A Small Business Guide to the Prioritization Matrix

Die Aufgaben eines Projektmanagers sind vielfältig: Erleichterung des Änderungsmanagements, Kommunikation von Aktualisierungen, Prozessabbildung, Verwaltung von Interessengruppen, Management der Projektintegration – die Liste lässt sich beliebig fortsetzen.

Und dann ist da noch die Priorisierung von Aufgaben und Projekten – eine entscheidende Managementfähigkeit, da sich die Prioritäten eines Unternehmens häufig als Reaktion auf veränderte Kundenerwartungen, Marktveränderungen und andere Faktoren ändern. Außerdem sind die Projektressourcen, unabhängig von der Projektgröße oder -art, fast immer knapp.

Glücklicherweise gibt es ein Werkzeug, das Einzelpersonen und Teams gleichermaßen nutzen können, um den Prozess der Auswahl der Projekte, auf die sie sich konzentrieren sollen, zu rationalisieren – die Priorisierungsmatrix.

Überblick: Was ist eine Priorisierungsmatrix?

Werkzeuge sind für den Projekterfolg unerlässlich. Projektmanagement-Software für die Zusammenarbeit im Team und ein Gantt- oder Burndown-Diagramm, um Projekte im Zeitplan zu halten, sind nur einige Beispiele. Eine Prioritätenmatrix ist ein weiteres Beispiel. Manchmal auch als Kriterien- oder Prioritätenmatrix bezeichnet, handelt es sich dabei um ein Instrument zur Unternehmensanalyse, das es Einzelpersonen und Projektteams anhand bestimmter Kriterien ermöglicht, Entscheidungen objektiv zu vergleichen und somit zu treffen:

• Welche Projekte sind dringend und kritisch
• Welche bringen den größten Wert für die Organisation
• Welche haben die besten Erfolgschancen

Jeder, vom Ein-Personen-Team bis zum Großkonzern, kann die Projektpriorisierungsmatrix für jede Aufgabe oder jedes Projekt, ob einfach oder kompliziert, verwenden. Wenn sie richtig eingesetzt wird, ist sie eine vertrauenswürdige Konfliktmanagement- und -lösungstechnik und bietet eine effizientere Möglichkeit, die Projekte auszuwählen, auf die sich Teams konzentrieren müssen.

Es gibt verschiedene Arten von Priorisierungsmatrizen, darunter:

2×2-Matrix

Auch bekannt als Eisenhower-Matrix, enthält diese einfache Priorisierungsmatrixvorlage zwei Achsen und vier Quadranten, wie unten dargestellt. Die X-Achse (horizontale Achse) steht für die Dringlichkeit, während die Y-Achse (vertikale Achse) für die Wichtigkeit steht.

Die Eisenhower-Matrix zur Priorisierung enthält vier Quadranten auf zwei Achsen. Sie hilft Einzelpersonen und Managern zu bestimmen, welche Aufgaben wichtig, dringend und notwendig sind. Quelle: Appfluence.com

Wenn Sie Aufgaben in die jeweiligen Quadranten einordnen, haben Sie schon eine Vorstellung davon, was Sie priorisieren sollten:

• Quadrant 1 (wichtig und dringend): Das sind Aufgaben, die unbedingt erledigt werden müssen und zwar sofort. Im Idealfall wollen Sie nichts in diesem Bereich. Beispiele sind Krisensituationen, Notfälle und Projekte mit knappen Fristen.
• Quadrant 2 (wichtig, aber nicht dringend): Dies sind die Aufgaben ohne dringende Fristen, die aber für Ihren Erfolg entscheidend sind. Denken Sie jedoch daran, dass Aufgaben aus Quadrant 2, wenn Sie nicht aufpassen, leicht in Quadrant 1 geraten können. Beispiele sind Forschung, Projektplanung, Prozessentwicklung usw.
• Quadrant 3 (dringend, aber nicht wichtig): Diese Aufgaben tragen nicht zu Ihren Endergebnissen bei, sollten aber dennoch mit Dringlichkeit behandelt werden. Wenn möglich, sollten Sie sie ablehnen oder delegieren. Beispiele sind die Hilfe bei der Erledigung einer Aufgabe, bestimmte E-Mails und Telefonanrufe sowie andere Formen von Unterbrechungen oder Ablenkungen.
• Quadrant 4 (nicht dringend und nicht wichtig): Dies sind die typischen Zeitfresser, wie z. B. lange Pausen, das Surfen in den sozialen Medien oder das Suchen nach Informationen im Internet, die nichts mit der aktuellen Aufgabe zu tun haben – im Wesentlichen alle Formen der Prokrastination.

