Jedna z nejčastějších otázek začínajících společností se týká toho, jaké dokumenty týkající se správy a řízení společnosti jsou potřeba při založení. Ať už zakládáte společnost s ručením omezeným („LLC“) nebo korporaci, musíte věnovat čas sestavení a pochopení počátečního korporátního řízení vaší společnosti, abyste zajistili, že budete dostatečně chráněni a v souladu s příslušnými státními zákony.
Existují 2 hlavní dokumenty, které jsou důležité pro LLC a korporace při založení. Prvním je zakládací dokument, buď stanovy (v případě korporace), nebo osvědčení o založení (v případě LLC). Druhým důležitým dokumentem je dokument o vnitřním řízení společnosti, buď stanovy (u korporací), nebo provozní smlouva (u LLC), které stanoví základní provozní postupy společnosti.
Zakladatelské dokumenty
Ať už zakládáte jakýkoli subjekt, budete muset vytvořit a podat nějaký typ zakladatelského dokumentu. Tento dokument se nazývá zakládací listina (articles of incorporation) v případě korporace nebo osvědčení o založení (nebo v některých státech osvědčení o založení) v případě společnosti s ručením omezeným (LLC) a jedná se o počáteční podání, zpravidla na státním sekretariátu ve vámi založeném státě, kterým se společnost zakládá po přijetí vládou. V závislosti na státě založení lze dokument o založení vyplnit a podat online. Pokud tomu tak není, měli byste před vyplněním pečlivě prozkoumat požadavky na zakládací dokument ve vámi zvoleném státě založení, protože pokud požadavky nebudou splněny, bude zakládací dokument odmítnut.
Po vyplnění zakládacího dokumentu je dalším krokem vytvoření a provedení interního dokumentu, který upravuje, jak bude vaše společnost fungovat. Tyto dokumenty jsou „interní“, protože se nepodávají státu; na rozdíl od zakládacích dokumentů tedy nejsou veřejně přístupné (pokud je společnost nezveřejní). U společností s ručením omezeným je tímto dokumentem vaše provozní smlouva. U korporací, společností se společenským účelem, obecně prospěšných společností a neziskových společností jsou tímto dokumentem vaše stanovy.
Provozní smlouva LLC
Provozní smlouva LLC je smlouva uzavřená mezi všemi členy (alias vlastníky) LLC. Členové LLC mají obecně široký prostor pro určení, jak chtějí, aby byla jejich společnost řízena. Provozní smlouva LLC může být tak jednoduchá nebo tak složitá, jak chcete. Může představovat rámec pro to, jak by měla být společnost řízena – stanovit počáteční členské vklady (buď peněžní, nebo nepeněžní), povinnosti vedení, účetní zásady a další základní ujednání o tom, jak by měla společnost fungovat. V opačném případě může být také velmi složitým dokumentem, který podrobně stanoví, jak se bude nakládat s kapitálovými účty členů, jak se budou připravovat daňová přiznání LLC (a kdo za to odpovídá) a jaká jsou omezení týkající se nákupu nebo prodeje členských podílů (tj. předkupní právo).
Jedním ze základních nájemců provozní smlouvy LLC je její flexibilita. Ačkoli existují zřejmá smluvní omezení (tj. provozní smlouva nemůže uzavřít smlouvu o něčem nezákonném), většinou mají členové LLC svobodu určit, jak chtějí, aby byla jejich společnost řízena, a mohou to zachytit v provozní smlouvě společnosti.
Něco důležitého, co je třeba mít na paměti o provozní smlouvě, je, že se jedná o smlouvu mezi členy a členové jsou vázáni podmínkami této smlouvy. Ustanovení provozní smlouvy jsou vymahatelná u soudu.
Stanovy korporace
Podobně jako provozní smlouva s.r.o. stanovy korporace určují, jak bude představenstvo společnost řídit. Obecně existují zákonné požadavky na to, jaké informace musí stanovy obsahovat, například minimální a maximální počet členů představenstva v jednom okamžiku nebo způsob svolávání schůzí akcionářů a mimořádných schůzí (například ve státě Washington stanoví požadavky na stanovy RCW 23B.02.060), ale kromě těchto ustanovení vyžadovaných zákonem může korporace obsahovat řadu dalších pokynů pro řízení společnosti. Opět – v závislosti na složitosti podnikání nebo na tom, zda korporace předpokládá, že bude mít mnoho akcionářů, mohou být stanovy buď poměrně jednoduché, nebo extrémně složité.
