Organizační komunikace: 9 kroků k vytvoření úspěšné strategie

Organizační komunikace je jedním ze základních předpokladů budování úspěšného podniku. Její vliv na zapojení zaměstnanců, spolupráci, důvěru na pracovišti a zkušenosti zaměstnanců z ní činí důležitou součást každé pracovní strategie.

📚Stáhněte si naši elektronickou knihu „10 zásad moderní komunikace se zaměstnanci“ a naučte se, jak komunikovat s moderními zaměstnanci v dnešní digitální době.

V tomto blogu probereme některé z nejdůležitějších výhod budování efektivní organizační komunikace a také kroky potřebné k realizaci úspěšné strategie organizační komunikace.

Co je to organizační komunikace?“

Organizační komunikace zahrnuje formální a neformální komunikaci v rámci celé organizace, včetně komunikace mezi zaměstnanci a komunikace mezi zaměstnanci a manažery.

Organizační komunikaci můžeme rozdělit na 4 hlavní typy:

Formální komunikace

Formální, jasná a konkrétní komunikace je skvělým způsobem, jak zajistit správný tok informací na pracovišti. Díky formální komunikaci jsou všichni informováni o podnikových cílech a jsou s nimi v souladu.

Tento typ komunikace je také nutný pro splnění zákonných požadavků. Formálním způsobem (e-maily, tištěné dokumenty) musí být zaměstnancům sdělována například pracovní opatření a také bezpečnostní pravidla a směrnice.

Neformální komunikace

Jak jste asi uhodli, tento typ komunikace je opakem formální komunikace. Říká se jí také „komunikace z vinné révy“. V podstatě zahrnuje dialogy, chaty, telefonické rozhovory a také „rozhovory u vodního chlazení“, které se obvykle odehrávají u kávovaru a nespoléhají se na žádné formality.

Jednou z hlavních výhod neformální komunikace je skutečnost, že se jedná o rychlejší způsob sdílení informací na pracovišti. Pomáhá také sdílet a rozvíjet nové nápady na zlepšení produktů i interních nebo externích procesů. Byli byste překvapeni, kolik inovačních nápadů začalo rozhovorem u kávovaru!

Horizontální komunikace

Tento typ organizační komunikace probíhá mezi týmy, skupinami nebo jednotlivci, kteří jsou na stejné hierarchické úrovni. Horizontální komunikace hraje důležitou roli při odbourávání sil a zlepšování spolupráce mezi jednotlivými odděleními na pracovišti. Hraje zásadní roli při slaďování technických, marketingových a obchodních týmů a zajišťuje, aby všichni byli na stejné vlně.

Vertikální komunikace

Nejběžnější forma komunikace v rámci strukturovaných organizací probíhá podle vertikálního schématu nahoru a dolů. Zahrnuje komunikaci mezi vedoucími podniku, vedoucími týmů a zaměstnanci. Tento typ komunikace je na pracovišti nezbytný. Bez vertikální komunikace by nebylo možné sdílet pokyny, zpětnou vazbu nebo nápady.

Ať už mluvíme o jakémkoli typu komunikace, komunikace na pracovišti je důležitou součástí řízení každé organizace.

Mezi hlavní účely komunikace v organizaci patří informování zaměstnanců o nových zásadách, krizová komunikace, zajištění bezpečnosti v celé organizaci, řízení změn, digitální transformace, fúze a akvizice a také poskytování a přijímání zpětné vazby od zaměstnanců.

📚Čtěte dále: Řízení změn:

Chce-li být organizace úspěšná, měla by mít komplexní strategii organizační komunikace, v níž se zaměstnanci cítí být informováni o důležitých firemních novinkách a jsou zapojeni do každodenních organizačních rozhovorů.