Six-Sigma-Priorisierungsmatrix

Beim Six-Sigma-Ansatz dreht sich alles um kontinuierliche Prozessverbesserung, Lückenanalyse und die Beseitigung von Verschwendung. Daher ist eine Six Sigma-Priorisierungsmatrix ein unverzichtbares Instrument zur Identifizierung kritischer Probleme, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Six Sigma-Priorisierungsmatrizen vergleichen mehrere – mindestens zwei – Datensätze anhand gewichteter Kriterien. Sie sind komplexer als die 2×2-Gittermatrix und folgen einem gründlicheren Entwurfs- und Anwendungsprozess.

Dieses Beispiel einer Priorisierungsmatrix für Ursache und Wirkung vergleicht mehrere Datensätze. Quelle: CIToolkit.com

Wann sollten Sie eine Priorisierungsmatrix verwenden?

Eine Priorisierungsmatrix wird verwendet, wenn Sie Wahlmöglichkeiten vergleichen möchten, mit dem Ziel, Optionen auf der Grundlage von vordefinierten Auswahlkriterien in eine Rangfolge zu bringen.

Um Projekte zu priorisieren

Nicht alle Projekte sind gleich. Projektleiter und -teams haben mit einer Vielzahl von Zwängen zu kämpfen, um die vereinbarten Ergebnisse bei Projektabschluss zu liefern. Um keine kostbare Zeit und Ressourcen zu verschwenden, müssen Organisationen die Projekte nach Prioritäten ordnen, die den größten Nutzen für die Organisation bringen und die besten Aussichten auf eine erfolgreiche Umsetzung haben.

Für ein besseres Zeitmanagement

Wenn Sie das Gefühl haben, dass die Standard-To-do-Liste nicht mehr ausreicht, um Ihre Produktivität zu steigern, ist die Prioritätenmatrix ein alternatives Werkzeug für das Zeitmanagement. Mit Hilfe eines einfachen Prioritätsdiagramms (siehe die obige Abbildung der 2×2-Matrix) können Sie bestimmen:

• Welche Aufgaben sind kritisch und dringend, wie z. B. Projekte, die heute fällig sind, und sollten sofort erledigt werden
• Welche Aufgaben sollten Sie vermeiden oder weniger als 5 % Ihrer Zeit dafür aufwenden, z. B. langes Spielen oder sinnloses Surfen im Internet

Konsensfindung

Wenn Sie Marketingleiter sind und Ihre Abteilung sieben verschiedene Projekte hat, die um Finanzierung und Aufmerksamkeit konkurrieren, brauchen Sie ein faktenbasiertes, logisches Verfahren, um zu bestimmen, welche Projekte Vorrang haben sollen. Je nachdem, wen Sie fragen, sind die Prioritäten unterschiedlich. Der Branding-Verantwortliche möchte verständlicherweise, dass die Branding-Strategie des Unternehmens Vorrang hat, während der Produktverantwortliche vielleicht möchte, dass Forschung und Entwicklung ganz oben auf der Prioritätenliste der Abteilung stehen.

Auch eine einfache Prioritätenliste kann bei der Konfliktlösung helfen. Richtig eingesetzt, ermöglicht sie es den Teams, Meinungsverschiedenheiten aus dem Weg zu räumen und schließlich einen Konsens zu erzielen.

Wie verwendet man eine Prioritätenmatrix

Wie fängt man also an, Prioritätenmatrizen zu verwenden? Hier sind einige allgemeine Richtlinien.

Schritt 1: Legen Sie Ihre Kriterien fest

Jedes Projekt beginnt mit einem Ziel. Jedes Produkt, jede Dienstleistung oder Lösung beginnt mit einem Problem, das es lösen soll. Und jede Priorisierungsmatrix beginnt mit einer Reihe von Kriterien, anhand derer Sie Ihre Lösungen oder Elemente bewerten können.

Tipps zur Festlegung Ihrer Kriterien

• Ihre Kriterien müssen mit den Gesamtzielen des Projekts übereinstimmen: Je nach den Zielen der Unternehmensentwicklung oder der Art der zu bewertenden Optionen können Kriterien wie Beeinflussbarkeit, Verbreitung des Problems und die Wahrscheinlichkeit einer Verbesserung der Umfragewerte sein. Die nachstehende Tabelle zeigt ein Beispiel für die Entscheidung, welche Probleme der Mitarbeitermotivation untersucht werden sollen.

In diesem Beispiel sind die Elemente für die Einstufung „Motivationsprobleme“ als Zeilenelemente in Spalte 1 aufgeführt, während jedes Priorisierungskriterium jede nachfolgende Spalte überschreibt. Quelle: Syque.com

• Legen Sie Scoring-Werte fest: Ihre Bewertungswerte bilden die Grundlage für den Vergleich oder das Ranking. Es gibt keine einheitliche Methode für die Zuweisung von Punktwerten, also wählen Sie das beste Modell oder die beste Skala für Ihr Ziel.

