Verbessern Sie die Art und Weise, wie Sie Ihren Tag planen

Gehen Ihnen die Tage manchmal aus dem Ruder?

Kommst du jemals am Ende des Tages an und denkst: „Was zum Teufel habe ich den ganzen Tag gemacht?“

Fühlst du dich manchmal, als würdest du von einer Krise zur nächsten treiben und hättest keine Zeit, dich auf deine eigenen Prioritäten zu konzentrieren?

Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen ja lautet, dann lies weiter. In diesem Beitrag erhalten Sie 7 Tipps für die Planung Ihres Tages. Nutzen Sie diese Tipps, um Prioritäten zu setzen und dann einen Plan zu erstellen, damit Ihnen der Tag (und das Leben) nicht davonläuft.

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Schreiben Sie Ihren Plan jeden Tag auf

Mein wichtigster Tipp für die Planung Ihres Tages ist, Ihren Plan tatsächlich aufzuschreiben. Den Tagesplan aufzuschreiben ist eine gute Zeitmanagement-Methode. Und ja, das gilt für jeden einzelnen Tag.

Der Schlüssel ist, sich die Zeit zu nehmen und aufzuschreiben, was Sie heute erledigen wollen.

Was sind Ihre Prioritäten? Steht ein Termin an?

Machen Sie eine Liste der wichtigen Dinge, die Sie erledigen müssen. Wenn du deinen Plan aufschreibst, wird dein Gehirn entlastet, so dass es nicht mehr damit beschäftigt ist, sich zu erinnern, was du tun willst. Es spielt keine Rolle, ob Sie dies in digitaler Form mit einer Projektmanagement-Software wie Asana oder auf Papier tun.

Der Schlüssel zum Erfolg ist, das zu verwenden, was für Sie funktioniert. Ich verwende sowohl Asana als auch Papier.

Ich mache ein Brainstorming (siehe Tipp Nr. 3) auf meinem iPad und schreibe dann meine endgültige Liste auf Papier. Ich finde, dass ich mit einer täglichen Aufgabenliste auf Papier mir selbst gegenüber verantwortlich bin. Es ist zu einfach, eine Liste zu vergessen, die in einem Gerät versteckt ist. Ich habe einen Tagesplan, der in Kategorien eingeteilt ist, mit praktischen Kontrollkästchen. Ich LIEBE es, diese Kästchen abzuhaken.

Planen Sie jeden Tag zur gleichen Zeit

Wenn Sie Ihre Planung zur gleichen Tageszeit machen, schaffen Sie eine Gewohnheit. Und gute Gewohnheiten haben die Kraft, Sie auf Kurs zu halten.

Sie können Ihren Tag am Vorabend oder am Morgen planen. Ich ziehe es vor, meine Planung am Morgen zu machen, nachdem ich mindestens eine Tasse Kaffee getrunken habe und mein Gehirn einigermaßen funktioniert. Ein Grund dafür, dass ich die Planung am Morgen vorziehe, ist, dass mir oft schon in der Nacht Dinge einfallen, die ich erledigen muss. Wenn ich meinen Plan schon aufgeschrieben habe, muss ich mir überlegen, was ich streichen kann, damit ich Platz für den neuen Punkt habe.

Ob abends oder morgens ist eigentlich egal. Auch hier kommt es darauf an, was für Sie funktioniert.

Brainstorming für eine schnelle To-Do-Liste

Nehmen Sie alles auf, was Sie tun müssen, tun wollen oder tun könnten. Stehen Fristen an? Überlegen Sie, wen Sie anrufen oder eine E-Mail schreiben müssen. Welche Besorgungen müssen Sie heute machen? Gibt es etwas aus dem gestrigen Plan, das Sie nicht geschafft haben? Überprüfen Sie Ihren Wochenplan, wenn Sie einen haben (und ich hoffe, Sie haben einen).

Es kann sein, dass nicht alles, was Ihnen beim Brainstorming einfällt, in Ihren endgültigen Tagesplan aufgenommen wird. Aber auf diese Weise minimieren Sie die Gefahr, dass Ihnen etwas entgeht. Überprüfen Sie unbedingt Ihren Kalender auf Termine – nicht nur für heute, sondern auch für die nächsten paar Tage. Ich hasse es, einen Tagesplan zu erstellen und dann später festzustellen, dass ich am nächsten Tag eine Besprechung habe, die mehrere Stunden Vorbereitung erfordert.

