„Änderungen sind unvermeidlich“, so lautet ein altes Sprichwort. Bei Bauprojekten könnte man eher sagen, dass „Änderungsaufträge unvermeidlich sind“. Wenn der bloße Gedanke an einen Änderungsauftrag Sie zurückschrecken lässt, ist es vielleicht an der Zeit, einen Blick auf die Optimierung Ihres Änderungsauftragsprozesses zu werfen.
Änderungsaufträge sind nichts, wovor man sich fürchten muss, wenn sie erfolgreich verwaltet werden. Wenn Sie über ein Verfahren für Änderungsaufträge verfügen, können Sie den Bedarf an Änderungsaufträgen effizient ermitteln und sie verwalten, sobald sie im Rahmen eines Projekts anfallen.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Verfahren für Änderungsaufträge mit Ihren Kunden und Unterauftragnehmern teilen, damit jeder weiß, wie Änderungsaufträge eingeleitet und bearbeitet werden sollen.
Hier sind einige Tipps für die Gestaltung eines effektiven Änderungsauftragsprozesses:
Beginnen Sie mit dem Vertrag
Ein Änderungsauftrag ist einfach ein Nachtrag oder eine Änderung des ursprünglichen Bauvertrags und des Arbeitsumfangs und kann vom Bauherrn oder vom Auftragnehmer initiiert werden. Änderungsaufträge umfassen in der Regel die Durchführung zusätzlicher Arbeiten aus verschiedenen Gründen, z. B. wegen Auslassungen oder Fehlern im ursprünglichen Arbeitsumfang oder unklarer Bauzeichnungen. Änderungen der Baustellenbedingungen, Materialersatz, behördliche Auflagen und Sicherheitsbedenken sind weitere Gründe für Änderungsaufträge.
Lesen Sie den Bauvertrag sorgfältig durch und achten Sie dabei besonders auf die Klauseln zu Änderungsaufträgen. Sie können Anforderungen hinsichtlich des Zeitrahmens für die Einleitung eines Änderungsauftrags, der erforderlichen spezifischen Informationen und Unterlagen sowie des Bevollmächtigten zur Genehmigung des Änderungsauftrags für vom Auftragnehmer initiierte Änderungen enthalten.
Einige Verträge können widersprüchliche Formulierungen oder Klauseln zu Änderungsaufträgen enthalten. So kann eine Klausel besagen, dass mit den Arbeiten nicht begonnen werden darf, ohne dass ein schriftlicher und genehmigter Änderungsauftrag vorliegt, während der Vertrag gleichzeitig vorsieht, dass der Bauherr zusätzliche Arbeiten verlangen kann, ohne dass eine Vereinbarung vorliegt. Achten Sie darauf, diese Fragen zu klären, bevor Sie einen Vertrag mit dem Bauherrn abschließen.
Prüfen Sie die Pläne und Spezifikationen
Dieser Teil Ihres Änderungsauftragsverfahrens sollte mit der Prüfung des Bauvertrags zusammenfallen. Unklarheiten in den Zeichnungen oder Fehler bzw. Auslassungen im Leistungsumfang sollten mit dem Bauherrn und dem Architekten besprochen werden, um diese zu korrigieren und die Notwendigkeit von Änderungsaufträgen im weiteren Verlauf des Projekts zu verringern.
Wenn Sie es versäumen, den Leistungsumfang, die Pläne und die Spezifikationen zu überprüfen und etwaige Probleme zu erkennen, führt dies zu unnötigen Änderungsaufträgen im Nachhinein. Es ist ein großes Tabu, seine Sorgfaltspflicht nicht zu erfüllen. Dazu gehört auch, dass Sie die aktuellen Bedingungen auf der Baustelle kennen und alle Probleme vorhersehen und angehen, die sich im Laufe des Projekts ergeben könnten, z. B. Material- oder Arbeitskräftemangel. Dies ist ein wichtiger Schritt in der Phase vor dem Bau und bei der Bearbeitung von Änderungsaufträgen.
Änderungsaufträge nicht ignorieren oder verzögern
Unabhängig davon, ob die Änderung vom Bauherrn oder vom Bauunternehmer initiiert wird, müssen sie so schnell wie möglich bearbeitet werden. Das Ignorieren oder Verzögern von Änderungsaufträgen kann sich katastrophal auf ein Bauprojekt auswirken. Wird ein Änderungsauftrag bis zum Ende des Projekts hinausgezögert, kann dies zu einem überzogenen Zeitplan und enormen Kostenüberschreitungen führen.
Wenn ein Änderungsauftrag erteilt wird, müssen Sie schnell über die Kosten verhandeln, die schriftliche Genehmigung für den Beginn der Arbeiten einholen, den Zeitplan anpassen und mit den geänderten Arbeiten beginnen. Eine Verzögerung von Anfragen kann zu einem Rückstau von Änderungsaufträgen führen oder kostspielige Nacharbeiten erforderlich machen, um die Änderungen unterzubringen.
