Organisatorische Kommunikation: 9 Schritte zur Entwicklung einer erfolgreichen Strategie

Organisatorische Kommunikation ist eine der wesentlichen Voraussetzungen für den Aufbau eines erfolgreichen Unternehmens. Ihre Auswirkungen auf das Engagement der Mitarbeiter, die Zusammenarbeit, das Vertrauen am Arbeitsplatz und die Erfahrungen der Mitarbeiter machen sie zu einem wichtigen Bestandteil jeder Arbeitsplatzstrategie.

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In diesem Blog gehen wir auf einige der wichtigsten Vorteile des Aufbaus einer effektiven Organisationskommunikation sowie auf die Schritte ein, die für die Umsetzung einer erfolgreichen Organisationskommunikationsstrategie erforderlich sind.

Was ist Organisationskommunikation?

Organisationskommunikation umfasst die formelle und informelle Kommunikation in einer Organisation, einschließlich der Kommunikation zwischen Mitarbeitern und der Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Führungskräften.

Wir können die organisatorische Kommunikation in 4 Haupttypen unterteilen:

Formelle Kommunikation

Formal, klar und spezifisch zu sein, ist ein guter Weg, um einen angemessenen Informationsfluss am Arbeitsplatz zu gewährleisten. Bei formeller Kommunikation ist jeder über die Unternehmensziele informiert und auf sie ausgerichtet.

Diese Art der Kommunikation ist auch erforderlich, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. So müssen z. B. Arbeitsvereinbarungen sowie Sicherheitsvorschriften und -richtlinien den Mitarbeitern auf formelle Weise mitgeteilt werden (E-Mails, gedruckte Dokumente).

Informelle Kommunikation

Wie Sie vielleicht schon erraten haben, ist diese Art der Kommunikation das Gegenteil der formellen Kommunikation. Sie wird auch als „Grapevine-Kommunikation“ bezeichnet. Im Wesentlichen umfasst sie Dialoge, Plaudereien, Telefongespräche sowie die „Water Cooler Talks“, die normalerweise in der Nähe der Kaffeemaschine stattfinden und bei denen es nicht auf Förmlichkeiten ankommt.

Einer der größten Vorteile der informellen Kommunikation ist die Tatsache, dass sie eine schnellere Art des Informationsaustauschs am Arbeitsplatz darstellt. Sie trägt auch dazu bei, dass neue Ideen zur Verbesserung von Produkten und internen oder externen Prozessen ausgetauscht und entwickelt werden. Es würde Sie überraschen, wie viele Innovationsideen bei einem Gespräch neben der Kaffeemaschine entstanden sind!

Horizontale Kommunikation

Diese Art der organisatorischen Kommunikation findet zwischen Teams, Gruppen oder Einzelpersonen statt, die sich auf der gleichen hierarchischen Ebene befinden. Die horizontale Kommunikation spielt eine wichtige Rolle beim Aufbrechen von Silos und bei der Verbesserung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit am Arbeitsplatz. Sie spielt eine entscheidende Rolle bei der Abstimmung von Technik-, Marketing- und Vertriebsteams und stellt sicher, dass alle auf derselben Seite stehen.

Vertikale Kommunikation

Die häufigste Form der Kommunikation in strukturierten Organisationen folgt einem vertikalen Muster von oben nach unten. Sie umfasst die Kommunikation zwischen Unternehmensleitern, Teamleitern und Mitarbeitern. Diese Art der Kommunikation ist am Arbeitsplatz unerlässlich. Ohne vertikale Kommunikation wäre es nicht möglich, Richtlinien, Feedback oder Ideen auszutauschen.

Unabhängig von der Art der Kommunikation, über die wir sprechen, ist die Kommunikation am Arbeitsplatz eine wichtige Managementkomponente für jede Organisation.

