38 aplikací a doplňků, které změnily moji produktivitu

Aplikace mohou člověka s poruchou pozornosti (ADHD nebo ADD) snadno zahltit a přetěžovat mozek. Já osobně jsem si v průběhu let stáhl téměř 1 000 aplikací – a cestou jsem se naučil mnoho o skutečné produktivitě. Zde jsou aplikace, které si našly trvalé místo v mé sadě nástrojů – a také důvody, proč jste při hledání „dokonalé aplikace“ na sebe pravděpodobně příliš tvrdí.

Jaké jsou limity aplikací?

Aplikace nejsou stříbrné kulky. Neexistuje aplikace, která by vyřešila naše problémy. Existují však weby, jako je If This, Then That a Zapier, které dokáží přidat fotografii do složky Dropbox, když mě někdo označí na Facebooku. Aplikace umí kouzelné věci, ale každá aplikace, nástroj nebo kalendář vyžaduje, abychom s nimi pracovali. Aplikace pro tvorbu seznamů úkolů usnadňují zachycení vašich nápadů a sdílení seznamu s rodinou nebo týmem. Položky můžete měnit jejich uspořádání, řadit je do sloupců, barevně je označovat, přidávat k nim obrázky a nechat si je posílat e-mailem nebo textovou zprávou. Žádná aplikace se seznamem úkolů však neudělá úkol za vás.

Chcete-li zvýšit svou produktivitu, věnujte na začátku každého dne alespoň pět minut plánování svého dne. Pětkrát během dne svůj plán zkontrolujte a aktualizujte. Nezáleží na tom, jaký nástroj použijete. Můžete použít papír, bullet journal, suchou mazací tabulku nebo aplikaci. Plánování a přezkoumávání vašich záměrů vám vždy později ušetří čas.

I když potřebujeme udělat něco, co není naléhavé, musíme tento úkol zachytit hned. Chcete-li toho stihnout víc, kontrolujte svůj seznam v průběhu dne. Musíme se smířit s tím, že se potýkáme s CRS – Can’t Remember Stuff. Když tuto skutečnost přijmeme, můžeme si vytvořit akční plán pro revizi svých plánů.

Doslova 30krát denně se dívám do svého kalendáře a seznamu úkolů. Kalendář zůstává otevřený na jedné z obrazovek mého počítače. Chtěli byste další obrazovku pro svůj kalendář? Máte tablet? Pořiďte si aplikaci Duet. Umožní vám proměnit tablet nebo chytrý telefon ve druhý nebo třetí displej. Mám čtyři displeje.

Máte nepoužívaný televizor? Možná bys ji také mohl proměnit v monitor. Potřebujete k tomu speciální kabel. Zadejte do Googlu model svého televizoru a model svého počítače s výrazem „druhý monitor“. (Pokud máte děti, zeptejte se jich.)

Jaké aplikace jsou nejlepší pro správu seznamu úkolů?“

Pokud jde o aplikace pro správu seznamu úkolů, existuje spousta možností. Dobrou a možná i špatnou zprávou je, že jich můžete používat, kolik chcete. Pokud chcete, přepínejte každý týden nebo každý den pro své každodenní úkoly. Pokud chcete míchat, kde žije váš seznam úkolů na daný den nebo týden, jděte do toho. Já to tak dělám.

Protože pracuji s týmem, což vyžaduje sdílení a delegování úkolů, používám Asanu. Používám ji už více než rok. Nemám ji rád, ale funguje dostatečně dobře. V Asaně si můžete projekty nastavit jedním ze dvou způsobů – jako seznam se záhlavími nebo jako nástěnky, někdy označované jako nástěnky KanBan. Nástěnky se mi líbí, protože jsou vizuálnější. Líbí se mi také, že mohu na nástěnku přidat fotografii a že úkol může existovat ve více projektech najednou. Pokud ho splním na jednom místě, projeví se to i na dalších místech.

