Dramaticky zlepšete způsob, jakým plánujete svůj den

Utíkají vám někdy dny?

Dojdete někdy na konec dne a říkáte si: „Co jsem to sakra celý den dělal?“

Máte někdy pocit, že plujete od jedné krize ke druhé a nemáte čas soustředit se na vlastní priority?“

Pokud je odpověď na některou z těchto otázek ano, pak čtěte dál. Tento příspěvek vám poskytne 7 tipů, jak si naplánovat den. Pomocí těchto tipů si určete priority a poté si vytvořte plán, aby vám den (a život) neutíkal.

Tento příspěvek obsahuje partnerské odkazy, což znamená, že pokud nakoupíte pomocí tohoto odkazu, získám malou provizi. Více informací najdete v mém úplném prohlášení o vyloučení odpovědnosti zde.

Napište si každý den svůj plán

Můj nejdůležitější tip, jak si naplánovat den, je skutečně si ho napsat. Napsat si svůj denní plán je dobrý postup pro řízení času. A ano, to znamená každý den.

Klíčem k úspěchu je věnovat čas tomu, abyste si napsali, co chcete dnes udělat.

Jaké jsou vaše priority? Blíží se nějaký termín?“

Sestavte si seznam důležitých věcí, které musíte stihnout. Samotný akt sepsání plánu vám vyčistí mozek, takže nebude svázaný snahou vzpomenout si, co všechno chcete udělat. Nezáleží na tom, zda to uděláte v digitální podobě pomocí něčeho, jako je software pro správu projektů Asana, nebo na papíře.

Klíčem k úspěchu je použít to, co vám vyhovuje. Já používám jak Asanu, tak papír.

Na iPadu provádím brainstorming (viz tip č. 3), pak si konečný seznam napíšu na papír. Zjistil jsem, že denní seznam úkolů na papíře mě udržuje v odpovědnosti vůči sobě samému. Je příliš snadné zapomenout na seznam, který je schovaný v zařízení. Mám list s denním plánem, rozdělený do kategorií, s praktickými zaškrtávacími políčky. RÁDA si tato políčka odškrtávám.

Plánujte každý den ve stejnou dobu

Když plánujete ve stejnou denní dobu, vytváříte si zvyk. A dobré návyky mají moc udržet vás na správné cestě.

Den si můžete naplánovat večer předtím nebo ráno. Já raději plánuji ráno poté, co jsem vypil alespoň jeden šálek kávy a můj mozek je alespoň trochu funkční. Jedním z důvodů, proč dávám přednost rannímu plánování, je to, že mě často napadnou věci, které bych měl udělat během noci. Pokud už mám plán napsaný, musím pak vymyslet, co z něj vyškrtnout, aby zbylo místo na novou položku.

Večer nebo ráno je vlastně jedno. Opět jde o to, co vám vyhovuje.

Sestavte si rychlý seznam úkolů

Zapište do něj vše, co potřebujete, chcete, můžete udělat. Blíží se vám nějaké termíny? Přemýšlejte, komu musíte zavolat nebo poslat e-mail. Jaké pochůzky musíte dnes vyřídit? Je něco ze včerejšího plánu, co se nestihlo? Projděte si svůj týdenní plán, pokud nějaký máte (a já doufám, že ano).

Všechno, co vás během brainstormingu napadne, se nemusí dostat do konečného plánu dne. Tímto způsobem však minimalizujete možnost, že se vám něco připlíží. Nezapomeňte si prohlédnout kalendář, zda v něm nemáte schůzky – nejen na dnešek, ale i na několik příštích dní. Nesnáším, když si vytvořím denní plán a později zjistím, že mám následující den schůzku, která vyžaduje několikahodinovou přípravu.

Rozdělte si seznam úkolů na pracovní a životní

Je příliš snadné nechat se ovládnout pracovními úkoly a životní úkoly odsunout stranou. Nedávno jsem revidoval svůj list s denním plánem s rubrikami pro práci a život. Udělal jsem to ze dvou důvodů:

1. Abych snadno viděl, co chci v jednotlivých oblastech udělat. Pomáhá mi to v případě potřeby seskupovat položky do časových úseků. Například když jsem pracoval v kanceláři, potřeboval jsem většinu položek Života dělat večer.
2. Abych zůstal vyrovnaný. V položce Život mám stejný počet položek jako v položce Práce. A oba je každý den zaplňuji.