Zu den Hauptzwecken der organisatorischen Kommunikation gehören die Aktualisierung der Mitarbeiter über neue Richtlinien, die Krisenkommunikation, die Gewährleistung der Sicherheit im gesamten Unternehmen, das Management des Wandels, die digitale Transformation, Fusionen und Übernahmen sowie das Geben und Empfangen von Feedback von Mitarbeitern.

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Um erfolgreich zu sein, sollten Unternehmen über umfassende organisatorische Kommunikationsstrategien verfügen, bei denen sich die Mitarbeiter über wichtige Unternehmensaktualisierungen informiert fühlen und in die täglichen organisatorischen Gespräche einbezogen werden.

15 Ziele effektiver organisatorischer Kommunikation

Effektive organisatorische Kommunikation wirkt sich in vielerlei Hinsicht auf den Erfolg eines Unternehmens aus. Einige davon sind:

1. Schaffung eines positiven Mitarbeitererlebnisses, Steigerung der Arbeitsmoral, der Zufriedenheit und des Engagements der Mitarbeiter.
2. Unterstützung der Mitarbeiter beim Verständnis der Beschäftigungsbedingungen und Förderung ihres Engagements und ihrer Loyalität.
3. Förderung der Mitsprache der Mitarbeiter, was die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit ihrem Arbeitgeber erheblich verbessert.
4. Verringerung der Gefahr von Missverständnissen und der Verbreitung von Fehlinformationen am Arbeitsplatz.
5. Verbesserung der abteilungsübergreifenden Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern.
6. Unterstützung der Mitarbeiter bei der Ausrichtung auf den Auftrag, die Vision und die Grundwerte des Unternehmens.
7. Förderung eines höheren Engagements der Mitarbeiter, indem sie jederzeit informiert werden.
8. Den Mitarbeitern die Suche nach wichtigen und relevanten Informationen erleichtern, wann immer sie diese benötigen.
9. Rationalisierung des Informationsflusses innerhalb des Unternehmens.
10. Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität durch Beseitigung der Zeitverschwendung bei der Informationssuche und der Kommunikation über irrelevante Themen.
11. Verbesserung von Prozessen und Verfahren und letztlich Schaffung größerer Effizienz und Kostenreduzierung
12. Aufbau besserer Beziehungen zwischen Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten.
13. Verbesserung des Vertrauens am Arbeitsplatz.
14. Kommunikation macht mehr Spaß.
15. Bessere Kommunikation mit nicht verkabelten, entfernten und arbeitslosen Mitarbeitern.

Sehen Sie sich die folgende Infografik an, in der wir einige der wichtigsten Vorteile der Kommunikation am Arbeitsplatz aufzeigen 👇

Organisatorische Kommunikation in Zeiten von COVID-19

Organisatorische Kommunikation hat während der Coronavirus-Pandemie eine entscheidende Rolle gespielt. Mehr denn je mussten die Mitarbeiter während des Ausbruchs unterstützt und gehört werden. Sie mussten plötzlich ihre Arbeitsgewohnheiten ändern und sich spontan anpassen.

Während einige von ihnen vor der Pandemie daran gewöhnt waren, von zu Hause aus zu arbeiten, war diese Arbeitsform für andere völlig neu.

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Die organisatorische Kommunikation spielte nicht nur eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung der Mitarbeiter während der Pandemie, sondern auch bei der Aufrechterhaltung eines möglichst reibungslosen Geschäftsbetriebs.

Als die meisten Arbeitsabläufe gestört wurden, haben die IKT-Experten eine erstaunliche Leistung vollbracht, indem sie ihre Kommunikationsstrategien neu überdachten, so dass die Mitarbeiter ihre Moral und Produktivität hoch halten konnten.

