11 Tipps für ein erfolgreiches Post-Mortem

Aktualisierung: Ich habe diesen Artikel im Jahr 2015 geschrieben, aber mit dem neuen Jahr im Rücken dachte ich, dass ich ihn mit all den Erkenntnissen, die ich zum Thema Post-Mortem erhalten habe, aktualisieren sollte. Im Nachhinein ist mir klar geworden, dass ich einen wichtigen Tipp ausgelassen habe, den ich in all meinen Post-Mortems unbedingt berücksichtigen muss. Was ist also besser als 10 Tipps für ein erfolgreiches Post-Mortem? Ich präsentiere die neuen und verbesserten 11 Tipps für ein erfolgreiches Post-Mortem. (Spoiler: #5 ist neu.)

Ich liebe Meetings. Um genau zu sein, lass mich das klarstellen. Ich mag kreative, strategieorientierte Meetings wie ein Brainstorming oder seinen emotionalen Cousin, das Post-Mortem.

Was ist ein Post-Mortem? Für die einen ist es die Untersuchung einer Leiche, um die richtige Todesursache festzustellen. Für andere, die es besser wissen (nichts für ungut, Dana Scully), ist es eine Diskussion (in der Regel am Ende eines Projekts), um Elemente eines Projekts zu identifizieren und zu analysieren, die erfolgreich oder nicht erfolgreich waren. Sie beantwortet die Frage: „Wie haben wir uns geschlagen?“

Viele Leute finden die Bezeichnung „Post-Mortem“ zu makaber. Sie würden es lieber „Retrospektive“ nennen, was ich langweilig und fantasielos finde. Selbst wenn ein Projekt von Anfang bis Ende ein lächerlich erfolgreiches Vergnügen war, markiert das Post-Mortem das Ende einer Aufgabe (oder einer Phase), und Ihr Team ist wahrscheinlich froh, es hinter sich zu haben. Wenn es nach mir ginge, würde ich es die „Super Post-Mortem Extravaganza“ nennen! Sagen Sie mir jetzt nicht, dass Sie nicht lieber daran teilnehmen würden als an der “ Retrospektive.“

Nicht nur für Einzelprojekte

Viele Leute nehmen an, dass Post-Mortems nur für einmalige Projekte sind. Obwohl sie für Projekte mit einem klar definierten Start- und Enddatum extrem wichtig sind – denken Sie an Apps, Websites, Infografiken usw. – sind sie aber genauso nützlich für laufende Marketingmaßnahmen. Mit monatlichen, vierteljährlichen oder jährlichen Übersichten können Sie das Gesamtbild im Auge behalten. Natürlich ist es zeitaufwändig, jeden Monat einen zu erstellen, aber ein paar Stunden pro Quartal sind gut investierte Zeit.

Nicht nur für Agenturen

Post-Mortems sind nicht nur für Agenturen, die versuchen, Kunden zu halten oder neue Aufträge zu gewinnen. Sie sind genauso nützlich für die Markenseite. Auch Marketingleiter können davon profitieren, wenn sie nach Abschluss einer Kampagne oder eines Projekts ein Post-Morteam durchführen. In einer perfekten Welt kann die Nachbetrachtung sowohl das Kunden- als auch das Agenturteam einbeziehen. Denken Sie daran: Es geht um die Frage „Wie haben wir uns geschlagen?“

So, nachdem Sie nun von der Genialität des Post-Mortem überzeugt sind und wahrscheinlich schon einen geplant haben, hier meine 10 Tipps, wie Sie das Beste aus Ihrem Post-Mortem herausholen können:

(Hinweis: Für die Zwecke dieser Tipps beziehe ich mich auf eine einzelne Kampagne mit dem Ziel der Fertigstellung und nicht auf ein laufendes Projekt.)

Für jedes Projekt, egal wie klein oder groß es ist, egal wie es ausgeht, sollte eine Nachbetrachtung durchgeführt werden.

Auch wenn ein Projekt klein ist, gibt es immer Dinge, die auftauchen und aus denen man für größere Projekte lernen kann. Nehmen wir zum Beispiel an, dass sich das Projekt aufgrund von Kommunikationsproblemen verzögert hat. Das könnte bei einem kleinen Projekt zu einer Verzögerung von ein paar Tagen führen. Aber bei einem großen Projekt könnte sich dies um Monate verzögern und, was noch wichtiger ist, die Kosten um das Doppelte erhöhen. Das ist immer ein lustiges Gespräch mit dem CFO.

