3 důvody, proč jsem přešel z Mac Mailu na Spark od Readdle

A s příchodem iOS 14 na podzim, který uživatelům iOS umožňuje nastavit e-mailové aplikace třetích stran jako výchozího poštovního klienta, budu Spark určitě používat raději.

Povím vám proč…

3 důvody, proč jsem přešel z aplikace Mail na Spark Mail

Již dříve jsem se zmínil, že mám přehled o svých e-mailech. Praktikuji dvě zásady, které vám řekne každý guru produktivity: inbox zero a touch-it-once. Uplatňuji také zásady Getting Things Done (GTD).

Nulová schránka znamená, že e-maily buď smažete/archivujete tak, abyste v nich neměli nic. Metoda touch-it-once znamená, že když e-mail otevřete (dotknete se ho), musíte na něj reagovat. To znamená pracovat na něm, pokud je to pro vás úkol, delegovat ho na jiné lidi a vytvořit následnou akci, smazat/archivovat ho nebo ho odložit do budoucna.

Ačkoli mám Apple rád, jeho nativní aplikace nemají potřebné funkce, které zkušení uživatelé potřebují.

Proto jsem přešel na Spark Mail.

Důvod 1: Synchronizace

Jak jsem zmínil, mám nejméně 10 e-mailových účtů. Pracuji v podstatě kdekoli, pokud je k dispozici připojení k internetu. Ať už jsem doma, v kavárně nebo na cestách, potřebuji mít přístup ke všem svým věcem. A to se týká i e-mailu.

Jednou věcí, které jsem si všiml, je, že když nastavuji svůj iPad, musím po zadání svého Apple ID ještě ručně nakonfigurovat všechny své poštovní účty. Pokud mě paměť neklame, před pár lety se po nastavení nového zařízení Apple a zadání Apple ID vše synchronizovalo, včetně e-mailových účtů. Ale zdá se, že to už nefunguje.

Když jsem nastavoval Spark, původně jsem si vytvořil účet na Macu. Pak se mi zobrazila obrazovka s informací, že mohu použít svou e-mailovou adresu k synchronizaci všech svých účtů ve všech zařízeních.

Když jsem tedy nainstaloval aplikaci do iPhonu a iPadu, stačí přihlásit můj první e-mailový účet, a pak už vše funguje.

Například na iPadu jsem přidal svůj druhý a třetí e-mail. Po několika vteřinách se objevil i na mém Macu.

Jediná věc, která se mi při nastavování účtu na iPhonu nelíbila, byla, že kdykoli jsem přepnul aplikaci, možnosti přihlášení se obnovily na začátek. Je to nepříjemné, protože ve všech svých účtech používám vícefaktorové ověřování (MFA). Takže jakmile jsem zadal heslo, jsem vyzván k zadání přístupového kódu. Jakmile přepnu aplikaci, zapamatuji si kód a vrátím se do Sparku, musím projít procesem přihlášení od začátku. Proto jsem musel přidat všechny ostatní účty na notebooku, protože potřebuji přístup k aplikaci Authenticator na telefonu.

Když pominu, že jsem později večer otevřel iPad, po pár vteřinách jsem tam měl všechny ostatní účty. Jako mávnutím kouzelného proutku.

Důvod 2: Přizpůsobení

V aplikaci Spark Mail je spousta skvělých věcí, ale nebudu rozebírat každou z nich. Budu mluvit jen o věcech, které se mi opravdu líbí.

1. Přizpůsobitelnost. Gesta přejetí prstem

Zůstávám nad svými e-maily díky rychlému rozhodování. V závislosti na tom, jaké jsou, kdo je poslal, na denní době/týdnu a mnoha dalších věcech se rozhoduji, co budu dělat dál.

Tyto možnosti jsou obvykle otevřít/přečíst si je, smazat/archivovat, řešit je později (odložit) nebo vytvořit úkol, abych na nich pracoval.

A k tomu slouží gesta přejetí prstem.

V závislosti na tom, jak s e-maily zacházíte, je lze přizpůsobit. V mém případě je to téměř vždy jedna z těchto možností:

1. Přesunout (do složky nebo značky uvnitř Gmailu)
2. Odložit – to je možnost odložení. E-mail odložím řekněme do zítřka do 9 hodin ráno, takže se e-mail „odstraní“ z mé schránky a objeví se znovu až zítra v 9 hodin.
3. Do Omnifocusu – to je moje aplikace pro správu úkolů. Můžete sem přidat další integrace třetích stran (o kterých budu mluvit níže).
4. Odstranit

Jiné aplikace umožňují přejetí doleva/doprava a provést pouze jednu věc. Spark vám nabízí čtyři možnosti, a to tak, že mění délku přejetí prstem. Podívejte se na tyto dva obrázky.

