Co je složka zaměstnanců?
Zaměstnavatelé by měli používat složku zaměstnanců k zachycení a udržování všech dokumentů týkajících se lidských zdrojů, mezd, benefitů a dodržování předpisů na jednom místě. S rozvojem personálních technologií by zaměstnavatelé měli ukládat všechny důležité personální dokumenty pro každého zaměstnance v rámci svého personálního systému. Nesprávné vedení a nepředkládání dokumentace může mít za následek porušení předpisů nebo potenciální pokuty.
Dokumenty chráněné zákony o ochraně osobních údajů, jako jsou lékařské/pojistné záznamy a reference/prověrky minulosti, by neměly být zahrnuty do základního spisu zaměstnance.
Tady je přehled položek, které lze zahrnout do základního spisu zaměstnance:
-
Popis pracovního místa
-
Žádost o zaměstnání a/nebo životopis
-
Nabídka zaměstnání
-
Formulář IRS W-4
-
Převzetí nebo podepsané potvrzení o převzetí příručky pro zaměstnance
-
Pracovní hodnocení
-
Formuláře týkající se zaměstnaneckých výhod
-
Formuláře poskytující kontakty pro případ nouze
-
Stížnosti zákazníků a/nebo spolupracovníků
-
Odměny nebo citace za vynikající výkony
-
Záznamy o docházce nebo absolvování vzdělávacích programů
-
Výstrahy a/nebo jiná disciplinární opatření
-
Záznamy o docházce nebo nedochvilnosti
-
Jakékoli smlouvy, písemná dohoda, stvrzenka nebo potvrzení mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem
-
Dokumenty týkající se odchodu pracovníka z firmy
Rešení HR společnosti Paycor nabízí jednotnou evidenci zaměstnanců a mnoho dalšího. Projděte si naši produktovou stránku HR a zjistěte, jak eliminujeme papírové soubory a zajišťujeme bezpečnost vašich informací. Zjistěte více o nástupu nových zaměstnanců a o tom, jak podat daňové přiznání bez W2.
.