Wichtig ist, dass eine Nachbetrachtung stattfinden sollte, egal wie gut ein Projekt gelaufen ist. Manche neigen zu der Ansicht, dass es bei einer Nachbetrachtung nur darum geht, was schief gelaufen ist. Auch hier ziehe ich es vor, zu fragen: „Wie haben wir uns geschlagen und warum?“ Ich habe noch nie an einem Projekt gearbeitet, das perfekt gelaufen ist. Genauso wenig habe ich an einem Projekt gearbeitet, das ein komplettes Desaster war. Es gibt immer etwas Wertvolles zu lernen.

„In der Minute, in der du nicht lernst, glaube ich, dass du tot bist.“
Jack Nicholson

Planen Sie die Nachbesprechung direkt nach Abschluss des Projekts ein.

Wenn es Ihnen wie mir geht, verschwinden die Projektdetails aus dem Gedächtnis, wenn der große Wurf gelungen ist. Wenn ein Projekt gut läuft, verlieren wir die Probleme aus den Augen, weil die Arbeit gut gemacht wurde. Wenn ein Projekt schlecht läuft, verlieren wir die Erfolge aus den Augen, während wir versuchen, herauszufinden, was schief gelaufen ist. Machen Sie Ihre Nachbesprechung, solange die Details noch frisch sind. Bonuspunkte für die Planung im Voraus.

„Die blasseste Tinte ist besser als das beste Gedächtnis.“
Chinesisches Sprichwort

Setzen Sie eine konstruktive Denkweise voraus.

Dies ist bei weitem der wichtigste Tipp auf dieser Liste. Bei einem Post-Mortem geht es nicht darum, Misserfolge aufzuzeigen, um Schuldzuweisungen zu machen. Es geht nicht darum, die Leistung der Mitarbeiter zu bewerten. Es geht darum, die Arbeit und das Ergebnis zu überprüfen, um das Team und sich selbst zu verbessern. Sie muss konstruktiv sein.

Daher ist es wichtig, dass Ihr Team die richtige Einstellung hat: positiv und lernorientiert, nicht defensiv oder überkritisch. Dies gelingt am besten, wenn Sie das Gespräch mit etwas Positivem beginnen. Je stärker oder stolzer sie sich fühlen, desto besser können sie konstruktive Kritik verarbeiten.

Wie eines meiner Teammitglieder immer zu sagen pflegt, wenn etwas schief geht: „Nun, niemand wurde getötet, also…“ Erinnern Sie alle daran, dass man aus jedem noch so peinlichen Fauxpas lernen kann. Das funktioniert natürlich nicht, wenn jemand gestorben ist, aber bisher hat kein Portent-Projekt jemanden umgebracht… so wurde mir gesagt.

„Ich bin jemand, der gerne eine Umgebung und eine Einstellung schafft – nicht, weil ich das absichtlich tue, sondern weil ich gerne so lebe – wo vom Catering über das Make-up, die Haare und die Garderobe bis hin zu den Elektrikern, der Kameraabteilung, der Beleuchtung und dem Ton alles dabei ist; wir sind zusammen und haben diese Kameradschaft und diese Nähe.“
Steve McQueen

Erstelle eine Tagesordnung.

Auch ein entspanntes Treffen braucht eine Tagesordnung. Das Letzte, was wir wollen, ist ein völlig unorganisiertes Durcheinander, bei dem man eine Stunde später nicht mehr weiß, was man eigentlich gelernt hat. Eine Tagesordnung hilft bei all den Tipps, über die ich bisher gesprochen habe.

Hier ein Beispiel für eine effektive Nachbesprechung:

1. Den Ton angeben / das Format erklären (5 Min.) – Dies sind wahrscheinlich die kritischsten und wichtigsten 5 Minuten der Besprechung. Hier erinnern Sie die Gruppe daran, dass es bei diesem Post-Mortem um eine konstruktive Analyse geht. Es ist Ihre Chance, die Gruppe zu lenken und sie hoffentlich dazu zu bringen, sich zu entspannen und sich sicher genug für eine wirklich produktive Sitzung zu fühlen.
2. Rekapitulieren Sie das Projekt (2 Min) – Das war’s. Sie geben einen Überblick darüber, worum es bei dem Projekt ging und was die ursprünglichen Erwartungen waren. So können Sie sich auf die messbaren Ziele konzentrieren und objektiv beurteilen, ob das Projekt ein Erfolg war.
3. Rekapitulieren Sie das Ergebnis (3 Min.) – Auch wenn es unterschiedliche Meinungen darüber gibt, wie der Prozess verlaufen ist, gibt es in der Regel eine ziemlich eindeutige Vorstellung davon, ob das Ziel erreicht wurde. War der Kunde zufrieden? (Das kann ein Kunde im wörtlichen Sinne sein, aber auch der CMO Ihres eigenen Unternehmens). Haben die Kosten das Budget überschritten? Wurde das Produkt pünktlich geliefert?
4. Fragen an die Teammitglieder (40 Min.) – Dies ist der Kernpunkt der Nachbesprechung. Hier wird sich die ganze Vorbereitung auszahlen. Hier kommt das Gespräch erst richtig in Gang, und Ihre Teammitglieder erhalten die Gelegenheit, sich zu äußern. Es ist hilfreich, einer Person eine Frage zu stellen und den anderen die Möglichkeit zu geben, sich gegenseitig auszutauschen. Das Wichtigste ist, dass jeder die Chance bekommt, etwas beizutragen. Hier sind die Fragen, die ich gerne stelle:
   1. Sind Sie stolz auf unsere fertigen Ergebnisse? Wenn ja, was hat sie großartig gemacht? Wenn nein, was war falsch oder hat gefehlt?
   2. Haben wir die gewünschten Ergebnisse erzielt und haben sie Wirkung gezeigt?
   3. Welche unserer Methoden oder Prozesse haben besonders gut funktioniert?
   4. Welche unserer Methoden oder Prozesse waren schwierig oder frustrierend in der Anwendung?
   5. Was würden Sie beim nächsten Mal anders machen, um diese Frustration zu vermeiden?
   6. Was könnten wir beim nächsten Mal noch besser machen?
   7. Was war der erfreulichste oder beruflich befriedigendste Teil des Projekts?
5. Nachbereitung (10 Min.) – Hier bedanken Sie sich bei allen Teilnehmern für ihre Teilnahme und teilen ihnen mit, dass es in Kürze weitere Notizen geben wird.

