Co je to timesheet?

Taksheet je fyzický nebo virtuální nástroj, který umožňuje zaznamenávat a evidovat odpracovaný čas. To znamená, že jako zaměstnavatel budete mít přesný přehled o tom, kolik hodin každý zaměstnanec odpracoval.

Timesheety se dříve nazývaly knihy pracovní doby. Poprvé se začaly používat v 19. století ve formě papírového listu, který obsahoval zapsané úkoly, pracovní dny a odpracované hodiny. Zaměstnanci je razítkovali prostřednictvím hodinových strojů pokaždé, když přišli nebo odešli z práce. Byly nezbytné pro stanovení mzdy pracovníka.

Jak vypadala kniha pracovní doby, Metcalfe’s „Systems of cost accounting“, 1885.

K čemu slouží kniha pracovní doby?“

V pracovním prostředí je jejich hlavní využití pro mzdy, řízení lidských zdrojů a účetnictví. Timesheety fungují jako databáze, která obsahuje všechny potřebné časové záznamy, aby zaměstnavatelé mohli spravedlivě odměňovat pracovníky. Jsou také dokladem o odvedené práci, pokud ještě nemáte zavedeno jiné podobné řešení.

Časové výkazy můžete využít také při řízení projektů. Znalost toho, kolik času váš tým stráví plněním úkolů, vám pomůže odhalit problémy s řízením času a zlepšit způsob práce.

V kombinaci s dalšími metodami a nástroji zvyšují timesheety transparentnost. Více lidí uvidí, jak dlouho jste pracovali, kolik jste měli přestávek a kdy jste si vzali volno. V případě virtuálních timesheetů, jako jsou nástroje pro řízení projektů nebo software pro sledování času, mohou projektoví manažeři vidět, na čem ostatní pracovali a jak dlouho.

Počítáním přesných hodin strávených na úkolech také spočítáte náklady na projekt, míru zapojení zaměstnanců a kolik zdrojů budete potřebovat.

Online nástroje vám umožní přidávat čas podle konkrétního projektu nebo úkolu:

Hromadné přidávání času v aplikaci Paymo

Zaměstnanci je mohou používat i ke zvýšení své produktivity. Budou moci přesně vidět, kolik hodin strávili nad daným úkolem, a vizualizovat, jak denně trávili čas.

Zvýšená transparentnost a objektivní údaje vám pomohou získat důvěru zaměstnanců. Ti už nebudou pochybovat o tom, zda ostatní pracují stejně jako oni nebo zda jim manažeři neplatí méně, než si zaslouží.

Jednou z nejdůležitějších výhod timesheetů a důvodem jejich rozšířeného používání je skutečnost, že umožňují všem pracovníkům odpracovat stejný počet hodin.

Při typickém osmihodinovém rozvrhu budou všichni zaměstnanci povinně sčítat denní hodiny odpovídající této hranici. V ideálním případě budou všichni pracovat přesně stejnou dobu jako ostatní členové týmu.

Podniky z toho mohou těžit, protože manažeři získají přehled o tom, kam jdou jejich peníze a jak rozdělují výdaje. Díky tomu mohou snížit náklady nebo přestat investovat peníze do oblastí, kde to nedává ekonomický smysl, a přesměrovat tyto prostředky na ziskovější činnosti.

Přejděme k významu času pro mzdy a účetnictví. Pokud jste placeni na základě zúčtovatelných hodin, bude výkaz pracovní doby prvním důkazem, který můžete předložit pro zdůvodnění svých příjmů. Pracovníci na volné noze a hodinoví pracovníci mohou tyto timesheety použít k porovnání svých předchozích časových záznamů mezi sebou nebo k vytvoření realistických odhadů pro budoucí projekty.

Digitální versus papírové timesheety

V porovnání s papírovými timesheety je u cloudových online nástrojů menší pravděpodobnost ztráty dat.

Zatěžujete se všemi papíry? Většina z nich ukládá vaše data bezpečně na serverech nebo v cloudu na mnoho let dopředu a může vám dokonce usnadnit vyhledávání ve všem tom nepořádku.

Věřte tomu nebo ne, ale některé firmy stále používají papírové timesheety. Je to proto, že fyzické timesheety mají své výhody, jako je úspora nákladů a jednoduchost celého procesu.

Nevýhodou však je, že zaměstnanci tyto timesheety pravděpodobně ztratí, a tak skončí bez důkazů o své práci, které by mohli ukázat svým nadřízeným. Také je mnohem obtížnější vyhledávat v archivovaných timesheetech než prostřednictvím softwaru. Ten všechny dokumenty třídí podle vašich preferencí, takže rychleji identifikujete, co potřebujete.

Spojení elektronických timesheetů s pokročilými nástroji pro řízení projektů nebo fakturaci může manažerům usnadnit práci. Ty díky automatizovaným nástrojům a procesům usnadňují archivaci, vykazování a fakturaci.

Online timesheety vám také umožní vidět hodiny vašich pracovníků v reálném čase, aniž byste museli čekat, až papírové dokumenty projdou personálním oddělením, než se k vám konečně dostanou. Tímto způsobem ušetříte spoustu zbytečně promarněného času při jejich přecházení z jednoho oddělení do druhého.

Nejdůležitější výhodou digitálních timesheetů je, že jsou obvykle dodávány s řešením pro sledování času. To umožňuje zaměstnancům sledovat přesné hodiny, které strávili na konkrétních úkolech nebo projektech, což celý proces sledování času usnadňuje.

Některé nástroje automaticky transformují odpracované hodiny do časových výkazů a zpráv. To vám pomůže ušetřit čas na organizační úkoly a věnovat více pozornosti tomu, co je pro váš projekt z dlouhodobého hlediska důležité.