15 cílů efektivní organizační komunikace

Efektivní organizační komunikace ovlivňuje úspěch organizace mnoha způsoby. Mezi některé z nich patří:

1. Vytváření pozitivních zkušeností zaměstnanců, zvyšování jejich morálky, spokojenosti a angažovanosti.
2. Pomáhá zaměstnancům porozumět podmínkám jejich zaměstnání a podporuje jejich oddanost a loajalitu.
3. Podporování podílu zaměstnanců na hlasování, což výrazně zvyšuje spokojenost zaměstnanců se zaměstnavatelem.
4. Pomáhání snižovat pravděpodobnost nedorozumění a šíření dezinformací na pracovišti.
5. Zlepšování komunikace mezi odděleními a spolupráce mezi zaměstnanci.
6. Pomáhání zaměstnancům sladit se s posláním, vizí a základními hodnotami společnosti.
7. Řízení vyšší angažovanosti zaměstnanců díky neustálému informování zaměstnanců.
8. Usnadnění vyhledávání důležitých a relevantních informací pro zaměstnance, kdykoli je potřebují.
9. Zefektivnění toku informací v rámci organizace.
10. Zvýšení produktivity zaměstnanců eliminací plýtvání časem stráveným vyhledáváním informací a komunikací na nepodstatná témata.
11. Zlepšení procesů a postupů a v konečném důsledku dosažení vyšší efektivity a snížení nákladů.
12. Budování lepších vztahů mezi zaměstnanci a jejich manažery.
13. Zlepšení důvěry na pracovišti.
14. Zpříjemnění komunikace.
15. Zlepšení komunikace se zaměstnanci, kteří nejsou připojeni k síti, jsou vzdálení a pracují bez pracovního stolu.

Podívejte se na níže uvedenou infografiku, ve které se s vámi podělíme o některé z nejdůležitějších přínosů komunikace na pracovišti 👇

Organizační komunikace v době COVID-19

Organizační komunikace sehrála klíčovou roli během pandemie koronaviru. Více než kdy jindy potřebovali zaměstnanci během epidemie podporu a slyšení. Museli totiž náhle změnit své pracovní návyky a přizpůsobit se za pochodu.

Zatímco někteří z nich byli před pandemií zvyklí pracovat z domova, pro jiné bylo toto uspořádání práce zcela nové.

📚Čtěte dále: Práce na dálku: 20 způsobů, jak zaujmout zaměstnance na dálku a navázat s nimi kontakt

Komunikace v organizaci hrála klíčovou roli nejen při podpoře zaměstnanců během pandemie, ale také při udržování co nejhladšího chodu podniků.

Když byla většina provozů narušena, odborníci z IC odvedli úžasnou práci při přehodnocování komunikačních strategií, aby zaměstnanci mohli udržet svou morálku a vysokou úroveň produktivity.

Klíčové statistiky organizační komunikace během epidemie

Následující statistiky zdůrazňují, jak je důležité mít v době krize, jako byla pandemie koronaviru, zavedenou účinnou organizační komunikační strategii:

• Celkově, 93 % zaměstnanců dotazovaných Institutem pro vztahy s veřejností a společností Peppercomm uvedlo, že jejich společnost zvládá COVID-19 krizi efektivně (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• 85 % zaměstnanců uvedlo, že je nejvíce motivuje, když jim vedení nabízí pravidelné informace o novinkách ve firmě (Trade Press Services)
• 81 % respondentů uvedlo, že komunikační funkce se VELMI podílí na interní komunikaci (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• Jako nejlepší kanály pro komunikaci se zaměstnanci během epidemie byly upřednostňovány osobní kontaktní body. Přímá komunikace prostřednictvím nadřízených/vedoucích pracovníků (61 %) a individuální komunikace (61 %).jeden na jednoho (76 %) byly označeny za „velmi účinné“ kanály (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• Jen 42 % zaměstnanců rozhodně souhlasí s tím, že vedení efektivně vede jejich organizaci v době krize (Perceptyx)
• 54 % vedoucích pracovníků v oblasti lidských zdrojů uvedlo, že největší překážkou je špatná technologie a/nebo infrastruktura pro práci na dálku. efektivní práci na dálku v jejich organizaci (Gartner)
• 15 % firem oslovených společností Willis Towers Watson uvedlo, že pandemie měla negativní vliv na produktivitu (Corporate Adviser)
• Průzkum provedený ve Velké Británii během pandemie ukázal, že 73 % respondentů se domnívá, že jsou efektivnější, když pracují z domova (Statistica)
• Return-Přípravy na návrat do práce byly v počáteční fázi, protože pouze 10 % vedoucích pracovníků v oblasti komunikace provedlo „rozsáhlé“ plánování. Konkrétní změny fyzického pracovního prostředí jsou zahrnuty v této zprávě (Peppercomm & The Institute for Public Relations)

