11 tipů pro úspěšnou pitvu

Aktualizace: Tento článek jsem napsal v roce 2015, ale s novým rokem za zády jsem si řekl, že bych ho měl aktualizovat o všechny poznatky, které jsem na téma pitvy získal. Zpětně jsem si uvědomil, že jsem vynechal jednu klíčovou radu, kterou se snažím zahrnout do všech svých postmortemů. Co je tedy lepší než 10 tipů pro úspěšnou post-mortem? Představuji vám 11 nových a vylepšených tipů pro úspěšnou post-mortem. (Spoiler: č. 5 je nový.)

Mám rád schůzky. Vlastně to upřesním. Mám rád kreativní, strategicky zaměřené schůzky, jako je brainstorming nebo jeho emo bratranec, post-mortem.

Co je to post-mortem? Pro někoho je to ohledání mrtvoly s cílem určit správnou příčinu smrti. Pro jiné vyrovnanější jedince (bez urážky Dany Scullyové) je to diskuse (obvykle na konci projektu), jejímž cílem je identifikovat a analyzovat prvky projektu, které byly úspěšné nebo neúspěšné. Je to odpověď na otázku: „Jak jsme si vedli?“

Mnoha lidem připadá název „postmortem“ příliš makabrózní. Raději by tomu říkali „retrospektiva“, což mi přijde nudné a bez fantazie. I když byl projekt od začátku do konce směšně úspěšný, post-mortem znamená konec práce (nebo etapy) a váš tým je pravděpodobně rád, že ji má za sebou. Kdyby bylo po mém, nazval bych to “ Super Post-Mortem Extravaganza!!!“. A teď mi neříkejte, že byste na ni nešli raději než na “ Retrospektivu.“

Není jen pro jednorázové projekty

Mnoho lidí se domnívá, že post-mortems jsou jen pro jednorázové projekty. I když jsou nesmírně důležité pro projekty s jasně definovaným datem zahájení a ukončení – myslím aplikace, webové stránky, infografiky atd. – jsou stejně užitečné i pro průběžné marketingové aktivity. Post-mortems mohou udržet celkový obraz v perspektivě s měsíčními, čtvrtletními nebo ročními přehledy. Je zřejmé, že provádět jeden každý měsíc je časově náročné, ale několik hodin každé čtvrtletí je dobře strávený čas.

Nejen pro agentury

Post-mortemy nejsou jen pro agentury, které se snaží udržet klienty nebo získat nové zakázky. Stejně užitečné jsou i na straně značky. Stejně tak mohou marketingoví ředitelé těžit z post-mortems po ukončení jakékoli kampaně nebo projektu. Podotýkám, že v ideálním světě se post-mortem může účastnit tým klienta i tým agentury společně. Nezapomeňte, že jde o otázku „Jak jsme si vedli?“

Takže teď, když jste se přesvědčili o úžasnosti post-mortemu a pravděpodobně jste si už jeden naplánovali, zde je mých 10 tipů, jak z post-mortemu vytěžit maximum:

(Poznámka: Pro účely těchto tipů je budu uvádět v kontextu jedné kampaně s cílem dokončení, nikoliv probíhajícího projektu.)

Provádějte postmortem u každého projektu, bez ohledu na to, jak je malý nebo velký, bez ohledu na výsledek.

I když je projekt malý, vždy se objeví věci, které vám pomohou poučit se pro větší projekty. Řekněme například, že se projekt zpozdil kvůli problémům s komunikací. U malého projektu by to mohlo vést ke zpoždění o několik dní. Ale u rozsáhlého projektu by vás to mohlo zdržet o měsíce a hlavně zvýšit náklady na dvojnásobek. Vždy se jedná o zábavný rozhovor s finančním ředitelem.

