Dlouholetá pohotovost v oblasti produktivity, soubor se zaškrtávátky, je systém připomínek, který má sloužit jako doplněk k běžnému systému kalendáře a plánování. Ačkoli existuje několik různých druhů zaškrtávacích složek, nejznámější (především díky knihám Davida Allena Getting Things Done a Merlina Manna 43 Folders) je systém 43 složek s 31 očíslovanými „denními“ složkami a 12 složkami označenými měsíci v roce.
Smysl je poměrně jednoduchý: vše, co potřebujete připomenout k nějakému budoucímu datu, patří do zaškrtávací složky. Každé ráno se složka pro daný den vytáhne a její obsah se vloží do schránky a vše, co jste tam umístili před několika dny, týdny nebo měsíci, je hned po ruce, když to potřebujete.
Složka se 43 složkami umožňuje – dokonce snadno – nastavit připomenutí až na rok dopředu. Každá očíslovaná složka zastupuje jeden den v měsíci. Za nimi jsou uspořádány všechny složky označené měsíci a před nimi složka pro příští měsíc. Protože je tedy dnes 5. září, uvidíte vpředu složku 5, za ní 6-31, pak říjen až příští září. Když vyprázdním dnešní složku, umístím ji na konec očíslovaných složek, přičemž „6“ zůstane stát připravena k vytažení zítra.
Na konci měsíce se otevře složka říjen a její obsah se umístí do příslušných očíslovaných dnů a vyprázdněná složka se umístí na konec měsíců. Tím se vytvoří průběžný cyklus složek a každé ráno se předloží složka s obsahem daného dne.
Co do složek patří, je na vás, ale je zřejmé, že cokoli datovaného je vhodným kandidátem: účty, faktury, datované materiály k rozeslání, vstupenky na koncerty a představení, cestovní doklady atd. Do složek lze přidat i další věci, o kterých víte, že je budete v určitý den potřebovat, například pas v den, kdy budete odlétat ze země, nebo šekovou knížku pro den placení účtů.
Opakující se události, které si chcete připomínat – například zalévání rostlin každé tři dny – si můžete zapisovat na kartotéční lístky. Vyprázdníte složku v doručené poště, zpracujete doručenou poštu, uvidíte připomínku, zalijete rostliny a vložíte kartičku do jakéhokoli termínu, který bude o tři dny později.
Někteří lidé používají složku se zaškrtávátky jako „výstup“ z doručené pošty. To znamená, že pokud do konce dne nezpracují svou doručenou poštu do prázdna, vše přejde do zítřejšího zaškrtávacího souboru. Nejsem velkým zastáncem tohoto postupu, ale předpokládám, že jim to přináší určité psychologické uspokojení, když na konci dne odcházejí s prázdnou schránkou.
Nejtěžší na používání zaškrtávacího souboru je skutečně začít ho používat. Zvyk vkládat věci do zaškrtávacího souboru a pak je každý den kontrolovat a zase z něj vybírat může chvíli trvat. Ve skutečnosti možná budete muset udělat to, co jsem udělal já, když jsem začal používat zaškrtávací soubor: nastavit si upomínky! To znamená, že jsem do aplikace Outlook vložil úkol „zkontrolovat zaškrtávací soubor“ a nastavil jsem, aby se opakoval každé ráno. Jistě, každé ráno jsem zapomněl, dokud se neobjevilo upozornění, které mi to připomnělo.
Nakonec se však používání zaškrtávacího souboru stane zvykem. Jak do něj budete přidávat další a další věci, budete ho stále častěji kontrolovat, a jak ho budete stále častěji kontrolovat, budete do něj stále častěji věci vkládat. Tyto dva návyky se vzájemně posilují, takže po nějaké době dosáhnete „kritického množství“ a zapomínání přestane být problémem.
Abyste toho dosáhli, opravdu vám pomůže mít složku se zaškrtávátky někde na očích (aniž by vám překážela). Stolní pořadače jsou k tomu ideální – jejich hloubka obvykle nepřesahuje 12 cm, nezabírají mnoho místa, dodávají se v různých atraktivních (a přiznávám, že i nepříliš atraktivních) designech a jejich otevřená horní část znamená, že není nejmenší překážkou pro vyjmutí dnešního pořadače.
Při důsledném používání se pořadač může stát důležitou součástí vašeho „vnějšího mozku“, který za vás věci vytahuje, když je potřebujete, a drží je stranou, když je nepotřebujete. V dnešním světě all-high tech all time je to dokonce trochu uklidňující: jednoduché, rozhodně low-tech a účinné.
Bonusový tip: Na tento tip jsem narazil zde a je tak dobrý, že jsem ho musel uvést. Standardní nastavení 43 složek poskytuje data, ale ne názvy dnů, což může být matoucí. K identifikaci dnů použijte pořadačové svorky označené dny v týdnu a připnuté na horní stranu předních 7 složek. Jakmile vyjmete každou složku a přesunete ji dozadu, umístěte její klip na složku za poslední složkou s pořadačovou sponkou. Geniální!