Stanovy jsou prováděny původní správní radou a mohou být změněny nebo upraveny, pokud se pro změnu vysloví dostatečné procento členů správní rady nebo v některých případech akcionářů.
Důležitým rozdílem mezi stanovami korporace a provozní smlouvou LLC je, že správní rada korporace není stranou stanov. Stanovami se řídí korporace, ale jednotliví členové představenstva nejsou ve stanovách jmenovitě uvedeni jako účastníci řízení.
Důležitost porozumění vašim řídicím dokumentům
Jednou z nejčastějších chyb, se kterými se setkáváme, jsou provozní smlouvy a stanovy typu „udělej si sám“. Co činí chyby typu „udělej si sám“ častějšími, je nástup online šablon, které lze buď stáhnout zdarma, nebo zakoupit od společností, jako je LegalZoom. Tyto společnosti inzerují právní dokumenty podle modelu „jedna velikost pro všechny“, ale skutečnost je taková, že většina společností není stejná, protože vlastníci a vedení mají různá očekávání ohledně svých rolí a povinností.
Problémem těchto dokumentů je, že jsou zřídkakdy komplexní a často se stává, že osoby, které si tyto dokumenty pořizují, si je před podpisem a pokračováním v práci pozorně nepřečtou a neporozumí jim. Je matoucí vidět začínající společnost s velkou energií a solidním podnikatelským plánem, ale také s vlastníky, kteří plně nerozumí tomu, jak by měla jejich vlastní společnost fungovat. Je to jedna z těch věcí, které do značné míry zůstávají nepovšimnuty, dokud nedojde ke sporu o firmu nebo dokud se jeden ze členů/akcionářů nechce oddělit. Teprve pak, když se něco pokazí, jsou tyto dokumenty vytaženy a zkoumány, aby se zjistilo, jak bude fungovat proces řešení sporů. Často neexistuje žádný postup (a pokud existuje nějaké vodítko, je to jen standardní doložka o příslušnosti a místě konání, která vás odkazuje na soud) a způsob rozplétání znepřátelených stran se stává zatěžujícím a nákladným pro všechny zúčastněné. Mnoho společností, které si nenajmou právního poradce, aby jim pomohl sestavit tyto počáteční dokumenty, nakonec později najímá právníky, aby jim pomohli řešit spory, které vzniknou v důsledku nedostatků a nesrovnalostí v těchto dokumentech. Najmutí právního zástupce pro vypracování těchto dokumentů je mnohem méně nákladné než zdlouhavé občanskoprávní spory.
Spoustě starostí a zbytečných právních potíží se lze vyhnout tím, že od počátku věnujete čas přizpůsobení a pochopení provozní smlouvy nebo stanov. Co se například stane v případě nerozhodného hlasování? Co když se většinový vlastník stane neschopným nebo, nedej bože, zemře? Pokud jsou manželé, zdědí jejich manžel/manželka podíl v s.r.o. nebo korporaci? Chcete být v partnerském vztahu s něčí manželkou nebo manželem? Na všechny tyto a další otázky lze odpovědět prostřednictvím provozních smluv a stanov.
Když začínáte a přezkoumáváte svou původní provozní smlouvu nebo stanovy, ujistěte se, že mají pro vaši společnost smysl a že procesy a postupy stanovené v těchto dokumentech jsou jasné a stručné. Ujistěte se, že jsou stanoveny důležité otázky, jako je odškodnění a rozsah pravomocí vedení. A konečně – ujistěte se, že každý zakladatel, člen nebo jednotlivec ve správní radě věnoval čas tomu, aby si tyto dokumenty také přečetl a porozuměl jim. Pokud tak učiníte, umožníte všem členům společnosti lépe porozumět struktuře vašeho podniku a vytvoříte příznivější prostředí pro nastartování vašeho podniku na cestu k ziskovosti.
Další informace k tomuto tématu naleznete zde.
Výše uvedený článek slouží pouze pro obecné informační účely a nelze na něj spoléhat jako na konkrétní právní radu. Tento článek nezakládá vztah mezi advokátem a klientem. Máte-li jakékoli dotazy k tomuto článku, neváhejte se obrátit na Erica Camma na adrese [email protected]
.