📚Čtěte dále: The Ultimate COVID-19 Crisis Management Checklist for Employers

9 Steps to Create a Successful Organizational Communication Strategy

Přejděme nyní k 9 zásadním krokům pro vytvoření úspěšné organizační komunikační strategie ve vaší organizaci.

Pokud spěcháte, podívejte se na následující video 👇

Spojte plán organizační komunikace s obchodní strategií

Většina personalistů, stratégů interní komunikace a vedoucích pracovníků organizací se shoduje, že propojení organizační komunikace s jejich obchodní strategií je zásadní pro efektivní a konzistentní fungování podniku.

Přesto mnoho organizací stále nemá vypracovaný plán a strategii interní komunikace.

Chce-li zaměstnavatel vytvořit efektivní strategii organizační komunikace, měl by začít propojením komunikace s celkovým strategickým plánem, včetně poslání, vize a základních hodnot organizace.

📚Čtěte dále: Firemní hodnoty:

Vaší firemní strategií může být například zlepšení výkonnosti zvýšením udržení zaměstnanců nebo jejich angažovanosti.

Jelikož zde komunikace se zaměstnanci hraje klíčovou roli, měla by být vaše organizační komunikační strategie přímo propojena s vaší obchodní strategií.

Poznejte své publikum/y

Identifikace publika je důležitým krokem pro zajištění účinnosti vaší organizační komunikační strategie.

Jednou z hlavních příčin neefektivní organizační komunikace je skutečnost, že zaměstnavatelé nesegmentují své publikum podle jeho pracovních rolí, oddělení, místa působení, zájmů a preferencí.

V důsledku toho většina zaměstnanců dostává podobný typ informací, i když pro ně tyto informace nemusí být vůbec relevantní.

Co se pak stane?

Velmi nízká míra zapojení a spotřeby obsahu interní komunikace.

Je to něco, co se všichni komunikátoři snaží eliminovat a čemu se snaží vyhnout, proto je definování a pochopení interního publika zásadním krokem pro vytvoření dobré komunikační strategie organizace.

Zapojte všechny zaměstnance

Organizační komunikace je proces, do kterého by měli být zapojeni a účastnit se ho všichni zaměstnanci.

Myšlení, ve kterém komunikace zahrnuje především předávání zpráv zaměstnancům o obchodních záležitostech, zásadách a postupech a aktualizacích společnosti, je nesprávné.

Komunikace na pracovišti by nikdy neměla být jednosměrná. Obousměrné rozhovory mají naopak velkou sílu vytvářet a podporovat zdravou kulturu na pracovišti. Naslouchání problémům, otázkám, připomínkám, nápadům a obavám zaměstnanců buduje loajalitu a zvyšuje produktivitu zaměstnanců.

