Quando uma testemunha é notificada com uma intimação federal em um caso civil, obrigando a sua presença, a intimação deve acompanhar uma taxa de um dia de presença e uma taxa de milhagem. Se o Governo Federal estiver intimando a testemunha, “taxas ou quilometragem não precisam ser apresentadas”. (FRCP 45(b)
A taxa de comparência para intimações federais é regida e descrita em 28 USC 1821. As taxas das testemunhas são de $40,00 por dia e $,56 por milha, ida e volta desde a residência da testemunha até onde devem comparecer. A intimação deve acompanhar a taxa de comparência. Caso contrário, o serviço é inválido.
Os $40,00 são uma “diária” ou uma taxa diária. As testemunhas que comparecerem vários dias têm direito à taxa de comparência em cada dia em que a sua comparência é exigida.
Para além da taxa diária, a testemunha também tem direito a receber uma compensação pela viagem. Embora o cálculo mais comum seja sobre uma base de quilometragem, a lei permite outras compensações. Se a testemunha utilizar uma “transportadora comum” para a viagem, a despesa real para o meio de viagem mais econômico será reembolsada. A compensação pode ser concedida com base na apresentação de recibos e, por inferência, a compensação de viagem pode ser oferecida após os custos serem incorridos.
Outro cálculo de compensação é o pagamento com base na quilometragem. O estatuto autoriza uma taxa de milhagem “igual ao subsídio de milhagem que o Administrador de Serviços Gerais prescreveu, sob o artigo 5704 do título 5, para as viagens oficiais dos funcionários do Governo Federal”.
Se a testemunha viajar num automóvel particular, o estatuto permite a quilometragem “à taxa por quilómetro estabelecida pelo Administrador (e) não deve exceder a taxa de quilometragem padrão única estabelecida pela Receita Federal”.
(5 USC 574(a)(1) Embora a taxa de milhagem não possa exceder a taxa de IRS, normalmente presume-se que o montante seja a taxa declarada. A taxa de IRS para 2012 é de $,56 por milha.
Então como é calculada a quilometragem? A “taxa de quilometragem permitida por lei” baseia-se numa “tabela uniformizada de distâncias adoptada pelo Administrador de Serviços Gerais”. A “tabela uniformizada de distâncias” adotada pela GSA é uma base de dados proprietária da “ALK Technologies” e não está disponível ao público sem uma assinatura. A GSA utilizava anteriormente informações do Departamento de Defesa, Comando de Gestão de Tráfego Militar, mas a sua base de dados também não está disponível.
Por isso não existe uma referência estatutariamente correcta para calcular a quilometragem. A seguir estão algumas sugestões. Seja qual for a sua utilização, esteja preparado mais tarde para documentar o método ou para estabelecer uma prática da empresa. A California Public Utilities Commission publicou uma tabela de distâncias de e para cada cidade da Califórnia. Ainda assim, a informação é imprecisa porque as distâncias se destinam a regular a indústria de caminhões. Os caminhões são limitados a rolar apenas em estradas maiores e não podem pegar atalhos em estradas menores. A Associação Automobilística do Estado da Califórnia ou organização similar fornece distâncias entre dois pontos e responderá a consultas telefônicas. A maioria dos programas de mapeamento, mapquest.com ou GoogleMaps, etc., também o calcularão. O cálculo da quilometragem parece ser uma taxa para compensar milhas realmente percorridas e não um cálculo de uma distância “à medida que o corvo voa”
Um inquérito recente à GSA revelou que a quilometragem é agora determinada utilizando qualquer um dos programas de mapeamento mais conhecidos, tais como Mapquest, Streets, Trips, ou Rand McNally.