V Asaně mám několik různých nástěnek projektů a na nástěnkách také provádím většinu denního/týdenního/měsíčního/čtvrtletního a ročního plánování. Moje projekty mají v každé hlavičce rok a každý sloupec má následující záhlaví: „Dnes“, „Tento týden“, „Příští týden“, „Tento měsíc“, „Příští měsíc“ a „Toto čtvrtletí“. Položky v jednotlivých sloupcích považujte za flexibilní. Neustále přesouvám věci tam a zpět. Díky tomuto nastavení vidím stromy i les zároveň. A stejně jako u kalendáře i v Asaně mnohokrát denně procházím a aktualizuji.“

Dalším nástrojem, podobným Asaně, je Trello, který umožňuje propojení nástěnek. Tato rozhraní jsou jako digitální poznámkové lístky, které můžete přesouvat mezi sloupci. Ani s jedním z těchto nástrojů neuděláte chybu. Nezapomeňte však, že úkoly musíte plnit.

Jaké aplikace kalendáře fungují pro mozky s ADHD

Nezáleží na tom, zda je váš kalendář online nebo na papíře. Důležité je, že ho používáte, nosíte ho s sebou a každý den se do něj díváte. Mějte ho venku a mějte ho otevřený. Váš kalendář je váš přítel.

Jsem výkonný uživatel online kalendáře. Používám iCal, který komunikuje s Kalendářem Google, s iCalem mé ženy a s mým online plánovačem schůzek ScheduleOnce. Na svém počítači iMac používám iCal, ale používám kalendáře Google, které jsou importovány do iCalu. Na iPhonu a tabletu používám Kalendáře 5.

Stejně jako bych nedoporučoval luštit sobotní křížovku v New York Times tužkou, psal bych do svého papírového kalendáře tužkou. Kalendář a seznamy úkolů nám umožňují flexibilitu. Nikdo nestihne udělat všechno, co má na seznamu úkolů. Pokud si něco zapíšete na seznam, ale nestihnete to, najděte si v kalendáři jiný čas, kdy to uděláte.

Jak může nastavení systémů zlepšit vaši produktivitu

Velkou lekci, kterou jsem si jako fanda do produktivity odnesl, jsem získal z knih, jako jsou Prokrastinovat účelně, E-Myth a The ONE Thing. Poznal jsem hodnotu a sílu systematizace. Pokud mi trvá pět minut odpovědět na jeden e-mail a já odpovídám na 10 e-mailů denně, každý den, je lepší strávit nad odpovědí na e-mail rovnou dvě hodiny, pokud to dokážu systematizovat. Mým oblíbeným nástrojem pro podobné věci je TextExpander. Umožňuje vám vytvořit si vlastní kód zkratky, který se po zadání rozbalí do většího textového řetězce. Můžete vytvářet šablony s vyplňováním prázdných políček, rozevírací nabídky a podobně. Je zde trochu křivka učení, ale podle uživatelských statistik jsem ušetřil 40 hodin práce.

Nejlepší aplikace pro krocení e-mailů

Vaše e-mailová schránka je seznam priorit jiných lidí. Říct, že nemám rád e-mail, je slabé slovo. Dostáváme ho příliš mnoho. Přestože nemám rád telefon, z hlediska časové efektivity by mnoho e-mailů, které posíláme nebo na které odpovídáme, bylo rychlejší vyřídit po telefonu.

Nastavte si čas pro kontrolu, zpracování a odpověď na e-mail. Nedělejte to hned ráno. V zájmu svého mozku vypněte upozornění na e-maily. Pokud váš šéf vyžaduje, abyste je měli zapnuté, možná by stálo za to si o tom promluvit.

Nechcete, aby vám unikly žádné důležité e-maily, proto si nastavte e-mailové filtry. E-mailové filtry vám pomohou identifikovat prioritní e-maily, stejně jako newslettery, spam a méně důležité e-maily. Nebudu zde vysvětlovat, jak to udělat, ale existuje malá webová stránka YouTube, která vám to může ukázat. Vyhledejte e-mailové filtry a svého poskytovatele e-mailu (Gmail/Yahoo/Outlook) a najdete videa, jak na to. Chlapík jménem Steve Dotto má spoustu skvělých technických videí.