Schlüsselstatistiken zur organisatorischen Kommunikation während des Ausbruchs

Die folgenden Statistiken zeigen, wie wichtig es ist, in Krisenzeiten wie der Coronavirus-Pandemie über eine wirksame organisatorische Kommunikationsstrategie zu verfügen:

• Insgesamt, 93% der von The Institute for Public Relations und Peppercomm befragten Mitarbeiter gaben an, dass ihr Unternehmen die COVID-19 Krise effektiv bewältigt hat (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• 85 % der Mitarbeiter gaben an, dass sie am meisten motiviert sind, wenn das Management regelmäßig über Neuigkeiten im Unternehmen informiert (Trade Press Services)
• 81 % der Befragten gaben an, dass die Kommunikationsabteilung SEHR an der internen Kommunikation beteiligt war (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• Als beste Kanäle für die Kommunikation mit den Mitarbeitern während des Ausbruchs der Krise wurden persönliche Kontaktpunkte favorisiert. Direkte Kommunikation durch Vorgesetzte/Manager (61 %) und persönliche(Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• Nur 42 % der Mitarbeiter stimmen voll und ganz zu, dass die Führung ihr Unternehmen effektiv durch die Krise führt (Perceptyx)
• 54 % der Personalleiter gaben an, dass die unzureichende Technologie und/oder Infrastruktur für die Fernarbeit das größte Hindernis für eine effektive Fernarbeit in ihrem Unternehmen darstellt (Peppercomm & The Institute for Public Relations) (Gartner)
• 15 % der von Willis Towers Watson befragten Unternehmen gaben an, dass sich die Pandemie negativ auf die Produktivität auswirkte (Corporate Adviser)
• Eine während der Pandemie durchgeführte britische Umfrage ergab, dass 73 % der Befragten glaubten, sie seien effizienter, wenn sie von zu Hause aus arbeiteten (Statistica)
• Die Vorbereitungen für die Rückkehr an den ArbeitsplatzDie Vorbereitungen für die Rückkehr an den Arbeitsplatz befanden sich noch im Anfangsstadium, da nur 10 % der Führungskräfte im Kommunikationsbereich eine „umfassende“ Planung vorgenommen haben. Spezifische Veränderungen der physischen Arbeitsumgebung sind in diesem Bericht enthalten (Peppercomm & The Institute for Public Relations)

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9 Schritte zur Erstellung einer erfolgreichen organisatorischen Kommunikationsstrategie

Lassen Sie uns nun die 9 entscheidenden Schritte zur Erstellung einer erfolgreichen organisatorischen Kommunikationsstrategie in Ihrem Unternehmen durchgehen.

Wenn Sie es eilig haben, sehen Sie sich das Video unten an 👇

Verknüpfen Sie Ihren Plan für die organisatorische Kommunikation mit Ihrer Unternehmensstrategie

Die meisten Personalverantwortlichen, Strategen für interne Kommunikation und Führungskräfte in Unternehmen sind sich einig, dass die Verknüpfung der organisatorischen Kommunikation mit der Unternehmensstrategie für einen effektiven und konsistenten Geschäftsbetrieb unerlässlich ist.

Doch viele Unternehmen verfügen noch immer nicht über einen Plan und eine Strategie für die interne Kommunikation.

Um eine wirksame Strategie für die Unternehmenskommunikation zu entwickeln, sollten Arbeitgeber damit beginnen, die Kommunikation mit ihrem strategischen Gesamtplan zu verknüpfen, einschließlich der Mission, der Vision und der zentralen Unternehmenswerte des Unternehmens.

📚Lesen Sie weiter: Unternehmenswerte: Definition, Bedeutung und Beispiele

Eine Unternehmensstrategie kann zum Beispiel darin bestehen, die Leistung zu verbessern, indem die Mitarbeiterbindung oder das Engagement der Mitarbeiter erhöht wird.

Da die Mitarbeiterkommunikation hier eine entscheidende Rolle spielt, sollte Ihre organisatorische Kommunikationsstrategie direkt mit Ihrer Unternehmensstrategie verknüpft sein.

Verstehen Sie Ihr(e) Publikum(er)

Die Identifizierung Ihres Publikums ist ein wichtiger Schritt, um die Wirksamkeit Ihrer organisatorischen Kommunikationsstrategie sicherzustellen.