V průběhu času jsem změnil způsob používání těchto možností přejetí prstem, ale stále je pravidelně používám. Jakmile vidím předmět, okamžitě vím, co mám dělat. To mi ušetří spoustu času. Místo toho, abych chodil dovnitř, klepal na několik tlačítek jen proto, abych se dostal do archivu nebo sdílel do jiných aplikací, mohu to udělat ve schránce.

2. Připomínky

Pokud jste fanoušky knihy GTD od Davida Allena, je tam část, kde si vytvoříte úkol, abyste mohli sledovat někoho, komu jste úkol zadali/pověřili. A pokud jste manažer, je to něco, co byste měli dělat také (a nenechávat to na náhodě, že vás váš přímý podřízený bude informovat).

Dalším případem použití je, že se chcete ujistit, že jste navázali kontakt se svým šéfem nebo klientem, pokud vám po uplynutí doby X neodpověděl.

Tady přichází na řadu připomenutí.

Řekněme, že je úterý. Dnes odešlete e-mail klientovi s žádostí o schůzku v pátek. Do e-mailu můžete přidat připomenutí, abyste byli na tento e-mail upozorněni, pokud neobdržíte odpověď do zítřejší deváté hodiny ranní (středa).

Pokud jste od klienta obdrželi potvrzení (nebo jakoukoli odpověď) kdykoli před uvedeným připomenutím, upozornění neobdržíte.

To je skvělé, protože to eliminuje jeden další krok ve vašem pracovním postupu. Uvolní to vaši mysl, takže se můžete soustředit na důležitější věci. Odešlete e-mail a automaticky se vám připomene ve vámi stanoveném termínu. Nemusíte si také pamatovat na schůzku. Pomáhá vám to ušetřit část duševní energie, kterou můžete věnovat jiným úkolům.

Skvělé na tom je, že si také můžete přizpůsobit možnosti, které se zde zobrazují. Zda chcete, aby zítra bylo 8 hodin ráno, nebo aby dnes bylo vždy později +6 hodin atd.

To můžete udělat v nastavení > Plánování. Pak vyberte, který z nich chcete upravit. To platí pro funkce Snoozes, Reminders a mou oblíbenou funkci Send Later.

3. Odložení

Možnost Odložení umožňuje odstranit e-mail ze schránky (a dosáhnout tak nulové schránky), i když jste se ještě nerozhodli, co s daným e-mailem uděláte.

Můžete si e-mail nechat odložit, aby se dnes skryl a objevil se až příští týden. Pak přijde týden a vy ho opět uspíte na další týden. Jen buďte při používání této možnosti obezřetní. Jejich neustálým uspáváním ničeho nedosáhnete.

Pamatujete si na metodu dotyk-jednou, kterou jsem zmínil dříve? Pokud ji zkombinujete s konceptem inbox zero, budete produktivnější.

Proč?“

Protože pokud se jí budete opravdu držet, budete si velmi dobře uvědomovat, kdy kontrolovat e-maily. Už nebudete žít ve své doručené poště. Budete mít skutečně čas dělat věci.

Příklad vidíte dva e-maily. Zpravodaj z blogu, který sledujete, a e-mail od kolegy. Je 16:45.

Při použití těchto dvou zásad odložíte newsletter na zítřejší ráno, protože si ho nestihnete přečíst, protože se chcete dostat včas domů. Otevřete si e-mail od kolegy, přečtete si ho a podniknete příslušné kroky.

Nebo v mém případě mi přišel kupón na jídlo zdarma (hurá!). Jediný způsob, jak ho využít, je ukázat e-mail při objednávce. Momentálně jsem na cestách v jiné zemi. Takže jsem to odsunula až na pár dní po návratu. Do kdy to budu moci skutečně využít.

Je to mimo mou schránku. Už se o to nemusím starat. Až se mi znovu objeví ve schránce, můžu se rozhodnout, co s ní udělám pak. Mám jít do té restaurace a vyžádat si ji? Nebo ji zase odložím na víkend?“

4. Odeslat později

To je jedna z mých nejoblíbenějších funkcí ve Sparku.

Mám klienty v různých časových pásmech. To někdy ztěžuje komunikaci. Ale to neznamená, že není šance najít řešení.

Funkce odeslat později je skvělá, protože pokud mám velmi důležitý e-mail, řekněme zprávu, nebo potřebuji, aby bylo učiněno rozhodnutí, naplánuji jeho odeslání na ráno v časovém pásmu mého klienta. Proč?“

Protože i když e-maily čteme pořád, je to jeden ze způsobů, jak projevit úctu mému klientovi. Pokud jsou na tom podobně jako já, také dostávají každý den spoustu e-mailů od zákazníků, jiných dodavatelů, svého týmu. Pokud vím, že je pro ně večer, vyhýbám se posílání e-mailů, které jim nechci brát z času na odpočinek nebo od rodiny.

Dalším důvodem je, že většina lidí podniká kroky během dne. Takže i když si e-mail přečtou, mohou se na něj vyspat a nic neudělají.