Existe um aparente conflito entre 28 USC § 1821, a definição das taxas, e FRCivP § 45, que obriga a licitação de “as taxas para um dia de comparecimento e a quilometragem”. 28 USC 1821 permite a compensação de viagem com base na quilometragem ou despesas de viagem através de uma transportadora comum, esta última apenas após a apresentação de recibos. Se a compensação pela viagem puder ser feita após a despesa ter sido incorrida em um caso, segue-se que qualquer insuficiência na compensação pela milhagem poderia ser paga da mesma forma após o serviço.
Se a residência da testemunha for desconhecida, pareceria razoável calcular a milhagem do endereço comercial da testemunha. Qualquer deficiência poderá ser compensada posteriormente.
Além da taxa de milhagem, a testemunha poderá ter direito a (1) taxas de estacionamento, (2) taxas de ferry, (3) custos de pontes, estradas e túneis, e (4) taxas de aterragem e ancoragem de aviões.
Adicionalmente, poderá ser pago um “subsídio de subsistência”, como por exemplo, pernoitar, a uma taxa prescrita pelo GSA. Cada estado e cidade foi classificado na página Taxas Diárias Domésticas no site do GSA.
Desde que as taxas das testemunhas são apresentadas “somente se a presença da pessoa for ordenada”, a inferência é que nenhuma taxa de testemunha precisa ser apresentada quando os registros de intimação de uma testemunha são apresentados sem exigir uma presença. A testemunha pode posteriormente recuperar os custos razoáveis da cópia. Ver também Windsor v. Martindale, 175 F.R.D. 665, 670 (D. Colo. 1997)
FRCivP § 45 Serviço de uma intimação federal
(b) Serviço.
(1) Uma intimação pode ser feita por qualquer pessoa que não seja parte e que não tenha menos de 18 anos de idade. A citação de uma intimação a uma pessoa nele mencionada será feita através da entrega de uma cópia da mesma a essa pessoa se a assistência da pessoa for ordenada, propondo a essa pessoa as taxas para um dia de quilometragem de assistência permitido por lei. Quando a intimação é feita em nome dos Estados Unidos ou de um oficial ou agência, as taxas e quilometragem não precisam ser apresentadas. A notificação prévia de qualquer produção comandada de documentos e coisas ou inspeção das instalações antes do julgamento será feita a cada parte da maneira prescrita pela Regra 5(b).
Title 28 U.S.C. § 1821. – Per diem e quilometragem em geral; subsistência
(a) (1) Salvo disposição legal em contrário, uma testemunha presente em qualquer tribunal dos Estados Unidos, ou perante um Juiz Magistrado dos Estados Unidos, ou perante qualquer pessoa autorizada a tomar seu depoimento sob qualquer regra ou ordem de um tribunal dos Estados Unidos, deverá receber as taxas e subsídios fornecidos por esta seção.
(2) Como usado nesta seção, o termo “tribunal dos Estados Unidos” inclui, além dos tribunais listados na seção 451 deste título, qualquer tribunal criado pelo Act of Congress em um território que é investido com qualquer jurisdição de um tribunal distrital dos Estados Unidos.
(b) Uma testemunha deverá receber uma taxa de comparência de $40 por dia para cada dia de comparência. Uma testemunha também será paga a taxa de comparência pelo tempo necessariamente ocupado para ir e voltar do local de comparecimento no início e fim de tal comparecimento ou em qualquer momento durante tal comparecimento.
(c) (1) Uma testemunha que viaja por transportadora comum será paga pelas despesas reais de viagem com base no meio de transporte razoavelmente utilizado, e a distância necessariamente percorrida de e para a residência de tal testemunha pela rota prática mais curta para ir e voltar do local de comparecimento. Tal testemunha deve utilizar um transportador comum à tarifa mais económica razoavelmente disponível. Será fornecido um recibo ou outra prova do custo real.
(2) Será pago um subsídio de viagem igual ao subsídio de quilometragem que o Administrador dos Serviços Gerais prescreveu, ao abrigo da secção 5704 do título 5, para viagens oficiais dos funcionários do Governo Federal, a cada testemunha que viaje em veículo particular. O cálculo da quilometragem de acordo com este parágrafo será feito com base numa tabela uniformizada de distâncias adoptada pelo Administrador dos Serviços Gerais.