Důležité je, že by se měly provádět postmortality bez ohledu na to, jak dobře projekt dopadl. Někteří mají tendenci si myslet, že postmortem je jen o tom, co se nepovedlo. Já o ní opět raději přemýšlím jako o tom, „jak jsme si vedli a proč?“. Nikdy jsem nepracoval na projektu, který by dopadl perfektně. Stejně tak jsem nikdy nepracoval na projektu, který by byl naprostou katastrofou. Vždy se dá něco cenného naučit.

„Ve chvíli, kdy se neučíte, věřím, že jste mrtví.“
Jack Nicholson

Naplánujte si postmortem bezprostředně po skončení projektu.

Jestliže jste jako já, detaily projektu se vám vypaří z paměti, když skončí velký nápor. Pokud projekt dopadne dobře, ztrácíme ve světle dobře odvedené práce problémy ze zřetele. Pokud projekt dopadne špatně, ztrácíme ze zřetele úspěchy, když se snažíme přijít na to, co bylo špatně. Udělejte si pitvu, dokud jsou detaily ještě čerstvé. Bonusové body za to, že si je naplánujete předem.

„Bledý inkoust je lepší než nejlepší paměť.“
Čínské přísloví

Nastavte si konstruktivní myšlení.

To je zdaleka nejdůležitější rada na tomto seznamu. Post-mortem není o zdůrazňování neúspěchů za účelem přisuzování viny. Nejde o přezkoumání výkonnosti zaměstnanců. Jde o přezkoumání práce a výsledku za účelem týmového a osobního zlepšení. Musí být konstruktivní.

Proto je důležité, aby byl váš tým správně naladěn: pozitivně a zaměřen na učení, nikoli na obranu nebo hyperkritiku. Nejlepším způsobem, jak toho dosáhnout, je začít rozhovor něčím pozitivním. Obecně platí, že čím silnější nebo pyšnější se cítí, tím efektivněji dokáží zpracovat konstruktivní kritiku.

Jak vždy rád říká jeden z členů mého týmu, když se něco nepovede: „No, nikdo nebyl zabit, takže…“. Připomeňte všem, že bez ohledu na to, jak trapný je to přehmat, se z něj můžete poučit. Samozřejmě to nefunguje, pokud někdo zemřel, ale žádný projekt Portent zatím nikoho nezabil… tak mi to bylo řečeno.

„Jsem typ člověka, který rád vytváří prostředí a mentalitu – ne proto, že bych to dělal záměrně, ale proto, že tak rád žiju – kde od cateringu přes make-up, vlasy až po garderobu, elektrikáře, osvětlovače kamerového oddělení, zvuk, víte, je to náš film; jsme spolu a máme to kamarádství a blízkost.“
Steve McQueen

Vytvořte si program jednání.

I uvolněná schůzka potřebuje program. To poslední, co chceme, je naprosto neorganizovaný zmatek, který vás po hodině zanechá bez představy, co jste se vlastně dozvěděli. Mít agendu vlastně pomůže se všemi tipy, o kterých jsem zatím mluvil.

Tady je vzorová agenda pro efektivní poradu:

