Ein Bestätigungsschreiben, auch als Empfangsbestätigung bekannt, ist im Geschäftsverkehr weit verbreitet und ein Zeichen von Professionalität.
Es kann nicht nur der Empfang von Waren oder Produkten sein. Es kann die Bestätigung des Empfangs von Dokumenten sein. Wir haben das Bestätigungsschreiben für den Lebenslauf, das den Erhalt des Lebenslaufs eines Bewerbers bestätigt. In ähnlicher Weise bestätigt eine Kündigungsbestätigung, dass das Unternehmen das Schreiben eines Mitarbeiters erhalten hat, das er vor seiner Kündigung eingereicht hat. Das Bestätigungsschreiben für den Erhalt von Waren und anderen relevanten Dokumenten schließlich ist das Geschäftsbestätigungsschreiben. Neben der Bestätigung von Materialien und Dokumenten kann sich ein Bestätigungsschreiben auch auf ein vorangegangenes Telefongespräch oder eine Besprechung beziehen.
Jetzt fragen Sie sich vielleicht, wozu dieses Schreiben gut sein soll. Der naheliegendste, wenn Sie es bis hierher verstanden haben, ist, dass er etwas zuvor Vereinbartes „bestätigt“ und damit die Grundlage für zukünftige Handlungen schafft. Außerdem dient es als rechtliches Dokument dafür, dass eine Partei die Verpflichtungen aus einem Vertrag erfüllt hat, und trägt so dazu bei, Vertrauen und Wohlwollen zwischen den Parteien aufzubauen. In der Praxis gibt es das Datum und den Zeitpunkt des Empfangs der Dokumente/Produkte an, die ebenfalls von Bedeutung sind.
Elemente eines Bestätigungsschreibens:
Was macht also ein Bestätigungsschreiben aus? Er besteht aus den folgenden Elementen:
- Ein Briefkopf: Wenn du auf persönlicher Ebene schreibst, ist das nicht erforderlich. Wenn Sie jedoch im Namen eines Unternehmens schreiben, ist es wichtig, den Namen und die Adresse Ihres Unternehmens und des Empfängers sowie das Datum des Schreibens/der Versendung des Briefes anzugeben.
- Kopfzeile: Darunter geben Sie das Datum an. Es kann, muss aber nicht Teil der Kopfzeile sein. Sie können mit dem nächsten Absatz beginnen, indem Sie etwas Platz lassen oder die nächste Zeile einfügen.
- Betreff: In der Betreffzeile steht, was anerkannt wurde, und sie kann durch einen „Verweis“ auf einen früheren Fall oder eine Rechnungsnummer ersetzt werden.
- Hauptteil: Der Hauptteil des Schreibens kann mit einem „Sehr geehrte ……….“ beginnen. In der ersten Zeile wird das Offensichtliche gesagt. Die folgenden Formulierungen sind in der Einleitung üblich:
- Die Firma bestätigt den Empfang des/der Dokumente(s)…
- Ich, Person, bestätige hiermit den Empfang des/der folgenden Dokumente(s)…
- Ich, Person, bestätige im Namen der Firma den Erhalt von…
- Wir, Firma, danken dem Empfänger für die Übersendung von…
- Ich, Person, bestätige in Bezug auf das Telefongespräch zwischen dem Empfänger und der Person/Firma die…. oder etwas Ähnliches.
- Nach dieser einleitenden Zeile folgen die Einzelheiten, was erhalten wurde oder als nächstes getan wird, und wenn Waren beschädigt sind, ist dies hier zu vermerken.
- Schluss: In der Schlusszeile geht es darum, wie das Unternehmen weitere Geschäfte mit dem Empfänger tätigen möchte, oder um eine Erklärung, die den guten Willen fördert. Es kann auch angegeben werden, wie man weiter Kontakt aufnehmen kann oder ob das Unternehmen/die Person sich weiter mit dem Empfänger in Verbindung setzen wird, falls dies notwendig sein sollte. Es kann auch mit einem Dankeschön enden, gefolgt von einer persönlichen Unterschrift im Namen des Unternehmens. Beachten Sie, dass ein automatisiertes Bestätigungsschreiben keine persönliche Unterschrift enthält.
Tipps für Sie:
Ein paar weitere Dinge, die Sie beachten müssen, sind: Erstens, der Zeitpunkt. Die Bestätigung sollte erteilt werden, wenn die Materialien vorliegen, eine Verzögerung führt nur zu Verwirrung und Unruhe. Aus einem anderen Blickwinkel betrachtet ist eine Verzögerung wiederum besser als eine Nichtbestätigung. Denn eine Verzögerung kann entschuldigt werden. Für eine Nichtbestätigung gibt es keine Lösung. Zweitens: Gliederung. Prüfen Sie die Daten, Spezifikationen, machen Sie eine Liste der Punkte und planen Sie die Platzierung Ihrer Informationen. Nehmen Sie sich hier Zeit. Denken Sie daran, sich in die Lage des Empfängers zu versetzen, und seien Sie aufrichtig. Drittens, fassen Sie sich kurz und höflich.
Das ist das perfekte Rezept für ein perfektes Anerkennungsschreiben. Mischen Sie einfach alles richtig, ja?