Eine der Hauptursachen für eine ineffektive Unternehmenskommunikation ist die Tatsache, dass Arbeitgeber ihre Zielgruppen nicht auf der Grundlage ihrer Arbeitsaufgaben, Abteilungen, Standorte, Interessen und Vorlieben segmentieren.

Das hat zur Folge, dass die meisten Mitarbeiter ähnliche Informationen erhalten, obwohl diese Informationen für sie vielleicht gar nicht relevant sind.

Was passiert dann?

Sehr niedrige Engagement- und Konsumraten mit Ihren internen Kommunikationsinhalten.

Da dies etwas ist, das alle Kommunikatoren versuchen zu beseitigen und zu vermeiden, ist die Definition und das Verständnis Ihrer internen Zielgruppen ein entscheidender Schritt für die Entwicklung einer guten organisatorischen Kommunikationsstrategie.

Alle Mitarbeiter einbeziehen

Organisationskommunikation ist der Prozess, in den alle Mitarbeiter einbezogen werden und an dem sie teilnehmen sollten.

Die Denkweise, dass Kommunikation hauptsächlich darin besteht, den Mitarbeitern Nachrichten über Geschäftsangelegenheiten, Richtlinien und Verfahren sowie Unternehmensaktualisierungen zu übermitteln, ist die falsche Denkweise.

Kommunikation am Arbeitsplatz sollte nie einseitig sein. Gespräche, die in beide Richtungen gehen, haben hingegen eine große Wirkung auf die Schaffung und Förderung einer gesunden Arbeitsplatzkultur. Ein offenes Ohr für die Probleme, Fragen, Kommentare, Ideen und Sorgen der Mitarbeiter schafft Loyalität und fördert die Produktivität der Mitarbeiter.

Am Ende des Tages spielt jeder im Unternehmen eine Rolle beim Aufbau einer gut funktionierenden Kommunikationsstrategie:

1. CEOs und leitende Angestellte sind letztlich dafür verantwortlich, den Ton anzugeben und eine großartige Unternehmenskultur zu schaffen. Eine der Hauptaufgaben dieser Führungskräfte ist die Sicherstellung einer effektiven unternehmensweiten Kommunikation.
2. Die Personalfachleute und andere Personalstrategen spielen ebenfalls eine entscheidende Rolle in der Unternehmenskommunikation, insbesondere am heutigen Arbeitsplatz, wo sich die Erwartungen, Vorlieben und Bedürfnisse der Mitarbeiter erheblich verändert haben.
3. Manager und Teamleiter sind für die tägliche Kommunikation mit ihren Mitarbeitern verantwortlich.
4. Alle Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, ihre Meinung, ihre Anliegen und Probleme mitzuteilen, Feedback zu geben und mit ihren Teamkollegen zusammenzuarbeiten.

📚Lesen Sie weiter: 8 Statistiken zum Mitarbeiterengagement, die Sie im Jahr 2020 kennen müssen

Erstellen Sie ansprechende und relevante Inhalte

Leider beschäftigen sich viele Mitarbeiter nicht mit den internen Inhalten ihres Unternehmens. Darüber hinaus ignorieren viele Mitarbeiter Nachrichten, die ihnen über das Intranet oder die E-Mail eines Unternehmens übermittelt werden.

Dies geschieht meist, weil die Inhalte, die sie erhalten, für ihre Arbeit nicht relevant sind. Einen Massen-Newsletter an alle Mitarbeiter zu verschicken in der Hoffnung, dass sie ihn lesen, ist heute überhaupt nicht mehr realistisch.

Eine wirksame organisatorische Kommunikationsstrategie erfordert viel mehr als das. Da die IK-Praktiker jetzt als wichtige strategische Geschäftspartner angesehen werden, besteht ihre neue Aufgabe darin, dafür zu sorgen, dass die internen Inhalte von den Mitarbeitern tatsächlich konsumiert werden.

