Was es bedeutet, Dekan zu sein

Eine Woche, nachdem er Leiter des Fachbereichs Pflanzenbau an der Universität von Guelph geworden war – eine Position, die ihn 2016 schließlich zu seiner jetzigen Rolle als Dekan des Ontario Agricultural College der Universität führen sollte -, schickte Rene Van Acker eine kurze E-Mail an seinen eigenen ehemaligen Fachbereichsleiter, Murray Ballance, an der Universität von Manitoba. Der Text lautete: „Hallo Murray. Es tut mir leid. Rene.“

„Ich wollte mich nur dafür entschuldigen, dass ich ein typisches Fakultätsmitglied war, vielleicht nicht immer so hilfreich, wie ich es für die Verwaltung hätte sein können, und mir nicht klar war, was der Job mit sich bringt“, sagt er. Und das war erst sein erster Schritt in die akademische Führung. Später stellte er fest, dass die nächsthöhere Ebene, nämlich die des Dekans, ihre eigenen Herausforderungen und Belohnungen bietet. Um mehr darüber zu erfahren, was der Job mit sich bringt, und um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, ob er das Richtige für Sie ist, haben wir mehrere derzeitige Dekane nach ihren Erfahrungen und Ratschlägen befragt.

Was Dekane tun

Das Amt des Dekans ist zwar von Universität zu Universität unterschiedlich, aber im Allgemeinen umfasst es einerseits die Verwaltung von Studierenden und Lehrkräften und andererseits die Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung. Rebecca Taylor Duclos, seit 2015 Dekanin der Fakultät für Bildende Künste an der Concordia University und ehemalige Dekanin für Graduiertenstudien an der School of the Art Institute of Chicago, nennt diese Verantwortung „das Dekan-Sandwich“. Dekaninnen und Dekane, so sagt sie, „stehen genau in der Mitte – wir sind die Vermittler der Vision der Universität auf der Seite der Hochschulleitung und der Bedürfnisse der Fakultät auf der anderen Seite und balancieren ständig zwischen diesen beiden Welten.“

Die Vermittlung zwischen so vielen verschiedenen Interessen bedeutet auch viel persönliche Zeit. „Normalerweise habe ich jeden Tag neun oder zehn Stunden lang Sitzungen“, sagt Dr. Duclos. „Bei jedem dieser Treffen … kann es sein, dass jemand, der mir gegenüber sitzt, einen Monat auf einen Termin mit mir gewartet hat. Man muss bei jeder einzelnen Person sehr präsent sein“, sagt sie und fügt hinzu, dass die Rolle manchmal emotional anstrengend sein kann. „

„Wir sind die Vermittler der Vision der Universität auf der Seite der Hochschulleitung und der Bedürfnisse des Lehrkörpers auf der anderen Seite und balancieren ständig zwischen diesen beiden Welten.“

Chris Andersen, der im vergangenen Jahr zum Dekan der Fakultät für Native Studies der University of Alberta ernannt wurde, nachdem er als Interimsdekan fungiert hatte, unterteilt seine Hauptaufgaben in vier Bereiche: Management, Koordination, Mentorenschaft und Kommunikation. Zur Verwaltung gehören die Bereiche Haushalt, Personal und Fundraising. Die Koordinierung umfasst sowohl die interne Verwaltung von Richtlinien und Verfahren als auch die externe Verwaltung von Anträgen. Mentoring bedeutet, dafür zu sorgen, dass Nachwuchswissenschaftler vorankommen und dass sich das Hilfspersonal wertgeschätzt fühlt. Kommunikation ist das „Gebiet der Mission und der Vision“, sagt er, die Entwicklung und Umsetzung strategischer Ziele und deren Vermittlung an die Fakultät, den gesamten Campus und die Öffentlichkeit.

Dr. Andersen sagt, der Wechsel vom Professor zum Dekan sei „erschütternd“ gewesen und habe ihn zu einem Morgenmenschen gemacht. „Ich stehe jetzt um 5:30 Uhr auf, weil das die einzige Zeit ist, in der ich ein paar Stunden Zeit habe, um zu arbeiten, bevor die Leute in die Fakultät kommen“, sagt er.