Teilen Sie Ihre Aufgabenliste in Arbeit und Leben auf

Es ist zu einfach, sich von den Arbeitsaufgaben vereinnahmen zu lassen und die Lebensaufgaben beiseite zu schieben. Ich habe vor kurzem meinen Tagesplan mit Überschriften für Arbeit und Leben überarbeitet. Das habe ich aus zwei Gründen getan:

1. So kann ich leicht sehen, was ich in jedem Bereich tun will. Das hilft mir, wenn nötig, Dinge in Zeitfenstern zu gruppieren. Als ich zum Beispiel in einem Büro gearbeitet habe, musste ich die meisten Lebensaufgaben abends erledigen.
2. So bleibe ich im Gleichgewicht. Ich habe die gleiche Anzahl von Zeilen unter Leben wie unter Arbeit. Und ich fülle sie beide jeden Tag auf.

Bestimme zwei Dinge, die heute getan werden MÜSSEN

Wähle einen Punkt aus deiner Arbeitsliste und einen Punkt aus deiner Lebensliste, die du unbedingt erledigen musst. Das müssen nicht die schwierigsten Aufgaben sein oder diejenigen, die am längsten dauern. Es sind die beiden Punkte, die für das Erreichen Ihrer langfristigen Ziele am wichtigsten sind.

Erledigen Sie sie zuerst (oder in Ihrem ersten Zeitblock für diesen Bereich – Arbeit oder Leben). Auf diese Weise wissen Sie, dass Sie die wichtigsten Aufgaben erledigt haben, selbst wenn Ihr Tag aus dem Ruder läuft. Meine wichtigste Aufgabe bei der Arbeit ist heute zum Beispiel das Schreiben dieses Blogbeitrags, also mache ich das zuerst (nachdem ich meinen Tag geplant habe, natürlich).

Nehmen Sie einige schnelle Aufgaben auf

Nicht alles in Ihrem Tagesplan muss ein großes Projekt sein. Nur weil etwas nur 10 oder 15 Minuten in Anspruch nimmt, heißt das nicht, dass es nicht auf Ihrer Liste stehen sollte. Ich habe 10 Aufgaben auf meinem Tagesplan. Wenn ich nur „große“ Aufgaben in meinen Plan aufnehmen würde, wäre es wirklich schwer, alles an einem Tag zu erledigen.

Ich habe bereits erwähnt, dass ich es liebe, Kästchen abzuhaken. Es ist sehr befriedigend, am Ende des Tages zurückzublicken und zu sehen, dass alle (oder fast alle) Kästchen abgehakt sind. Wenn man schnelle Aufgaben einplant, ist es wahrscheinlicher, dass man alles auf der Liste erledigen kann. Und ist die Zeit, die man für eine Aufgabe braucht, wirklich das Maß für ihre Wichtigkeit? Ich glaube nicht.

Schnell erledigte Aufgaben eignen sich auch hervorragend für energiearme Tageszeiten. Wenn Ihnen die Puste ausgeht, ist es gut, wenn Sie sich etwas aussuchen können, das nicht viel Zeit oder Energie kostet.

Ein weiterer Vorteil, wenn Sie ein paar schnelle Aufgaben auf Ihre Liste setzen, besteht darin, dass Sie, wenn Sie sich selbst beim Aufschieben ertappen, ein paar dieser kleineren Dinge erledigen können und wieder zur Tagesordnung übergehen.

Gehen Sie oft auf Ihre Liste zurück

Eine weitere effektive Zeitmanagement-Praxis besteht darin, oft auf Ihre Liste zurückzugreifen. Das hat mit Organisation zu tun. Bewahren Sie Ihre Liste an einem Ort auf, an dem Sie im Laufe des Tages leicht darauf zurückgreifen können. Das kann in einer App auf Ihrem Smartphone sein, in einem Notizbuch, das Sie auf Ihrem Schreibtisch aufbewahren, in einem Planer oder an einem anderen Ort, an dem Sie die Liste immer im Blick haben.

Ich verwende ein Filofax, das in der Ecke meines Schreibtischs liegt und auf dem mein Tagesplan steht. Wenn ich eine Aufgabe erledige, hake ich sie ab, und ich kann die anderen Punkte, die ich für den Tag geplant habe, leicht sehen. So fällt es mir leicht, die nächste Aufgabe auszuwählen, und ich muss mir nicht das Hirn zermartern, um mich daran zu erinnern, was ich erreichen wollte.

Meine Lieblingstipps für die Tagesplanung

Dies sind meine Lieblingstipps für die Tagesplanung. Mit ihnen stelle ich sicher, dass meine Tage nach Plan verlaufen.

Wenn die Tagesplanung etwas ist, mit dem Sie Probleme haben, dann probieren Sie ein oder zwei dieser Produktivitätstipps aus. Ich verspreche Ihnen, dass Sie in der Lage sein werden, die Kontrolle über Ihren Tag zu übernehmen.

Und um es einfach zu machen, gebe ich Ihnen eine Kopie meines Tagesplanungsbogens. Er ist so groß, dass er in einen Planer im A5- oder Classic-Format passt. Klicken Sie einfach unten, um Ihr kostenloses Exemplar herunterzuladen!

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