Co je to účetní informační systém (AIS)?
Účetní informační systém (AIS) zahrnuje shromažďování, uchovávání a zpracování finančních a účetních údajů, které používají interní uživatelé pro vykazování informací investorům, věřitelům a daňovým úřadům. Obecně se jedná o počítačovou metodu sledování účetní činnosti ve spojení se zdroji informačních technologií. AIS kombinuje tradiční účetní postupy, jako je používání obecně uznávaných účetních zásad (GAAP), s moderními prostředky informačních technologií.
Jak se používá účetní informační systém (AIS)
Účetní informační systém obsahuje různé prvky důležité v účetním cyklu. Ačkoli se informace obsažené v systému liší podle odvětví a velikosti podniku, typický AIS obsahuje údaje týkající se příjmů, výdajů, informací o zákaznících, informací o zaměstnancích a daňových informací. Konkrétní data zahrnují prodejní objednávky a analytické přehledy, nákupní objednávky, faktury, šekové registry, inventury, mzdy, účetní knihy, zkušební bilance a informace o finančních výkazech.
Účetní informační systém musí mít databázovou strukturu pro ukládání informací. Tato databázová struktura je obvykle naprogramována pomocí dotazovacího jazyka, který umožňuje manipulaci s tabulkami a daty. AIS má řadu polí pro zadávání dat i pro úpravu dříve uložených dat. Účetní informační systémy jsou navíc často vysoce zabezpečené platformy s preventivními opatřeními proti virům, hackerům a dalším externím zdrojům, které se snaží získat informace. Kybernetická bezpečnost je stále důležitější, protože stále více společností ukládá svá data elektronicky.
Různé výstupy účetního informačního systému jsou příkladem všestrannosti jeho možností manipulace s daty. AIS vytváří sestavy včetně přehledů o stárnutí pohledávek na základě informací o zákaznících, odpisových plánů pro dlouhodobý majetek a zkušebních rozvah pro finanční výkaznictví. Lze také reprodukovat seznamy zákazníků, výpočty zdanění a stavy zásob. Korespondence, poznámky nebo prezentace však nejsou součástí AIS, protože tyto položky přímo nesouvisejí s finančním výkaznictvím nebo účetnictvím společnosti.
Výhody účetních informačních systémů
Meziodvětvové propojení
Účetní informační systém se snaží o propojení více oddělení. V rámci systému může obchodní oddělení nahrát rozpočet prodeje. Tyto informace využívá oddělení řízení zásob k provádění inventur a nákupu materiálu. Po nákupu zásob může systém upozornit oddělení závazků na novou fakturu. AIS může také sdílet informace o nové objednávce, aby o prodeji vědělo oddělení výroby, expedice a zákaznického servisu.
Vnitřní kontroly
Nedílná součást účetních informačních systémů se týká vnitřních kontrol. Do systému lze umístit zásady a postupy, které zajistí, aby byly ve firmě uchovávány citlivé informace o zákaznících, dodavatelích a obchodech. Pomocí schvalování fyzického přístupu, požadavků na přihlášení, protokolů o přístupu, oprávnění a rozdělení povinností lze uživatelům omezit přístup pouze k relevantním informacím nezbytným pro výkon jejich obchodní funkce.
.