1. Nastavení tónu / vysvětlení formátu (5 min) – Toto je pravděpodobně nejkritičtějších, klíčových 5 minut porady. Je to místo, kde skupině připomenete, že tato post-mortem je především o konstruktivní analýze. Je to vaše šance usměrnit myšlení skupiny a snad ji přimět, aby se uvolnila a cítila se dostatečně bezpečně pro skutečně produktivní sezení.
2. Rekapitulace projektu (2 min) – To je vše. Podáte shrnutí toho, o čem projekt byl a jaká byla počáteční očekávání. To vám umožní zaměřit se na měřitelné cíle, abyste mohli objektivně zhodnotit, zda byl projekt úspěšný.
3. Rekapitulace výsledku (3 min) – I když se mohou lišit názory na to, jak podle všech proces probíhal, obvykle existuje celkem jasná představa o tom, zda byl cíl splněn. Byl klient spokojen? (Může se jednat o klienta v pravém slova smyslu nebo o CMO vaší vlastní společnosti). Překročily náklady stanovený rozpočet? Byl produkt dodán včas?“
4. Otázky členů týmu (40 min) – Toto je jádro post-mortem. Kde se celé toto nastavení vyplatí. Je to místo, kde se konverzace skutečně rozproudí a členové vašeho týmu dostanou příležitost promluvit. Pomáhá začít tím, že položíte jednomu člověku otázku a umožníte lidem, aby se navzájem odreagovali. Důležité je, aby každý dostal příležitost přispět. Zde jsou otázky, které rád kladu:
   1. Jste hrdí na naše hotové výstupy? Pokud ano, díky čemu byly skvělé? Pokud ne, co bylo špatně nebo co chybělo?
   2. Dosáhli jsme požadovaných výsledků a mělo to dopad?
   3. Které z našich metod nebo procesů fungovaly obzvlášť dobře?
   4. Které z našich metod nebo procesů byly obtížné nebo frustrující?
   5. Jak byste příště postupovali jinak, abychom se této frustraci vyhnuli?
   6. Co bychom příště ještě mohli udělat lépe?
   7. Co vás na projektu nejvíce potěšilo nebo profesně uspokojilo?
5. Závěrečné shrnutí (10 min) – Zde všem poděkujete za účast a dáte jim vědět, že brzy přijdou poznámky.

Přiznejte, že může být opravdu náročné dodržet tento program za pochodu, ale poslední věc, kterou chcete udělat, je zabránit organickému průběhu rozhovoru. Většinou bude konverzace přirozeně přeskakovat z jedné otázky na druhou. Důležité je, abyste se ujistili, že každá z odpovědí je součástí rozhovoru a každý se k nim může vyjádřit.

„Nepřipravíte-li se, připravujete se na neúspěch.“
Benjamin Franklin

Před schůzkou rozešlete všem účastníkům dotazník.

Program je nesmírně důležitý, ale bude těžké dodržet časový plán, pokud účastníci nebudou sami připraveni, když si promyslí všechny otázky, které plánujete probrat. Pokud si je ještě nepromysleli, garantuji vám, že když se jich zeptáte, jaké metody nebo postupy se jim osvědčily, dočkáte se nejméně 10-20 vteřin prázdných pohledů.

To je produktivní ze dvou důvodů. Za prvé, s větší pravděpodobností dostanete lepší odpovědi. Je těžké přijít na místě s něčím věcným. Za druhé, když má někdo konečně pocit, že má dobrou odpověď, nikdo jiný ho nebude poslouchat, protože je zaneprázdněn snahou vymyslet dobrou odpověď sám.

Proto se spolu s jednoduchým programem ujistěte, že jste všem účastníkům poslali seznam otázek, nad kterými by se měli před schůzkou zamyslet. Nejlepší bude, když jim na to dáte dostatek času, aby to nebylo na poslední chvíli těsně před posudkem.

„Musíme otevřít dveře příležitostem. Ale musíme také naše lidi vybavit tak, aby těmito dveřmi mohli projít.“
Lyndon B. Johnson

Určete si moderátora.

Současně s programem musí být určena jedna osoba odpovědná za moderování porady. Obvykle se jedná o stejnou osobu, která stanovila pořad jednání a naplánovala poslech. Přítomnost moderátora nejenže vytváří nárazníkové koleje pro konverzaci, ale umožňuje všem ostatním členům týmu volně vyjádřit svůj názor, aniž by se nadměrně starali o strukturu nebo průběh.

Dobrý moderátor poskytne správnou míru volnosti, aby se konverzace dostala na přetřes, než ji opět usměrní.

Moderátor by měl být také tím, kdo bude pořizovat poznámky. Doporučuji používat bílou tabuli. To umožní členům týmu zůstat zaujatí a ne si horečně čmárat poznámky.

„Můžete zopakovat tu část, kde jste říkal o všech věcech?“
Homer Simpson

Udržujte pohodu.