Die Herausforderungen

Als Isabelle Dionne 2014 zum ersten Mal als Dekanin der Fakultät für Sport und Leibeserziehung an der Université de Sherbrooke ankam, „hatte ich keine Ahnung, wie viele kleine Feuer ich die ganze Zeit würde löschen müssen. … Wir denken immer, dass alles nach Plan läuft, dass jeder seine Kurse unterrichtet und seine Forschung betreibt und dass es keine Notfälle gibt, mit denen man umgehen muss, aber ich habe jeden Tag mit solchen Dingen zu tun, was ich nicht erwartet habe.“

Ali Dastmalchian, seit Januar 2016 Dekan der Beedie School of Business an der Simon Fraser University und zuvor Dekan der Gustavson School of Business an der University of Victoria und der Fakultät für Management an der University of Lethbridge, stimmt zu, dass der Job sehr anstrengend sein kann. „Es ist ein 15-Stunden-Tag auf einer regelmäßigen Basis. Und abgesehen von der täglichen Brandbekämpfung muss man auch die längerfristige Strategie im Auge behalten.“

Neben diesen langen Arbeitszeiten und der Bewältigung interner Probleme warten noch weitere Herausforderungen. Dr. Dastmalchian sagt, dass die Repräsentation der Universität in der Gesellschaft, insbesondere als Dekan einer Wirtschaftshochschule, wo die Studiengebühren hoch sind und die Mittelbeschaffung eine wichtige Rolle spielt, eine echte Anstrengung ist. „Man muss eine dickere Haut haben, Kritik einstecken können und den Leuten zuhören können. Das Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten, die Einbindung von Lehrkräften und Studenten und die Bildung guter Beiräte sind seiner Meinung nach sehr hilfreich. Aber letztlich ist man das Gesicht der Schule nach außen, und das in einer Zeit, in der externe Beziehungen einen großen Teil der Arbeit ausmachen.

„Man muss Zeit damit verbringen, seine Arbeit zu präsentieren, zu reden und der Gemeinschaft mitzuteilen – die Forschungsstärke der Schule, die Qualität der Absolventen, die man hervorbringt. Andererseits müssen Sie das Vertrauen Ihrer eigenen Interessengruppen innerhalb der Universität aufbauen und gewinnen“, sagt Dr. Dastmalchian. „Die Leute achten auf alles, was Sie tun und sagen, also muss jedes Memo sorgfältig durchdacht sein. Was Sie senden, signalisiert, was hier geschätzt wird und in welche Richtung wir uns bewegen. Das ruft Reaktionen aus allen Ecken hervor.“

„Das ist regelmäßig ein 15-Stunden-Tag. Und abgesehen von der täglichen Brandbekämpfung muss man auch die längerfristige Strategie im Auge behalten.“

Dr. Dionne sieht sich selbst als „rassambleur“. „Man muss jemand sein, der die Leute zusammenbringt“, sagt sie. „Es gibt Zeiten, in denen man die Moral seiner Truppe stärken und ein Vorbild an Belastbarkeit sein muss, indem man diese Dinge mit einem Lächeln angeht.“

Die Arbeit eines Dekans beinhaltet auch das Treffen komplexer Entscheidungen, oft im Rahmen knapper Budgets. „Ich denke, die Finanzen sind wahrscheinlich die größte Herausforderung“, sagt Margaret Steele, die 2016 die erste weibliche Dekanin der medizinischen Fakultät der Memorial University wurde und zuvor Prodekanin für Krankenhaus- und Fakultätsbeziehungen an der Western University’s Schulich School of Medicine and Dentistry war. Sie empfiehlt jedem, der eine Führungsposition anstrebt, zu lernen, eine Tabellenkalkulation zu verstehen.

Die Vorteile

Lange Tage, Isolation, das Lesen von Tabellenkalkulationen – warum tun diese Dekane das? „Der Vorteil ist, dass es ein wunderbarer Job ist: Sie hören von den erstaunlichen Dingen, die Ihre Dozenten, Studenten und Mitarbeiter tun“, sagt Dr. Steele. „Die Schule weiterzuentwickeln, sich vorwärts zu bewegen, sich mit Menschen in der Gemeinde zu treffen, die großartige Dinge tun, und zu versuchen, Dinge miteinander zu verbinden, finde ich sehr spannend.“ Sie fügt hinzu: „Ich genieße es wirklich, zu moderieren und zu betreuen. Ich liebe es, Menschen dabei zu helfen, Kontakte zu knüpfen, um ihre Arbeit voranzubringen, sei es in der Bildung, in der Forschung oder bei Führungsaufgaben. Es ist schön, Möglichkeiten zu sehen und sie voranzubringen.“

„Man muss jemand sein, der die Leute zusammenbringt. Es gibt Zeiten, in denen man die Moral seiner Truppe ankurbeln und ein Vorbild an Belastbarkeit sein muss, indem man diese Dinge mit einem Lächeln angeht.“

Dr. Andersen von der U of A stimmt zu, dass Mentoring lohnend sein kann. „Mir gefällt es, das Beste aus den Seniorprofessoren herauszuholen, damit sie unsere Juniorprofessoren beraten können. Außerdem macht es mir Spaß, strategisch zu überlegen, wie unsere Ziele und Möglichkeiten auf Fakultätsebene mit denen der Universität im weiteren Sinne zusammenpassen“, sagt er. Als Dekan einer Fakultät für Native Studies sei es auch lohnend, am Aufbau einer relativ neuen Disziplin mitzuwirken. „