Zugegeben, es kann sehr schwierig sein, diese Tagesordnung einzuhalten, aber das Letzte, was Sie tun wollen, ist, den organischen Fluss des Gesprächs zu unterbrechen. In den meisten Fällen wird das Gespräch ganz natürlich von einer Frage zur nächsten übergehen. Wichtig ist, dass Sie sicherstellen, dass jede der Antworten ein Gespräch ist und jeder in der Lage ist, sie anzusprechen.

„Wer sich nicht vorbereitet, bereitet sich darauf vor, zu scheitern.“
Benjamin Franklin

Senden Sie vor der Sitzung einen Fragebogen an alle Teilnehmer.

Eine Tagesordnung ist äußerst wichtig, aber es wird schwer sein, Ihren Zeitplan einzuhalten, wenn die Teilnehmer nicht selbst darauf vorbereitet sind und sich über alle Fragen, die Sie behandeln wollen, Gedanken gemacht haben. Wenn sie die Fragen nicht bereits durchdacht haben, garantiere ich Ihnen, dass Sie auf die Frage, welche Methoden oder Prozesse gut funktioniert haben, mindestens 10-20 Sekunden lang leere Blicke ernten werden.

Das ist aus zwei Gründen produktiv. Erstens erhalten Sie so mit größerer Wahrscheinlichkeit bessere Antworten. Es ist schwer, sich auf Anhieb etwas einfallen zu lassen, das Substanz hat. Zweitens: Wenn jemand endlich das Gefühl hat, eine gute Antwort zu haben, hört ihm niemand mehr zu, weil er damit beschäftigt ist, sich selbst eine gute Antwort auszudenken.

Sorgen Sie also dafür, dass Sie allen Teilnehmern neben einer einfachen Tagesordnung auch eine Liste mit Fragen zukommen lassen, über die sie vor der Sitzung nachdenken sollten. Am besten geben Sie ihnen dafür genügend Zeit, damit es nicht in letzter Minute kurz vor der Nachbesprechung zu einer Hektik kommt.

„Wir müssen die Türen der Möglichkeiten öffnen. Aber wir müssen unsere Leute auch in die Lage versetzen, durch diese Türen zu gehen.“
Lyndon B. Johnson

Bestimmen Sie den Moderator.

Neben einer Tagesordnung muss es eine Person geben, die für die Moderation der Sitzung verantwortlich ist. Dies ist in der Regel dieselbe Person, die auch die Tagesordnung festlegt und die Nachbesprechung plant. Ein Moderator schafft nicht nur einen Rahmen für das Gespräch, sondern gibt auch allen anderen Teammitgliedern die Freiheit, ihre Meinung zu äußern, ohne sich zu sehr um die Struktur oder den Ablauf zu kümmern.

Ein guter Moderator gibt dem Gespräch den richtigen Spielraum, um in eine andere Richtung zu gehen, bevor er es wieder einschränkt.

Der Moderator sollte auch derjenige sein, der Notizen macht. Ich empfehle die Verwendung einer weißen Tafel. So können die Teammitglieder bei der Sache bleiben, anstatt hektisch Notizen zu kritzeln.

„Können Sie den Teil wiederholen, in dem Sie alles über die Dinge gesagt haben?“
Homer Simpson

Lassen Sie es entspannt angehen.

