Organizational Design: A Complete Guide | AIHR Analytics Organizational Design: A Complete Guide

Organizational design is as much an art as it is a science. Proces vytváření systému, v němž mohou lidé spolupracovat na dosažení společných cílů, je velmi složitý a neexistuje jediný způsob, jak jej provést správně. V tomto článku si vysvětlíme, co je to organizační design, čím se řídí organizační design, jak navrhovat organizaci a jak lze efektivní design měřit z hlediska efektivity organizace. Pojďme se do toho ponořit!

Obsah
Co je to organizační design? Definice
Pět principů organizačního designu
Pět faktorů ovlivňujících organizační design
Organizační efektivita
Závěr
Otázky

Co je organizační design? Definice

Na úvod technická definice: Organizační design je správa a realizace strategického plánu organizace. To znamená, že strategie organizace určuje optimální organizační design. Kromě toho to také znamená, že ve skutečnosti neexistují žádné osvědčené postupy organizačního designu. Organizační design je spíše o vytvoření nejlepšího souladu mezi strategickými rozhodnutími organizace a organizačním prostředím.

To je znázorněno na obrázku níže. Organizační design je určen strategickým směřováním společnosti, tj. vizí, posláním a cíli společnosti. Ty vedou ke strategiím, jimiž společnost soutěží a které jsou umožněny prostřednictvím organizačního uspořádání.

Například společnost A působí na zavedeném trhu a snaží se udržet své postavení. Tato společnost bude mít strategii nízkonákladového vedení zaměřenou na efektivitu. Z hlediska organizačního uspořádání bude mít tato společnost silnou centralizovanou autoritu, přísnou kontrolu a mnoho standardních operačních postupů.

Společnost B je inovativní a rychle rostoucí organizace, která klade důraz na učení. Tato společnost bude mít plynulejší a pružnější design, mnohem decentralizovanější strukturu, volnou kontrolu, zaměstnanci pracují přímo se zákazníky a jsou odměňováni za kreativitu a riskování.

Ve firmě A se podstupování rizika a neúspěch trestají, zatímco ve firmě B je mnohem pravděpodobnější, že budou odměněny, vyhodnoceny a poznatky z neúspěšného projektu budou použity jako odrazový můstek pro nový projekt.

5 principů organizačního designu

Jednou z nejtěžších věcí v organizačním designu je to, co navrhujeme. Zřejmá odpověď by byla „organizace“. Co přesně však v organizaci navrhujeme? Zde přichází na řadu pět principů organizačního designu.

Naším výchozím bodem je kniha Goolda & Campbella Designing Effective Organizations. Goold a Campbell navrhují pět principů organizačního designu. Organizační design je přetahování se o těchto pět principů. Každá zásada má svůj vlastní test, kterým se zjišťuje, zda je současná situace platná.

Toto bude poněkud komplikované, takže vydržte! Později si to konkretizujeme na různých příkladech.

