SharePoint-Formulare – Grundlagen. Was sind SharePoint-Formulare?

SharePoint Forms ist seit vielen Jahren ein hervorragendes Tool zur Zusammenarbeit und Verwaltung. Mit diesem Tool lassen sich Unternehmensdaten aller Art, Mengen und Zwecke verarbeiten.

Ein SharePoint-Formular ist ein Fenster (Bildschirm) mit einer Reihe von Feldern mit Beschriftungen, in die Benutzer ihre Daten eingeben können: Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail, Telefonnummer usw. SharePoint-Formulare werden erstellt, um alle Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe zu vereinfachen und um die Arbeit mit einer Datenbank angenehmer und übersichtlicher zu gestalten. Darüber hinaus helfen die Formulare mit Beschriftungen den Benutzern, die Eingabe falscher Daten zu verhindern.

Es gibt viele Lösungen und Tools, die die Arbeit mit SharePoint-Formularen erleichtern und attraktive und fortschrittliche Formulare erstellen, um die Chancen zu erhöhen, von den Benutzern ausgefüllt zu werden.

Formularanpassung: How to Do It Right

Während wir Listen zum Speichern verschiedener Informationen verwenden, was einer der grundlegenden Zwecke von SharePoint ist, gibt es Gelegenheiten, bei denen wir stilvolle und beeindruckende Formulare erstellen oder ihre Effizienz erhöhen möchten. In der Tat ist die Konfiguration und Anpassung von SharePoint-Listen recht problematisch, da verschiedene Formulare für sie durch benutzerdefinierte Kodierung, InfoPath und Tools von Drittanbietern entworfen und implementiert werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Formulare für SharePoint zu erstellen, von denen wir einige in diesem Artikel untersuchen werden.

Wofür stehen SharePoint-Formulare?

Formulare dienen dazu, Daten vor Benutzern darzustellen, zu verbergen und zu optimieren. Sie ermöglichen den Datenaustausch zwischen Benutzern und Datenquellen in einem Browser. Formulare können in jeder Anwendung erstellt werden und werden dann mit der entsprechenden Liste in SharePoint verknüpft. Einige Tools ermöglichen es Ihnen, Formulare innerhalb der SharePoint-Umgebung zu entwerfen; dies klingt jedoch einfacher, als es tatsächlich ist. Ohne spezielle Kenntnisse oder die Hilfe eines Entwicklers kann es eine echte Herausforderung sein.

Mit Hilfe einiger Methoden kann man den Prozess jedoch vereinfachen.

Die besten Praktiken zur Anpassung von SharePoint-Formularen

Obwohl eine systemeigene SharePoint-Schnittstelle die wesentlichen Werkzeuge zur Erstellung benutzerdefinierter Formulare, wie z. B. eine benutzerdefinierte Listenansicht, bereitstellt, kann es erforderlich sein, spezifischere Änderungen am Entwurf vorzunehmen. Lassen Sie uns verschiedene Methoden untersuchen, damit Sie diejenige auswählen können, die perfekt zu Ihren Bedürfnissen passt.

SharePoint-Listen

Diese Methode ist ideal, wenn Sie keine umfangreichen Änderungen benötigen und mit der Hauptfunktionalität der SharePoint-Formulare weitgehend zufrieden sind. Bei der Listenerstellung steht standardmäßig ein entsprechendes Formular zur Verfügung und ermöglicht:

• Optimierung der Feldreihenfolge
• Eingabevalidierung
• Dateianhang
• Zugriffsbeschränkung
• Workflows

Alle Funktionen sind im Menü Listeneinstellungen verfügbar und werden bei Bedarf durch ein Tutorial unterstützt. Wenn Sie jedoch Geschäftslogik auf den Feldern ausführen müssen, ist es nicht die ideale Wahl.

InfoPath

Dieses Tool wurde von Microsoft speziell für die erweiterte Verwaltung von SharePoint-Formularen entwickelt.

Es hat im Vergleich zu seinem Vorgänger (XDocs) wesentlich mehr Funktionen, u.a.:

• Erstellung mehrerer Formularansichten
• Fähigkeit, mit strukturierten Daten zu arbeiten
• Erweiterte Textfelder
• Berechnungen
• Geschäftslogik und Workflows

Das größte Problem mit Microsoft InfoPath ist, dass es in naher Zukunft nicht mehr von Microsoft unterstützt wird. Ein weiterer Nachteil ist die mangelnde Intuitivität, die viel Zeit für ein Tutorial erfordert.

SharePoint Forms Designer

Dieses leistungsstarke Tool ermöglicht nicht nur die Anpassung von SharePoint-Formularen, sondern auch die Konfiguration verschiedener Webparts. Fügen Sie einfach eine Datenansicht zu Ihrer Seite hinzu, und schon können Sie Felder aus einer Datenquelle als Formulare einfügen. Die Vielfalt der Designer-Funktionen bietet die Möglichkeit:

• Felder ein- und ausblenden
• Layout ändern
• Mit dem Formularcode arbeiten
• Datensteuerelemente verwenden
• Grafiken und Text hinzufügen

In erster Linie ermöglicht der SharePoint Designer die direkte Beeinflussung von SharePoint-Dateien und -Eigenschaften. Deshalb sollte man die Grundlagen der SharePoint-Struktur und der Dateiablage kennen, um den größten Nutzen daraus zu ziehen. Es handelt sich um ein kostenloses Tool, das von Microsoft vertrieben wird. Gleichzeitig ist das Produkt ziemlich kompliziert und erfordert oft spezielle Fachkenntnisse und Programmierfähigkeiten.

