Průvodce pro malé firmy po matici priorit

Zodpovědnosti projektového manažera mají mnoho podob: usnadnění řízení změn, komunikace o aktualizacích, mapování procesů, řízení zúčastněných stran, řízení integrace projektů – seznam může pokračovat.

A pak je tu stanovení priorit úkolů a projektů – klíčová manažerská dovednost, protože organizační priority se často mění v reakci na měnící se očekávání zákazníků, změny na trhu a další faktory. Navíc projektové zdroje, bez ohledu na velikost nebo typ projektu, jsou téměř vždy omezené.

Naštěstí existuje nástroj, který mohou jednotlivci i týmy používat ke zjednodušení procesu výběru projektů, na které se zaměřit – matice priorit.

Přehled:

Nástroje jsou pro úspěch projektu nezbytné. Software pro řízení projektů pro týmovou spolupráci a Ganttův nebo burndownův diagram pro udržování projektů v plánu jsou jen některé příklady. Dalším z nich je matice priorit. Někdy se označuje jako matice kritérií nebo priorit a jedná se o nástroj podnikové analýzy, který pomocí specifických kritérií umožňuje jednotlivcům a projektovým týmům objektivně porovnat možnosti a tím určit:

• Které projekty jsou naléhavé a kritické
• Které přinášejí organizaci největší hodnotu
• Které mají největší šanci na úspěch

Každý, od jednočlenných týmů až po velké korporace, může použít matici priorit projektů pro jakýkoli úkol nebo projekt, jednoduchý nebo složitý. Při správném použití je důvěryhodnou technikou řízení a řešení konfliktů a poskytuje efektivnější způsob výběru projektů, na které se týmy musí zaměřit.

Existuje několik typů prioritizačních matic, včetně:

Matrice 2×2

Tato jednoduchá šablona prioritizační matice, známá také jako Eisenhowerova matice, obsahuje dvě osy a čtyři kvadranty, jak je znázorněno níže. Osa X (vodorovná osa) představuje naléhavost, zatímco osa Y (svislá osa) představuje důležitost.

Eisenhowerova matice priorit obsahuje čtyři kvadranty na dvou osách. Pomáhá jednotlivcům a manažerům určit, které úkoly jsou důležité, naléhavé a nezbytné. Zdroj: Eisenhowerova zpráva o plnění úkolů v oblasti řízení a auditu: Appfluence.com

Pokud úkoly zařadíte do příslušných kvadrantů, máte již v podstatě představu o tom, co je třeba upřednostnit:

• Kvadrant 1 (důležité a naléhavé): Tyto úkoly je nutné splnit a je nutné je řešit hned. V ideálním případě nechcete v této oblasti nic. Příkladem jsou krizové situace, mimořádné události a projekty s pevnými termíny.
• Kvadrant 2 (důležité, ale ne naléhavé): Jedná se o úkoly, které nemají naléhavé termíny, ale jsou rozhodující pro váš úspěch. Pamatujte však, že pokud si nedáte pozor, úkoly z kvadrantu 2 se mohou snadno dostat do kvadrantu 1. Příkladem může být výzkum, plánování projektů, vývoj procesů atd.
• Kvadrant 3 (naléhavé, ale ne důležité): Tyto úkoly nepřispívají k vašim konečným výsledkům, ale přesto by měly být řešeny s naléhavostí. Pokud je to možné, odmítněte je nebo je delegujte. Příkladem je pomoc někomu s dokončením úkolu, některé e-maily a telefonáty a jiné formy vyrušování nebo rozptylování.
• Kvadrant 4 (není naléhavý a není důležitý):

Matrice priorit Six Sigma

Přístup Six Sigma je o neustálém zlepšování procesů, analýze mezer a odstraňování plýtvání. Matice priorit Six Sigma jako taková je nepostradatelným nástrojem pro identifikaci kritických problémů vyžadujících okamžitou pozornost.