Další nástroj pro zpracování e-mailů se jmenuje unroll.me. Tato aplikace sroluje všechny vaše odebírané e-mailové zpravodaje do denního nebo týdenního přehledu. Umožňuje také odhlásit odběr všech e-mailů, které už nechcete.

Poslední nástroj pro e-mail je pro Gmail. Jmenuje se Inbox. E-mail si můžete odložit a nechat si ho znovu zobrazit v horní části doručené pošty podle času nebo místa. Pokud vidím, že mi přišel důležitý e-mail, na který musím odpovědět, až přijdu do kanceláře, odložím ho podle polohy. Toto umí i jiné aplikace, takže pokud nejste uživateli služby Gmail, přihlaste se do obchodu s aplikacemi a podívejte se, zda váš poskytovatel e-mailu tuto funkci má. Je to skutečná pomoc pro e-mailové žongléry.

Které aplikace sdílejí, ukládají a ukládají e-maily?“

Dropbox usnadňuje ukládání, sdílení a ukládání souborů a zavedl novou funkci nazvanou Smart Sync. Všechny vaše soubory se tváří, jako by byly v počítači, ale ve skutečnosti žijí v cloudu. To je užitečné, když máte více než dva terabajty souborů a pracujete na více počítačích.

Znám lidi, kteří používají pět různých bezplatných cloudových programů, protože nechtějí platit za ukládání souborů. Pokud to dokážete, více síly pro vás. Ale ještě jsem nepotkal někoho s ADHD, kdo by si dokázal udržet přehled o tom, co kam patří.

Mohou aplikace zlepšit mé psaní?

Mému synovi je šest let. Je velmi nadaný a má úžasný pravopis. Nemá to po mně. Grammarly je webový doplněk, který pomáhá s pravopisem a gramatikou při psaní online. Pokud často zaměňujete „then“ za „than“, Grammarly vás na to upozorní. Pokud potřebujete čárku nebo ji používáte zbytečně, Grammarly to také uvidí.“

Aplikace, které vám pomáhají držet se úkolů

Neměl jsem v plánu psát o sluchátkách, ale když jsem přemýšlel o tom, na které technologii jsem závislý, rozhodl jsem se ji zahrnout. Než jsem si koupil sluchátka s potlačením hluku Bose QuietComfort 35, nakupoval jsem sluchátka celý rok. Tato sluchátka s cenovkou 400 dolarů jsem považoval za luxus, přestože je nosím většinu dne. Používám je pro podcasting a své online koučovací skupiny. Nevěděl jsem, jak moc tato sluchátka eliminují sluchové rušivé vlivy. Znáte to rčení: „Kdysi luxus, dnes nutnost“? Moje sluchátka Bose se jím stala. Kdyby se ztratila nebo rozbila, dvakrát bych se nerozmýšlel nad jejich výměnou.

Jaké aplikace mohou osvěžit mozek s ADHD?“

Dostat se do postele v určený čas byl celoživotní boj. Problém s pozdním uléháním do postele nastává, když se ozve budík. Pokud jsme ve fázi hlubokého spánku, když budík zazvoní, budeme prvních několik hodin dne grogy. Den prožijeme v mozkové mlze, a když se chceme na večer uklidnit, mozek se probudí a cyklus pokračuje.

Já tomu říkám „spánkový cyklus ADHD-Produktivita“:

Aplikace Spánkový cyklus nám nabízí způsob, jak tento vzorec přerušit. Aplikace určuje kvalitu našeho spánku pomocí akcelerometru uvnitř chytrého telefonu. Funkce inteligentního budíku vás probudí na základě vaší spánkové fáze. Pokud musíte vstávat do 7 hodin ráno, aplikace Sleep Cycle vás probudí v rozmezí 20-30 minut na základě vaší nejlehčí fáze spánku. Tuto aplikaci používám už tři roky a mám ji rád.

Jak mohu přijít včas na schůzku?