Koneckonců každý v organizaci má svou roli při budování dobře fungující organizační komunikační strategie:

1. Generální ředitelé a vrcholoví manažeři jsou v konečném důsledku zodpovědní za udávání tónu a vytváření skvělé organizační kultury. Jednou z hlavních odpovědností těchto vedoucích pracovníků je zajištění efektivní komunikace v rámci celé společnosti.
2. Klíčovou roli v organizační komunikaci hrají také personalisté a další lidoví stratégové, zejména na dnešním pracovišti, kde se očekávání, preference a potřeby zaměstnanců výrazně změnily.
3. Manažeři a vedoucí týmů jsou zodpovědní za každodenní komunikaci se svými zaměstnanci.
4. Všichni zaměstnanci mají povinnost sdílet svůj hlas, své obavy a problémy, poskytovat zpětnou vazbu a spolupracovat se svými kolegy v týmu.

📚Přečtěte si: 8 statistik zapojení zaměstnanců, které potřebujete znát v roce 2020

Vytvářejte poutavý a relevantní obsah

Naneštěstí se mnoho zaměstnanců nezapojuje do interního obsahu své společnosti. Mnoho zaměstnanců navíc ignoruje zprávy, které jsou jim doručovány prostřednictvím firemního intranetu nebo e-mailu.

Děje se tak většinou proto, že obsah, který je jim doručován, není relevantní pro jejich práci. Rozesílání hromadného newsletteru všem zaměstnancům v naději, že si ho přečtou, není dnes vůbec reálné.

Efektivní komunikační strategie organizace vyžaduje mnohem více. Vzhledem k tomu, že pracovníci IC jsou nyní vnímáni jako důležití strategičtí partneři podniku, je jejich novou úlohou zintenzivnit svou hru tím, že zajistí, aby interní obsah zaměstnanci skutečně konzumovali.

Segmentace obsahu a publika, zejména ve velkých organizacích, však není možná bez správných nástrojů pro komunikaci se zaměstnanci, které komunikačním pracovníkům umožňují vytvářet a distribuovat zaměstnancům poutavější obsah.

Distribuujte obsah správnými kanály

I když máte připravený správný obsah a víte, kdo by ho měl dostávat, je třeba zvážit další důležitý faktor: komunikační kanály, které budete k distribuci obsahu používat.

Jelikož se počet různých komunikačních kanálů, které na pracovišti používáme, neustále zvyšuje, stává se výběr správných kanálů pro komunikátory velkou výzvou.

📚Čtěte dále:

Intranety, e-maily, interní sociální sítě, aplikace pro soukromé zprávy, jako je Slack, sdílení dokumentů a nástroje pro řízení projektů, to vše jsou prostředky interní komunikace v organizacích.

Tento komunikační ekosystém se proto stal velmi složitým a je obtížné jej efektivně řídit.

Z tohoto důvodu se nyní mnoho organizací obrací na moderní řešení komunikace se zaměstnanci, která jim umožňují propojit všechny komunikační kanály organizace do jednoho místa, kde jsou všechny důležité informace vždy k dispozici všem zaměstnancům.

Zavedení správné komunikační technologie

Výběr správné technologie pro komunikaci se zaměstnanci může vaši organizační komunikační strategii skutečně posunout na vyšší úroveň.

Pokud víte, že úroveň zapojení prostřednictvím vašich současných řešení, jako jsou intranety, je nízká, je to pravděpodobně znamení, že je třeba něco změnit.

Mnoho intranetů je stále zastaralých a neodpovídají preferencím zaměstnanců, pokud jde o způsob komunikace i v soukromém životě.

Zavedení řešení pro mobilní komunikaci zaměstnanců už tedy není volbou, ale nutností!!!

Víme-li, že většinu našich pracovišť tvoří pracovníci generace Z a mileniálové, víme také, kolik času tráví a komunikují prostřednictvím svých chytrých telefonů.

Přechod na řešení interní komunikace zaměřené na mobilní zařízení, jako je Smarp, proto zaručeně změní způsob komunikace na vašem pracovišti.

Měření výsledků

Ačkoli se většina organizací shoduje, že měření a kvantifikace výsledků komunikačních plánů je nezbytná, je obtížné tohoto cíle dosáhnout.

Mimo to 60 % pracovníků IC stále neměří své úsilí v oblasti interní komunikace.

