen, Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Compliance an einem Ort zu erfassen und zu verwalten. Mit der Weiterentwicklung der HR-Technologie sollten Arbeitgeber alle wichtigen Personaldokumente für jeden Mitarbeiter in ihrem HR-System speichern. Wird die Dokumentation nicht ordnungsgemäß verwaltet und erstellt, kann dies zu Verstößen gegen die Vorschriften oder zu Geldbußen führen.
Dokumente, die durch Datenschutzgesetze geschützt sind, wie z. B. Kranken-/Versicherungsunterlagen und Referenz-/Hintergrundsüberprüfungen, sollten nicht in die grundlegende Personalakte eines Mitarbeiters aufgenommen werden.
Hier ein Überblick über die Elemente, die in eine grundlegende Mitarbeiterakte aufgenommen werden können:
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Stellenbeschreibung
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Bewerbung und/oder Lebenslauf
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Stellenangebot
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IRS-Formular W-4
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Empfang oder unterzeichnete Anerkennung des Mitarbeiterhandbuchs
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Leistungsbeurteilungen
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Formulare in Bezug auf Mitarbeiterleistungen
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Formulare mit Notfallkontakten
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Beschwerden von Kunden und/oder Mitarbeitern
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Auszeichnungen oder Belobigungen für hervorragende Leistungen
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Aufzeichnungen über die Teilnahme oder den Abschluss von Schulungsprogrammen
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Verwarnungen und/oder andere Disziplinarmaßnahmen
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Vermerke über Anwesenheit oder Verspätung
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Verträge, schriftliche Vereinbarungen, Quittungen oder Bestätigungen zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber
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Dokumente, die sich auf das Ausscheiden des Arbeitnehmers aus dem Unternehmen beziehen
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