Co je to komunikace směrem dolů? Problémy? Jak ji používat?“

Po 15 letech práce vedoucího a komunikátora mě komunikace stále více fascinuje. Tento článek popisuje koncept sestupné komunikace a také některé mé zkušenosti z ní ve světě podnikání.

Ve většině větších organizací probíhá sestupná komunikace od vrcholu organizace směrem dolů. Typ informací je různý, mohou to být příkazy, pokyny, směrnice, informace, žádosti, zásady a mnoho dalších věcí. Obvykle se tak děje prostřednictvím organizační hierarchie nebo řetězce velení, ale v dnešní digitální době není neobvyklé, že komunikace směrem dolů přeskočí jednu nebo několik vrstev hierarchie. Způsob komunikace často závisí na tom, o jaký typ informací se samozřejmě jedná.

Definice sestupné komunikace

Podle Oxfordreference.com lze sestupnou komunikaci definovat jako „Posílání zpráv a tok informací v rámci organizační hierarchie od nadřízených k podřízeným, často nabývající vysoce direktivních forem, jako jsou pokyny a příkazy. Taková komunikace posiluje hierarchickou povahu organizací. It is characteristic of an organizational structuretermed ‚mechanistic‘, in which roles are clearly defined.“

Myslím si, že většina organizací má nějaký druh hierarchie, aniž by nutně musela být označována jako „mechanistická“, ale to už je jiný příběh. Spíše bych řekl, že komunikace směrem dolů je charakteristická pro byrokratický styl vedení.

Co je to komunikace směrem dolů?
Komunikace směrem dolů je posílání informací směrem dolů organizační hierarchií od vedoucích pracovníků k následovníkům. Je charakteristická pro organizace, kde se přísně dodržuje hierarchie, často také pro komunikaci směrem nahoru. Často může vést ke ztrátě informací, protože každá vrstva předává zprávu dál, ale ve velkých organizacích je často nutností.

Jako vrcholový vedoucí musíte dobře ovládat veřejné vystupování. Pokud chcete zlepšit své schopnosti veřejného vystupování, zvažte absolvování online kurzu Dynamic Public Speaking prostřednictvím služby Coursera, který nabízí Washingtonská univerzita. Pokud vás zajímá, podívejte se také na náš článek o tom, jak zlepšit svou komunikaci: 17 ways to improve your communication.

Jak funguje komunikace směrem dolů

Komunikace směrem dolů může být předávána dlouho a mnoha způsoby, zejména v dnešní době. Může se jednat o ústní komunikaci, e-maily,prezentace, videa nebo jinou formu.

Když se organizace rozroste, bude nakonec nemožné, aby vrcholový vedoucí komunikoval kvalitně, efektivně a často s celou organizací. Představte si společnost s 200 zaměstnanci na třech různých místech – generální ředitel v takové situaci nemůže a ani se od něj neočekává, že bude komunikovat s každým zaměstnancem zvlášť. Místo toho se obvykle používá organizační struktura.

Představte si, že tato společnost s dvěma sty zaměstnanci je rozdělena na následující oddělení: Aby mohl generální ředitel předat zprávu všem zaměstnancům společnosti, mohl by využít tradiční komunikaci směrem dolů a informovat vedoucí těchto oddělení. tito vedoucí oddělení by to pak sdělili svým přímým podřízeným manažerům střední úrovně, kteří by nakonec informovali zaměstnance nejníže v organizační hierarchii. Je to opravdu tak jednoduché.

Jaké jsou problémy s komunikací směrem dolů?

S komunikací směrem dolů existuje několik problémů a s mnoha z nich jsem se osobně setkal.

• Ztráta informací a změna obsahu: To jejako stará dětská hra.. Pokud generální ředitel v našem příkladu informuje vedoucí oddělení, ti zase zprávu buď chtěně, nebo nechtěně mírně upraví, když ji předají svým manažerům střední úrovně. Jakmile se zpráva dostane k zaměstnancům nejníže postaveným, může se stát, že některé informace budou chybět nebo budou cestou změněny.
• Nedostatek zpětné vazby: Jako vedoucí pracovník je nezbytně nutné pochopit, jak byly informace přijaty, reakce na ně, zpětná vazba, ochota projít případnými pokyny atd. To se při komunikaci směrem dolů ve vysoké míře ztrácí. Různé vrstvy vedenímohou samozřejmě poskytovat zpětnou vazbu k těmto informacím směrem nahoru, ale nikdy to nebude takové, aby nejvyšší vedoucí sám skutečně pochopil, jak informace dopadly.
• Prodloužení časové osy komunikace: Výše popsané kroky vyžadují čas. Někdy dokonce dlouhou dobu. Představte si, že generální ředitel komunikuje na poradě manažerského týmu. Další úroveň může dostatinformace až týden poté. Ti zase mohou čekat na různé již dohodnuté porady oddělení a než se nadějete, uplyne několik týdnů, než se zpráva dostane ke všem
• Neznámý dopad: Je doslova nemožné, aby vrcholový vedoucí posoudil, zda se nižší vrstvy rozhodly informaci ignorovat nebo přijmout zředěnou či pozměněnou verzi zprávy. Vedoucí nemůže předpokládat, kdy a zda vůbec se informace dostala skutečně ke všem.

Jak se vyhnout nevýhodám komunikace směrem dolů?

