Projektkostenschätzung und Budgetierung im Projektmanagement

Die Kosten des Projekts können anhand verschiedener Prozesse geschätzt werden (Beispiele unten)

• Erstellen des Projektstrukturplans (PSP)
• Entwickeln des Zeitplans
• Planen der Humanressourcen
• Erkennen von Risiken

Die Inputs des Kostenmanagements umfassen,

• Projektmanagementplan
• Projektcharta
• Unternehmensumweltfaktoren
• Organisationsprozesse

Der Output ist

• Kostenmanagementplan.

Die Erstellung von Kostenvoranschlägen und Kostenrechnungen für Projekte ist ein äußerst wichtiger Teil des Projektmanagements. Bei der Berechnung des Projektbudgets werden verschiedene Faktoren berücksichtigt, wie z. B. Arbeitskosten, Anschaffung der erforderlichen Ausrüstung, Materialkosten usw.

Was ist eine Projektkostenschätzung?

Die Projektkostenschätzung ist definiert als der Prozess der Annäherung an die Gesamtausgaben des Projekts. Die Genauigkeit der Kostenschätzung und Budgetierung im Projektmanagement hängt von der Genauigkeit und den Details des Projektumfangs ab, der die Basis für den Umfang darstellt. Der Umfang definiert auch alle Beschränkungen wie Termin, Ressourcen oder Budget. Das Risikoregister hilft bei der Berechnung der geschätzten Kostenarten, der Ausgaben für eventuelle Maßnahmen und der Ausgaben für die Bewältigung von Risiken.

Um die Projektkosten zu schätzen, müssen Sie verschiedene Kostenarten in Kategorien einteilen, wie

• Arbeitskosten
• Ausrüstungskosten
• Materialkosten
• Reisekosten
• Schulungskosten
• Gemeinkosten, usw.

Techniken zur Schätzung der Projektkosten

Es gibt einige Techniken zur Schätzung der Projektkosten wie: Expertenbeurteilung, Drei-Punkte-Schätzung, Reserveanalyse und Qualitätskosten.

Für die Schätzung der Projektkosten gibt es jedoch formal gesehen nur wenige Hauptmethoden (Techniken), die wie folgt verwendet werden:

Analoges Schätzen

Diese Schätztechnik basiert auf Expertenurteilen und Informationen, die auf ähnlichen früheren Projekten beruhen. Wenn ein ähnliches Projekt bereits durchgeführt wurde, werden die Kosten mit einem Aufschlag oder Abschlag von 20% für das bestehende Projekt berücksichtigt.

Parametrische Schätzung

Vergangene Daten oder Aufzeichnungen werden verwendet, um die Kosten für das aktuelle Projekt zu schätzen.

Bottom-up-Schätzung

Sobald der Umfang des Projekts definiert ist, ist dies die zuverlässigste Technik. Bei dieser Technik schätzt man auf der Grundlage des Projektstrukturplans die Kosten für die einzelnen Ressourcen oder Leistungen.

Ebenso gibt es andere Methoden (Techniken), die für die Kostenschätzung nützlich sein können, wie die PERT-Schätzung, die Angebotsanalyse usw.

Projektbudgetplanung

Der Hauptzweck dieser Tätigkeit ist die Zuweisung und Genehmigung der für die Durchführung des Projekts erforderlichen finanziellen Mittel. Das wichtigste Ergebnis für die Festlegung des Budgets ist die Kosten-Leistungs-Basislinie. Sie gibt nicht nur an, welche Kosten anfallen werden, sondern auch, wann diese anfallen werden. Zu den Inputs für die Festlegung des Budgets gehören die folgenden Projektmanagement-Budgetierungsmethoden:

• Aktivitätskostenschätzungen
• Basis für Schätzungen
• Umfangsbasis
• Projektzeitplan
• Ressourcenkalender
• Verträge
• Organisationsprozesse

Der Ergebnis dieses Prozesses ist

• Kosten-Leistungs-Baseline
• Projektfinanzierungsbedarf
• Aktualisierung der Projektdokumente

Die Projektbudgetierung wird parallel zum Projektterminierungsprozess durchgeführt. Sie ist in hohem Maße von drei Komponenten abhängig –

• Kostenschätzung
• Aufgabenzeiten
• Zugewiesene Ressourcen

Bei der Projektbudgetierung und -kalkulation kommuniziert der Projektleiter mit verschiedenen Personen, die für die Verwaltung der Arbeitsaufwände und die Schätzung der Projektkosten verantwortlich sind.