Podobně nejlepší nástroje pro sledování času okamžitě přidají časové záznamy sledované pomocí stopek do vašeho timesheetu. V případě, že se bojíte, že zapomenete časomíru spustit a zastavit, můžete čas přidávat ručně nebo hromadně. Tato dvě řešení evidence času však nejsou tak přesná, pokud jde o odhad odpracovaných hodin, jako je sledování času v reálném čase pomocí stopek.

Výběr jedné z možností závisí na tom, nakolik jste ochotni investovat do digitálního systému, nebo zda chcete zůstat u klasického papírového postupu. Vezměte v úvahu potřeby svého týmu a stávající personální systémy. Pro přesné výsledky vyzkoušejte na měsíc obě možnosti, abyste zjistili, která z nich bude vyhovovat vaší organizaci.

Zvažte, zda chcete jednoduchý timesheet, který vám pomůže vypočítat mzdy, nebo kompletní řešení pro evidenci a sledování času. Před zavedením kteréhokoli z nich si rozmyslete, zda jej budete používat interně, nebo zda budete posílat timesheety klientům.

Důležité jsou také vlastnosti vašeho týmu. Někteří z vašich zaměstnanců mohou pracovat na dálku. To, že jsou mimo kancelář, znamená, že nemají tak snadný přístup k vašim dokumentům. Pokud nepoužíváte virtuální timesheety, budete je muset posílat poštou nebo pro tyto pracovníky vymyslet samostatné řešení.

Na druhou stranu, pokud je váš tým malý, možná ani nebudete potřebovat řešení s mnoha funkcemi. Jednoduchý nástroj by vám mohl stačit. Jakmile se však vaše společnost rozroste, budete muset používání timesheetů a dalších nástrojů přehodnotit. Ty vám pomohou pracovat efektivněji a zvládnout zvýšenou pracovní zátěž.

Jak funguje timesheet?

Firmy požadují po zaměstnancích, aby používali timesheety ke sledování času stráveného v práci a mimo ni. Zaměstnavatelé mohou timesheety schválit nebo si vyžádat doklad, aby zjistili, zda pracovník strávil přidaný čas produktivně.

Celý postup je velmi jednoduchý. Zaměstnanci přidávají přesnou pracovní dobu, přestávky nebo dny dovolené podle jednotlivých dnů v týdnu. Tyto údaje jsou následně odeslány personalistům nebo v případě softwarových nástrojů zaevidovány do systému. Nakonec se přidají do archivu nebo je před uložením schválí vedoucí zaměstnanci.

Většina firem vám přesně řekne, kdy a jak máte vyplnit timesheet. Za tímto účelem vytvářejí zásady pro vyplňování timesheetů. Tyto dokumenty obsahují potřebné informace, včetně toho, jaký nástroj máte používat, jakým způsobem se časové výkazy kontrolují a kdy je máte odeslat. Vaše společnost může například chtít, abyste vyplňovali timesheet na konci každého dne nebo na konci celého pracovního týdne.

Povinnost pravidelného sčítání pracovní doby zvyšuje odpovědnost za práci. Zaměstnanci budou sami zodpovědní za sčítání a kontrolu své pracovní doby. Tím se zabrání plýtvání časem, protože je můžete požádat o potvrzení práce, o které tvrdí, že ji dokončili. Tímto způsobem bude méně pravděpodobné, že budou plýtvat časem na neproduktivní činnosti.

Takto může vypadat týdenní timesheet člena týmu digitálního marketingu:

V našem příkladu pracuje člen týmu na krátkodobých i dlouhodobých úkolech ze tří různých projektů. Vzali jsme klasický případ běžného pracovního dne od 9 do 6 s hodinovou přestávkou. Všimněte si, jak jsou některé dny věnovány jednomu projektu, zatímco během ostatních dnů jsou činnosti rozděleny podle priorit nebo požadavků klienta.

Teď už vím, co jsou to timesheety a jak je mohu využít, ale kdy bych je měl používat?

Pokud si nejste jisti, jak často byste měli timesheety používat, zamyslete se nad potřebami vaší společnosti. Obvykle organizace používají timesheety pro výplatu mezd. To znamená, že timesheet ve skutečnosti potřebují pouze jednou měsíčně. Zaměstnanci by si však po tak dlouhé době nebyli schopni zapamatovat, co každý den dělali. Z tohoto důvodu existuje zhruba pět typů timesheetů, ze kterých si můžete vybrat:

• Denní timesheety – zaměstnanci zaznamenávají svůj čas na začátku a na konci každého pracovního dne
• Týdenní timesheety – zaměstnanci zaznamenávají svůj čas za všech pět pracovních dnů na konci každého týdne
• Dvoutýdenní timesheety – pracovníci zasílají své pracovní hodiny každé dva týdny v určitý den
• Měsíční timesheety – zaměstnanci zasílají své timesheety každý měsíc ve vámi zvoleném termínu
• Pololetní timesheety – zaměstnanci zasílají své pracovní hodiny každý měsíc ve vámi zvoleném termínu
• Pololetní timesheety – zaměstnanci zasílají své pracovníměsíční timesheety – pracovníci mohou posílat své timesheety dvakrát měsíčně

Pokud váháte se zavedením timesheetů do vaší organizace, nezapomeňte, že jejich používání nemusí být složité. Online aplikace přidávání pracovní doby ještě usnadňují, pokud je jejich rozhraní jednoduché a jsou k nim přiloženy instruktážní příručky nebo videa. Přechod z papírových timesheetů na virtuální by neměl být těžký, pokud si vyzkoušíte všechny nástroje, které odpovídají vašim potřebám.

Přišel vám tento článek užitečný? Šiřte ho dál a podělte se o něj se svými kolegy v týmu a následovníky.