1. Princip specializace. Tato zásada říká, že by měly existovat hranice, které podporují rozvoj specializovaných dovedností. Testem zde je, zda případné specializované kultury, což jsou entity, které se musí lišit od zbytku organizace, mají dostatečnou ochranu před vlivem dominantní kultury.
2. Zásada koordinace. Tato zásada říká, že činnosti, které se provádějí, by měly být koordinovány v rámci jednoho celku. Touto jednotkou může být podniková jednotka, podniková funkce, (horizontálně koordinující) překryvná jednotka, dílčí podniková jednotka, jednotka hlavních zdrojů, jednotka sdílených služeb, projektová jednotka nebo nadřízená jednotka. Zkouškou zde je, zda je potřeba koordinace mezi odděleními, která je obtížně proveditelná. Tyto „obtížné vazby“ jsou vazby, kde běžné propojení nepřinese koordinační výhody. V takovém případě by měla být koordinace usnadněna nebo by měla být odpovědnost vložena do jedné jednotky. Existuje mnoho různých jednotek, které lze použít v organizačním uspořádání, jak si ukážeme níže.
3. Princip znalostí a kompetencí. Tato zásada říká, že odpovědnosti by měly být přiděleny osobám nebo týmům, které jsou k jejich výkonu nejvhodnější. To znamená, že úkoly si ponechávají vyšší úrovně na základě svých znalostí a konkurenční výhody. Pokud tomu tak není, měly by být umístěny níže v organizaci.
   To znamená, že generální ředitel by neměl být zapojen do každého rozhodnutí – zejména ne do rozhodnutí, která se týkají specialistů s mnohem většími věcnými znalostmi. Generální ředitel je tu proto, aby měl celkový přehled a vyvažoval složitá rozhodnutí, která mají dopad na organizaci a strategii.
4. Princip kontroly a závazku. Tato zásada se týká účinné kontroly na jedné straně při zachování angažovanosti a závazku na straně druhé. Vždy se jedná o rovnováhu. Zkouškou je zde mít kontrolní proces, který je v souladu s odpovědností útvaru, nákladově efektivní na realizaci a motivující pro lidi v útvaru.
   To znamená, že generální ředitel nedává „souhlas“ k rozhodnutí o nákupu klávesnice za 30 dolarů – to by bylo vysoce demotivující a kontrola takových malých výdajů by měla být v organizaci stejně umístěna níže, aby byla adaptivní.
5. Princip inovace a adaptace. Tato zásada říká, že organizační struktury by měly být dostatečně pružné, aby se mohly přizpůsobit neustále se měnícímu světu. Testuje se zde, zda organizační struktura napomůže rozvoji nových strategií a přizpůsobení se budoucím změnám. Později v tomto článku uvedeme případovou studii organizace, která se nedokázala přizpůsobit rychle se měnícímu prostředí, což poškodilo její vnitřní procesy a hospodářský výsledek.

Těchto pět principů je ovlivňováno různými faktory vnitřního a vnějšího prostředí organizace. Dříve jsme hovořili o strategii. Již zmíněná společnost A se zaměřila na udržení svého podílu na trhu a optimalizaci ziskové marže. Tato společnost bude těžit z (1) vyšší specializace, která sníží neefektivitu, (2) nižší koordinace, (3 & 4) odpovědnost a kontrola leží výše v organizaci a (5) organizační struktura bude rigidnější.

Těchto pět principů umožňuje projektantovi organizace (pře)navrhnout a sladit organizaci s klíčovými faktory, které ovlivňují organizační design.

Pět faktorů ovlivňujících organizační design

Existuje pět faktorů, které výrazně ovlivňují organizační design. Těmito faktory jsou:

1. Strategie. Strategie diktuje strategické priority organizace. Jedná se o nejdůležitější faktor ovlivňující organizační strukturu a design.
2. Prostředí. Prostředí, ve kterém podnik působí, ovlivňuje jeho strategii, ale také diktuje, jak se podnik umístí. V rychle se měnícím prostředí musí organizace projektovat pro větší flexibilitu neboli adaptabilitu, zatímco ve stabilním prostředí může organizace optimalizovat pro efektivitu.
3. Technologie. Informační technologie jsou klíčovým prostředkem pro rozhodování. Stav informačních technologií ovlivňuje i návrh organizace. Pokud jsou zavedeny systémy a rozhodování je založeno na datech, bude se organizační struktura a design – včetně možnosti hierarchického řízení – lišit od organizace, kde je většina dat uložena v neorganizovaných listech Excelu.
4. Velikost & životního cyklu. Velikost a životní cyklus organizace také ovlivňují organizační strukturu a návrh. Společnost s 20 zaměstnanci má zcela jiné problémy, pokud jde o návrh, než společnost s 200 000 zaměstnanci.
5. Kultura. Organizační kultura je dalším klíčovým prvkem, který ovlivňuje organizační strukturu a design – a naopak, design ovlivňuje i kulturu.