Er nutzt verschiedene Projektperspektiven wie den Projektstrukturplan des Projekts, die Kostenschätzungen, historische Daten und Aufzeichnungen, Ressourceninformationen und Richtlinien.

Ohne Risikobewertung ist der Budgetierungsprozess nicht abgeschlossen. Bei der Risikobewertung werden Faktoren wie Zeitknappheit, Verfügbarkeit von Ressourcen, Erfahrung des Entwicklungsteams, die verwendete Technologie usw. berücksichtigt. Die Risikobewertung kann einen Betrag zwischen 25 und 30 Prozent der gesamten Projektkosten ausmachen.

Projektqualitätsmanagementplan

Die Prozessgruppe Qualitätsmanagement besteht aus drei Prozessen:

Qualitätsplan

Der Qualitätsplanprozess beinhaltet die Ermittlung der für das Projekt relevanten Qualitätsstandards und deren Erfüllung. Dazu gehört auch die Identifizierung von Qualitätsmetriken und Standardmaßnahmen für Projektprozesse, Anforderungen zur Einhaltung von Vorschriften, Produktfunktionalität, Dokumentation usw.

Die Inputs des Plans Qualitätsmanagement umfassen

• Projektmanagementplan
• Stakeholder-Register
• Risikoregister
• Anforderungsdokumentation
• Unternehmensumweltfaktoren
• Organisationsprozesse

Der Output für das Qualitätsmanagement ist

• Qualitätsmanagementplan
• Prozessverbesserungsplan
• Qualitätsmetriken
• Qualitäts-Checklisten
• Aktualisierung der Projektdokumente

Qualitätssicherung

Diese Phase umfasst hauptsächlich zwei Aktivitäten, zunächst die Analyse der Projektqualität und die Verbesserung der Projektqualität. Es handelt sich um einen Prozess, bei dem die Qualitätsanforderungen und die Ergebnisse der Qualitätskontrollmessungen überprüft werden, um sicherzustellen, dass der Qualitätsstandard während des gesamten Prozesses aufrechterhalten wird. Der Input für diesen Prozess ist derselbe wie der Output des Qualitätsmanagementplans, während der

Output dieses Prozesses

• Änderungsantrag
• Projektmanagementplan

ist

• Aktualisierung der Projektdokumente
• Aktualisierung der Organisationsprozesse

Qualitätskontrolle

Dieser Prozess wird durchgeführt, um die Qualität während des gesamten Projektlebenszyklus zu kontrollieren. Sie definiert, wie der Qualitätsstandard mit den festgelegten Qualitätsstandards übereinstimmen kann. Der Output der Qualitätssicherung ist der Input für die Qualitätskontrolle. Während der Output

• Qualitätskontrollmessungen
• Änderungen validieren
• Überprüfte Ergebnisse
• Informationen zur Arbeitsleistung
• Änderungsanforderungen
• Projekt Managementplan
• Aktualisierung von Projektdokumenten
• Aktualisierung von Organisationsprozessen

Projekt-Personalmanagement

Personalmanagement umfasst den Prozess der Organisation, Management und Führung des Projektteams. Es besteht aus den Personen mit zugewiesenen Rollen und Verantwortlichkeiten für die Fertigstellung des Projekts. Das Personalmanagement wird sich mit vier Prozessen befassen.