Inhalte und Zielgruppensegmentierung sind jedoch, insbesondere in großen Unternehmen, ohne die richtigen Tools für die Mitarbeiterkommunikation, mit denen Kommunikatoren ansprechendere Inhalte erstellen und an die Mitarbeiter weitergeben können, unmöglich.

Verteilen Sie Ihre Inhalte über die richtigen Kanäle

Auch wenn Sie die richtigen Inhalte parat haben und wissen, wer sie erhalten soll, gibt es noch einen weiteren wichtigen Faktor zu berücksichtigen: die Kommunikationskanäle, über die Sie Ihre Inhalte verbreiten werden.

Da die Zahl der verschiedenen Kommunikationskanäle, die wir am Arbeitsplatz nutzen, ständig zunimmt, wird die Wahl der richtigen Kanäle zu einer großen Herausforderung für Kommunikatoren.

📚Lesen Sie weiter: Die wichtigsten Kommunikationskanäle, die Sie für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen sollten

Intranets, E-Mails, interne soziale Medien, private Messaging-Apps wie Slack, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Projektmanagement-Tools sind alles Mittel der internen Kommunikation in Unternehmen.

Daher ist dieses Kommunikations-Ökosystem sehr komplex und schwer effizient zu verwalten.

Aus diesem Grund wenden sich viele Organisationen nun modernen Lösungen für die Mitarbeiterkommunikation zu, die es ihnen ermöglichen, alle Kommunikationskanäle ihrer Organisation an einem einzigen Ort zu verbinden, an dem alle wichtigen Informationen für alle Mitarbeiter jederzeit verfügbar sind.

Implementieren Sie die richtige Kommunikationstechnologie

Die Wahl der richtigen Technologie für die Mitarbeiterkommunikation kann Ihre organisatorische Kommunikationsstrategie wirklich auf die nächste Stufe bringen.

Wenn Sie wissen, dass das Engagement über Ihre derzeitigen Lösungen, wie z. B. Intranets, gering ist, ist das wahrscheinlich ein Zeichen dafür, dass etwas geändert werden muss.

Viele Intranets sind immer noch veraltet und entsprechen nicht den Präferenzen der Mitarbeiter hinsichtlich der Art und Weise, wie sie auch im Privatleben kommunizieren.

Daher ist die Implementierung von Mobile-First-Lösungen für die Mitarbeiterkommunikation keine Option mehr, sondern ein Muss!

Wenn wir wissen, dass die Mehrheit unserer Arbeitsplätze von der Gen Z und den Millennials gebildet wird, wissen wir auch, wie viel Zeit sie über ihre Smartphones verbringen und kommunizieren.

Daher wird der Wechsel zu mobilen internen Kommunikationslösungen wie Smarp die Art und Weise, wie Ihr Arbeitsplatz kommuniziert, garantiert verändern.

Messen Sie die Ergebnisse

Die meisten Unternehmen sind sich zwar einig, dass die Ergebnisse von Kommunikationsplänen gemessen und quantifiziert werden müssen, doch ist dieses Ziel nur schwer zu erreichen.

Darüber hinaus messen 60 % der IK-Praktiker immer noch nicht ihre internen Kommunikationsbemühungen.

Die Verfolgung und Messung interner Kommunikationsbemühungen ist äußerst wichtig, um zu verstehen, was gut funktioniert und was verbessert werden muss.

Das Sammeln dieser Daten kann Ihnen helfen, Fragen zu beantworten wie:

• Wie engagiert sind Ihre Mitarbeiter mit Ihren internen Inhalten?
• Wie reagieren sie auf Ihre Botschaften?
• Welche Kommunikationskanäle sind am besten geeignet, um Informationen zu vermitteln?
• Welche Art von Inhalten wird von den Mitarbeitern am meisten genutzt?
• Welche Mitarbeiter engagieren sich am meisten (Likes, Shares, Kommentare)?