Sledování a měření úsilí v oblasti interní komunikace je nesmírně důležité pro pochopení toho, co funguje dobře a co je třeba zlepšit.

Shromažďování těchto údajů vám pomůže odpovědět na otázky, jako například:

• Jak jsou vaši zaměstnanci zaujati interním obsahem?
• Jak reagují na vaše sdělení?
• Jaké komunikační kanály jsou pro předávání informací nejlepší?
• Jaký typ obsahu zaměstnance nejvíce zaujme?
• Kteří zaměstnanci se nejvíce zapojují (lajky, sdílení, komentáře)?

Využijte data ke zlepšení komunikační strategie organizace

Po shromáždění a analýze dat je snazší provádět zlepšení a lepší rozhodnutí v budoucnosti.

Pokud například zjistíte, že vaše zaměstnance nejvíce zaujal videoobsah, je to znamení, abyste takového obsahu produkovali více.

Video je navíc skutečně typem obsahu, který mladší generace rády konzumují pro jeho jednoduchost a zábavnost.

Dalším skvělým způsobem, jak využít data, je pochopit, kdo jsou vaši interní influenceři, abyste je mohli odměnit a udělat z nich ambasadory vaší značky.

📚Čtěte dále: 5 nejlepších komunikačních dovedností a jak je zlepšit

Společnosti Smarp po celém světě dokázaly transformovat své organizační komunikační úsilí s pomocí dat dostupných prostřednictvím našeho řešení pro komunikaci se zaměstnanci.

Sledujte proměnu svého pracoviště

Toto je nejlepší krok nově zavedené organizační komunikační strategie!

Pokud se vám podaří úspěšně realizovat všechny výše uvedené kroky, promění se celá kultura vašeho pracoviště. Vaši zaměstnanci budou mnohem spokojenější se svou prací a celkově s firmou, což se projeví ve vyšší angažovanosti zaměstnanců a úrovni produktivity.

Ačkoli se může zdát, že tento proces není snadné zavést, tvrdá práce se vyplatí a návratnost vašich investic bude zřejmá.

Cena špatné organizační komunikace

Jak je vidět z předchozího příspěvku, organizační komunikace je téma, na které by se podniky měly více zaměřit. Podle výzkumu Společnosti pro řízení lidských zdrojů (SHRM) však mnoho společností přichází kvůli špatné komunikaci o peníze.

Jeden z průzkumů mezi 400 společnostmi se 100 000 zaměstnanci uváděl průměrnou ztrátu na společnost ve výši 62,4 milionu dolarů ročně z důvodu nedostatečné komunikace se zaměstnanci a mezi zaměstnanci.

Menší společnosti o 100 zaměstnancích navíc špatná komunikace stála v průměru 420 000 dolarů ročně.

Neefektivní komunikace navíc může zvýšit počet nedorozumění, poškodit vztahy, narušit důvěru, snížit produktivitu zaměstnanců a zvýšit frustraci na pracovišti.

Zlepšete komunikační strategii organizace pomocí Smarpu

Smarp je mobilní komunikační platforma pro zaměstnance navržená tak, aby pomohla organizacím zlepšit komunikaci na pracovišti a lépe se spojit se svými zaměstnanci bez ohledu na to, kde se nacházejí.

Protože zaměstnanci tráví příliš mnoho času hledáním relevantních informací, zaměstnavatelé potřebují tento proces zefektivnit a zefektivnit.

S technologií interní komunikace, jako je Smarp, mohou nyní zaměstnavatelé svým zaměstnancům poskytovat personalizovaný obsah, komunikovat autentičtějším způsobem a zlepšovat vztahy mezi zaměstnanci.

Co bude dál? Stáhněte si elektronickou knihu „10 zásad moderní komunikace se zaměstnanci“, kde se podělíme o tipy &nejlepších postupů pro úspěšnou komunikaci se zaměstnanci v dnešní digitální době.

.