Entwicklung des Personalplans

In dieser Phase werden die Projektrollen und -verantwortlichkeiten festgelegt, Projektorganigramme und Personalmanagementplan

Der Input hierfür wird

• Projektmanagementplan
• Anforderungen an die Ressourcen
• Unternehmensumweltfaktoren
• Organisationsprozesse

Der Output dieser Phase ist

• Plan für das Management der Humanressourcen

Projektteam akquirieren

In dieser Phase wird die Verfügbarkeit der Humanressourcen bestätigt und das für die Durchführung der Projektaktivitäten erforderliche Team zusammengestellt. Der Input für diese Phase ist der Output der vorangegangenen Phase. Der Output dieser Phase wäre

• Zuweisung von Projektmitarbeitern
• Ressourcenkalender
• Aktualisierung des Projektmanagementplans

Entwicklung des Projektteams

In dieser Phase liegt der Schwerpunkt auf der Verbesserung der Teameffizienz, der Interaktion der Teammitglieder und der Verbesserung der Gesamtleistung des Teams und des Projekts. Der Input für diese Phase ist der Output des vorherigen Schritts. Der Output dieser Phase wäre

• Beurteilung der Teamleistung
• Aktualisierung der Umweltfaktoren im Unternehmen

Management des Projektteams

Dieser Prozess umfasst die Verfolgung der Leistung der Teammitglieder, die Lösung von Problemen, die Bereitstellung von Feedback und das Management eines Teams zur Optimierung der Projektleistung. Der Input für diese Phase wäre der Output des vorherigen Schritts. Der Output für diese Phase wäre

• Änderungsantrag
• Aktualisierung des Projektmanagementplans
• Aktualisierung der Projektdokumente
• Aktualisierung der Umweltfaktoren im Unternehmen
• Aktualisierung der organisatorischen Prozesswerte

Projektkommunikationsmanagement

Hier, Projektkommunikation bedeutet nicht, verbal miteinander zu interagieren, sondern projektbezogene Informationen effektiv an das Projektteam, die Stakeholder, die Projektmanager usw. zu übermitteln. Sie sollte sich auf Risikomaßnahmen und -bewertungen, Projektpläne, Sitzungsmanagement und -maßnahmen, Überprüfungen und Begehungen usw. beziehen.

Dieses Segment deckt hauptsächlich fünf Bereiche ab

Kommunikation mit Stakeholdern

Es ist der Prozess der Entwicklung eines Ansatzes zur effizienten Kommunikation mit Stakeholdern und zum Verständnis ihrer Anforderungen. Der Input hierfür wäre

• Projektmanagementplan
• Stakeholder-Register
• Unternehmensumweltfaktoren
• Organisationsprozesse

Die Ausgabe hierfür ist

• Kommunikationsmanagementplan
• Aktualisierung der Projektdokumente

Kommunikation verwalten

Es ist der Prozess der Speicherung, Verteilen, Sammeln und Abrufen von Projektinformationen in Übereinstimmung mit einem Kommunikationsplan. Der Input dieser Phase wäre

• Umweltfaktoren des Unternehmens
• Organisationsprozess-Assets
• Arbeitsleistungsberichte
• Kommunikationsmanagementplan

, während der Output wäre

• Projektkommunikation
• Aktualisierung des Projektmanagementplans
• Aktualisierung der Projektdokumente
• Aktualisierung der Organisationsprozesse

Kommunikationssteuerung

Es handelt sich um den Prozess der Steuerung und Überwachung der Kommunikation während des gesamten Projektlebenszyklus. Der Input für diese Phase wäre

• Projektmanagementplan
• Projektkommunikation
• Problemprotokoll
• Arbeitsleistungsdaten
• Organisationsprozess-Assets

Während der Output dieser Phase

• Arbeits Leistungsinformationen
• Änderungsanträge
• Aktualisierung des Projektmanagementplans
• Aktualisierung der Projektdokumente
• Aktualisierung der organisatorischen Prozesse

Zusammenfassung

Kostenmanagement ist der Prozess der effektiven Planung und Kontrolle der Projektkosten. Die Kostenplanung im Projektmanagement hilft Ihnen, die nach dem Projekt getätigten Ausgaben zu erfassen und zu verfolgen.

Um sicherzustellen, dass Ihr Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens und Budgets abgeschlossen wird, werden wir im nächsten Tutorial sehen, welche Risikofaktoren gemildert werden müssen.

Projektkostenschätzung und -budgetierung ist definiert als der Prozess der Annäherung an die Gesamtausgaben des Projekts.