Děkovný dopis, jinak známý jako příjmový dopis, je v obchodním styku poměrně běžný a je známkou profesionality.
Může se jednat o příjem nejen zboží nebo výrobků. Může jím být potvrzení o přijetí dokumentů. Máme k dispozici potvrzení o přijetí životopisu, které potvrzuje přijetí životopisu uchazeče. Podobně Potvrzení o výpovědi potvrzuje, že firma obdržela dopis od zaměstnance, který předložil před výpovědí. A konečně dopisem, který se týká přijetí zboží a dalších příslušných dokumentů, je Obchodní potvrzovací dopis. Kromě potvrzení o převzetí materiálu a dokumentů se potvrzovací dopis může týkat také předchozího telefonického hovoru nebo schůzky.
Teď vás možná zajímá, k čemu se tento dopis používá. Tím nejzřejmějším, pokud jste to pochopili až sem, je, že „potvrzuje“ něco dříve dohodnutého, a tedy stanovuje základ pro budoucí kroky, které je třeba podniknout. Slouží také jako právní doklad o tom, že jedna strana splnila závazky vyplývající ze smlouvy, a pomáhá tak budovat důvěru a dobrou vůli mezi stranami. Prakticky udává datum a čas přijetí dokumentů/výrobků, které jsou rovněž důležité.
Elementy potvrzovacího dopisu:
Co tedy tvoří potvrzovací dopis? Má následující prvky:
- Hlavička dopisu: Pokud píšete na osobní úrovni, není to nutné. Pokud se však jedná o dopis jménem společnosti, je důležité uvést název a adresu vaší společnosti a příjemce a datum napsání/odeslání dopisu.
- Záhlaví: Pod nimi uvedete datum. Může, ale nemusí být součástí záhlaví. Můžete začít od dalšího odstavce s ponecháním mezery nebo od dalšího řádku.
- Předmět: Předmět bude hovořit o tom, co bylo uznáno, a může být nahrazen „odkazem“ na předchozí případ nebo číslo faktury.
- Tělo: Tělo dopisu může začínat „Vážený ……….“. Na prvním řádku bude uvedeno zřejmé. V úvodu jsou běžné následující věty:
- Firma potvrzuje přijetí dokumentu (dokumentů)…
- Já, osoba, tímto potvrzuji přijetí následujícího dokumentu (dokumentů)….
- Já, osoba, jménem firmy potvrzuji přijetí…
- My, firma, chceme poděkovat příjemci za zaslání…
- Já, osoba, píši v souvislosti s telefonickým rozhovorem mezi příjemcem a osobou/firmou, abychom potvrdili…. nebo něco v podobném znění.
- Po tomto úvodním řádku budou následovat údaje o tom, co bylo přijato nebo co bude dále provedeno, a pokud je nějaké zboží poškozeno, je na místě to uvést.
- Závěr: Závěrečný řádek bude o tom, jak si firma přeje s příjemcem dále obchodovat, nebo nějaké prohlášení, které podporuje dobrou vůli. Může také uvádět, jak se dále kontaktovat nebo zda se firma/osoba bude s příjemcem dále kontaktovat, pokud to bude nutné. Může také končit poděkováním a následným vlastnoručním podpisem jménem firmy. Mějte na paměti, že automatický děkovný dopis neobsahuje žádný druh osobního podpisu.
Tipy pro vás:
Několik dalších věcí, na které budete muset pamatovat, zahrnuje: za prvé načasování. Potvrzení by mělo být vydáno v okamžiku, kdy jsou materiály v ruce, odklad způsobí pouze zmatek a obavy. Z jiného úhlu pohledu je zpoždění opět lepší než vůbec žádné potvrzení. Za zpoždění se totiž lze omluvit. Nepotvrzení nemá nápravu. Za druhé, nastínění. Zkontrolujte data, specifikace, sestavte si seznam bodů a naplánujte si umístění informací. Zde si dejte na čas. Zvažte čtení z pohledu příjemce a znějte upřímně. Za třetí, buďte struční a zdvořilí.
Tady máte dokonalý recept na perfektní děkovný dopis. Stačí to jen správně namíchat, že ano?