Podívejte se sami sebe: Přečetli jste si někdy e-mail a pak si řekli, že na něj zítra odpovíte? S největší pravděpodobností ano.

A co se stane druhý den?

Je tu mimořádná schůzka. Nebo problém s dopravou. Nebo další požár, který je třeba uhasit.

Přišly desítky e-mailů a pohřbily ten, na který jste chtěli odpovědět.

Takže nejlepší postup? Naplánujte čas odeslání tak, aby do jejich schránky dorazil ráno.

A jak jsem již zmínil, zde si můžete plán přizpůsobit podle svých preferencí.

Důvod 3: Integrace

Považuji se za zkušeného uživatele. Proto používám aplikace a pokročilé funkce, které mi pomáhají být produktivnější. V tom má Spark oproti ostatním e-mailovým aplikacím výhodu. Má integrace se softwarem třetích stran, který už pravděpodobně používáte.

V mém případě jsou aplikace, které denně používám, OmniFocus, Asana a Pocket.

Pokud jste si všimli dříve, jedna z mých možností přejetí prstem vede do OmniFocus. Je to můj oblíbený software pro správu úkolů. Když je to úkol pro mě, který nemusím udělat hned, přidám ho tam.

Ale pokud se týká klienta, přidám ho místo toho do Asany, protože tu používá i klient.

Řekněme, že je to e-mail od klienta a jsou tam věci, které mám udělat. Po přečtení e-mailu jej mohu přidat do Asany, vybrat pracovní prostor, projekt a příjemce. To se zobrazí na mém účtu Asana. Pokud jsem ho přiřadil sobě, bude tam v mé schránce a bude čekat, až s ním něco udělám.

Nebo pokud je to něco, co si chci přečíst později, jednoduše zvolím přidání do kapsy.

Zvláštní poznámka k obavám o soukromí e-mailu Spark

Jestliže jste jako většina lidí, pravděpodobně si děláte průzkum ohledně používání e-mailu Spark. Jednou z nejkontroverznějších otázek, na kterou jsem při pátrání o Sparku narazil, jsou jeho zásady ochrany osobních údajů.

Při pátrání jsem si přečetl tento příspěvek.

Ale stejně jako u všeho, ani zde nemusíte věřit všemu, co najdete na internetu.

Provedl jsem tedy další pátrání a našel další vlákno, které zásady ochrany osobních údajů Sparku vysvětluje a rozvádí.

Tl;dr: nestojí to za váš čas.

Musí, ale nemusí být problém se soukromím nebo shromažďovanými informacemi. Ale to je na Sparku a nijak se to neliší od jiných e-mailových klientů (jako je Outlook) nebo aplikací, kterým poskytujete přístup ke svým účtům. Takže, jak jsem řekl, nemusíte se obávat zásad ochrany osobních údajů Sparku, protože na nich není nic podezřelého.

Srovnání zásad ochrany osobních údajů Sparku a Outlooku

Protože je to stále velmi populární téma, rozhodl jsem se do něj sám rýpnout.

Hlavní problém, který má většina lidí s poštou Spark, je, že ukládá vaše hesla na svých serverech. Stačí se podívat do sekce komentářů v tomto příspěvku.

Ano, dělají to. Zde je úryvek ze zásad ochrany osobních údajů společnosti Spark. Pro zdůraznění, tyto přihlašovací údaje používají pro přístup k vaší elektronické poště a pro synchronizaci mezi více zařízeními.

Je to jasné? Skvělé. Nyní se podívejme na zásady ochrany osobních údajů společnosti Microsoft.

V podstatě totéž.

Jediný rozdíl je v tom, že Spark je uvádí vysoko na stránce a v jednoduché, snadno čitelné angličtině.

Závěr

Měli byste tedy nadále používat standardní Mac Mail, nebo přejít na Spark Mail od Readdle?

Spark pro vás může, ale nemusí být vhodný. Záleží na tom, jak e-mail používáte, a na vašem vlastním pracovním postupu. Pokud pravidelně používáte aplikace jako Dropbox a Disk Google nebo Asana a OmniFocus a nakonec musíte stahovat a nahrávat soubory do těchto služeb, pak stojí za to zvážit Spark. Pokud ale opravdu jen posíláte a přijímáte e-maily, pak vám možná bude stačit základní aplikace Mail.

Je zde spousta skvělých funkcí, které jsem zde nerozebíral, protože většina z nich je již „očekávaná“, jako například rychlá aplikace a jednoduché uživatelské rozhraní. A jsou tu i věci, které jsem ještě nepoužil, jako je delegování e-mailu na váš tým a šablony (!!).

Neváhejte si aplikaci stáhnout a prozkoumat ji sami. Je zdarma. A tohle není placený příspěvek 😉

A jak říká jejich slogan, znovu si zamilujte svůj e-mail.

.