Concordia-Doktorandin Dr. Duclos schätzt den so genannten „30.000-Fuß-Blick“, bei dem sie miterleben und mitgestalten kann, wie sich ihre Kunstfakultät in die Universität und die Kulturszene von Montreal insgesamt einfügt. „Es ist ein phänomenales Privileg, ein Gefühl für eine ganze Schule zu bekommen und zu sehen, wie die verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten“, sagt sie. „Ich ertappe mich oft dabei, dass ich Leute einander vorstelle, die schon seit vielen Jahren Seite an Seite arbeiten und sich noch nie begegnet sind. Es ist großartig für jemanden, der diese Art von übergreifender Position liebt und es liebt, Kooperationen zu ermöglichen.“

Ist das etwas für Sie?

Diese Dekane scheinen also ihre Arbeit zu mögen. Aber werden Sie es auch? Um die Entscheidung zu treffen, raten sie Ihnen, Ihre Stärken einzuschätzen und abzuwägen, ob Ihnen diese umfassende Sichtweise zusagt.

Eine weitere Frage ist, ob Sie bereit sind, Ihre Forschungs- und Lehrtätigkeit erheblich einzuschränken, da diese zwangsläufig in den Hintergrund treten, wenn Sie mit so vielen Verwaltungsaufgaben konfrontiert werden. Auf die Frage, was er denjenigen raten würde, die ein Dekanat in Erwägung ziehen, antwortet Dr. Andersen: „Sie sollten sich nicht vormachen, dass sie bereit sind, ihre Forschung auf die lange Bank zu schieben, vor allem dann nicht, wenn sich ihr berufliches Selbstverständnis aus der Leidenschaft und den Jahren, die sie in die Forschung investiert haben, ableitet.“

Dr. Dionne von der U de Sherbrooke hat diesen Luxus nicht, da sie weiterhin einen Tier-1-Lehrstuhl für kanadische Forschung innehat, „also kann ich diese Seite der Dinge nicht ignorieren.“ Sie fügt hinzu: „Es gibt definitiv Zeiten, in denen ich mich gerne drei Stunden lang hinsetzen würde, um einen Antrag auf Fördermittel oder einen Artikel zu schreiben oder einfach nur nachzudenken.“

Dr. Van Acker drückt es anders aus: Man muss darüber nachdenken, ob man den Service mindestens genauso hoch bewertet wie die Forschung. „Ich glaube, man braucht eine Dienstleistungsmentalität. Ich habe zunehmend erkannt, dass ich gerne arbeite und meinen Beitrag leisten kann, indem ich meinen Kollegen helfe, die Dinge zu tun, die sie nicht tun wollen, um ihnen das zu erleichtern, was sie tun wollen.“ Er fügt hinzu, dass ein vorübergehender Schritt in eine andere Führungsrolle potenziellen Dekanen bei der Entscheidung helfen kann, ob die Verwaltung der richtige Schritt ist. Wenn er an seine Zeit als Lehrstuhlinhaber an der Universität von Guelph zurückdenkt, sagt er: „Ich denke, dass man in dieser Rolle viele wichtige Lektionen in Bezug auf das Verständnis von Budgets, Personalverantwortung, Lehrplanentwicklung und die Funktionsweise der Universität lernen kann.“

Wer sich für die Stelle interessiert, muss auch seine eigenen menschlichen Fähigkeiten und Führungsqualitäten ehrlich einschätzen. Als sie begann, über das Dekanat nachzudenken, sagte Dr. Steele von Memorial, dass sie eine Selbsteinschätzung vorgenommen habe, welche Fähigkeiten sie entwickeln müsse, und sich nach Mentorenschaften, Schulungsprogrammen und Führungspositionen umgesehen habe. „Ich habe absichtlich Kurse besucht, um mich in den Bereichen weiterzuentwickeln, in denen ich Dekanin werden wollte. Wenn Sie darüber nachdenken, sollten Sie anfangen, über Ihre Stärken und Erfahrungen nachzudenken, sich mit Dekanen auszutauschen und Kurse für Führungskräfte zu besuchen.“

Ratschläge für neue Dekane

Nach dem Sprung in diese schnelllebige Rolle sollten neue Dekane schnell arbeiten, um das Umfeld zu bewerten und Unterstützung zu suchen. Dr. Duclos empfiehlt, sofort eine Gemeinschaft aufzubauen. „Besonders im ersten Jahr sollten Sie Ihr Büro verlassen. Gehen Sie zu allen Veranstaltungen, treffen Sie so viele Leute wie möglich und hören Sie zu. Stellen Sie Leute vor – das Einfachste, was ich getan habe, war, mehr soziale Anlässe für Dozenten und Studenten zu schaffen, um einander zu treffen“, sagt sie.