Určete si dvě věci, které dnes MUSÍTE udělat

Vyberte si jednu položku ze seznamu Práce a jednu položku ze seznamu Život, které jsou vašimi povinnostmi. Nemusí to být vaše nejtěžší úkoly ani ty, jejichž splnění bude trvat nejdéle. Jsou to dvě položky, které jsou nejdůležitější pro dosažení vašich dlouhodobých cílů. Ty, které skutečně posunou ručičku.

Vyřešte je jako první (nebo v prvním časovém bloku pro danou oblast – Práce nebo Život). Tímto způsobem, i když váš den vykolejí, budete vědět, že nejdůležitější úkoly byly splněny. Například mým nejdůležitějším pracovním úkolem pro dnešní den je napsání tohoto příspěvku na blog, takže ho udělám jako první (samozřejmě po naplánování dne).

Zařaďte do svého denního plánu rychlé úkoly

Nemusí být všechno velký projekt. To, že vám něco zabere jen 10 nebo 15 minut, neznamená, že by se to nemělo dostat na váš seznam. Na svém listu s denním plánem mám 10 řádků s úkoly. Kdybych si do plánu dával jen „velké“ úkoly, bylo by opravdu těžké stihnout za den všechno.

Již dříve jsem se zmínil, že rád zaškrtávám políčka. Je velmi uspokojivé se na konci dne ohlédnout a vidět všechna (nebo téměř všechna) zaškrtnutá políčka. Zařazení rychlých úkolů zvyšuje pravděpodobnost, že se vám podaří splnit vše, co máte na seznamu. A opravdu je množství času, které něco zabere, měřítkem důležitosti? Myslím, že ne.

Rychlé úkoly se také skvěle hodí pro denní dobu s nedostatkem energie. Když vám dochází síly, je skvělé, když si můžete vybrat něco, co vám nezabere mnoho času ani energie.

Další výhodou přidání několika rychlých položek do seznamu je, že pokud zjistíte, že prokrastinujete, můžete několik těchto menších věcí vyřídit a vrátit se k úkolu.

Často se ke svému seznamu vracejte

Dalším účinným postupem při řízení času je časté vracení se ke svému seznamu. To souvisí s tím, abyste si udělali pořádek. Mějte svůj seznam na místě, kde se k němu můžete během dne snadno vracet. Může to být v aplikaci seznamu úkolů v chytrém telefonu, v zápisníku, který máte na stole, v plánovači nebo na jiném místě, kde bude na očích.

Používám filofax, který leží v rohu mého pracovního stolu, otevřený na můj denní plán. Když splním nějaký úkol, odškrtnu si ho a snadno vidím další položky, které mám na daný den naplánované. Díky tomu si velmi snadno vyberu další položku, na které budu pracovat, a nemusím si lámat hlavu, abych si vzpomněla, co jsem chtěla splnit.

Moje oblíbené tipy pro denní plánování

Tyto jsou mé oblíbené tipy pro denní plánování. Jejich používáním si zajišťuji, aby mé dny probíhaly podle plánu.

Pokud s plánováním dne bojujete, vyberte si jeden nebo dva z těchto tipů na zvýšení produktivity a vyzkoušejte je. Slibuji, že budete schopni převzít kontrolu nad svým dnem.

A aby to bylo jednoduché, dávám vám k dispozici kopii svého listu s denním plánem. Jeho velikost je taková, aby se vešel do plánovače formátu A5 nebo klasického typu. Jednoduše klikněte níže a stáhněte si svou kopii zdarma!

Další příspěvky o plánování a řízení času, které vám mohou být užitečné:

• Odemkněte sílu 90denního podnikatelského plánu
• Jak vidět ve svém malém podnikání velký obraz
• 5 jednoduchých triků, jak řídit svůj čas a být Šťastní
• Jak používat tabulkový procesor pro své nápady na obsah
• 11 nejlepších bezplatných plánovačů, které vám pomohou rozvíjet podnikání

.