„Změna je nevyhnutelná,“ jak říká staré přísloví. U stavebních projektů by vhodnějším výrokem mohlo být, že „příkazy ke změně jsou nevyhnutelné“. Pokud vám pouhá myšlenka na změnový příkaz nahání husí kůži, je možná načase podívat se na úpravu procesu změnových příkazů.
Změnové příkazy nejsou něčím, čeho je třeba se obávat, pokud jsou úspěšně řízeny. Zavedení procesu změnových příkazů vám umožní efektivně identifikovat potřebu změnových příkazů a řídit je, jakmile se v projektu objeví.
Ujistěte se, že svůj proces změnových příkazů sdílíte se svými klienty a subdodavateli, aby všichni měli stejný názor na to, jak mají být změnové příkazy iniciovány a zpracovávány.
Níže uvádíme několik tipů pro vytvoření efektivního procesu zadávání změn:
Začněte smlouvou
Změnový příkaz je jednoduše dodatek nebo změna původní stavební smlouvy a rozsahu prací a může být iniciován vlastníkem nebo zhotovitelem. Změnové příkazy obvykle zahrnují provedení dodatečných prací z řady důvodů, jako jsou opomenutí nebo chyby v původním rozsahu prací nebo nejednoznačné stavební výkresy. Změny podmínek na staveništi, záměny materiálů, regulační záležitosti a obavy o bezpečnost jsou dalšími důvody, proč mohou být nutné změnové příkazy.
Důkladně si přečtěte a pochopte smlouvu o dílo a věnujte zvláštní pozornost ustanovením týkajícím se změnových příkazů. Mohou obsahovat požadavky týkající se časového rámce pro zahájení změnového příkazu, konkrétních požadovaných informací a dokumentace, jakož i oprávněného zástupce pro schválení změnového příkazu v případě změn iniciovaných zhotovitelem.
Některé smlouvy mohou obsahovat protichůdné formulace nebo doložky týkající se změnových příkazů. Doložka může uvádět, že práce na změně nemohou být zahájeny bez písemného a schváleného příkazu ke změně, a zároveň může smlouva obsahovat formulaci, která umožňuje vlastníkovi požadovat dodatečné práce bez existující dohody. Před uzavřením smlouvy s vlastníkem se ujistěte, že jste tyto problémy vyřešili.
Přezkoumání plánů a specifikací
Tato část procesu zadávání změn by se měla shodovat s přezkoumáním smlouvy o dílo. Jakékoli nejasnosti ve výkresech nebo chyby či opomenutí v rozsahu by měly být řešeny s vlastníkem a architektem, aby byly opraveny a aby se zmírnila potřeba změnových příkazů v další fázi projektu.
Přezkoumání a identifikace jakýchkoli problémů s rozsahem prací, plány a specifikacemi povede ke zbytečným změnovým příkazům v dalším průběhu. Neprovedení řádné prověrky je velkou chybou. To zahrnuje pochopení aktuálních podmínek na staveništi a předvídání a řešení jakýchkoli problémů, které by mohly vzniknout v průběhu realizace, jako je nedostatek materiálu nebo pracovních sil, je důležitým krokem ve fázi před zahájením stavby a v procesu zadávání změnových příkazů.
Neignorujte nebo neodkládejte změnové příkazy
Nezávisle na tom, zda změnu iniciuje vlastník nebo zhotovitel, je třeba je vyřídit co nejrychleji. Ignorování nebo odkládání změnových příkazů může mít pro stavební projekt katastrofální následky. Odkládání změnového příkazu na pozdější fázi projektu může mít za následek překročení harmonogramu a obrovské překročení nákladů.
Jakmile je iniciován změnový příkaz, je třeba rychle vyjednat náklady, získat písemné povolení k zahájení prací, provést úpravy harmonogramu a zahájit změněné práce. Zpoždění požadavků může vést k nahromadění prací na změnových příkazech nebo k nutnosti provést nákladné přepracování, aby se změny přizpůsobily.
Pokud je požadován změnový příkaz, může být také nutné změnit stávající harmonogram a práce v průběhu projednávání změnového příkazu, abyste se vyhnuli zaostávání za smluvními termíny, které právě dodržujete.