Pokud je organizace strukturována a navržena tak, aby odpovídala svému účelu, povede to k organizační efektivitě. Organizační efektivnost zahrnuje získání zdrojů, kterými společnost konkuruje (tj. společnost má schopnosti být konkurenceschopná), účinnost (tj. optimalizace zdrojů potřebných k dosažení cílů, což znamená, že dochází k plynulému provoznímu procesu s malým plýtváním) a účelnost (tj.tj. dosažení strategických cílů).

V následující části probereme každý z těchto pěti faktorů a vysvětlíme, jak ovlivňují organizační uspořádání.

Strategie

Organizační strategie je nejdůležitějším východiskem pro organizační strukturu a uspořádání. Vysvětlení toho, jak se strategie vytváří, přesahuje rámec tohoto článku – v případě, že se na to chcete podívat, máme velký článek o personální strategii.

Michael E. Porter navrhl, že organizace mohou konkurovat nižšími náklady nebo schopností nabízet odlišné výrobky a služby, které mají vyšší cenu. Druhým krokem je určení, zda má organizace úzký nebo široký záběr. To znamená, že organizace buď konkuruje v mnoha, nebo ve vybraných zákaznických segmentech.

To vyústilo v Porterův rámec konkurenčních strategií, v němž jsou identifikovány čtyři konkurenční strategie: vedoucí postavení v nákladech, zaměření na náklady, diferenciace a cílená diferenciace.

Různé strategie odůvodňují různé organizační uspořádání. Vezměme si například nápojářskou společnost, která prodává prémiový likér whisky. Zde se zaměřuje na specifický segment trhu (dobře situovaní zákazníci, kteří pijí whisky) s diferenciačními strategiemi zahrnujícími silný branding.

V této organizaci může být výroba specializovanou obchodní jednotkou zaměřenou na jedinou věc: výrobu specializovaného technologického produktu pro DJ. Ve výrobním oddělení existuje určitá specializace, ale skutečné inovace se odehrávají ve specializovaných produktových týmech, v nichž jsou oddělení R&D a marketingu v neustálém kontaktu se zákazníky a vyvíjejí nové funkce a produkty, které trh potřebuje.

Podobně i prodej a marketing jsou obchodní jednotky. Mají pod sebou různé, spolupracující, horizontálně koordinované zastřešující jednotky – např. branding a sponzoring, digitální marketing, public relations, video/multimédia. Tyto útvary mezi sebou vysoce spolupracují a jsou v neustálém kontaktu s trhem, což vede k vysoké míře koordinace. Specialisté mají vysokou odpovědnost, a přestože existuje formální postup podepisování marketingových kampaní, mnoho kampaní se odehrává v decentralizovaných projektových týmech, které se skládají z lidí z více překryvných útvarů, kteří spolu často komunikují, protože trh je tržní výklenek, v němž musí být marketing dobře koordinován.

Srovnejte to se strategií nízkonákladového vedení s širokými cílovými náklady. Jako příklad si vezmeme společnost vyrábějící mýdlo. Vyrábí stovky mýdel – a přestože u několika svých řad provádí marketing a prodej do maloobchodních prodejen, většinu mýdel vyrábí pro externí značky. Organizační uspořádání je značně oddělené a neočekává se, že by se změnilo.

Pokud to aplikujeme na pět principů organizačního uspořádání, existuje: (1) vysoká specializace mezi výrobou a prodejem, (2) je vyžadována nízká koordinace, (3 & 4) znalosti a kontrola leží relativně vysoko v organizaci a je (5) vyžadována malá spolupráce mezi odděleními. Když je totiž zavedena nová řada mýdla, její specifika jsou sdělena výrobnímu oddělení a po několika zkušebních jízdách je společnost nastavena na výrobu tohoto mýdla na další roky.

Prostředí

Prostředí také ovlivňuje organizační strukturu a design. Odvětví, suroviny, (pracovní) trh, (mezinárodní) vládní a sociokulturní vlivy v různé míře formují požadovaný design.

