Wann sollten Sie das RSVP- oder Antwortdatum für Ihre Hochzeit festlegen? Das klingt nach einer einfachen Aufgabe und das ist es auch! Wenn Sie es jedoch falsch machen, kann es Ihre Hochzeitsplanung durcheinander bringen. Im Folgenden zeige ich Ihnen einige der häufigsten Fallstricke bei der Festlegung von Antwortzeiten auf und wie Sie diese vermeiden können.
Setzen Sie Ihre Antwortzeit zu früh fest (> 1 Monat vor Ihrem Hochzeitsdatum)
Wenn Sie Ihre Antwortzeit zu früh festlegen, geben Sie Ihren Gästen möglicherweise nicht genügend Zeit, um ihre Einladungen zu erhalten, Pläne zu schmieden und Ihnen dann zu antworten. Viele unserer Kunden haben auch zwei Gästelisten: eine A-Liste und eine B-Liste. Wenn Sie Ihr Datum zu früh festlegen, kann es passieren, dass Sie eine zweite Runde von Einladungen an Ihre B-Liste verschicken, entweder kurz vor oder sogar nach dem RSVP-Datum. Sie laufen dann Gefahr, dass sich Ihre Gäste vergessen fühlen oder, noch schlimmer, wie Gäste auf der B-Liste.
Setzen Sie das Datum für die Rückantwort zu spät fest (<2 Wochen vor dem Hochzeitstermin)
Sie müssen wahrscheinlich Ihre Hochzeitsgeschenke vorbereiten, Hochzeitsprogramme, Begleitkarten und andere Papeterieartikel für den Hochzeitstag bestellen, herausfinden, wer wo sitzt und wie viele Gäste Sie verköstigen müssen. Caterer und Veranstaltungsorte bitten fast immer um eine frühzeitige Angabe der Gästezahl. Wenn Sie das Datum für Ihre Antwort zu spät festlegen, haben Sie (oder Ihre Lieferanten) möglicherweise nicht mehr genug Zeit, um die Details zu klären. Es kann sogar passieren, dass Sie zusätzliche Gebühren für einen Eildienst zahlen müssen.
Das beste Datum für die Rückmeldung wählen
Wo ist also der beste Zeitpunkt für Ihre Rückmeldung? Hier ist unsere Formel:
- Wann benötigen Ihre Dienstleister die endgültige Anzahl der Gäste für Ihre Hochzeit? In der Regel ist Ihr Caterer oder Essenslieferant derjenige, der am meisten auf diese Zahl angewiesen ist, und in der Regel benötigen sie eine Zählung 10 Tage bis 2 Wochen vor dem Veranstaltungsdatum.
- Zählen Sie zu dem Datum, an dem Ihr Caterer die endgültige Gästezahl benötigt, noch 1 Woche hinzu.
- Von diesem Datum aus empfehle ich, die nächstgelegene schöne, runde Zahl im Kalender zu wählen. Damit meine ich den 1. des Monats, den 5., 10., 15., 20., 25., 30. oder 31. des Monats. Verstehen Sie das? Wenn Sie den ersten oder letzten Tag des Monats oder eine Zahl wählen, die ein Faktor von 5 ist, fällt es Ihren Gästen leichter, sich zu erinnern, wann sie die Antwortkarte per Post an Sie schicken müssen!
Beispiel:
Hochzeitsdatum = 3. Oktober 2015
Endgültige Zählung fällig (beim Caterer oder Veranstaltungsort) = 19. September
Nachtrag 1 Woche = 12. September.
Wählen Sie eine „schöne runde Zahl“…
Ideales RSVP-Datum für die Hochzeit am 3. Oktober = 9. September 2015
Das Ziel bei Ihren RSVP-Karten ist es, Ihre Gäste zum Antworten zu bewegen. Das ist schwieriger, als es sich anhört, also müsst ihr es euren Gästen so leicht wie möglich machen. Gib ihnen genug Zeit, aber nicht zu viel, und ein schönes, leicht zu merkendes Datum. Und vergessen Sie nicht, Ihre Antwortkarten mit Porto zu versehen! Wenn Ihre Gäste eine Briefmarke suchen müssen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie dabei abgelenkt werden und die Karte nicht in den Briefkasten stecken!
*Tipp: Wenn Sie eine Hochzeits-Website haben, aber nicht möchten, dass alle Gäste online antworten, sollten Sie auf Ihrer Karte die Möglichkeit vorsehen, online zu antworten. Auf diese Weise können Ihre Gäste per Post oder online antworten.
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