Eine der häufigsten Fragen, die von neu gegründeten Unternehmen gestellt werden, dreht sich darum, welche Dokumente zur Unternehmensführung bei der Gründung erforderlich sind. Unabhängig davon, ob Sie eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (LLC) oder eine Aktiengesellschaft gründen, müssen Sie sich die Zeit nehmen, die anfängliche Unternehmensführung für Ihr Unternehmen zusammenzustellen und zu verstehen, um sicherzustellen, dass Sie angemessen geschützt sind und die einschlägigen staatlichen Gesetze einhalten.
Es gibt zwei Hauptdokumente, die für LLCs und Aktiengesellschaften bei der Gründung wichtig sind. Das erste ist das Gründungsdokument, entweder die Gründungsurkunde (für eine Aktiengesellschaft) oder die Gründungsurkunde (für eine LLC). Das zweite wichtige Dokument ist das interne Governance-Dokument für das Unternehmen, entweder die Satzung (für Aktiengesellschaften) oder die Betriebsvereinbarung (für LLCs), in der die grundlegenden Betriebsverfahren für das Unternehmen festgelegt sind.
Gründungsdokumente
Unabhängig davon, welche Art von Unternehmen Sie gründen, müssen Sie eine Art von Gründungsdokument erstellen und einreichen. Dieses Dokument, das bei einer Aktiengesellschaft als Satzung und bei einer LLC als Gründungsurkunde (oder in einigen Bundesstaaten als Gründungszertifikat) bezeichnet wird, ist die erste Einreichung, in der Regel beim Staatssekretär des von Ihnen gegründeten Bundesstaates, mit der ein Unternehmen nach der Annahme durch die Regierung gegründet wird. Je nach Gründungsstaat kann das Gründungsdokument online ausgefüllt und eingereicht werden. Wenn dies nicht der Fall ist, sollten Sie sich vor der Einreichung sorgfältig über die Anforderungen an die Gründungsurkunde in dem von Ihnen gewählten Gründungsstaat informieren, denn wenn die Anforderungen nicht erfüllt sind, wird die Gründungsurkunde abgelehnt.
Nach der Einreichung Ihrer Gründungsurkunde besteht der nächste Schritt darin, die internen Dokumente zu erstellen und auszufüllen, die die Arbeitsweise Ihres Unternehmens regeln. Diese Dokumente sind „intern“, weil sie nicht beim Staat eingereicht werden; daher sind diese Dokumente im Gegensatz zu den Gründungsdokumenten nicht öffentlich zugänglich (es sei denn, das Unternehmen macht sie öffentlich). Bei LLCs ist dieses Dokument Ihre Betriebsvereinbarung. Bei Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit sozialem Zweck, Wohltätigkeitsgesellschaften und gemeinnützigen Gesellschaften ist dieses Dokument die Satzung.
Die LLC-Betriebsvereinbarung
Die Betriebsvereinbarung einer LLC ist der Vertrag, der zwischen allen Mitgliedern (auch Eigentümer genannt) der LLC geschlossen wird. LLC-Mitglieder haben im Allgemeinen einen großen Spielraum, um zu bestimmen, wie sie ihr Unternehmen führen wollen. Eine LLC-Betriebsvereinbarung kann so einfach oder so komplex sein, wie Sie es wünschen. Sie kann ein Rahmenwerk dafür sein, wie das Unternehmen geführt werden soll, indem sie die anfänglichen Beiträge der Mitglieder (entweder in bar oder in Form von Sacheinlagen), die Zuständigkeiten der Geschäftsführung, die Grundsätze der Rechnungslegung und andere grundlegende Überlegungen zur Funktionsweise des Unternehmens festlegt. Alternativ dazu kann es sich auch um ein sehr komplexes Dokument handeln, in dem im Einzelnen festgelegt wird, wie die Kapitalkonten der Mitglieder behandelt werden, wie die Steuererklärungen der LLC erstellt werden (und wer dafür verantwortlich ist) und welche Beschränkungen für den Kauf oder Verkauf von Mitgliedsanteilen gelten (d.h. Vorkaufsrechte).
Eine der wichtigsten Eigenschaften eines LLC-Betriebsvertrags ist seine Flexibilität. Zwar gibt es offensichtliche vertragliche Beschränkungen (d.h. eine Betriebsvereinbarung kann nichts Illegales vereinbaren), aber im Großen und Ganzen wird den LLC-Mitgliedern die Freiheit gegeben, zu bestimmen, wie sie ihr Unternehmen führen wollen, und sie können dies in der Betriebsvereinbarung des Unternehmens festhalten.
Ein wichtiger Punkt, den man bei einer Betriebsvereinbarung bedenken sollte, ist, dass es sich um einen Vertrag zwischen den Mitgliedern handelt, und die Mitglieder sind an die Bedingungen dieses Vertrags gebunden. Die Bestimmungen einer Betriebsvereinbarung sind vor Gericht einklagbar.