Wenn ein Änderungsauftrag angefordert wird, müssen Sie möglicherweise auch Ihren aktuellen Zeitplan und Ihre Arbeit ändern, während über den Änderungsauftrag verhandelt wird, um zu vermeiden, dass Sie in Verzug geraten, wenn Sie die vertraglichen Fristen nicht einhalten können.
Kommunizieren Sie mit allen beteiligten Parteien
Ein Teil Ihres Änderungsauftragsprozesses sollte die Kommunikation mit allen am Projekt beteiligten Parteien umfassen. Die Diskussion sollte damit beginnen, den Grund für die beantragte Änderung zu ermitteln und zu klären, wie sie gehandhabt werden soll. Streitigkeiten über Änderungsaufträge können sich verschlimmern, wenn sie nicht ordnungsgemäß gehandhabt werden.
Arbeiten Sie mit dem Bevollmächtigten des Eigentümers zusammen, um den neuen Arbeitsumfang sorgfältig zu definieren und zu erörtern, wie er sich auf den aktuellen Bauzeitplan und die Leistung auswirken wird. Vergewissern Sie sich, dass Sie sich mit dem Bauherrn über die Erwartungen an den Fortgang der Arbeiten einig sind, wenn Änderungsaufträge erforderlich sind.
Sie müssen sich auch mit Ihren Unterauftragnehmern zusammensetzen, um Anpassungen an deren Zeitpläne und Fristen vorzunehmen. Besprechen Sie mit ihnen, wie sich Änderungen des Arbeitsumfangs direkt oder indirekt auf ihre Arbeit auswirken können und ob eine Änderung des Arbeitsumfangs, für den sie beauftragt wurden, erforderlich ist. Stellen Sie sicher, dass die Arbeitsabläufe klar definiert sind, damit alle Beteiligten ihre Rolle bei den geänderten Arbeiten verstehen und diese in ihren Zeitplan integrieren.
Wenn Sie alle Beteiligten über den Prozess der Änderungsbestellung und die geänderten Arbeiten auf dem Laufenden halten, können Sie die Arbeiten der Änderungsbestellung in Ihren Projektzeitplan integrieren und die Auswirkungen auf die Projektfertigstellung minimieren.
Verhandlung der Änderungsbestellung
Der letzte Schritt im Prozess der Änderungsbestellung vor Beginn der neuen Arbeiten ist die Verhandlung der Änderungsbestellung. Dies kann ein kniffliger Prozess sein, da Streitigkeiten darüber entstehen können, ob tatsächlich eine Änderung des Vertragsumfangs vorliegt. Außerdem kann es Probleme mit der Kostenvereinbarung geben und mit der Frage, ob Verlängerungen des ursprünglichen Zeitplans angepasst werden müssen.
Als Erstes müssen Sie mit dem Bauherrn zusammenarbeiten, um festzulegen, wie die zusätzlichen Arbeiten geschätzt werden sollen, und sich auf die Kosten einigen. Dies kann über Einheitspreise, Zeit- und Materialpreise oder als Pauschalpreis geschehen. Möglicherweise ist dies bereits in den Vertragsunterlagen festgelegt, oder Sie müssen mit dem Bauherrn zusammenarbeiten, um eine einvernehmliche Lösung zu finden.
Als Nächstes müssen Sie klären, ob aufgrund des Änderungsauftrags eine Verlängerung des Zeitplans erforderlich ist oder nicht. Scheuen Sie sich nicht, vor allem bei Änderungsaufträgen, die vom Bauherrn initiiert wurden, zurückzuschlagen, wenn die geforderten zusätzlichen Arbeiten über die im ursprünglichen Vertrag festgelegte Frist hinaus zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen.
Dokumentieren Sie alles
Vermeiden Sie Streitigkeiten und Ansprüche, indem Sie jeden Schritt Ihres Änderungsauftragsprozesses dokumentieren. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, ist die Erstellung von Vorlagen für die Einleitung und Beantragung von Änderungsaufträgen. Führen Sie schriftliche Aufzeichnungen über die gesamte Kommunikation zwischen Ihnen und dem Bauherrn in Bezug auf den Änderungsauftrag. Beginnen Sie keine Änderungsarbeiten ohne ein vom Eigentümer autorisiertes, unterzeichnetes und ausgeführtes Dokument, das die Kosten und alle anderen ausgehandelten Bedingungen abdeckt.
Wenn Sie mit den Arbeiten an einem Änderungsauftrag beginnen, dokumentieren Sie die durchgeführten Arbeiten, einschließlich der Zeit- und Materialkosten. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Dokumente mit dem Bauherrn teilen und alle Probleme besprechen, die im Laufe der Arbeiten auftreten könnten.
Ein guter Änderungsauftragsprozess legt eine Methode für die Verwaltung von Änderungsaufträgen für alle Ihre Projekte fest. Unabhängig von der Komplexität oder der Anzahl der Änderungsaufträge wird jeder auf konsistente und einheitliche Weise gehandhabt.
Ist der Prozess erst einmal etabliert, können Sie ihn bewerten und modifizieren, um ihn so straff wie möglich zu gestalten.
Weitere Informationen zur Verwaltung von Änderungsaufträgen finden Sie in A Quick Guide to Managing Change Orders.
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