(3) As taxas de portagem para estradas, pontes, túneis e ferries com portagem, tarifas de táxi entre locais de alojamento e terminais de transporte e taxas de estacionamento (mediante apresentação de um recibo de estacionamento válido), serão pagas na totalidade a uma testemunha que incorra em tais despesas.
(d) (1) Será pago um subsídio de estadia a uma testemunha quando for necessária uma pernoita no local de presença porque tal local está tão afastado da residência de tal testemunha a ponto de proibir o seu regresso a partir do dia de hoje.
(3) Um subsídio de estadia para uma testemunha que compareça numa área designada pelo Administrador dos Serviços Gerais como área de alto custo será pago num montante que não exceda o máximo do subsídio de estadia prescrito pelo Administrador, ao abrigo do artigo 5702(c)(B) do título 5, para viagens oficiais nessa área por funcionários do Governo Federal.
(e) Um estrangeiro que tenha saído em liberdade condicional para os Estados Unidos para ser processado, sob a seção 212(d)(5) da Lei de Imigração e Nacionalidade (8 U.S.C. 1182)(5), ou um estrangeiro que tenha admitido pertencer a uma classe de estrangeiros que são deportáveis ou que tenha sido determinado sob a seção 240 de tal Lei (8 U.S.C. 1252(b) para ser deportável, não será elegível para receber as taxas ou subsídios previstos por esta secção.
(f) Qualquer testemunha que esteja encarcerada no momento em que o seu testemunho é prestado (excepto para uma testemunha à qual se aplicam as disposições da secção 3144 do título 18) não pode receber honorários ou subsídios ao abrigo desta secção, independentemente de tal testemunha estar encarcerada no momento em que faz um pedido de honorários ou subsídios ao abrigo desta secção
Título 5 USC § 5704. – Quilometragem e subsídios relacionados
(a) (1) De acordo com os regulamentos prescritos na secção 5707 deste título, um funcionário que esteja envolvido em negócios oficiais para o Governo tem direito a uma taxa por milha estabelecida pelo Administrador de Serviços Gerais, em vez das despesas reais de transporte, para o uso de um automóvel particular quando esse meio de transporte for autorizado ou aprovado como mais vantajoso para o Governo. Em qualquer ano em que a Receita Federal estabeleça uma taxa de quilometragem padrão única para utilização facultativa pelos contribuintes no cálculo dos custos dedutíveis de operação dos seus automóveis para fins comerciais, a taxa por milha estabelecida pelo Administrador não deve exceder a taxa de quilometragem padrão única estabelecida pela Receita Federal.
(2) De acordo com os regulamentos prescritos na secção 5707 deste título, um funcionário que esteja envolvido em negócios oficiais para o Governo tem direito a uma taxa por milha estabelecida pelo Administrador dos Serviços Gerais, em vez das despesas reais de transporte, para o uso de um avião ou motocicleta privada quando esse modo de transporte for autorizado ou aprovado como mais vantajoso para o Governo.
(b) A determinação de que a viagem por um veículo particular é mais vantajosa para o Governo não é exigida na subseção (a) desta seção quando o pagamento por quilometragem é limitado ao custo da viagem por uma companhia aérea comum, incluindo a diária.
(c) Não obstante o disposto nas subseções (a) e (b) desta seção, em qualquer caso em que um funcionário contratado em negócios oficiais para o Governo opte por utilizar um veículo particular em vez de um veículo do Governo, o pagamento com base na quilometragem é limitado ao custo da viagem por um veículo do Governo.
(d) Além da tarifa por milha autorizada na subsecção (a) desta secção, o funcionário pode ser reembolsado por –
(1) taxas de estacionamento;
(2) taxas de ferry;
(3) custos de pontes, estradas e túneis; e
(4) taxas de aterragem e ancoragem de aviões
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