O que é um Sistema de Informação Contabilística (AIS)?
Um Sistema de Informação Contabilística (AIS) envolve a coleta, armazenamento e processamento de dados financeiros e contábeis usados por usuários internos para relatar informações a investidores, credores e autoridades fiscais. É geralmente um método baseado em computador para rastrear a atividade contábil em conjunto com recursos de tecnologia da informação. Um AIS combina práticas contábeis tradicionais, como o uso dos Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP), com modernos recursos de tecnologia da informação.
Como um Sistema de Informação Contábil (AIS) é Usado
Um sistema de informação contábil contém vários elementos importantes no ciclo contábil. Embora as informações contidas em um sistema variem entre setores e tamanhos de negócios, um AIS típico inclui dados relacionados a receitas, despesas, informações de clientes, informações de funcionários e informações fiscais. Dados específicos incluem ordens do cliente e relatórios de análise, requisições de compra, faturas, registros de cheques, inventário, folha de pagamento, ledger, balancete e informações do balanço financeiro.
Um sistema de informação contábil deve ter uma estrutura de banco de dados para armazenar informações. Esta estrutura de base de dados é tipicamente programada com linguagem de consulta que permite a manipulação de tabelas e dados. Um AIS tem numerosos campos para introduzir dados, assim como para editar dados previamente armazenados. Além disso, os sistemas de informação contabilística são frequentemente plataformas altamente seguras com medidas preventivas tomadas contra vírus, hackers e outras fontes externas que tentam recolher informação. A ciber-segurança é cada vez mais importante à medida que mais e mais empresas armazenam seus dados eletronicamente.
As várias saídas de um sistema de informação contábil exemplificam a versatilidade de seus recursos de manipulação de dados. Um AIS produz relatórios incluindo relatórios de envelhecimento de contas a receber baseados em informações de clientes, cronogramas de depreciação para ativos fixos e balancetes para relatórios financeiros. Listas de clientes, cálculos de impostos e níveis de inventário também podem ser reproduzidos. Entretanto, correspondências, memorandos ou apresentações não são incluídos no AIS porque esses itens não estão diretamente relacionados aos relatórios financeiros ou escrituração contábil de uma empresa.
Benefícios dos sistemas de informação contábil
Interface interdepartamental
Um sistema de informação contábil se esforça para fazer interface entre vários departamentos. Dentro do sistema, o departamento de vendas pode carregar o orçamento de vendas. Essas informações são usadas pela equipe de administração de estoques para realizar contagens de estoque e comprar materiais. Na compra do inventário, o sistema pode notificar o departamento de contas a pagar sobre a nova fatura. Um AIS também pode compartilhar informações sobre um novo pedido para que os departamentos de fabricação, expedição e atendimento ao cliente estejam cientes da venda.
Controles Internos
Uma parte integral dos sistemas de informação contábil está relacionada aos controles internos. Políticas e procedimentos podem ser colocados dentro do sistema para assegurar que as informações sensíveis de clientes, fornecedores e negócios sejam mantidas dentro de uma empresa. Através do uso de aprovações de acesso físico, requisitos de login, logs de acesso, autorizações e segregação de funções, os usuários podem ser limitados apenas às informações relevantes necessárias para executar suas funções de negócios.