Next Meeting pro Mac OS je malý widget, který se nachází v pravém horním rohu obrazovky poblíž hodin a panelu WiFi. Informuje vás o tom, kolik času vám zbývá do další schůzky. Synchronizuje se s Kalendářem Google a iCal. Pokud vaše schůzka začíná za dvě minuty, oznámí vám, že schůzka právě začíná, což je velmi užitečné. Na počítači můžete vypnout upozornění a nezmeškat další schůzku.

Mám rád technologie, produktivitu a učení se novým věcem. Jako cílevědomý, zvídavý a k růstu směřující člověk, který má ADHD a naučil se vnímat neúspěch jako zpětnou vazbu, mohu říci toto: Cesta ke skvělému životu není snadná. Neexistuje žádná aplikace, která by dokázala přeprogramovat náš mozek s ADHD. Ale pokud zůstaneme zvídaví, budeme mít soucit sami se sebou a zaměříme se na postupný růst, můžeme žít úžasný život. Může to být těžké, ale to je v pořádku. Těžké věci zvládneme.

Doplňky, které vylepšují Google Chrome

Pokud používáte Google Chrome, existuje obchod s aplikacemi, který pro něj nabízí mnoho užitečných widgetů, aplikací a rozšíření. Tady je to, co podle posluchačů mého podcastu (ADHD reWired) používají:

Správci hesel

• 1Password
• LastPass

Psaní/Gramatika/Komunikace

• Boomerang a Boomerang Calendar. Dva doplňky Gmailu, které sledují e-maily a plánují schůzky v rámci e-mailu.
• Grammarly (viz výše).
• Snap&Read Universal. Čtečka textu, která zjednodušuje slovní zásobu, překládá text, čte nepřístupný text.

Reducing Distractions/Increasing Focus

• Momentum. Domovská obrazovka, která se ptá: „Jaký je váš hlavní cíl pro tento den?“. Pokud odpovíte, připomene vám tento cíl pokaždé, když otevřete novou kartu.
• Blokátor zpravodajského kanálu Facebooku
• AdBlock
• uBlock Origin. Když máte pomalý internet, uvolníte tím šířku pásma, kterou zabírají reklamy.

Správa příliš mnoha otevřených karet

Pro tento častý problém s ADHD existuje spousta skvělých rozšíření pro Chrome:

• OneTab. Zbaví se přebytečných karet.
• Session Buddy. 100 karet prohlížeče? Jsou minulostí!
• The Great Suspender. Uvolní karty prohlížeče, aby nemohly žrát tuny paměti. Jednoduchým kliknutím myši se stránka znovu načte.
• Toby. Rozšíření pro správu karet.

Čtení bez odvádění pozornosti

• CleanPrint. Umožňuje vytisknout pouze textovou verzi online článku. Bez obrázků. Žádné reklamy.

Sledování vaší práce

• BackStop. Zakáže aktivaci tlačítka Backspace pro přechod na předchozí stránku v prohlížeči. Pokud jste ztratili práci při vyplňování online formuláře, protože vás backspace donutil vrátit se zpět, je to skvělé rozšíření.
• Pomodoro Timer
• Pomodoro Assistant

Organizace článků a webových stránek na později

• Pocket. Ukládá webové stránky.
• Evernote. Umožňuje snadno zachytit a uložit články z webových stránek.

Jak si zpřehlednit a zvládnout úkoly

Podívejte se na svůj seznam úkolů. Najděte úkoly, které jste si zapsali jako podstatná jména, a přidejte k nim slovesa. Například pokud jste si do seznamu napsali „lékař“, jaký skutečný úkol se tím myslí? Musíte zavolat svému lékaři? Potřebujete najít lékaře? Můj úkol by zněl: „Zavolejte doktoru Goldbergovi na číslo 555-555-5555, abyste se objednali na roční prohlídku a zeptali se, zda potřebuji laboratorní vyšetření. Poté, co mi bude naplánována schůzka, naplánujte mi laboratorní vyšetření.“ Jsem tak konkrétní. Zkuste to. Možná zjistíte, že problém nebyl v aplikaci. Jde o to, že když na seznamu vidíte „lékař“, nevíte, jaký by měl být váš první krok.

Uložit

Aktualizováno 5. února 2021

.