Nejdůležitějším faktorem je stabilita prostředí. Existují dvě dimenze, které ovlivňují stabilitu prostředí:

• Jednoduchá-komplexní dimenze. Jedná se o míru vlivu vnějších faktorů na organizaci a konkurenci. Ty jsou vícenásobné u velkých společností, jako jsou AT&T a British Telecom, na které působí všechny dříve uvedené faktory. Oproti tomu rodinné železářství na předměstí čelí nízké komplexnosti prostředí.
• Dimenze stabilní-nestabilní. Týká se prvků v prostředí, které jsou dynamické. Velké spotřebitelské značky, jako je McDonald’s, jsou ovlivňovány online médii. Jsou velmi viditelné na platformách, jako jsou Twitter, Instagram a TikTok, a jediný tweet nebo příspěvek na blogu může značku značně poškodit. Naproti tomu podniky veřejných služeb jsou dlouhodobě stabilní. Vezměme si například veřejné knihovny v USA v období od 70. let 20. století do roku 2000. Ty byly financovány místní městskou, okresní, státní a federální vládou.

Velmi stabilní a podobné prostředí ospravedlňuje standardizované a nedynamické organizační procesy. Příkladem mohou být výrobci mýdla nebo kontejnerů. Na druhé straně vysoce nestabilní a složité prostředí vyžaduje, aby se organizace neustále přizpůsobovala. Příkladem mohou být výrobci čipů nebo letecké firmy.

Technologie

Technologie výrazně ovlivňuje organizační uspořádání. Viděli jsme to během krize COVID, kdy mnoho společností bez námahy přešlo na digitální technologie a některé dokonce zavřely své kanceláře.

WordPress, populární blogovací platforma, má 100 % zaměstnanců pracujících na dálku. To je možné díky rozsáhlému využívání technologií a technologicky řízené spolupráci.

Informační technologie také umožňují větší decentralizaci organizací, zlepšení horizontální koordinace prostřednictvím intranetu a externí spolupráce se stává možnou díky extranetu. Ve skutečnosti Slack, jeden z nejpoužívanějších nástrojů pro spolupráci, umožňuje interním a externím spolupracovníkům připojit se ke stejnému týmu prostřednictvím různých interních a externích kanálů, což umožňuje rychlou komunikaci.

Velikost &životní cyklus

Velikost je dalším faktorem, který ovlivňuje organizační design. Malé organizace jsou obvykle pohotové, flexibilní, ploché, organické a podnikatelské. Velké organizace vytvářejí hodnotu prostřednictvím efektivity, mají globální dosah a značku, stabilnější trh a kladou větší důraz na manažery. To vede k odlišným volbám organizačního designu.

Jak organizace rostou, procházejí různými fázemi vývoje. Znalost toho, v jaké fázi se organizace nachází, pomáhá odhalit nesoulad mezi cíli a strategií organizace a organizační strukturou. Kromě toho pomáhá určit, jaké krizi bude organizace pravděpodobně čelit.

Kultura

Každá organizace má svou vlastní jedinečnou kulturu založenou na svých hodnotách, předpokladech, přesvědčeních, postojích, pocitech, příbězích, hrdinech, symbolech, jazyku a zvycích. Tyto kultury nejlépe shrnuje rámec konkurujících si hodnot.

Tento rámec navrhuje, že v organizaci existuje několik konkurujících si hodnot: flexibilita vs. stabilita a vnitřní vs. vnější zaměření. Tyto hodnoty si konkurují, což znamená, že není možné být zároveň stabilní a flexibilní nebo zároveň interně a externě zaměřený.

Různé kultury vedou k různým organizačním strukturám. Interně zaměřená organizace bude mít více spolupráce, zatímco externě zaměřená organizace bude mít více projektových skupin a obchodních jednotek zaměřených na zákazníka.

Podobně vysoce stabilní organizace má jasně definované obchodní jednotky, zatímco flexibilní organizace má mnohem více tržně zaměřených horizontálních překryvných jednotek, které využívají různé specialisty k vytváření hodnoty pro zákazníka.

Organizační efektivita

Po vytvoření organizační struktury odpovídající pěti faktorům, které jsme zmínili dříve, je výsledkem efektivní organizace. To znamená organizaci, která je schopna dosáhnout svého poslání a cílů.