Hier ist ein weiteres Beispiel für eine Prioritätenmatrix aus dem Western Region Public Health Training Center. Beachten Sie die auf der rechten Seite verwendete Bewertungsskala. Quelle: YouTube

• Weisen Sie jedem Kriterium eine Gewichtung zu: Der Grad der Wichtigkeit eines jeden Prioritätskriteriums wird durch eine Kriteriengewichtung dargestellt. Die meisten Modelle verteilen eine bestimmte Anzahl von Punkten auf die Kriterien – 100, wie im obigen Beispiel „Motivationsprobleme“ – oder weisen einen numerischen Wert zu, wie im folgenden Beispiel.

Bestimmen Sie die Kriteriengewichtung und die Punktwerte für Ihre Matrix. Quelle: Process.st

Schritt 2: Bewerten Sie Ihre Elemente/Lösungen

Zu diesem Zeitpunkt können Sie mit der Bewertung Ihrer Optionen beginnen.

Tipps für die Bewertung Ihrer Lösungen

• Bewerten Sie die Optionen gemeinsam im Team und nicht allein: Sie wollen, dass die Bewertung relevant und objektiv ist. Sie wollen nicht, dass jemand voreingenommen ist und ein Lieblingsprojekt bevorzugt. Wenn möglich, lassen Sie jede Option von zwei verschiedenen Teams bewerten und errechnen Sie dann den Durchschnitt.
• Bringen Sie Personen zusammen, die das Problem verstehen: Ziehen Sie Fachleute oder Personen, die die Situation genau kennen, hinzu. Vergewissern Sie sich außerdem, dass sie sich über das Ziel der Bewertung im Klaren sind, und stellen Sie ihnen gegebenenfalls Materialien wie Unternehmensrichtlinien und strategische Pläne zur Verfügung.

Schritt 3: Berechnen Sie die gewichteten Punktzahlen

Nachdem Sie Ihre Optionen bewertet haben, können Sie mit der Berechnung der gewichteten Punktzahlen für jede Option beginnen. Wie Sie die gewichtete Punktzahl berechnen, hängt von der Art der Priorisierungsmatrix ab, für die Sie sich entschieden haben.

Tipps zur Berechnung der gewichteten Punktzahl

• Multiplizieren Sie die Punktzahl jeder Option mit der Kriteriengewichtung, um die gewichtete Punktzahl zu erhalten: Anschließend addieren Sie alle gewichteten Ergebnisse, um das kumulative Ergebnis für jede Option zu erhalten. Die Option mit dem höchsten kumulativen Wert hat die höchste Priorität.

In diesem Beispiel hat auf der Grundlage der kumulativen Punktzahlen (siehe die Zeile „Gesamtpunktzahl“) die Option B Vorrang vor der Option A. Quelle: Process.st

• Ermitteln Sie die Rohsumme und dann den relativen Dezimalwert: Um die Rohsumme zu erhalten, addieren Sie die Dezimalwerte der einzelnen Zeilen. Berechnen Sie anschließend die Gesamtsumme. Teilen Sie dann die Summe der einzelnen Zeilen durch die Gesamtsumme, um den relativen Dezimalwert zu erhalten. Je höher der relative Dezimalwert, desto höher die Priorität.

Anhand der relativen Dezimalwerte der Optionen haben in diesem Beispiel die Ernährungs- und Bewegungskurse die höchste Priorität in diesem Diabetes-Präventionsprojekt. Quelle: YouTube-Kanal des Western Region Public Health Training Center

Schritt 4: Vergleichen Sie die Ergebnisse

Da die Bewertung objektiv und unvoreingenommen sein soll, ist es sinnvoll, die Ergebnisse mit den anderen Mitgliedern des Teams zu vergleichen. Auf diese Weise können Unstimmigkeiten diskutiert werden, bis man zu einer Lösung kommt, mit der alle einverstanden sind.

Tipps für den Vergleich der Ergebnisse

• Vergleichen und konsolidieren Sie die Ergebnisse: Jetzt, wo jeder die Optionen bewertet hat, ist es an der Zeit, die Ergebnisse zu kombinieren und eine Gesamtliste der Prioritäten zu erstellen.
• Diskutieren und verhandeln: Unstimmigkeiten sind in Teams normal, seien Sie also bereit, Anpassungen vorzunehmen. Außerdem empfiehlt es sich, die Ergebnisse der Prioritätensetzung offen zu besprechen, um versteckte Absichten auszuschließen.

Konzentrieren Sie sich auf die richtigen Projekte und verwalten Sie Ihre Zeit besser mit den richtigen Tools

Ob Sie nun allein oder in einem Team arbeiten, Zeit, Geld und Energie sind endliche Ressourcen. Bei Projektteams ist es entscheidend, dass der Projektleiter die verschiedenen beteiligten Projektmanagement-Prozessgruppen – im Wesentlichen den Projektlebenszyklus – fest im Griff hat, um das Projekt zum Abschluss zu bringen. Daher ist es sinnvoll, die Aufgaben und Projekte nach dem größten Nutzen zu priorisieren. Eine Priorisierungsmatrix kann dabei durchaus hilfreich sein.