Příklad uvítacího dopisu novému klientovi.
Další věci, které je třeba vzít v úvahu při psaní uvítacích dopisů klientům
Uvítací dopisy
Uvítací dopisy jsou dopisy psané za účelem zdvořilého přivítání a uvedení ostatních do organizace. Mohou být zasílány novým studentům ve škole, novým zaměstnancům ve firmě, účastníkům konference apod. Hlavním cílem uvítacích dopisů je zvýšit morálku příjemců a dát jim najevo, že jsou nyní důležitou součástí týmu. Dopisy jsou považovány za gesto zdvořilosti a nejmilejší způsob, jak dát příjemci najevo, že si vážíte jeho přítomnosti, úsilí nebo zájmu něco dělat. Uvítací dopisy mohou také obsahovat některé důležité informace, o kterých příjemci možná ještě nevědí.
Při psaní uvítacích dopisů je vaším cílem, aby se příjemci cítili „jako doma“. Proto musíte být co nejpřátelštější. Začněte oficiálním představením organizace příjemci. Zdvořile mu poděkujte a poblahopřejte, že se stal součástí týmu. Ujistěte příjemce, že se rozhodl správně, když si vybral vaši organizaci. Nezapomeňte příjemce oslovit jeho jménem. Buďte struční a uvádějte pouze nezbytné informace. Dopis uzavřete opětovným poděkováním příjemci a podepište jej svým jménem a titulem.
Dopisy klientům
Dopisy klientům jsou dopisy, které osoba nebo organizace píše jiným osobám a/nebo organizacím, které využívají produkty nebo profesionální služby odesílatele. Mohou to být uvítací dopisy, které mají klienty přivítat v organizaci, seznamovací dopisy, které mají klientům představit produkt nebo službu, nebo děkovné dopisy, které mají klienty ocenit za jejich trvalou podporu. Mohou to být také dopisy s odpovědí na dotazy klientů nebo informační dopisy, které klienty informují o důležitých záležitostech, jako jsou slevy na výrobky a služby, stěhování kanceláří atd. Dopis klientovi může být v podstatě cokoli, pokud to, co sdělujete, souvisí s podnikáním.
Dopisy klientům jsou obchodní dopisy, a proto by měly být formální a profesionální. Dopis začněte vhodným pozdravem. Jasně uveďte účel dopisu. Pokud je po klientovi požadováno provedení určitého neodkladného úkonu, nezapomeňte přesně specifikovat, co má udělat. Buďte struční a přímí a nepřidávejte nepodstatné detaily. Dopis uzavřete vřelou výzvou adresátovi, aby odpověděl nebo podnikl potřebné kroky. Dopis podepište a uveďte své kontaktní údaje. Dopis vytiskněte na hlavičkovém papíře společnosti.