Gesellschaftssatzung
Ähnlich wie bei einer Betriebsvereinbarung für eine LLC wird in der Satzung einer Corporation festgelegt, wie der Vorstand ein Unternehmen leitet. Im Allgemeinen gibt es gesetzliche Vorschriften darüber, welche Informationen in der Satzung enthalten sein müssen, wie z.B. die Mindest- und Höchstzahl der Direktoren zu einem bestimmten Zeitpunkt oder wie Aktionärsversammlungen und Sonderversammlungen einberufen werden können (im Bundesstaat Washington legt z.B. RCW 23B.02.060 die Anforderungen an die Satzung fest), aber zusätzlich zu diesen gesetzlich vorgeschriebenen Bestimmungen kann eine Corporation zahlreiche andere Richtlinien für die Leitung des Unternehmens enthalten. Auch hier gilt – je nach Komplexität des Geschäfts oder je nachdem, ob die Corporation zahlreiche Aktionäre haben wird oder nicht, kann die Satzung entweder recht einfach oder äußerst komplex sein.
Die Satzung wird vom ursprünglichen Vorstand ausgefertigt und kann geändert oder modifiziert werden, wenn ein ausreichender Prozentsatz der Direktoren oder, in einigen Fällen, der Aktionäre für die Änderung stimmt.
Ein wichtiger Unterschied zwischen der Satzung einer Corporation und einem LLC-Betriebsvertrag besteht darin, dass der Vorstand einer Corporation nicht Partei der Satzung ist. Die Satzung regelt die Gesellschaft, aber die einzelnen Vorstandsmitglieder werden in der Satzung nicht als Beteiligte genannt.
Die Bedeutung des Verständnisses Ihrer Governance-Dokumente
Einer der häufigsten Fehler, die wir sehen, sind die Do-it-yourself-Betriebsvereinbarungen und Satzungen. Was die Do-it-yourself-Fehler noch häufiger macht, ist das Aufkommen von Online-Vorlagen, die entweder kostenlos heruntergeladen oder von Unternehmen wie LegalZoom gekauft werden können. Diese Unternehmen werben für Rechtsdokumente nach dem Muster „Einheitsgröße für alle“, aber in Wirklichkeit sind die meisten Unternehmen nicht gleich, weil die Eigentümer und die Geschäftsleitung unterschiedliche Erwartungen an ihre Rollen und Verantwortlichkeiten haben.
Das Problem mit diesen Dokumenten ist, dass sie selten umfassend sind und die Personen, die diese Dokumente beschaffen, sie oft nicht sorgfältig lesen oder verstehen, bevor sie sie unterschreiben und weiterziehen. Es ist verwirrend, ein junges Unternehmen mit großer Energie und einem soliden Geschäftsplan zu sehen, aber auch mit Eigentümern, die nicht genau wissen, wie ihr eigenes Unternehmen funktionieren soll. Es ist eines dieser Dinge, die weitgehend unbemerkt bleiben, bis es zu einem Unternehmensstreit kommt oder ein Mitglied/Anteilseigner sich von seinem Unternehmen trennen möchte. Erst dann, wenn etwas schief geht, werden diese Dokumente hervorgeholt und geprüft, um festzustellen, wie der Streitbeilegungsprozess abläuft. Häufig gibt es kein Verfahren (und wenn doch, dann ist es nur eine Standardklausel über den Gerichtsstand, die Sie an die Gerichte verweist), und die Methode, die gegnerischen Parteien zu entwirren, wird für alle Beteiligten mühsam und kostspielig. Viele Unternehmen, die keinen Rechtsbeistand mit der Ausarbeitung dieser ersten Dokumente beauftragen, müssen später Anwälte beauftragen, um die Streitigkeiten beizulegen, die sich aus Unzulänglichkeiten und Unstimmigkeiten in diesen Dokumenten ergeben. Die Beauftragung eines Anwalts mit der Ausarbeitung dieser Dokumente ist wesentlich kostengünstiger als ein langwieriger Zivilprozess.
Viel Ärger und unnötige juristische Schwierigkeiten können vermieden werden, wenn man sich die Zeit nimmt, die Betriebsvereinbarung oder die Satzung von Anfang an zu erstellen und zu verstehen. Was geschieht zum Beispiel im Falle einer Stimmengleichheit? Was passiert, wenn ein Mehrheitseigentümer handlungsunfähig wird oder, Gott bewahre, stirbt? Wenn sie verheiratet sind, erbt ihr Ehepartner die Anteile an der LLC oder Corporation? Möchten Sie eine Partnerschaft mit dem Ehepartner einer Person eingehen? All diese Fragen und mehr können durch Betriebsvereinbarungen und Satzungen beantwortet werden.
Wenn Sie mit der Gründung beginnen und Ihre erste Betriebsvereinbarung oder Satzung überprüfen, stellen Sie sicher, dass sie für Ihr Unternehmen sinnvoll sind und dass die in diesen Dokumenten festgelegten Prozesse und Verfahren klar und präzise sind. Vergewissern Sie sich, dass wichtige Fragen wie Entschädigung und der Umfang der Verwaltungsbefugnisse geregelt sind. Vergewissern Sie sich schließlich, dass jeder Gründer, jedes Mitglied oder jede Person im Vorstand sich die Zeit genommen hat, diese Dokumente ebenfalls zu lesen und zu verstehen. Auf diese Weise kann jeder im Unternehmen die Struktur Ihres Unternehmens besser verstehen und ein günstigeres Umfeld für den Start Ihres Unternehmens auf dem Weg zur Rentabilität schaffen.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.
Der vorstehende Artikel dient nur zu allgemeinen Informationszwecken und sollte nicht als spezifische Rechtsberatung angesehen werden. Dieser Artikel begründet kein Anwalt-Mandanten-Verhältnis. Wenn Sie Fragen zu diesem Artikel haben, können Sie sich gerne an Eric Camm wenden: [email protected]