Matrice priorit Six Sigma porovnávají více – nejméně dva – soubory dat pomocí vážených kritérií. Jsou složitější než matice 2×2 mřížky a řídí se důkladnějším procesem návrhu a aplikace.

Tento příklad matice prioritizace příčin a následků porovnává více souborů dat. Zdroj: ČSÚ, s. r. o:

Kdy byste měli použít matici priorit?

Matrice priorit se používá, když chcete porovnat možnosti volby s cílem seřadit možnosti na základě předem stanovených kritérií výběru.

Pro stanovení priorit projektů

Ne všechny projekty jsou stejné. Projektoví manažeři a týmy se potýkají s řadou omezení, aby po dokončení projektu zajistili dohodnuté výsledky. Aby organizace neplýtvaly drahocenným časem a zdroji, musí stanovit priority projektů, které přinášejí organizaci největší užitek a mají největší šanci na úspěch při realizaci.

K lepšímu řízení času

Pokud máte pocit, že standardní seznam úkolů již nestačí vaší produktivitě, je matice priorit alternativním nástrojem pro řízení času. Pomocí jednoduchého diagramu priorit (viz obrázek matice 2×2 výše) můžete určit:

• Které úkoly jsou kritické a naléhavé, například projekty, které mají být dokončeny dnes, a měly by být dokončeny ihned
• Kterým úkolům se vyhnout nebo jim věnovat méně než 5 % svého času, jako je například zdlouhavé hraní her nebo bezmyšlenkovité brouzdání po internetu

Pro podporu konsensu

Jste-li marketingový manažer a vaše oddělení má sedm různých projektů, které soupeří o finanční prostředky a pozornost, potřebujete fakticky podložený, logický proces, který určí, které projekty mají být prioritní. V závislosti na tom, koho se ptáte, se priority liší. Vedoucí oddělení brandingu může pochopitelně chtít, aby prioritou byla strategie budování značky organizace, zatímco vedoucí oddělení produktů může chtít, aby na prvním místě seznamu priorit oddělení byl výzkum a vývoj.

Při řešení konfliktů může pomoci i jednoduchá tabulka priorit. Při správném provedení umožňuje týmům vyžehlit neshody a nakonec dosáhnout konsenzu.

Jak používat matici priorit

Jak tedy začít používat matice priorit? Zde je několik obecných pokynů.

Krok 1: Stanovte si kritéria

Každý projekt začíná nějakým cílem. Každý produkt, služba nebo řešení začíná problémem, který má vyřešit. A každá matice priorit začíná souborem kritérií, podle kterých se hodnotí řešení nebo položky.

Tipy pro stanovení kritérií

• Vaše kritéria musí být v souladu s celkovými cíli projektu: V závislosti na cílech rozvoje podniku nebo na povaze hodnocených možností mohou kritéria zahrnovat ovlivnitelnost, rozšířenost problému a pravděpodobnost zlepšení výsledků průzkumu. Následující tabulka ukazuje příklad, kdybyste se rozhodovali, které problémy s motivací zaměstnanců prozkoumat.

V tomto příkladu jsou položky pro hodnocení, „problémy s motivací“, uvedeny jako řádkové položky ve sloupci 1, zatímco jednotlivá kritéria pro stanovení priorit jsou v záhlaví každého následujícího sloupce. Zdrojem je např: Syque.com

• Stanovte bodové hodnoty: Vaše bodové hodnoty budou základem pro porovnání nebo stanovení pořadí. Neexistuje jediný způsob přidělování bodových hodnot, proto zvolte pro svůj cíl nejlepší model nebo stupnici.

Zde je další příklad prioritizační matice od Western Region Public Health Training Center. Všimněte si použité hodnotící stupnice na pravé straně. Zdroj: MŠMT ČR: YouTube

• Každému kritériu přiřaďte váhu: Míru důležitosti každého prioritního kritéria představuje váha kritéria. Většina modelů rozděluje mezi kritéria určitý počet bodů – 100, jako ve výše uvedeném příkladu „motivační problémy“ – nebo přiřazuje číselnou hodnotu, jako v příkladu níže.