Organizační efektivnost je těžko měřitelná. Když ji však dobře pochopíme, signály v organizaci nám mohou poskytnout podněty ke zlepšení organizace. Na závěr tohoto článku uveďme tři přístupy k měření organizační efektivnosti.

Přístupy odpovídají různým fázím výrobního procesu. Jedná se o model vstup – proces – výstup (IPO). V každé fázi lze měřit efektivnost organizace.

1. Prvním ukazatelem efektivnosti organizace je přístup založený na zdrojích. Tento přístup se zabývá vstupy a efektivnost posuzuje tak, že hodnotí, zda organizace efektivně získává zdroje potřebné pro vysokou výkonnost.
2. Přístup interního procesu se zabývá výrobním procesem a efektivnost posuzuje pomocí interního zdraví a ekonomické efektivnosti. Příkladem je silná kultura, důvěryhodná komunikace, rychlé rozhodování, nezkreslená komunikace a interakce mezi organizací a jejími částmi.
3. Třetím ukazatelem je cílový přístup. Tento přístup hodnotí efektivnost tím, že sleduje, jak dobře organizace dosahuje svých cílů. Klíčové je zde zaměřit se na operativní cíle, protože ty lze snáze specifikovat a měřit.

Chcete-li se dozvědět více o dolaďování efektivnosti organizace, přečtěte si našeho průvodce organizačním rozvojem.

Případová studie

Pro ilustraci se s vámi podělím o tuto případovou studii o společnosti vyrábějící kávová zrna. Tato společnost má občas problémy s dodávkami kávových zrn potřebných pro výrobu. To vede k problémům se zásobováním a poté, co společnost nesplnila své poslední čtvrtletní prodejní cíle, je zahájeno šetření.

Ukazuje se, že existuje nesoulad mezi stále nestabilnějším politickým prostředím v zemích produkce kávy, což vede k narušení dodávek, a pevnou organizační strukturou. Další šetření rozhodovacích procesů ukazuje, že rozhodnutí o změně dodavatelských linek musí být schváleno na úrovni C, což vede ke zpoždění v rozhodovacích schopnostech. Tyto zádrhele jsou hlavním důvodem nesplnění čtvrtletních prodejních cílů.

Aby to organizace napravila, rozhodne se přenést odpovědnost za části řízení dodavatelského řetězce a oddělení zásobování na nižší organizační úroveň. To vede k rychlejšímu rozhodování, a tudíž organizace pružněji reaguje na změny ve vnějším prostředí.

V této případové studii jsme viděli příznaky na všech třech úrovních: na vstupu, v procesu i na výstupu. V ideálním systému budete chtít tyto příznaky rozpoznat na úrovni vstupu nebo procesu dříve, než ovlivní výsledek. Toho lze dosáhnout zavedením ochranných opatření a vytvořením systému včasného varování.

Závěr

A tím končíme tento článek o organizačním designu, ve kterém jsme si prošli pět klíčových principů organizačního designu, kterými jsou koordinace, specializace, znalosti a kompetence, kontrola a závazek a inovace a přijetí.

Existuje řada faktorů, které tyto principy ovlivňují. Patří sem organizační strategie, vnější prostředí, technologie, velikost organizace &životní cyklus a kultura. Tyto faktory vyvíjejí tlak na jednotlivé principy organizačního designu.

Konfigurace těchto pěti principů určuje, jak bude organizace vypadat. Organizace s vysokou mírou koordinace bude vysoce propojená, ale za cenu specializace. Organizace s vysokou mírou kontroly a závazku bude ztrácet na inovacích a zavádění.

V konečném důsledku jde při navrhování organizace a její struktury o to, aby byla přijata vyvážená rozhodnutí, která organizaci poskytnou konkurenční výhodu a která jí pomohou dosáhnout jejích cílů.

V této příručce nelze obsáhnout vše. Pokud máte nějaké dotazy nebo doplnění, neváhejte se vyjádřit níže!

FAQ

.