Základy formulářů SharePoint. Co jsou formuláře SharePoint?

Formuláře SharePoint slouží jako vynikající nástroj pro spolupráci a správu již mnoho let. Pomocí tohoto nástroje lze zpracovávat firemní data všech typů, objemů a účelů.

Formulář SharePoint je okno (obrazovka) s řadou polí s popisky, do kterých uživatelé zadávají své údaje: jméno a příjmení, adresu, e-mail, telefonní číslo atd. Formuláře SharePoint jsou vytvořeny pro zjednodušení všech obchodních procesů, pracovních postupů a také pro zpříjemnění a zpřehlednění práce s databází. Kromě toho formuláře se štítky pomáhají uživatelům zabránit zadávání nesprávných údajů.

Existuje mnoho řešení a nástrojů, které usnadňují práci s formuláři SharePoint a umožňují vytvářet atraktivní a pokročilé formuláře, které zvyšují šance na vyplnění uživateli.

Přizpůsobení formulářů: Jak to udělat správně

Při používání seznamů k ukládání různých informací, což je jeden ze základních účelů aplikace SharePoint, se občas vyskytnou situace, kdy si přejeme vytvořit stylové a působivé formuláře nebo zvýšit jejich efektivitu. Ve skutečnosti je konfigurace a přizpůsobení seznamů SharePoint poměrně problematická, protože různé formuláře pro ně jsou navrhovány a implementovány pomocí vlastního kódování, InfoPath a nástrojů jiných dodavatelů. Existují různé způsoby vytváření formulářů pro SharePoint, z nichž některé prozkoumáme v tomto článku.

Co znamenají formuláře SharePoint?

Formuláře jsou určeny k zobrazování, skrývání a optimalizaci dat před uživateli. Umožňují výměnu dat mezi uživateli a zdroji dat v prohlížeči. Formuláře lze vytvořit v libovolné aplikaci a následně je propojit s příslušným seznamem v aplikaci SharePoint. Některé nástroje umožňují navrhovat formuláře uvnitř prostředí SharePoint; zní to však jednodušeji, než to ve skutečnosti je. Bez speciálních dovedností nebo pomoci vývojáře to může být skutečná výzva.

Přesto lze pomocí některých metod tento proces zjednodušit.

Nejlepší postupy přizpůsobení formulářů SharePoint

Přestože nativní rozhraní SharePoint poskytuje základní nástroje pro vytváření vlastních formulářů, jako je například vlastní zobrazení seznamu, může být třeba provést specifičtější změny návrhu. Prozkoumáme různé metody, abyste si mohli vybrat tu, která bude dokonale vyhovovat vašim potřebám.

Seznamy SharePoint

Tato metoda je ideální, pokud nepotřebujete rozsáhlé úpravy a většinou se spokojíte s hlavní funkcí formulářů SharePoint. Při vytvoření seznamu je ve výchozím nastavení k dispozici odpovídající formulář, který umožňuje:

• Optimalizace pořadí polí
• Ovalidace vstupů
• Připojení souborů
• Omezení přístupu
• Pracovní postupy

Všechny funkce jsou k dispozici v nabídce Nastavení seznamu a v případě potřeby jsou podpořeny návodem. Pokud však potřebujete nad poli spouštět obchodní logiku, není to ideální volba.

InfoPath

Tento nástroj vyvinula společnost Microsoft speciálně pro pokročilou správu formulářů SharePoint.

V porovnání se svým předchůdcem (XDocs) má mnohem více funkcí, mj:

• Vytváření vícenásobných zobrazení formulářů
• Možnost práce se strukturovanými daty
• Rozšířená textová pole
• Výpočty
• Obchodní logika a pracovní postupy

Největším problémem Microsoft InfoPath je, že v blízké budoucnosti nebude společností Microsoft podporován. Další nevýhodou je nedostatečná intuitivnost, která vyžaduje značný čas na výuku.

SharePoint Forms Designer

Tento výkonný nástroj umožňuje nejen přizpůsobení formulářů SharePoint, ale také konfiguraci různých rozhraní webových částí. Stačí na stránku přidat Datové zobrazení a získáte přístup k vkládání polí ze zdroje dat jako formulářů. Rozmanitost funkcí nástroje Designer poskytuje možnost:

• Skrýt/zobrazit pole
• Změnit rozvržení
• Pracovat s kódem formuláře
• Používat datové ovládací prvky
• Přidat grafiku a text

Především však nástroj SharePoint Designer umožňuje přímo ovlivňovat soubory a vlastnosti služby SharePoint. Proto, abyste z něj získali co největší užitek, měli byste znát základy struktury SharePoint a ukládání souborů. Jedná se o bezplatný nástroj distribuovaný společností Microsoft. Zároveň se jedná o poměrně složitý produkt, který často vyžaduje speciální odborné znalosti a dovednosti v oblasti kódování.

