Was ist ein Buchhaltungsinformationssystem (AIS)?
Ein Buchhaltungsinformationssystem (AIS) umfasst die Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von Finanz- und Buchhaltungsdaten, die von internen Nutzern verwendet werden, um Informationen an Investoren, Gläubiger und Steuerbehörden zu übermitteln. Es handelt sich im Allgemeinen um eine computergestützte Methode zur Verfolgung von Buchhaltungsaktivitäten in Verbindung mit informationstechnologischen Ressourcen. Ein AIS kombiniert traditionelle Buchführungspraktiken, wie z.B. die Anwendung der allgemein anerkannten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GAAP), mit modernen informationstechnischen Mitteln.
Wie ein Buchführungsinformationssystem (AIS) verwendet wird
Ein Buchführungsinformationssystem enthält verschiedene Elemente, die für den Buchführungszyklus wichtig sind. Obwohl die in einem System enthaltenen Informationen je nach Branche und Unternehmensgröße variieren, enthält ein typisches AIS Daten zu Einnahmen, Ausgaben, Kundeninformationen, Mitarbeiterinformationen und Steuerinformationen. Zu den spezifischen Daten gehören Kundenaufträge und Analyseberichte, Bestellanforderungen, Rechnungen, Scheckregister, Inventar, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Hauptbuch, Summen- und Saldenliste und Jahresabschlussinformationen.
Ein Buchhaltungsinformationssystem muss über eine Datenbankstruktur verfügen, um Informationen zu speichern. Diese Datenbankstruktur wird in der Regel mit einer Abfragesprache programmiert, die die Manipulation von Tabellen und Daten ermöglicht. Ein AIS verfügt über zahlreiche Felder zur Eingabe von Daten sowie zur Bearbeitung bereits gespeicherter Daten. Darüber hinaus sind Buchhaltungsinformationssysteme oft hochgradig gesicherte Plattformen mit vorbeugenden Maßnahmen gegen Viren, Hacker und andere externe Quellen, die versuchen, Informationen zu sammeln. Cybersicherheit wird immer wichtiger, da immer mehr Unternehmen ihre Daten elektronisch speichern.
Die verschiedenen Ausgaben eines Buchhaltungsinformationssystems veranschaulichen die Vielseitigkeit seiner Datenverarbeitungsmöglichkeiten. Ein AIS erstellt unter anderem Berichte über die Fälligkeit von Forderungen auf der Grundlage von Kundeninformationen, Abschreibungspläne für Anlagevermögen und Summenbilanzen für die Finanzberichterstattung. Kundenlisten, Steuerberechnungen und Lagerbestände können ebenfalls reproduziert werden. Korrespondenz, Memos oder Präsentationen werden jedoch nicht in das AIS aufgenommen, da diese Elemente nicht direkt mit der Finanzberichterstattung oder Buchhaltung eines Unternehmens in Verbindung stehen.
Vorteile von Rechnungswesen-Informationssystemen
Schnittstellen zwischen Abteilungen
Ein Rechnungswesen-Informationssystem ist bestrebt, Schnittstellen zwischen mehreren Abteilungen zu schaffen. Innerhalb des Systems kann die Verkaufsabteilung das Verkaufsbudget hochladen. Diese Informationen werden von der Lagerverwaltung verwendet, um Bestandszählungen durchzuführen und Materialien zu kaufen. Beim Kauf von Inventar kann das System die Kreditorenbuchhaltung über die neue Rechnung informieren. Ein AIS kann auch Informationen über eine neue Bestellung weitergeben, so dass die Abteilungen für Herstellung, Versand und Kundendienst über den Verkauf informiert sind.
Interne Kontrollen
Ein wesentlicher Bestandteil von Rechnungswesen-Informationssystemen betrifft die internen Kontrollen. Innerhalb des Systems können Richtlinien und Verfahren festgelegt werden, um sicherzustellen, dass sensible Kunden-, Lieferanten- und Geschäftsinformationen innerhalb eines Unternehmens erhalten bleiben. Durch die Verwendung von physischen Zugangsgenehmigungen, Anmeldeanforderungen, Zugangsprotokollen, Berechtigungen und Aufgabentrennung können Benutzer auf die relevanten Informationen beschränkt werden, die für die Ausübung ihrer Geschäftsfunktion erforderlich sind.