Wie bereits erwähnt, liebe ich kreative Strategiesitzungen. Sie sind meist entspannter und machen daher mehr Spaß. Gefürchtete, angespannte Nachbesprechungen töten die Kreativität und verschließen Ihr Team in ihrem persönlichen Schneckenhaus. Diese Art von Besprechungen ist so produktiv wie ein teamweiter Mittagsschlaf.

Die meiste Zeit über decken Sie unangenehme Dinge auf. Fördern Sie absichtlich eine entspannte Umgebung. Wenn es früh am Morgen ist, bringen Sie Kaffee und Donuts mit. Wenn es später am Tag ist, bringen Sie Bier und… Donuts. Bringen Sie immer Donuts mit.

„Eine heitere Gemütsverfassung, verstärkt durch Entspannung… ist die Medizin, die alle Geister der Angst in die Flucht schlägt.“
George Matthew Adams

Ermutigen Sie zur Teilnahme.

Das Ziel eines Post-Mortem ist ein tiefes Eintauchen in das Projekt und Lernen als Team. Indem die Perspektiven aller Mitglieder der Gruppe – von denen viele oft eher im Hintergrund stehen – offengelegt werden, können wir Probleme auf der Mikroebene aufdecken, die sich zu einer ernsthaften Makroauswirkung summieren. Wenn sich nur einige wenige Teammitglieder zu Wort melden, sollten Sie die anderen fragen, welche Gedanken sie haben. Manchmal bedarf es nur eines kleinen Anstoßes, bis sich die Leute trauen zu sprechen.

„In der Teamarbeit ist Schweigen nicht Gold, sondern tödlich.“
Mark Sanborn

Lassen Sie die Laptops zurück.

Genauso wie bei kreativen Brainstorms ziehe ich es vor, dass die Post-Mortems bildschirmlose Angelegenheiten sind. Die Teilnehmer sind aufgefordert, Notizen mitzubringen, aber Computer lenken oft mehr ab, als sie wert sind. Für diejenigen, die ohnehin schon zögern, ihre Gedanken mitzuteilen, gibt es nichts Schlimmeres, als sich zu öffnen und dann festzustellen, dass die Leute nicht zuhören. Ein Post-Mortem sollte einen Dialog in Gang setzen und Gedanken und Ideen hin- und herschieben. In diesem Prozess ist kein Platz für einen Computer – nicht einmal für Notizen. (Ich erkläre später, warum.)

„Der erfolgreiche Krieger ist der Durchschnittsmensch mit Laserfokus.“
Bruce Lee

Entwickeln Sie umsetzbare Schlussfolgerungen.

Auch die produktivste Nachbesprechung ist nicht gut, wenn es keine klaren, umsetzbaren Schlussfolgerungen gibt. „Besser machen“ ist in der Tat eine gute Erkenntnis, aber wie setzt man das beim nächsten Mal um? Sie brauchen konkrete Aufgaben, an die sich das Team in der Hitze des nächsten Projekts erinnern kann.

Wenn in unserem vorherigen Beispiel die Kommunikation das Problem war, besteht die umsetzbare Schlussfolgerung vielleicht darin, regelmäßigere persönliche Besprechungen anzusetzen.

Umsetzbare Schlussfolgerungen schaffen klare Erwartungen. Das Team kann sich gegenseitig für die Umsetzung beim nächsten Projekt zur Rechenschaft ziehen.

„Die Fähigkeit einer Organisation, zu lernen und dieses Lernen schnell in die Tat umzusetzen, ist der ultimative Wettbewerbsvorteil.“
Jack Welch

Teilen Sie Ihre Erkenntnisse nach dem Meeting mit.

Hier gibt es nichts Bahnbrechendes. Der letzte wichtige Tipp ist, die Post-Mortem-Takeaways mit allen zu teilen, die von Ihren neu gefundenen Perlen der Weisheit profitieren könnten. Dazu gehören auf jeden Fall Ihre Post-Mortem-Teilnehmer. Nehmen Sie sich aber auch die Zeit, andere in Ihrem Unternehmen ausfindig zu machen, die mit denselben Herausforderungen zu kämpfen haben.

„Teilen Sie Ihr Wissen. Es ist ein Weg, um Unsterblichkeit zu erlangen“
Seine Heiligkeit der Dalai Lama

Während einige dieser Tipps etwas rigider sind als andere, ist es das Wichtigste, den Charakter des Post-Mortem leicht, aber dennoch produktiv und wirkungsvoll zu halten. Wenn Sie Erfolg haben, werden Sie sehen, dass Ihr Team ungemein wertvolle Erkenntnisse mitnimmt, die das nächste Projekt noch besser machen.

Wenn Ihnen das alles zu viel ist, nennen Sie es einfach eine Super Post-Mortem Extravaganza. Und bring Donuts mit.