Nutzen Sie Ihre Daten, um die Kommunikationsstrategie Ihres Unternehmens zu verbessern

Wenn Sie einmal Daten gesammelt und analysiert haben, ist es einfacher, in Zukunft Verbesserungen und bessere Entscheidungen zu treffen.

Wenn Sie zum Beispiel feststellen, dass Ihre Mitarbeiter sich am meisten für Videoinhalte interessieren, ist das ein Zeichen, mehr solcher Inhalte zu produzieren.

Außerdem sind Videos genau die Art von Inhalten, die die jüngere Generation gerne konsumiert, weil sie einfach sind und Spaß machen.

Eine weitere großartige Möglichkeit, Daten zu nutzen, besteht darin, zu verstehen, wer Ihre internen Einflussnehmer sind, um sie zu belohnen und sie zu Ihren Markenbotschaftern zu machen.

📚Lesen Sie weiter: Die 5 wichtigsten Kommunikationsfähigkeiten und wie man sie verbessert

Mit Smarp ist es Unternehmen auf der ganzen Welt gelungen, ihre organisatorischen Kommunikationsbemühungen mit Hilfe der über unsere Lösung für Mitarbeiterkommunikation verfügbaren Daten zu transformieren.

Beobachten Sie, wie sich Ihr Arbeitsplatz verändert

Dies ist der beste Schritt Ihrer neu implementierten organisatorischen Kommunikationsstrategie!

Wenn Sie alle oben genannten Schritte erfolgreich umsetzen können, wird sich Ihre gesamte Arbeitsplatzkultur verändern. Ihre Mitarbeiter werden mit ihrer Arbeit und dem Unternehmen insgesamt viel zufriedener sein, was zu einem höheren Mitarbeiterengagement und einer höheren Produktivität führen wird.

Auch wenn die Umsetzung dieses Prozesses nicht ganz einfach zu sein scheint, wird sich die harte Arbeit auszahlen, und die Rentabilität Ihrer Investition wird offensichtlich sein.

Die Kosten schlechter organisatorischer Kommunikation

Wie bereits in diesem Blogbeitrag erwähnt, ist die organisatorische Kommunikation ein Thema, auf das sich Unternehmen stärker konzentrieren sollten. Nach Untersuchungen der Society for Human Resource Management (SHRM) verlieren viele Unternehmen jedoch Geld durch schlechte Kommunikation.

In einer Umfrage unter 400 Unternehmen mit 100.000 Mitarbeitern wurde ein durchschnittlicher Verlust pro Unternehmen von 62,4 Millionen Dollar pro Jahr durch unzureichende Kommunikation mit und zwischen den Mitarbeitern festgestellt.

Darüber hinaus kostete Fehlkommunikation kleinere Unternehmen mit 100 Mitarbeitern im Durchschnitt 420.000 Dollar pro Jahr.

Darüber hinaus kann ineffektive Kommunikation Missverständnisse verstärken, Beziehungen beschädigen, Vertrauen brechen, die Produktivität der Mitarbeiter senken und die Frustration am Arbeitsplatz erhöhen.

Boost Your Organizational Communication Strategy with Smarp

Smarp ist eine mobile Kommunikationsplattform für Mitarbeiter, die Unternehmen dabei hilft, die Kommunikation am Arbeitsplatz zu verbessern und besser mit ihren Mitarbeitern in Kontakt zu treten, unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Da Mitarbeiter zu viel Zeit mit der Suche nach relevanten Informationen verbringen, müssen Arbeitgeber diesen Prozess effizienter und effektiver gestalten.

Mit interner Kommunikationstechnologie wie Smarp können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern nun personalisierte Inhalte zur Verfügung stellen, auf authentischere Weise kommunizieren und die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern verbessern.

Wie geht es weiter? Laden Sie das eBook „10 Prinzipien der modernen Mitarbeiterkommunikation“ herunter, in dem wir Tipps & Best Practices für die erfolgreiche Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern im heutigen digitalen Zeitalter geben.