Visual Studio

Wenn keine Lösung von der Stange Ihre Bedürfnisse erfüllt, ist es an der Zeit, eine maßgeschneiderte Lösung zu entwerfen. Visual Studio ist eine vollständige Entwicklungsumgebung für Anwendungen, mit der Sie fast jede Ihrer Ideen umsetzen können. Dank der Integration mit SharePoint können Sie die Formulare mit allen erforderlichen Funktionen erweitern. Allerdings ist dies eine kostspielige Angelegenheit, die die Einstellung von Programmierern sowie einige Zeit für die Entwicklung, das Testen und die Erstellung der Dokumentation erfordert. Sie können eine solche Lösung in Betracht ziehen, wenn Sie über die Ressourcen verfügen, ein komplettes Softwareprojekt zu unterhalten, um nur ein paar Formulare in Ihrem SharePoint hinzuzufügen.

Beyond Microsoft

Heutzutage sind die meisten von Microsoft und SharePoint bereitgestellten Lösungen unbequem in der Anwendung oder erfordern spezielle Kenntnisse für einen Nicht-Power-User. Um dieses Problem zu überwinden, sind viele Nebenlösungen mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche auf dem Markt erschienen. Eine dieser Lösungen ist die Anwendung Forms Designer von SharePoint VirtoSoftware, die entwickelt wurde, um alle Anforderungen eines Unternehmens zu erfüllen und eine äußerst intuitive Schnittstelle zu bieten. Sie ermöglicht die Erstellung benutzerdefinierter erweiterter Formulare direkt in SharePoint, ohne dass zusätzliche Anwendungen eingerichtet werden müssen. Das Tool erfordert keine Programmierkenntnisse, funktioniert als SharePoint-App oder Webpart und ist kosteneffizient, da es keine Installation eines zusätzlichen umfassenden Microsoft-Pakets erfordert. Virto Forms Designer ist für Office 365 und für die SharePoint-Plattformen 2016, 2013 und 2010 verfügbar. SharePoint Forms Designer Online-Add-in oder Webpart sind vollständig in die SharePoint-Umgebung integriert und arbeiten direkt mit SharePoint-Listen.

Ein flexibles Design ermöglicht die Anpassung von Farben, Textstilen und Felddarstellung, und die Layout-Funktion bietet die Möglichkeit, verschiedene Layouts derselben SharePoint-Liste für verschiedene Benutzer oder Benutzergruppen zu erstellen. Diese Funktion ist wichtig, um die sensiblen Informationen des Unternehmens zu schützen und den Zugriff auf bestimmte Daten nur für Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen zu ermöglichen. Außerdem verbessern die Layouts die Benutzerfreundlichkeit, indem sie das Formular derselben Liste in unterschiedlichen Ansichten und Listenfeldern für jede Abteilung anzeigen.

Sie müssen lediglich die gebrauchsfertigen Steuerelemente, Registerkarten, Felder und Akkordeons per Drag & Drop ziehen, um Ihre eigenen anspruchsvollen Formulare für SharePoint-Listen zu entwerfen. Speichern Sie Ihre fertigen Formulare und verwenden Sie sie später, indem Sie die erforderlichen Vorlagen einfach exportieren und importieren.

Das Tool ermöglicht es Benutzern, spezifische Bearbeitungs-, Anzeige- und Erstellungsformulare für verschiedene in einer Liste verfügbare Inhaltstypen zu erstellen. Zum Beispiel können Sie verschiedene Formulare für die Bearbeitung von Artikeln, für neue Artikel, für die Anzeige von Artikeln und für die Bearbeitung/Neuanzeige von Ordnern sehr schnell in der gleichen Oberfläche erstellen.

Darüber hinaus können Sie hier CSS-Stile definieren und Ihr Formular mit HTML- oder JavaScript-Zusatzcodierung erweitern, indem Sie die integrierten Editoren verwenden. Kurzum, Forms Designer beseitigt die Nachteile von Standardlösungen und übernimmt die meisten ihrer besten Funktionen. Die benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche erfordert keine besonderen Kenntnisse oder Schulungen bei der Formularerstellung, so dass auch ein Anfänger problemlos komplexe Formulare in SharePoint erstellen kann.

Die beste Anpassung sollte den Bedürfnissen Ihres Produkts entsprechen

Insgesamt bieten die SharePoint-Integrationsoptionen den Benutzern eine große Flexibilität. Es liegt an Ihnen, welche Lösung Sie für Ihr Unternehmen wählen, entweder kostenlose Standard-Tools mit der begrenzten Lösung oder professionelle und intuitive Apps, wie Forms Designer.

Sie können mehr darüber erfahren, wie Sie ein Formular in SharePoint mit Virto Forms Designer erstellen oder die Testversion SharePoint Online Forms Designer für Office 365 oder SharePoint Forms Designer für SharePoint 2013 und 2016 herunterladen und prüfen, wie es in Ihre eigene SharePoint-Umgebung passt.

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