Suchen Sie auch andere Dekane auf, sagt Dr. Andersen, der von der herzlichen Aufnahme überrascht war, die er von seinen Kollegen an der Universität von A. erhielt. Es ist wichtig, dass man sich nicht scheut, Fragen zu stellen“, sagt er. Er fügt hinzu, dass man auch seine eigenen Fähigkeiten einschätzen sollte. „Aus meiner Sicht bin ich ein sehr unübersichtlicher Denker. Ich neige dazu, die Dinge nicht in Schwarz und Weiß zu sehen. Die größte Herausforderung besteht also darin, organisiert zu bleiben und gleichzeitig viele Bälle in der Luft zu halten, ohne dabei auszubrennen“, sagt er.

„Vor allem im ersten Jahr sollten Sie Ihr Büro einfach verlassen. Gehen Sie überall hin, treffen Sie so viele Leute wie möglich und hören Sie zu.“

Sie müssen sich auch auf die veränderte Dynamik einstellen, die mit der Führung einhergeht. „Seien Sie auf die Isolation vorbereitet, die mit der Führungsrolle einhergeht. Die Art und Weise, wie Sie an Probleme herangehen, spielt eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, den Ton für die von Ihnen geleitete Fakultät anzugeben“, sagt Dr. Andersen. Entgegen seinem Naturell habe er einen Executive Coach engagiert, um den Übergang zu erleichtern, und er empfehle ihn heute. „Bevor ich Dekan wurde, hätte ich über so etwas nur die Augen gerollt, aber jetzt sehe ich es ein. Es ist ein wichtiger Teil meiner Fähigkeit, mich nicht isoliert zu fühlen, denn man wird von jemandem, der mit allen Lehrkräften befreundet ist, zu jemandem, der zwar immer noch freundlich ist, sich aber abgrenzt, ob man das nun zugeben will oder nicht“, rät er.

Diese „Abgehobenheit“ hat auch Dr. Dionne im Sinn, die sagt, ihr erster Ratschlag sei, „wirklich darüber nachzudenken, ob man bereit ist, Entscheidungen zu treffen, die nicht jedem gefallen. Der zweite Rat, der in gewisser Weise mit dem ersten zusammenhängt, lautet: Nehmen Sie sich die Zeit, die Menschen aufzusuchen, die durch Ihr Handeln verletzt werden könnten. Natürlich ist das nie beabsichtigt, aber man muss sich trotzdem die Zeit nehmen, mit ihnen zu sprechen. … Manchmal reicht es aus, eine E-Mail zu schicken, in der steht: ‚Ich muss in diese und jene Richtung gehen, und es tut mir wirklich leid, aber aus diesem bestimmten Grund muss ich das tun.'“

„Seien Sie auf die Isolation vorbereitet, die mit der Führungsrolle einhergeht. Die Art und Weise, wie Sie an Probleme herangehen, spielt eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, den Ton für die Fakultät, die Sie leiten, anzugeben.“

Ihr letzter Ratschlag: „Kümmern Sie sich um sich selbst, denn es ist leicht, sich in Ihrer Arbeit zu verlieren und keine Zeit für etwas anderes zu haben. Ich habe drei Kinder, also habe ich ein Familienleben. Ich habe mir selbst versprochen, dass die Arbeit als Dekan meine Gesundheit und die Zeit mit meiner Familie nicht beeinträchtigen würde. … Natürlich ist es hilfreich, einen Partner zu haben, der anwesend und in der Lage ist, einen guten Teil der Arbeit zu übernehmen.“

Letztendlich möchten die meisten Dekane betonen, wie sehr die Vorteile die Belastungen ihrer Arbeit überwiegen, vor allem weil sie wissen, dass viele Lehrkräfte von der Verwaltung eingeschüchtert sind. „Normalerweise müssen wir die Leute dazu ermutigen, über die Übernahme von Verwaltungsaufgaben nachzudenken. Wir werden normalerweise nicht mit Bewerbungen überschwemmt“, sagt Dr. Van Acker. „Ich denke, das liegt zum Teil daran, dass wir für die Fakultät Leute auswählen, die sehr leidenschaftlich lehren und forschen, und wir suchen nicht nach Leuten, die leidenschaftliche Verwalter sind. Aber gleichzeitig denke ich, dass wir die Leute nicht unbedingt dazu ermutigen, darüber nachzudenken.“

Mit einer Datei von Pascale Castonguay.