Určete váhu kritérií a bodové hodnoty pro vaši matici. Zdroj: MŠMT ČR Zdroj: MŠMT ČR Zdroj: MŠMT ČR Process.st

Krok 2: Ohodnoťte své položky/řešení

V tomto okamžiku jste připraveni začít hodnotit své možnosti.

Tipy pro hodnocení řešení

• Ohodnoťte možnosti společně jako tým, nikoli samostatně: Chcete, aby hodnocení bylo relevantní a objektivní. Nechcete, aby někdo zaujatě upřednostňoval svůj oblíbený projekt. Pokud je to možné, nechte každou možnost ohodnotit dvěma různými týmy a poté vypočítejte průměr.
• Dejte dohromady lidi, kteří problému rozumí: Přizvěte odborníky na danou problematiku nebo lidi, kteří situaci důkladně rozumí. Také se ujistěte, že je orientujete v cíli hodnocení, a poskytněte jim materiály, jako jsou firemní zásady a strategické plány, pokud jsou k dispozici.

Krok 3: Vypočítejte vážené skóre

Poté, co jste ohodnotili možnosti, můžete začít vypočítávat vážené skóre jednotlivých možností. Způsob výpočtu váženého skóre bude záviset na typu matice priorit, který jste se rozhodli použít.

Tipy pro výpočet váženého skóre

• Vynásobte skóre každé možnosti váhou kritéria a získáte vážené skóre: Po dokončení sečtěte všechna vážená skóre a získáte kumulativní skóre každé možnosti. Možnost s nejvyšší kumulativní hodnotou má nejvyšší prioritu.

V tomto příkladu má na základě kumulativního skóre (viz řádek „celkové skóre“) možnost B přednost před možností A. Zdroj: Zpracování.st

• Získejte hrubý součet a poté relativní desetinnou hodnotu: Pro získání hrubého součtu sečtěte desetinné hodnoty jednotlivých řádků. Po dokončení vypočítejte celkový součet. Poté vydělte celkový součet každého řádku celkovým součtem, abyste získali relativní desetinnou hodnotu. Čím vyšší je relativní desetinná hodnota, tím vyšší je priorita.

Na základě relativních desetinných hodnot možností mají v tomto příkladu nejvyšší prioritu v tomto projektu prevence diabetu kurzy výživy a cvičení. Zdroj: MŠMT ČR, s. r. o: Kanál YouTube Vzdělávacího střediska veřejného zdraví západního regionu

Krok 4: Porovnání výsledků

Znovu platí, že chcete, aby hodnocení bylo objektivní a bez předsudků, takže má smysl porovnat výsledky se zbytkem týmu. Tímto způsobem můžete diskutovat o případných neshodách, dokud nedosáhnete řešení, se kterým budou všichni souhlasit.

Tipy pro porovnání výsledků

• Porovnejte a konsolidujte výsledky: Nyní, když všichni obodovali jednotlivé možnosti, je čas výsledky spojit a vytvořit hlavní seznam priorit.
• Diskutujte a vyjednávejte: Neshody jsou v týmech normální, proto buďte připraveni na úpravy. Dobrým zvykem je také otevřeně diskutovat o výsledcích stanovení priorit, abyste vyloučili případné skryté záměry.

Soustřeďte se na správné projekty a lépe hospodařte s časem pomocí správných nástrojů

Ať už pracujete sami nebo s týmem, čas, peníze a energie jsou omezené zdroje. V případě projektových týmů je velmi důležité, aby projektový manažer měl pevně v rukou různé skupiny zapojených procesů řízení projektu – v podstatě životní cyklus projektu – a dosáhl tak dokončení projektu. Proto má smysl stanovit priority úkolů a projektů podle toho, který z nich přináší největší užitek. V tomto ohledu může rozhodně pomoci matice priorit.