Komunikace se všemi zúčastněnými stranami
Součástí vašeho procesu zadávání změnových příkazů by měla být komunikace se všemi stranami zapojenými do projektu. Diskuze by měla začít zjištěním důvodu požadované změny a způsobu jejího řízení. Spory ohledně změnových příkazů se mohou zvětšovat, nejsou-li správně řízeny.
Spolupracujte s pověřeným zástupcem vlastníka, abyste pečlivě definovali nový rozsah prací a prodiskutovali, jak ovlivní stávající harmonogram a provádění stavby. Ujistěte se, že jste s vlastníkem na stejné vlně, pokud jde o očekávání, jak budou práce probíhat v případě potřeby změnových příkazů.
Také si budete muset sednout se subdodavateli a provést úpravy jejich harmonogramů a časových plánů. Proberte s nimi, jak může změna rozsahu přímo nebo nepřímo ovlivnit práce, které provádějí, a zda je nebo není třeba vystavit změnový příkaz v rozsahu prací, na jejichž provedení mají smlouvu. Ujistěte se, že jsou jasně definovány pracovní postupy, aby každý zúčastněný chápal svou roli ve změněných pracích a aby ji začlenil do svého harmonogramu.
Pokud budou všichni informováni o procesu zadávání změnových příkazů a o změněných pracích, můžete práce na změnových příkazech začlenit do harmonogramu projektu a minimalizovat jejich případný dopad na dokončení projektu.
Projednání změnového příkazu
Závěrečným krokem v procesu zadávání změnových příkazů před zahájením nových prací je projednání změnového příkazu. To může být složitý proces, protože mohou vzniknout spory o to, zda skutečně došlo ke změně rozsahu zakázky. Mohou také nastat problémy ohledně dohody o nákladech a o tom, zda je třeba upravit prodloužení původního časového harmonogramu.
Nejdříve je třeba ve spolupráci s vlastníkem stanovit, jak budou dodatečné práce odhadnuty, a dohodnout se na nákladech. To lze provést prostřednictvím jednotkových cen, cen za čas a materiál nebo jako paušální náklady. To již může být stanoveno ve smluvní dokumentaci, nebo budete muset spolupracovat s vlastníkem na vzájemně přijatelném řešení.
Další věc, kterou musíte vyřešit, je, zda je v důsledku objednávky změny nutné prodloužení časového harmonogramu. Nebojte se tlačit na pilu, zejména u změnových příkazů iniciovaných vlastníkem, pokud si požadované dodatečné práce vyžádají další čas na dokončení po termínu stanoveném v původní smlouvě.
Všechno zdokumentujte
Vyhněte se sporům a reklamacím tím, že zdokumentujete každý krok procesu změnového příkazu. Dobrým způsobem, jak toho dosáhnout, je vytvořit šablony pro iniciování a vyžadování změnových příkazů. Uchovávejte písemné záznamy o veškeré komunikaci mezi vámi a vlastníkem týkající se zakázky na změnu. Nezačínejte žádné práce na změnových příkazech bez autorizovaného, podepsaného a uzavřeného dokumentu od vlastníka zahrnujícího náklady a další vyjednané podmínky.
Jakmile zahájíte práce na změnových příkazech, zdokumentujte prováděné práce, včetně časových a materiálových nákladů. Nezapomeňte se o tyto dokumenty podělit s vlastníkem a prodiskutovat s ním případné problémy, které by se mohly v průběhu prací vyskytnout.
Dobrý proces změnových příkazů stanovil metodu řízení změnových příkazů napříč projekty. Bez ohledu na složitost nebo počet změnových příkazů jsou všechny zpracovávány konzistentním a jednotným způsobem.
Jakmile je proces zaveden, můžete jej vyhodnotit a upravit tak, aby byl co nejefektivnější.
Další informace o řízení změnových příkazů najdete v článku Stručný průvodce řízením změnových příkazů.
Potřebujete další vedoucí pracovníky projektu? ConstructConnect vám najde nejlepší stavební projekty, na které se můžete přihlásit a získat tak více práce.
.