Jak odpovědět na e-mail s žádostí o potvrzení schůzky

Jako profesionál, podnikatel, pracovník na volné noze nebo manažer pravděpodobně pravidelně dostáváte e-maily s žádostí o potvrzení zájmu nebo dostupnosti na schůzku, akci nebo činnost. Děje se tak proto, abyste se vyhnuli frustraci z toho, že si s vámi domluvíte schůzku a pak se setkáte s šokujícím zklamáním.

Jaký je pro to velký DŮVOD?

Je možné, že si váš hostitel myslí, že si nemusíte pamatovat, že máte schůzku; myslí si, že schůzku nemusíte brát vážně; nebo si není jistý vaší dostupností? Důvodů může být mnoho. Ať už je to jakkoli, pokud se chcete vyhnout zklamání, je třeba potvrzovat schůzky e-mailem buď jako příjemce, nebo jako odesílatel.

Jak potvrzovat schůzky e-mailem

Email je jedním z nejlepších způsobů potvrzování schůzek. Nezasahuje do vašeho času ani do času příjemce jako telefonní hovory. Pokud je příjemce zdatným uživatelem internetu, může si dokonce váš e-mail nastavit jako součást svého e-mailového seznamu úkolů, aby na něj nezapomněl.

Níže uvádíme deset tipů, jak potvrdit schůzku e-mailem:

1 – Vystupte jasně

Vystupte jasně, abyste potvrdili schůzku co nejlépe. Jasnost je skvělý způsob, jak příjemce e-mailu ujistit, že se s ním v určitou dobu setkáte. Díky jasnosti je vaše potvrzení schůzky také efektivní.

Příklad I: Potvrzení schůzky e-mailem

RE: potvrzení schůzky s FRANKEM WALESEM

Vážená paní Allenová,

rád bych Vám potvrdil schůzku s Frankem Walesem zítra 25. srpna ve 13 hodin. V případě jakýchkoli dotazů mě prosím kontaktujte a informujte mě, pokud by došlo k nějakým změnám.

Srdečně,

Linda Brown,

Sekretářka, Lester Wester Limited

2 – Buďte struční a konkrétní

Při potvrzování schůzky e-mailem buďte struční. Řekněte to stručně a jednoduše. Konkrétně uveďte čas a datum schůzky.

Příklad II: Potvrzení schůzky e-mailem

RE:

Milý Clintone,

toto je zvláštní připomenutí, abyste si potvrdil schůzku se Shawnem Williamsem zítra 18. června do 10 hodin dopoledne.

Vaše schůzka se má konat v kanceláři Lintel Scraps, kancelář 12 v přízemí na Lanceman Street v pevninské Číně. Místo je dostupné taxíky.

Tady je Shawnovo mobilní telefonní číslo, pro jistotu +98157479837.

Prosím, neváhejte mě kontaktovat, pokud budete mít nějaké otázky. Byl bych připraven poskytnout potřebnou pomoc.

Děkuji vám a přeji příjemné setkání.

S pozdravem,

Alice Maxwellová

Administrativní asistentka Shawna Williamse, Lintel Scraps Limited

[email protected]

3 – Udělejte z toho připomínací misi

Stejně jako ve výše uvedené ukázce je zřejmé, že potvrzení schůzky je v podstatě misí, která má Clintonovi připomenout jeho schůzku se Shawnem Williamsem. Je jasně napsán s konkrétním časem, datem a místem konání. Dobrým způsobem, jak potvrdit schůzku e-mailem, je udělat z něj upomínku.

4 – Buďte podrobní

Jedním z dobrých způsobů, jak potvrdit schůzku, je uvést podrobné informace. Clinton má všechny potřebné informace, aby se k Shawnu Williamsovi dostal včas. Může se telefonicky spojit s Shawnem Williamsem nebo s administrativní asistentkou, pokud se vyskytne problém s nalezením místa schůzky.

Příklady e-mailů pro přijetí a odmítnutí pozvání najdete zde.

Ujistěte se, že jmenovanému nezavdáte příčinu ke zmeškání schůzky. Bylo by nepříjemné, kdybyste se po zmeškání schůzky dozvěděli, že to bylo z důvodu nemožnosti najít místo konání schůzky.

5 – Nedělejte to příliš dlouhé

Příliš dlouhý e-mail způsobí, že příjemce ztratí zájem a následně přijde o zprávu. Udržujte zájem příjemce tím, že bude krátká a zajímavá.

Příklad III: Potvrzení schůzky e-mailem

Vážená paní Robertsová,

jsem rád, že budete zítra 21. ledna v 9 hodin ráno k dispozici na schůzce s naším týmem v naší zónové kanceláři.

V případě jakýchkoli dotazů nebo změny plánů mě můžete kontaktovat na tomto mobilním telefonním čísle.

Děkuji Vám a těším se na zítřejší setkání.

S pozdravem,

Evelyn Coker

Produkční ředitelka, Micara Productions

6 – K věci

Není třeba promarnit žádnou příležitost, aby bylo příjemci jasné, že chcete potvrdit schůzku. Udeřte ihned na podstatu, aby čtenář zbytečně nescrolloval dolů.

Příklad e-mailů pro pozvánky najdete zde.

7 – Dodržujte profesionální formát

Profesionální e-mail musí obsahovat datum, pozdrav, odkaz, tělo a závěr. Nepodsouvejte klientům nevyžádané informace ve jménu potvrzení schůzky. Zde je dobrý příklad profesionálního e-mailu.

Příklad IV: Potvrzení schůzky e-mailem

Datum: 23. září 2012.

RE: Potvrzení schůzky

Vážený pane Robinsone,

píši Vám, abych potvrdil schůzku s Vámi dne 24. září 2015 v Learned Hall, winter road. Skutečně si vážím rychlé odpovědi z Vaší strany.

S pozdravem,

Andrew Paul

Výkonný ředitel, Adrepal Photos

8 – Používejte formální jazyk

Vyhněte se používání slangů. Používejte formální jazyk bez gramatických chyb, které mohou snížit zájem příjemce

.