Jak jsem již zmínil, miluji kreativní strategické porady. Bývají uvolněnější, a proto i zábavnější. Obávané, vysoce napjaté porady po skončení zabíjejí kreativitu a uzavírají váš tým do jeho osobních ulit. Taková porada je stejně produktivní, jako když si celý tým zdřímne.

Většinu času odhalujete nepříjemné věci. Záměrně podporujte uvolněné prostředí. Pokud je porada brzy ráno, přineste kávu a koblihy. Pokud je to později během dne, přineste pivo a no… koblihy. Vždycky přineste koblihy.

„Veselá nálada, posílená uvolněním… je lék, který zahání všechny přízraky strachu.“
George Matthew Adams

Podněcujte k účasti.

Cílem post-mortem je hluboký ponor do projektu a učení se jako tým. Tím, že se vynoří perspektivy všech členů skupiny – z nichž mnozí jsou často spíše v pozadí – nám umožní odhalit problémy na mikroúrovni, které v součtu mají vážný makro dopad. Pokud se vyjadřuje jen několik členů týmu, nezapomeňte se zeptat i ostatních, jaké mají názory. Někdy stačí jen malé pobídnutí, aby se lidé cítili pohodlně a začali mluvit.

„V týmové práci není mlčení zlaté, ale smrtící.“
Mark Sanborn

Nechte notebooky za sebou.

Stejně jako u tvůrčích brainstormingů dávám přednost tomu, aby post-mortems byly záležitostí bez obrazovek. Lidé jsou povzbuzováni, aby si přinesli poznámky, ale počítače často poskytují více rozptýlení, než za co stojí. Pro ty, kteří se už tak trochu zdráhají podělit se o své myšlenky, není nic horšího než otevřít téma a zjistit, že jim lidé nevěnují pozornost. Poslechová diskuse by měla vytvořit dialog a odrazit myšlenky a nápady tam a zpět. V tomto procesu není místo pro počítač – ani pro psaní poznámek. (Později vysvětlím proč.)

„Úspěšný bojovník je průměrný člověk, který se soustředí jako laser.“
Bruce Lee

Vypracujte akční závěry.

I ta nejproduktivnější post-mortem je k ničemu, pokud z ní nevyplynou jasné, akční závěry. „Dělejte to lépe“ je vskutku ušlechtilý takeaway, ale jak podle toho příště jednat? Potřebujete konkrétní úkoly, na které si tým vzpomene v zápalu dalšího projektu.

Pokud byla v našem předchozím příkladu problémem komunikace, možná je akčním výstupem stanovení pravidelnějších osobních kontrolních schůzek.

Akční výstupy stanoví jasná očekávání. Tým se může vzájemně zodpovídat za jejich realizaci na dalším projektu.

„Schopnost organizace učit se a rychle toto učení převádět do akce je nejvyšší konkurenční výhodou.“
Jack Welch

Sdílejte post-mortem takeaways.

Nic převratného. Poslední důležitou radou je podělit se o post-mortem takeaways s kýmkoli, kdo by mohl mít z vašich nově nalezených perel moudrosti prospěch. To se rozhodně týká i vašich účastníků post-mortem. Věnujte však čas tomu, abyste zjistili, kdo ve vaší společnosti řeší stejné problémy.

„Podělte se o své znalosti. Je to způsob, jak dosáhnout nesmrtelnosti.“
Jeho Svatost dalajlama

Ačkoli jsou některé z těchto tipů o něco přísnější než jiné, nejdůležitější je mít na paměti, aby povaha post-mortemu byla lehká, ale přesto produktivní a působivá. Pokud se vám to podaří, budete sledovat, jak si váš tým odnáší nesmírně cenné poznatky, díky nimž bude příští projekt ještě lepší.

Nebo pokud je toho všeho příliš, nezapomeňte to nazvat Super Post-Mortem Extravaganza. A vezměte s sebou koblihy.