Vizuální studio

V případě, že vašim potřebám nevyhovuje žádné hotové řešení, je na místě zvážit návrh řešení na míru. Visual Studio je plnohodnotné prostředí pro vývoj aplikací, které dokáže realizovat téměř každý váš nápad. Díky jeho integraci se službou SharePoint můžete jeho formuláře rozšířit o všechny potřebné funkce. Jedná se však o nákladnou záležitost, která vyžaduje najmutí programátorů a také určitý čas na vývoj, testování a tvorbu dokumentace. O takovém řešení můžete uvažovat, pokud máte zdroje na udržování plnohodnotného softwarového projektu, abyste mohli do služby SharePoint přidat pouze několik formulářů.

Za hranicemi společnosti Microsoft

Většina řešení poskytovaných společností Microsoft a službou SharePoint je dnes nepohodlná pro použití nebo vyžaduje speciální dovednosti pro uživatele, který není odborníkem. K překonání tohoto problému se na scéně objevilo mnoho vedlejších řešení s uživatelsky přívětivým rozhraním. Jedním z takových řešení je aplikace s názvem Forms Designer od společnosti SharePoint VirtoSoftware, která byla vytvořena tak, aby splňovala všechny potřeby podniku a poskytovala vysoce intuitivní rozhraní. Umožňuje vytvářet vlastní rozšířené formuláře přímo v aplikaci SharePoint, aniž by bylo nutné nastavovat další aplikace. Nástroj nevyžaduje žádné znalosti kódování, funguje jako aplikace SharePoint nebo webová část a je cenově výhodný, přičemž nevyžaduje instalaci dalšího plnohodnotného balíku Microsoft. Virto Forms Designer je k dispozici pro Office 365 a pro platformy SharePoint 2016, 2013 a 2010. Online doplněk nebo webová část SharePoint Forms Designer jsou plně integrovány s prostředím SharePoint a pracují přímo se seznamy SharePoint.

Flexibilní design umožňuje přizpůsobit barvy, styly textu a vzhled polí a funkce rozvržení nabízí možnost vytvářet různá rozvržení stejného seznamu SharePoint pro různé uživatele nebo skupiny uživatelů. Tato funkce je nezbytná pro zabezpečení citlivých informací společnosti a umožnění přístupu k určitým datům pouze uživatelům s oprávněním. Rozložení také zlepšují použitelnost tím, že zobrazují formulář stejného seznamu v odlišných pohledech a sadách polí seznamu pro jednotlivá oddělení.

Pro návrh vlastních sofistikovaných formulářů pro seznamy SharePoint stačí přetáhnout připravené ovládací prvky, karty, panely a harmoniky. Hotové formuláře si můžete uložit a použít je později jednoduchým exportem a importem potřebných šablon.

Nástroj umožňuje uživatelům vytvářet specifické formuláře pro úpravy, zobrazení a vytváření různých typů obsahu dostupných v seznamu. Například můžete ve stejném rozhraní opravdu rychle vytvořit odlišné formuláře pro úpravy položek, formuláře pro nové položky, formuláře pro zobrazení položek a formuláře pro úpravy/nové/zobrazení složek.

Dále zde můžete definovat styly CSS a rozšířit formulář o další kódování HTML nebo JavaScript pomocí vestavěných editorů. Jedním slovem, aplikace Forms Designer odstraňuje nevýhody standardních řešení a přebírá většinu jejich nejlepších vlastností. Uživatelsky přívětivé a intuitivní rozhraní nevyžaduje žádné zvláštní dovednosti ani školení tvorbou formulářů, takže i začátečník může snadno vytvářet složité formuláře v aplikaci SharePoint.

Nejlepší přizpůsobení by mělo vyhovovat potřebám vašeho produktu

Všechny možnosti integrace aplikace SharePoint poskytují uživatelům velkou flexibilitu. Záleží jen na vás, jaké řešení si pro svou firmu vyberete, zda standardní bezplatné nástroje s omezeným řešením, nebo profesionální a intuitivní aplikace, jako je Forms Designer.

Můžete se dozvědět více o tom, jak vytvořit formulář v aplikaci SharePoint pomocí nástroje Virto Forms Designer, nebo si stáhnout zkušební verzi SharePoint Online Forms Designer pro Office 365 nebo SharePoint Forms Designer pro SharePoint 2013 a 2016 a vyzkoušet, jak se hodí do vašeho vlastního prostředí SharePoint.

Související produkty:
Office 365 Forms Designer	SharePoint Forms Designer

.