Jak tedy můžete jako komunikátor a vedoucí dokázat některé z těchto nevýhod zmírnit? V tomto článku je několik tipů, ale rozhodně vám doporučuji přečíst si také náš článek 17 tipů pro zlepšení komunikace. Tím, že budete ostatní manažery a vedoucí pracovníky informovat o tom, že zpětná vazba na příjem informací je zásadní, můžete získat lepší představu o jejich dopadu. Navíc můžete informovat více kanály, například dopisy, e-maily, plakáty na zdi atd. a především můžete zajistit opakování sdělení. Zda je to proveditelné nebo potřebné, často samozřejmě závisí na tom, co je sdělováno. Pokud je informace skutečně důležitá, můžete na závěr zvážit nějaký druh průzkumu, abyste mohli posoudit, jak „lepkavá“ byla informace a způsob komunikace.

V mém případě se vždy snažím spojit důležitá sdělení směrem dolů s osobní komunikací na schůzkách na radnici, online schůzkách nebo e-mailem. Dělám to nad rámec běžného toku informací typu „chain of command“, což je klasická komunikace směrem dolů. Pokud toto provedete, už dávno nehovoříme o klasické komunikaci směrem dolů, protože se používá několik kanálů a metod.

Pokud navíc jako vrcholový vedoucí založíte svůj komunikační tok výhradně na komunikaci směrem dolů prostřednictvím několika vrstev, bude to mít další nevýhody. Lidé se nakonec začnou zajímat, kde jste, budou se cítit nedůležití atd. Budete také odtrženi od velmi důležité zpětné vazbypřes jednotlivé vrstvy, proto se ujistěte, že osobní zapojení zvažujete, až bude ten správný čas a důležitost bude dostatečně vysoká.

Komunikace směrem dolů – špatný příklad

Viděl jsem případy, kdy nevýhody komunikace směrem dolů šly zcela přes čáru. Zažil jsem také mírnějšía bohužel musím říct, že docela normální úroveň problémů downwardkomunikace s mezerami v informacích, nedorozuměním v nákupu a rozdílným očekáváním při realizaci. Dovolte mi popsat scénář, kdy se věci opravdu pokazily.

Hrozné vedlejší účinky v tomto případě komunikace směrem dolů

Tento příklad vychází ze skutečných událostí, ale byl přidán určitý příchuť, aby poskytl příklad, kdy se věci opravdu pokazí.
Organizace, se kterou jsem byl v kontaktu, provedla před několika lety několik velkých změn iniciovaných z nejvyšší úrovně společnosti. Byly informovány velmi staromódním způsobem komunikace směrem dolů a velmi direktivním způsobem, v podstatě přístupem typu „my way or the highway“. Druhé úrovni vedení bylo jednoduše řečeno, že takhle to bude, a pokud se vám to nelíbí, těšíme se na vaši co nejrychlejší rezignaci.

K čemu tato nevýhodná komunikace směrem dolů vedla?“

Protože dialog zřejmě nepřipadal v úvahu, druhá vrstva vedení udělala přesně to, co jí bylo řečeno, nic víc, nic míň. Navíc některé požadované změny neměly konkrétní časový limit, takže se je místní management rozhodl provést později. Ve skutečnosti v mnohem, mnohem pozdější fázi.
To šlo tak špatně, že v každé další komunikační vrstvě se další nedůvěra a agenda odporu ze strany komunikujícího manažera na této úrovni ještě více upevnila. Po nějaké době se vytvořila široká propast. Když se informace začaly dostávat z nejvyšší úrovně k širokému publiku, včetně nejnižších úrovní hierarchie, vznikla podstatná mezera v motivaci, instrukcích a informacích ve srovnání s tím, co jim sdělil přímý manažer každého z nich.
Kromě toho, že ve skutečnosti nebylo možné realizovat, byl konečným výsledkem této situace fakt, že vedení nejvyšší úrovně bylo zcela přesvědčeno, že realizace probíhá, i když ve skutečnosti u většiny akčních bodů sotva začala. Trvalo mnoho měsíců, než jsme si tuto mezeru ve znalostech uvědomili a pochopili, a ještě déle trvalo, než jsme začali problém zmírňovat a postupovat vpřed. Ve skutečnosti byla asi po roce většina změn vrácena zpět a věřili byste tomu – akce vrácení zpět byly provedeny s neuvěřitelnou rychlostí a rozhodností.

V tomto případě byla komunikace jedním z mnoha problémů. Nařízené změny a způsob jejich nasazení se naprosté většině této organizace velmi nelíbily. Striktní komunikace směrem dolů bohužel znemožnila pochopit a zmírnit tento zásadní rozdíl mezi postoji vrcholového vedení a většiny organizace.

Máte příklady, jak funguje komunikace směrem dolů? Nějaké příběhy, kdy u vás fungovala dobře nebo špatně? Podělte se o ně v komentářích.

Pokud vás zajímá, jak komunikovat jako vedoucí pracovník, podívejte se na tento příspěvek na blogu Postoj vedoucího pracovníka nebo na 17 tipů, jak zlepšit svou komunikaci. Pokud se zajímáte konkrétně o veřejné vystupování, zvažte absolvování online kurzu Dynamic Public Speaking prostřednictvím služby Coursera, který nabízí Washingtonská univerzita.